¿Qué es el administrador de edificios?

¿Qué hace un administrador de edificios? ¿Por qué es una figura clave para mantener el buen clima en los condominios y en las relaciones entre vecinos? 

Los administradores de edificios son vitales para que las cosas se mantengan bajo control en toda convivencia que implica vivir en copropiedad. Y desde el 2021 lo será aún más. A partir de este año, el desempeño de la administración de condominios pasa a ser más determinante para las leyes en Chile. No es para menos. 

Con más de un cuarto de la población chilena viviendo en condominios, y con 500 a 600 nuevos edificios que se alzan cada año, modernizar las reglas de juego era solo cuestión de tiempo. Con estos cambios en las regulaciones, no está de más profundizar sobre la figura del administrador de condominios. De ello, te hablaremos en esta guía.

El administrador de edificios ¿Qué hace?  

Para entender el contexto en el que un administrador de edificio ejerce sus funciones, pongamos de ejemplo lo que ocurre dentro de un hogar cualquiera. Con pareja, con o sin hijos, si se vive con los padres, hermanos, amigos o un colega de piso, lo cierto es que debe haber normas que cumplir para mantener el orden, aunque sea mínimo.

Desde controlar los horarios de televisión hasta ponerse de acuerdo para cocinar, limpiar y lavar los platos. En fin, en toda casa, alguien debe ocuparse de llevar las cuentas, pagar los gastos fijos e informar a otros sobre sus obligaciones. En el caso de un condominio, la figura del administrador es la que permite que todo fluya, y en los mejores términos. Todo para el bien común. 

¿Quiénes pueden ser administradores de edificios? ¿Cuáles son sus funciones específicas y a quiénes debe responder? Te responderemos a estas y otras interrogantes. 

¿Quién es un administrador de edificios?

El administrador de edificios es la persona que tiene a su cargo el funcionamiento de una edificación con varios propietarios. Es quien está a cargo de la administración de condominio. Tiene la tarea de engranar y mantener, de la mejor manera posible, los servicios y la calidad de vida dentro de una comunidad de vecinos. 

En Chile, las funciones de este cargo están establecidas en la ley de copropiedad. De acuerdo con este texto legal, quien ocupa el puesto de administrador o gerente de un condominio es una persona natural o jurídica, designada por los copropietarios. 

¿Qué significa copropiedad inmobiliaria? 

El Ministerio de Vivienda y Urbanismo (Minvu) define esta figura legal en los siguientes términos:

• Se trata de un régimen especial de propiedad de un inmueble donde están establecidos los condominios. 
• Estos condominios están conformados por inmuebles que se dividen en unidades de dominio exclusivo para distintos propietarios. Un ejemplo, los apartamentos.
• Incluye uno o más bienes dentro del condominio que son de dominio común para los propietarios. 

Y… ¿La copropiedad inmobiliaria solo aplica para edificios de apartamentos? No. Incluye oficinas, tiendas, conglomerados de empresas, locales industriales, estacionamientos, bodegas, galpones, etc. 

Así que todas estas propiedades que reúnen a varios propietarios tienen en común que necesitan de la figura de un administrador. También son copropiedad inmobiliaria las construcciones o terrenos donde se llevan a cabo proyectos de construcción.

Funciones del administrador de edificios

La administración de condominio se encarga de organizar todo lo concerniente al pago de los gastos comunes. También es la persona que advierte a los propietarios si están en morosidad y los insta a ponerse al día con sus cuotas para no recibir sanciones.

Otra función es llevar los registros y cumplir con las pautas legales que implica gestionar un condominio. 

Entre las tareas a desempeñar están:

Citar a los copropietarios para las asambleas.
Realizar las presentaciones de informes.
Resolver emergencias y responder a las quejas.
Gestionar los alquileres e informar sobre propiedades en venta.
Gestionar la entrada de nuevos inquilinos y aplicar desalojos de ser necesario. 
Mantener las instalaciones seguras para los residentes.
Encargarse de las mantenciones y reparaciones de equipos, máquinas, iluminación, pisos de áreas comunes, portón, seguridad, cámaras de vigilancia, piscina, etc.
Implementar acciones y sanciones para reducir la morosidad. 
Realizar presupuestos para gastos de mantención.
Pagar sueldos y beneficios del personal que trabaja en el condominio.
Realizar los pagos a tiempo de los gastos comunes del edificio.
Tomar las pólizas de seguros para asegurar las copropiedades o verificar que los copropietarios tengan sus seguros al día.
Mantener el registro actualizado de habitantes en el condominio.
Cumplir los reglamentos y disposiciones legales.

