Los 10 pasos del proceso de matrícula en un colegio

A muchos papás y mamás en Chile puede haberles confundido los cambios para completar el proceso de matrícula. Estos ajustes aplican para los nuevos alumnos que esperan vacantes en las escuelas públicas o en los colegios subvencionados. 

En este post te expondremos todo lo que necesitas saber para postular a un estudiante a las vacantes escolares y qué documentos debes adjuntar para completar la matriculación. Compartiremos consejos útiles para que sepas cómo hacer más simple el proceso con las ventajas de las firmas electrónicas y qué papeles puedes gestionar por vía online. También te diremos qué hacer si no hay vacantes y qué pasos seguir en caso de los alumnos extranjeros. 

¿Qué es el proceso de matrícula?

¿De qué se trata el proceso de matrícula? ¿Puedo acercarme a un colegio y pedir una vacante para mi hijo chileno? ¿Cómo matricular a mi hijo extranjero?… Como estas muchas dudas por esto debes saber que el proceso de matriculación es un conjunto de medidas que ayudan a organizar efectivamente la continuidad educativa de los alumnos ya inscritos. Así como la incorporación de alumnos nuevos en el sistema de educación oficial en Chile.

En la educación chilena es obligatoria la escolarización en la educación parvularia (jardín de infancia), básica y media. Estos niveles son ofrecidos por:

1. Colegios públicos
2. Colegios particulares con subvención del Gobierno
3. Colegios privados

Para acceder a las dos primeras instalaciones educativas, los padres, madres, tutores legales o apoderados de los niños y adolescentes deben presentar su postulación al Ministerio de Educación para solicitar formalmente una vacante y matricularse. 

Desde el 2021, la postulación de ingreso de los alumnos para los niveles de Pre kínder hasta el 4º Medio se realiza solo a través de la web del Ministerio de Educación. Específicamente, desde la plataforma del Sistema de Admisión Escolar online en Chile. 

Ten en cuenta que esta postulación solo aplica para aquellos estudiantes que se incorporan por primera vez al sistema escolar y para los que quieren cambiarse de plantel educativo. También, para los escolares extranjeros en cualquier condición migratoria, con padres con visa democrática o en otra situación temporal o definitiva. 

Si tu hijo ya está inscrito en el sistema educativo y pasó de nivel, no necesitas hacer la postulación. Sin embargo, sí debes confirmar el proceso de matrícula directamente en la institución, para no correr el riesgo de perder la vacante.

Educación chilena en cifras

Según las estadísticas del Ministerio de Educación (Mineduc), unos 3,6 millones de menores de 18 años están escolarizados en Chile. Solo un 8% de la matrícula escolar acude a planteles totalmente pagos (privados). Esto te dará una idea del peso enorme que tiene la educación pública y subvencionada en el país. Y lo importante que es la organización del sistema escolar para que no se quede ningún niño o adolescente sin completar sus estudios. 

En 2020, por efecto de la pandemia, más de 186.000 menores y jóvenes, desde los 5 hasta los 21 años, desertaron de los centros de estudios en Chile. Uno de los grandes problemas era que no podían seguir sus clases online en casa. 

Para abril de 2021, la cifra de niñas y niños que no fueron matriculados alcanzó los 39.498. El nivel donde hubo mayor índice de abandono de la escuela fue en el 1º de educación media. 

Postulación y matriculación online

A fin de agilizar la postulación y matriculación se implementaron facilidades tecnológicas online que permiten a los padres, madres o apoderados realizar estos trámites de manera más rápida. El Sistema de Admisión Escolar Online ofrece estas ventajas:

• Favorece un mejor seguimiento a la cantidad de niños y jóvenes chilenos y extranjeros que se postularon, que fueron aceptados y que completaron exitosamente su proceso de matrícula, desde el Pre kínder hasta el 4º de Media.
• Permite reportar y tratar los casos de los alumnos que podrían haber quedado por fuera del sistema por falta de vacantes o por otras razones. 
• Facilita la búsqueda de soluciones para favorecer la inserción escolar. 

