Documentos online de Recursos Humanos ⋆ FirmaVirtual

Documentos online de Recursos Humanos

¿Buscas rapidez y efectividad en todos los trámites dentro de la oficina de Recursos Humanos (RRHH) de tu empresa? ¿Necesitas organizar al detalle y sin errores el pago de tus empleados, optimizar el cálculo de vacaciones, contrataciones o gestionar la firma electrónica de documentos?

Todas estas cosas y muchas más puedes solucionarlas con un software de Recursos Humanos y documentos online de recursos humanos. Se trata de un programa que incluya el uso y validación mediante firmas electrónicas con códigos encriptados o alfa-numéricos.

Los documentos electrónicos de Recursos Humanos son parte de la transformación digital que todo negocio actual requiere. Se trata de una estrategia que permite modernizar los tipos de clima organizacional y la operatividad dentro de cualquier negocio, ya sea pequeño o grande.

¿Qué necesitas saber para que tu departamento de Recursos Humanos se suba a esta ola? Aquí te lo explicamos. Además, te proporcionaremos varios consejos y enlaces que te serán de gran ayuda para modernizar de pies a cabeza el papeleo y las funciones dentro de tu departamento de Recursos Humanos.

Tramites virtuales de recursos humanos: Ventajas del software RRHH y documentos online

En los departamentos de RRHH es prácticamente donde comienza la magia de todo negocio. Y también, donde termina todo; porque entran y salen personas, y con ellos, documentos que van, vienen, se archivan, se consultan.

Esto significa que debe ser una de las áreas mejor organizadas. Tiene que ser el área que debe dar ejemplo de cómo se deben hacer las cosas con eficiencia, honestidad, rapidez, seguridad y transparencia.

Esto es muy importante, porque estamos hablando de facilitarle la vida a la gente con trámites claves; que impactan a todo el conglomerado humano; dentro y fuera de una empresa. Es decir, empleados, colaboradores, clientes, socios, directivos, comunidad.

Actualmente, es imposible que los departamentos de Recursos Humanos o de gestión de personas trabajen ágilmente sin la digitalización de la documentación. No estamos hablando solamente de reducir el uso de papel.

Ventajas claves de documentos online de Recursos Humanos

Tener adelantados los documentos online de recursos humanos con un software actualizado junto con estrategias de documentación online trae ventajas como:

Seguridad al almacenar la data:

migrar gran parte de la carga de los documentos de RRHH a la nube es una manera segura de almacenar los datos. Los avances en Big Data y de protección de información te ofrecen actualmente mecanismos con altos estándares de seguridad.
Reduce el tiempo en gestión de la información:

el personal de la empresa podrá ahorrar tiempo ubicando los documentos necesarios para aclarar. Por ejemplo, lo que se paga en un finiquito, si el aguinaldo es obligatorio o tipos de sueldo contemplados dentro de la organización.
Mejora el cálculo y respuesta operacional:

asuntos como liquidaciones, cálculo de vacaciones, recibos de sueldos digitales mensuales, firma electrónica de documentos y todo el trabajo que a diario tiene una oficina de esta envergadura se organiza de manera más clara, fácil y auditable con un software recursos humanos.
Envío de documentos online de RRHH:

la digitalización de la documentación de Recursos Humanos es uno de los pasos más importantes que puedes dar para poner a tono tu empresa. Enviar recibos online de sueldos o adelantar las firmas electrónicas en distintos formatos para protocolización de documentos, sin movilizarse a la oficina, es hoy una necesidad imperante.
Agiliza el flujo de trabajo diario:

funciones como el reclutamiento de personal y su contratación vía online. Así como el compartir a distancia los beneficios de la capacitación o la certificación y protocolización de los documentos y firmas digitales se hace de manera más fluida con un software de RRHH y el resguardo legal de los documentos online.
Optimiza el networking y teletrabajo:

los tiempos han cambiado. El trabajo desde casa, el networking o la contratación de personal outsourcing que realice labores fuera de la oficina obliga a realizar procesos online de forma más simple y segura.
Reduce el impacto ambiental:

el 80% o más de los desechos que genera una oficina pueden ser por papel, cartón y bolsas. Si digitalizas los documentos de RRHH para procesarlos sin usar papel, plástico y sus derivados estás disminuyendo increíblemente el impacto medioambiental de tu empresa. Ello sin contar con el espacio que se ahorra en la distribución interior, y la reducción de gastos por compra de material de oficina.