Del buen desempeño de un administrador de edificios o condominio dependerá que se mantenga un clima de cordialidad, confianza y calidad de vida de los habitantes.

Escenarios diarios que enfrenta un administrador de edificios

Vivir en condominios de departamentos puede ser algo maravilloso para algunos, pero una pesadilla para otros. El caso es que en los condominios se juntan residentes con diferentes hábitos, costumbres, culturas y formas de ser. 

Hay inquilinos o copropietarios a los que no les gustan que les impongan normas. Otros, por el contrario, son en extremo inflexibles. Veamos algunos escenarios:

• Nunca faltan morosos, malhumorados o los que se quejan por todo. Mientras que en otros condominios todo es paz y armonía.
• Si alguien ha tenido un pésimo día, puede que termine pagando esa frustración dañando algún bien de la comunidad. O discutir y armar un alboroto. 
• Hay que acostumbrarse a pensar en el vecino de al lado, no hacer ruidos molestos desde ciertas horas de la noche, respetar las normas de convivencia, limpieza y uso de las áreas comunes. 
• Hay condominios muy organizados, que han logrado mantener la convivencia en muy buenos términos, siendo una delicia para vivir. Pero hay otros donde los vecinos no se ponen de acuerdo ni para cambiar una luminaria o el color de una pared.

¿Quién puede ayudar a mejorar esta convivencia? El administrador de edificios es esa persona que puede mediar en estas y otras situaciones. Debe ofrecer sus habilidades para hallar soluciones. 

Habilidades que debe tener alguien en este cargo de administrador de edificios

Un buen administrador es el cable a tierra de un condominio. Es quien ayudará a todos los propietarios a estar situados en la misma página, para que haya entendimiento. Esto hará que la convivencia entre los copropietarios sea lo más agradable posible. Entre las habilidades deseables para ejercer este cargo están:

Habilidades técnicas y resolutivas

• El administrador debe saber resolver todo tipo de mantenciones y emergencias. Saber a quién llamar para reparar los ascensores, portones, fugas, etc.
• Tener conocimientos sólidos sobre cómo realizar presupuestos y cálculos para contrataciones del personal, obras y mejoras. 
• Mostrar salidas legales, administrativas o técnicas a los problemas.
• Conocer las vías, recursos y/o tecnologías más adecuadas para comunicar y mantener a todos los miembros del condominio informados.

Habilidades blandas

• Sociable, comunicativo, empático
• Debe saber técnicas para manejo de conflictos vecinales
• Ser buen oyente y saber abordar con respeto a los otros
• Conocer de liderazgo y motivación
• Persuasivo para resolver problemas   

¿Qué se estudia para ser administrador de edificios?

Las leyes en Chile y de muchos otros países no hablan de tener estudios específicos para ejercer la administración de un edificio o de un condominio. 

La escogencia de esta persona queda en manos de la comunidad. Reunidos en asamblea de copropietarios, ellos pueden realizar y aprobar la contratación directa del administrador.  

Generalmente, los condominios buscan contratar perfiles profesionales como:

➤ Abogado

Un profesional del derecho con especialización o conocimientos administrativos, de recursos humanos o de gerencia es un excelente perfil. Sus habilidades para negociar son muy valoradas para este cargo.

➤ Ingeniero Civil / Mecánico / Comercial

El pensamiento lógico y matemático y la capacidad de planificación son habilidades valoradas. Si se dispone de experiencia en la administración de empresas o recursos humanos mejor.

➤ Contador / Economista / Administrador

Saben llevar los balances, finanzas, presupuestos, remuneraciones. Suelen estar muy actualizados en ordenanzas, regulaciones y operatividad de las instalaciones.