¿Cómo funciona el Sistema de Admisión Escolar Online?

Lo primero que debes saber es que el Sistema de Admisión Escolar en Chile es la única plataforma web que encauza todas las postulaciones para las vacantes en los establecimientos públicos y particulares con subvención.

En el sistema de admisiones online tienes toda la información que necesitas para orientarte en la postulación y en el proceso de matrícula. Podrás saber, por ejemplo:

• Cuántas vacantes hay disponibles en el colegio de tu elección por curso, jornada (mañana, tarde o completa)
• Tipo de enseñanza que es ofrecida, si humanística, técnica, etc.
• Posibilidad de que los padres puedan mantener unidos a los hermanos de distintas edades en un mismo colegio. 
• Si la escuela cuenta con Programa de Integración Escolar (PIE).
• Si es un establecimiento de educación gratuita o por copago (con una cantidad determinada de cuotas).
• Qué programas extracurriculares ofrece la institución y cómo es su infraestructura.
• Plazos y fechas importantes para hacer la postulación, esperar resultados, ver listas de espera, matriculación y regularización.

¿Quiénes se pueden postular para matricularse?   

El sistema de admisiones es muy claro en quiénes pueden postularse por la plataforma: 

• Los niños, niñas y adolescentes (chilenos o extranjeros) que ingresarán por primera vez a un establecimiento público o colegio particular subvencionado.  

• Los escolares o jóvenes que deseen cambiarse de establecimiento escolar.
• Todos los exalumnos que deseen reingresar al sistema educativo chileno después de haber abandonado las clases.
• Todos los chicos y chicas que estén cursando octavo básico y desean seguir su formación en otra institución educativa. O que se encuentren en un colegio sin continuidad en el curso siguiente.
• Quienes estén en modalidad de educación especial y que, al ser dados de alta en escuelas de lenguaje, deseen continuar viendo clases en el mismo plantel educativo, pero en modalidad de alumno regular.

Para los escolares que vienen del extranjero, el Mineduc otorga una matrícula provisoria para cursar estudios. Es un documento temporal que facilita la inserción en el régimen educativo mientras se completan trámites legales y de autenticación. Si tu hijo tiene de 0 a 4 años, las postulaciones para los jardines infantiles o salas de cunas se deben hacer en el sistema de postulación del Junji.

¿Quiénes no se pueden postular?

No se deben hacer las postulaciones en el sistema de admisión escolar del Mineduc en estos casos:

• Para pedir ingreso en un colegio particular pagado. 
• Los alumnos que ya están inscritos en un colegio y quieran continuar seguir allí.
• Para pedir vacantes para la modalidad de Educación Especial (TEL) o de lenguaje. Para esto se siguen otras vías.
• Para inscribir a los niños en jardines de infancia, Escuelas de Párvulos o Integra, como ya te explicamos más arriba.
• Los que quieran ingresar a un colegio con Educación de Adultos.

¿Cómo hago la postulación?

Para postular a las vacantes hay cuatro pasos claves:

1. Entrar al Sistema de Admisiones Escolares, registrarse como apoderado e ingresar los datos del niño, niña o joven.
2. Seleccionar los establecimientos y adjuntarlos a la lista.
3. Organizar la lista en función de las preferencias, colocando en primer lugar en cuál se desea más ser admitido.
4. Enviar la postulación y obtener el comprobante. Es importante cerrar la sesión.

Si se trata de un estudiante que está ingresando por primera vez al sistema chileno, se deben poner como mínimo dos establecimientos en la lista.

¿Cómo hago el proceso de matrícula?

Para hacer la matriculación, como representante legal de tu hijo o hija, primero debes estar atento(a) a las fechas en las que dan los resultados de las postulaciones. Estos suelen publicarse entre octubre y noviembre. 