¿Qué es la firma electrónica de documentos?

Imagina que tu empresa cuenta con distintas oficinas en varias partes del país. O que tienes empleados y personal contratado trabajando en remoto y necesitas que firmen sus recibos de salarios.

Quizás tú mismo o tus clientes o proveedores ya no pueden movilizarse a las oficinas como antes, y menos dentro y fuera del país.

Tal vez tu negocio ha tenido que pasarse más al teletrabajo, el outsourcing (tercerización) y en algunas áreas necesitas reforzar más la presencia de la organización y su departamento de RRHH sin tener que movilizarse físicamente.

¿Cómo harías en todos estos casos para confirmar la recepción, firma o protocolización notarial de documentos?

Para esto puedes recurrir a las empresas de envíos de papeles y esperar que el empleado, colaborador, socio, firme la documentación y la entregue de vuelta. Pero ¿Cuánto tiempo tardará en completarse ese proceso? Para resolver el problema están las firmas digitales y las firmas electrónicas.

La firma electrónica de documentos es el uso de elementos de identificación que respaldan cualquier documento, incluso, mediante el escaneado de una firma original. Un tipo de firma electrónica es la firma digital de documentos que utiliza procesos criptográficos que le dan mayor validez y autenticidad a papeles o trámites necesarios.

¿Es fiable la firma de documentos electrónicos?

La firma electrónica puede reemplazar legalmente la rúbrica a mano y el sello húmedo. Para un departamento de RRHH, por ejemplo, es de gran ayuda para que los empleados o colaboradores coloquen su signatura en la planilla de pago, en la aceptación del sistema de remuneraciones o en los contratos.

También denominadas E-Signatures, firmas digitales, firmas virtuales o E-Firmas, incluyen un código alfa-numérico que es adjudicado a cada empresa o persona para validar su huella e identidad dentro de una determinada plataforma informática.

En Chile, la modalidad de firma electronica de documentos está respaldada por la Ley Nº 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación.

El reglamento de su funcionamiento está contemplado en el Decreto Supremo Nº181/2002 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, y cuenta con normas técnicas que regulan la actividad en torno al uso de la firma electrónica de documentos en el país.

Este marco legal permite proteger y darle garantía a la identificación de la persona o personas que están efectuando la gestión. Al mismo tiempo, mantiene la integridad de lo plasmado en el documento.

¿Dónde ubicar servicios de firma digital de documentos?

Existen servicios que se destacan por ofrecer la firma electrónica con certificación y protocolización notarial, además de la gestión de la firma notarial a domicilio. Esto sin salir de la casa o la oficina, a través de una plataforma web.

De esta manera, permite generar documentos electrónicos de cualquier clase para todo tipo de negocios o empresas en los que la firma digital pueda ser usada como criterio de validación jurídica. Es un mecanismo que permite asegurarse de que las identidades de los firmantes corresponden realmente a las personas que son.

Te recomendamos que veas la reciente entrevista a Christian Rodiek, socio fundador de FirmaVirtual, para que así conozcas las ventajas de este tipo de servicios y cómo puedes acceder a ellos desde la comodidad de la casa u oficina.

Como ya te mencionamos, este servicio es totalmente legal y se rige por las leyes chilenas, en este caso, la Ley Nº19.799.

Otros link bien interesantes son este podcast y el siguiente enlace que lleva a todas las redes sociales por donde puedes acceder a esta opción de firma virtual, directamente y sin demoras.

Usos de las firmas virtuales en RRHH

En la Unión Europea y los Estados Unidos las firmas virtuales son usadas en todo tipo de transacciones electrónicas. Desde la celebración de contratos laborales hasta la inversión en la bolsa.

La pandemia, el confinamiento y el teletrabajo dispararon el uso de este tipo de recursos y la demanda no parará de crecer dados sus beneficios. Básicamente, porque es un recurso de primer orden para facilitar la firma de contratos, la firma rápida de documentación, logra un ahorro de tiempo, dinero y el aumento de la productividad.