➤ Certificación de Administrador de Edificios

En los últimos años, varias instituciones ofrecen cursos en Chile a personas de cualquier profesión y nivel de experiencia y que quieran ser administrador de condominio. 

La Universidad Tecnológica de Chile y el Instituto Profesional Centro de Formación Técnica (Inacap), así como otros entes públicos y privados, se cuentan entre las organizaciones que dictan este tipo de capacitaciones. 

Si quieres ser administrador de edificios esta es una solución que te puede colocar en el camino de esta profesión. También, con los cambios anunciados a la ley de copropiedad inmobiliaria para el 2021, es importante mantenerse actualizado. 

El nuevo marco regulatorio apunta hacia normas a las que deberán adecuarse los condominios, copropietarios y administradores en los años siguientes.

¿Qué exigirle a un administrador de edificios?

Si en tu comunidad necesitan cambiar la administración del condominio o crear una nueva, es hora de ir buscando a la figura más idónea. Los copropietarios reunidos en asamblea son los que tienen potestad para evaluar a los candidatos más adecuados para el cargo.

¿Qué requisitos se le deben pedir al aspirante a administrador de edificios? Aparte de los que ya te nombramos, son bien valorados estos atributos:

1. Conocimiento de las leyes: los cambios a las regulaciones en Chile sobre Copropiedad Inmobiliaria y los nuevos requisitos que se deberán cumplir obliga al administrador a actualizarse sobre este marco y lo que implica.
2. Dedicación y calidad de servicio: la empresa que administra condominios, el administrador, el subadministrador y/o resto del equipo que realiza estas funciones deben trabajar hombro a hombro con las comunidades a las que les rinden cuentas. 
3. Aplicar nuevas herramientas: con un mundo que transcurre en gran parte con ayuda de la tecnología, un administrador de condominios debe valerse de nuevas estrategias para hacer más efectiva su gestión.

Tecnologías que ayudan a los condominios y al administrador de edificios

Existen varias modalidades tecnológicas que se adaptan a las necesidades de los condominios. Para reducir la morosidad de los vecinos y los olvidos, hoy muchas administraciones se apoyan en apps instaladas en sus teléfonos. 

Estas aplicaciones son muy útiles para reducir una de las grandes pesadillas en cualquier condominio: la falta de pagos a tiempo para cubrir los gastos fijos. 

Las instalaciones de uso común, como ascensores, iluminación y mantención de áreas verdes y recreativas, como gimnasios comunitarios y piscinas, pueden resultar afectadas por estos impagos. Por ende, afectan la calidad de vida de los residentes.

Entre las herramientas tecnológicas que se pueden usar tenemos:

• Aplicaciones virtuales seguras para que los vecinos hagan pagos, se comuniquen y programen actividades.
• Medios tecnológicos para fijar recordatorios automatizados sobre fechas de vencimiento y reuniones.
• Plataformas online como FirmaVirtual que permite firmar documentos electrónicos sin salir de casa. Hace posible firmar legalmente contratos, poderes, finiquitos, compraventas y otros escritos, incluso, con visado notarial. 

Trámites a tiempo: claves para ser efectivos

La morosidad en los sistemas de copropiedad alcanza un 30% en Chile. Esto es un grave problema para las finanzas de cerca del millón 200 mil edificios que existen en el país. 

Así que poner a disposición de los vecinos toda clase de tecnologías que le hagan más fácil recordar sus obligaciones y derechos es muy ventajoso. Permiten:

• Establecer alarmas o avisos para pagar las cuotas.
• Recordar hasta qué fecha pueden pagarlas para no entrar en morosidad en el condominio. 
• La invitación a una asamblea ordinaria o extraordinaria. 
• Resolver situaciones sin moverse del sitio en el que se encuentren, como un pago desde una aplicación o la firma de un documento mediante la firma electrónica. 
• Mantenerse conectados y, desde las mismas aplicaciones, hacer débitos directos o transferencias con pocos clics. 

Firma electrónica: rápido y confidencial 

Si se requiere la rúbrica en un papel, el administrador de edificios puede adelantar este requerimiento vía online usando FirmaVirtual.legal. 