En segundo lugar, debes completar el proceso durante el período para formalizar la matrícula, lo cual se hace en diciembre de cada año. 

En 2021, por ejemplo, el calendario de resultados y matriculación fue el siguiente:

• Para revisar las postulaciones: entre el 25 y 29 de octubre. 
• Para conocer los resultados de la lista de espera: entre el 10 y 11 de noviembre.
• Para el período de matrícula: entre el 15 y el 27 de diciembre. 

Durante el periodo de matrícula, es muy importante que cada apoderado vaya a la escuela que le fue asignado al alumno y, en esas fechas, completar la matriculación. En caso de que los padres no hagan este paso, se entiende que renunciaron al cupo asignado y lo perderán. 

Los 10 pasos para hacer la matriculación 

Para hacer la matriculación, los padres deben cumplir con 10 pasos. Estos comienzan en la etapa previa de resultados de la postulación y culminan con la formalización de la matriculación.   

1. Como paso previo, los apoderados deben entrar a la web del Sistema de Admisión Escolar con el RUN, y en caso de los extranjeros, con el IPA (Identificador Provisorio Apoderado)
2. Deben introducir la contraseña para conocer los resultados de la postulación.
3. Al aparecer los resultados, se pueden realizar tres acciones: aceptar el cupo que le fue asignado, pasarse a una lista de espera o rechazar la vacante. 
4. Deben descargar el comprobante del cupo asignado o acudir a un punto de apoyo del Mineduc para completar este paso.
5. Conservar el comprobante como prueba para completar luego el proceso de matrícula.
6. En las fechas designadas para formalizar la matrícula, cada apoderado debe dirigirse a la escuela asignada al alumno(a) y completar el proceso de inscripción. 
7. Es recomendable llamar antes a la institución educativa para confirmar los horarios de atención y evitar desplazamientos innecesarios. Hay escuelas que, a raíz del distanciamiento social, aceptan completar la matriculación y el envío de los documentos necesarios por vía electrónica.   
8. Entregar los documentos requeridos por el colegio. Los principales son la cédula de identidad del apoderado, del estudiante si la tiene y el comprobante de la aceptación de postulación que viene con una codificación de seguridad.
9. Llenar la ficha de admisión. Hay colegios que piden rellenar papeles complementarios sobre actividades extracurriculares, compromisos de copago, normativas, etc.  
10. Recibir la confirmación de inscripción para concluir el proceso de matrícula. 

¿Pueden quitarme la vacante si no confirmo? ¿Puede un apoderado ir en mi nombre?

Si los padres o el apoderado no confirman la matrícula, significa que renunciaron al cupo. En consecuencia, la vacante podrá ser asignada a otro estudiante. ¿Y qué pasa si los padres no pueden realizar personalmente este proceso de matriculación? Pues no hay problema. 

El Mineduc permite otorgar un poder simple a una persona de tu entera confianza para que complete el trámite. Así que puedes hacer un poder simple por vía electrónica y validarlo con la firma de un notario online. 

¿Cómo lo haces? Entra a FirmaVirtual y en minutos puedes suscribir este documento con una firma electrónica. En nuestra plataforma puedes descargar las plantillas que necesites (como un poder simple). ¡Todo sin salir de casa y con una rúbrica digital!     

¿Qué documentos se necesitan para matricularse en un colegio?

Por lo general, los documentos para matricularse son las cédulas de identidad del estudiante y del apoderado (por ambos lados) y el comprobante que descargaste de la web del Sistema de Admisión Escolar del Mineduc. 

Como papeles complementarios pueden ser requeridos los certificados de promoción, de nacimiento o de notas.

En los casos de niños, niñas y adolescentes extranjeros, otros documentos que solicitan son el pasaporte, el Certificado IPA (Identificador Provisorio del Apoderado) o el Certificado IPE (Identificador Provisorio Escolar). 