Si a esto agregamos factores como:

El mejoramiento de las cargas horarias de los trabajadores
La optimización de los entornos laborales para prevenir el burnout (fatiga laboral) y un mejor uso del tiempo dedicado al trabajo
El crecimiento de puestos de empleo en modalidad part-time

Entonces, contar con mecanismos de software de RRHH actualizados y combinados con la documentación y firmas online serán parte de las estrategias claves de transformación digital que todo negocio debe implementar. Esto para optimizar todos sus procesos y adecuarse a los nuevos tiempos y dinámicas sociales.

¿Cómo se autentican las firmas digitales en RRHH?

Existen varios pasos para que un proceso de firma digital, adelantado por un departamento de Recursos Humanos, se pueda ejecutar de manera fiable y transparente. Podemos resumirlo así:

Comprobación de identidad: el sistema de software de RRHH y de firma digital puede comprobar la identidad de la persona a través de un código, llave, clave, pin o cualquier mecanismo de validación.
Clave privada y pública: se emite una contraseña con una clave que permitirá al sistema de recursos humanos encriptar y abrir el acceso o cambio de documentos.
Autenticación y verificación: el receptor introduce la clave para el desencriptado del documento online. Esto permite verificar la identidad de quien firmará el documento.

Para prevenir el phishing, suplantación de identidad o tácticas de hacker informáticos para falsificar documentos, se agregan funciones que blindan la operación y comparan la originalidad del documento al principio y al final del proceso, así como la seguridad de los cambios realizados.

Adecuación digital y mayor rendimiento laboral

Estudios recientes en los entornos laborales, tales como el Workforce 2020 respaldado por Oxford Economics, ponen en relieve el vínculo cercano entre las oportunidades de desarrollo de los trabajadores y el rendimiento económico de las organizaciones.

El informe Workforce resultó de una encuesta en la que participaron 2.700 ejecutivos y CEO en casi 30 países. Uno de los hallazgos más importantes del estudio es que la capacitación tecnológica, el plan de recompensas a los trabajadores y su ubicación en la escala de recursos humanos es tan importante como el liderazgo y la jerarquía corporativa.

Así que, las empresas que toman decisiones centradas en la optimización del área de RRHH tendrán más posibilidades de ganar puntos en el incremento de su rentabilidad.

Problemas como los tipos de remuneración, cálculo de gratificación, qué pasa cuándo no se paga gratificación legal o cómo se calcula la remuneración son temas que un buen software de RRHH y una metodología comprobada de envío y recepción de documentos online puede ayudar a resolver.

¿Qué tan necesario es implementar las E-firmas?

Las empresas al incorporar tecnologías como la firma digital o E-firmas en sus departamentos de gestión de personas, obviamente lograrán mejoras operacionales y de rendimiento.

Tal como sucede con las transacciones por banca digital, el asentar una rúbrica en un documento enviado digitalmente genera este efecto:

Permite que la firma se lleve a cabo en cualquier sitio, ciudad o país, a la hora más conveniente para las partes.
Se reduce el tiempo para firmar documentos, contratos, compras y ventas. Esto facilita la automatización dentro de la estructura organizativa de una empresa adaptada a los nuevos tiempos.
La firma electrónica de documentos reduce las posibilidades de fraude en las transacciones escriturales.
La firma electrónica con certificación y protocolización notarial asegura la legalidad y transparencia de acuerdos, contratos o transacciones importantes para toda organización.
La empresa demuestra una actitud ecológicamente más responsable, al reducir el uso de papel y material en físico. Algo que cada vez será más apreciado como atributo o cualidad medible dentro de toda organización.

RRHH: algo más que tareas administrativas

Los nuevos tiempos llevan a una mayor necesidad de actualizar las funciones dentro de una oficina de RRHH; para documentos online de recursos humanos.

Llevar los registros contables y la administración es sólo una parte. Hoy resulta de gran importancia optimizar cuestiones como el desempeño del talento, el reporte de datos en tiempo real y las mediciones automatizadas.

Ellas permiten brindar escenarios que faciliten mejores tomas de decisiones empresariales en áreas como cálculo gratificación legal, tipos de sueldo o consultar qué leyes sociales es imperante cumplir para evitar sanciones o quejas laborales.