Desde esta plataforma encriptada en la nube, la administración del condominio y los vecinos pueden resolver varios procedimientos al mismo tiempo, de forma segura y rápida, como:

• La firma electrónica simple o avanzada de cualquier escrito.
• Subida de documentos a firmar y papeles de identidad. Esta información  se guarda directamente en la nube de Firma Virtual, en un proceso totalmente confidencial y transparente. 
• Programar el orden en el que los participantes deberán firmar uno o varios documentos. Cada quien desde la comodidad de sus computadoras o smartphone. 
• Certificar y protocolizar uno o varios documentos, como contratos de personal, alquileres, obras o cualquier otra escritura, con o sin sello del Notario Público.
• Contactar a un asesor legal y adelantar una consulta online, sin pérdida de tiempo. 

Todo el trámite que se realiza en la plataforma de Firma Virtual está asegurado por la ley que regula las firmas electrónicas en Chile (Ley 19.799). 

Cualquier documento firmado aquí, es tan válido como un documento físico y con sello húmedo. Sin olvidar que te ahorras movilizaciones e inversión de tiempo en desplazamientos.

7 errores muy frecuentes del administrador de edificios

Hay errores comunes que pueden salirle costosos a los copropietarios cuando no escogen el perfil o equipo indicado de administración. Cualquiera de estas situaciones puede desatar estas fallas más frecuentes:

1. El administrador de edificios que se transforma en el dueño del edificio. La gerencia del condominio queda en manos de un administrador que no sigue las instrucciones del Comité de Copropietarios, dispone a su antojo o toma decisiones que no le competen, como mover fondos o firmar cheques. 
2. Las cuentas del condominio y el libro de banco se llevan de manera desorganizada o los informes de cuentas no están al día.
3. La administración no supervisa directamente en el campo el funcionamiento del condominio. Hay lejanía con los vecinos.
4. No se establecen formas efectivas para gestionar el cobro a tiempo de los gastos comunes ni las sanciones a los morosos.
5. Falta de proximidad o comunicación directa y al momento con el administrador cuando los propietarios y residentes lo necesitan. 
6. Se hacen actividades o se toman decisiones a espaldas del administrador. Aunque el comité de un condominio es el que lleva las riendas del edificio, el administrador es quien ejecuta. Debe estar informado de todo.
7. Dejar al administrador de edificios sin apoyo legal o especializado para que se asesore correctamente sobre las materias que le competen, como contrataciones, seguridad del condominio, nuevas normativas, etc.

Cambios en la Ley de Copropiedad ¿qué hacer?

La derogación de la ley Nº 19.537 de copropiedad inmobiliaria en Chile, obliga a los condominios a trabajar desde ya para adecuarse al nuevo reglamento que se discute desde el 2017. 

La nueva normativa incluye:

• Mejorar temas claves como la resolución más rápida de los conflictos en los condominios. 
• Conlleva sanciones y exigencias para las construcciones urbanas
• Creación de un registro nacional de administradores de condominios. 
• Presentación de balances periódicos ante las autoridades nacionales para permitir administraciones de condominios más abiertas y transparentes.
• Normas contra la discriminación y pagos al personal contratado
• Permitir el tener mascotas. Esto último con las restricciones para que no se afecte la convivencia y la utilización de espacios comunes.

Para reducir la morosidad de gastos comunes, que afecta el deterioro de las infraestructuras de los edificios y reduce la calidad de vida de los residentes, se proponen pagos en cuotas y ayudas para los integrantes de los comités de copropietarios. Estos vienen trabajando sin remuneración.

Ten en cuenta que los cambios incluyen que los administradores de edificios deban registrarse obligatoriamente en la base de datos que establezca el Gobierno. Para los copropietarios que incumplan, se establecerán sanciones claras. 

¿Necesitas contratar ya a un administrador de edificios? Te recomendamos que revises la información que aparece en el portal de la Dirección del Trabajo sobre los derechos de las personas contratadas a honorarios. 

O puedes comunicarte con Firma Virtual.Legal para una consulta online con asesores legales. Te facilitamos la ayuda que necesitas en Chile. Llama a los teléfonos +56 9 7563 5393 y +56 9 4522 7304 o accede a nuestras redes sociales y conoce los interesantes temas que desarrollamos en nuestro blog.