Está prohibido que los establecimientos educacionales pidan a cualquier niño o padre antecedentes socioeconómicos, certificado de conducta o compra obligatoria de algún tipo de material educativo.

¿Qué pasa si mi hijo queda sin matrícula este año?

Puede ocurrir que los establecimientos a los que postulaste a tu hijo(a) están sin vacantes para cubrir la demanda. En ese caso, el mismo Sistema de Admisiones Escolares te indicará las escuelas gratuitas más cercanas a tu domicilio. 

Podrás solicitar a la Secretaría Regional Ministerial de Educación que te informe sobre los cupos disponibles. También puedes hacer una nueva postulación complementaria online, en caso de que hayas rechazado los resultados o no matriculaste. 

Si sientes que te vulneraron tus derechos, puedes hacer tu denuncia en la Superintendencia de Educación.

Matrícula provisoria ¿qué es y para qué sirve?

Como ya te contamos, la matrícula provisoria es un documento temporal que otorga el Ministerio de Educación a niños y jóvenes chilenos o extranjeros con documentación de estudios incompleta. Así, mientras se les reconocen sus estudios o se validan sus papeles del último curso que aprobaron en su país de origen, pueden asistir a la escuela.

La solicitud de matrícula provisional se inicia una vez que el alumno o la alumna ya han sido aceptados por el establecimiento escolar y disponen de una vacante. Después del proceso de matrícula, el director de la escuela debe informar la situación y solicitar la autorización al departamento provincial de educación que corresponda.

¿A quiénes beneficia? 

• La matrícula provisoria se otorga tanto a extranjeros como a escolares chilenos que quedaron fuera del sistema educativo, ya sea por razones de salud, familia o trabajo de los padres. 
• En el caso de los alumnos y alumnas que son extranjeros, la matrícula provisoria les ayuda a convalidar sus estudios con el sistema de educación en Chile.

¿Qué documentos piden?

Para solicitar este permiso temporal se necesita:

• Certificación de nacimiento, pasaporte o cédula de identidad (CDI) del estudiante.
• Certificado de estudios del último curso que aprobaron. Debe ser apostillado. Esto en caso que el país de origen tenga convenio con Chile.

Es importante que sepas que no deberás pagar nada por la matricula provisoria. Es un trámite del Mineduc.

¿Cómo matricular a mi hijo extranjero?

En Chile puedes matricular a tu hijo extranjero en escuelas públicas y colegios particulares con subvención, e incluso en colegios privados. Suele ser un proceso rápido que aplica a estudiantes con o sin RUN vigente.

Como ya te contamos en la parte de los documentos que solicitan en los establecimientos, debes tener a mano el IPE o el IPA para completar el proceso de matrícula. Estos se deben pedir en la plataforma del ministerio, antes de hacer las postulaciones.

Con el IPE/IPA puedes matricular a tu hijo extranjero en Chile, aunque no tengas el certificado de su último curso de Educación Básica o Media reconocido y convalidado por el Mineduc. Con la Matrícula Provisoria podrás completar su matriculación y así no perder su cupo, tengas o no residencia definitiva en Chile.

Tu firma electrónica fácil y rápida

¡Llegamos al final de este artículo! Solo nos queda recordarte que FirmaVirtual te facilita los trámites complementarios para finalizar con éxito el proceso de matrícula de tus niños. 

Simplemente, llena nuestro formulario para solicitar tu firma electrónica y firmar un poder simple, hacer una declaración jurada notarial o gestiones en instituciones públicas. 

Incluso, una rúbrica online puede ayudarte a completar tus trámites consulares o la matriculación en establecimientos educativos que piden documentos por vía electrónica. 

¡Conoce todo lo que te ofrece FirmaVirtual! Revisa las preguntas frecuentes que nos hacen nuestros clientes o llámanos a los teléfonos +569 4522 7304  o +569 7563 5393.

¿Tienes algún comentario para nuestro equipo? Con gusto te respondemos.