Claves para optimizar la gestión de personas de documentos online de recursos humanos

A la hora de buscar un software de gestión de personas debemos seleccionar aquel que nos permita optimizar nuestra plataforma de trabajo, sin dejar huecos o áreas sin atención.

Además, debe mejorar el trabajo integrado de los equipos, darles mayor efectividad a las pautas dentro de la administración, agilizar el cálculo de temas claves como los beneficios, pagos o tipos de remuneración y la comunicación oportuna entre los departamentos y el cuerpo directivo.

Fíjate en estos consejos al momento de escoger un software para el manejo online de documentos y trabajo asociados a tu departamento de RRHH.

1. Que permita conexión remota

Entre las ventajas de un software de RRHH actualizado es que te debe permitir acceder desde cualquier parte, dentro o fuera de la oficina. Incluso, al estar en movimiento o querer acceder desde cualquier equipo como ordenadores de mesa, tablet o celular.

Esta característica facilita gestionar el trabajo de recursos humanos de forma más eficiente y rápida, sin limitarse a permanecer todo el día en la sede.

2. Usabilidad óptima

Debe facilitar su manejo para responder y aclarar dudas al momento. Por ejemplo, sobre si es obligación pagar gratificación, cómo pagar las vacaciones en un clic, verificar si la gratificación legal es imponible, adelantar cómo se saca el finiquito compartiendo la información con todos los involucrados y responsables.

3. Que mejore el trabajo colaborativo

La retroalimentación y el compartir la información entre el personal involucrado es vital para una organización. También es importante que un software RRHH no les reste independencia a los colaboradores.

Así que debe contar con módulos que faciliten una auto-consulta o autogestión las 24 horas de ser necesario, sin tener que molestar a los demás integrantes del equipo. Debe facilitar el acceso a tópicos puntuales como por ejemplo el cálculo de un finiquito en Chile.

4. Que facilite los reportes diarios

En el siglo pasado quedaron las oficinas o empresas donde los directivos y empleados debían esperar los registros mensuales para tomar decisiones. Hoy las métricas y reportes actualizados y automatizados son cruciales en el mundo empresarial.

Escoge un software de RRHH que te facilite el tener tus reportes en la mano, con la frecuencia que prefieras: bien a diario, por semana, cada 15 días, mensual, como les resulte mejor.

Esto permitirá hacer un seguimiento a las métricas, estadísticas y proyecciones dentro del departamento de gestión de personas. También, verificar la distribución de la inversión, el rendimiento y presupuesto en cada uno de los ítems estratégicos.

5. Todo en un solo sitio

Un software de gestión de personas ideal debe facilitar a los empleados de la oficina de RRHH el acceso a todo lo que necesitan dentro de la misma plataforma tecnológica. Debe permitir ejecutar acciones en un mismo lugar como:

Generación de documentos para firmas digitales sin salirse del espacio del software.
Hacer consultas sobre tipos de remuneraciones, manual de remuneraciones o mecanismos para el pago correcto de remuneraciones en Chile, por citar casos puntuales que pueden retrasar el trabajo, si no se tiene a mano la información.
Mostrar ejemplos que faciliten acceso a temas como calcular la gratificación, aclarar si un aguinaldo es obligatorio, detallar cómo se paga el finiquito, operaciones de cálculo de remuneraciones, entre otros tópicos.
Mantener visibles y con fácil acceso para el personal responsable guías de “software de recursos humanos”, sistemas de nómina, infografías que expliquen cómo se calcula el finiquito, cálculo de remuneraciones, lo que se paga en un finiquito en Chile.
Pagar remuneraciones, verificar el cronograma vacacional, avalar licencias o contratos, o localizar rápidamente manuales existentes sobre leyes sociales.
Enviar encuestas, plantillas para autoevaluaciones o aplicar instrumentos de detección del clima organizacional.

6. Adaptación tecnológica a otros sistemas

Un software de gestión de personas actualizado debe acoplarse y activarse sin generar bloqueos o restar fluidez al resto de los sistemas operativos de la organización.

La transformación digital debe adecuarse al tamaño de la inversión estipulada por tu empresa y ofrecerte un sistema de atención al cliente que cumpla tus expectativas y se adapte a las demandas de crecimiento a futuro.

¿Quieres saber más sobre estos temas?

Revisa otros consejos y secretos que compartimos en nuestro blog.

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