Existen dos maneras de firmar documentos: con la tradicional firma manuscrita y con la firma electrónica muysimple y rápida. Tener una Firma Virtual es la herramienta que hace muy fácil el suscribir legalmente una gran variedad de documentos electrónicos en Chile o en el extranjero.
¿Cómo funciona la firma electrónica y por qué es muysimple de usar? ¿Qué tan fácil es conseguir esta firma online y qué beneficios tiene?
¡Sigue leyendo que te contaremos las verdaderas funcionalidades de la Firma Virtual!
- ¿Qué es una Firma Virtual?
- ¿Firmar a mano es la única manera de suscribir un papel?
- Beneficios de tener una Firma Virtual
- Firmas virtuales: ¿qué leyes aplican fuera de Chile?
- Cómo usar las firmas virtuales de forma segura
- Casos prácticos donde es muysimple usar Firma Virtual
- Conclusión: ¡es muysimple tener tu firma virtual ya!
Te mostraremos varios casos prácticos donde el uso de una firma digital hace posible muchos trámites. Después de saber esto, seguramente ya no querrás volver a firmar un papel a mano.
Con esta herramienta accesible para todos verás qué sencillo es avalar escritos de toda clase, desde un contrato de trabajo, un finiquito laboral, firmar contratos comerciales para tu tienda online (E-Commerce) y hasta arrendar un piso. ¡Así que comencemos!
¿Qué es una Firma Virtual?
De acuerdo con la web del Servicio de Evaluación Ambiental de Chile (SEA), la firma electrónica es un mecanismo que facilita a la ciudadanía, empresas, organismos del Estado y entes privados hacer uso de los recursos tecnológicos para celebrar y otorgar actos y/o contratos.
Es así como, tanto las personas naturales como las jurídicas pueden hacer uso de los modelos de firmas electrónicas para validar documentos escritos, con los mismos efectos legales y la validez de los documentos soportados en papel (Art. 3 de la Ley 19799).
Las autoridades y la legislación en Chile resaltan que para que una firma digital sea válida e irrefutable, debe usar sistemas tecnológicos que permiten comprobar que es auténtico.
Esto quiere decir, básicamente, que no deje dudas de su autenticidad con respecto a la autoría de quien firma un documento online o ejecuta una transacción electrónica.
¿Firmar a mano es la única manera de suscribir un papel?
¿Es tu firma hecha a mano la única manera de firmar en un papel? Hasta hace dos décadas lo era.
Conforme pasa el tiempo y se optimizan los servicios y herramientas de seguridad en el mundo digital, las firmas de escritos y documentos con bolígrafo o sello húmedo están quedando relegadas por ser ineficientes.
En muchos países y en Chile, la necesaria transformación digital ha obligado a repensar la forma de hacer las cosas, sobre todo, el dejar de firmar con puño y letra. Cada vez son más los trámites que se pueden hacer online, incluyendo las firmas virtuales.
Desventajas de las firmas manuscritas
Fíjate en estas desventajas de la forma tradicional de firmar documentos:
➤ El papel se puede dañar
Lo que está soportado en papel se puede perder, deteriorar y hasta falsificar. Si has pasado por una situación así, donde perdiste un documento, sabrás bien todo el tiempo que tuviste que invertir para recuperarlo o hacer uno nuevo.
➤ ¿Toda firma en papel es irrefutable?
El papel no soporta todo. Alguien puede rechazar la autenticidad de algún escrito o negar que pusiera su firma en algún papel que no fue convalidado ante las autoridades o un ministro de fe.
En esos casos, los tribunales tienen que pronunciarse si algunas de las partes interesadas acude a instancias judiciales. Y esto puede demorar, sin olvidar el gasto en trámites legales.
➤ Puede ser difícil seguirle el rastro
Si se pierde un documento y no hay copias ni constancias de ellos en entidades públicas como notarías, conservadurías o archivos municipales, es prácticamente imposible demostrar su existencia.
Otra pérdida de tiempo y dinero.
➤ Aumenta nuestra huella climática
Un solo trámite, donde hay uno o varios firmantes, puede requerir de un gasto importante de papel, tinta, impresiones, fotocopias, energía eléctrica, repuestos…
En fin, basura y una mayor huella ecológica de cada uno de nosotros en el planeta. Es una práctica que no es ecológicamente eficiente.
Solo si hacemos el cálculo con el papel, ¿sabías que se necesitan cortar entre 8 y 9 árboles para generar unos 1,000 kilos de papel? Cada kilo de papel que ahorremos, hará la diferencia.
➤ Retrasos para varios firmantes
Para suscribir un acuerdo, contrato, poder o cualquier otro papel en el que deben aparecer varios firmantes, pueden pasar varios días. Esto implica que los interesados se tienen que poner de acuerdo, planificar una hora, día y sitio de encuentro, con o sin testigos.
Todos llevamos agendas diferentes. Así que esto puede retrasar el completar las firmas necesarias.
➤ Costos de envío
Si los firmantes se encuentran en ciudades o regiones diferentes, pueden tener que esperar a que el documento a firmar les llegue por correo o empresa de envío y devolverlo.
Esto suma más tiempo y gastos de transporte y envío.
➤ Combustible y desplazamiento
Si el documento manuscrito requiere una validación notarial, es decir, certificación o protocolización, siempre habrá que pedir cita en la notaría y presentarse personalmente.
Más gastos de combustible, pasajes y exposición en filas.
Beneficios de tener una Firma Virtual
Afortunadamente, con los avances en transformación digital que muchas organizaciones públicas y privadas están poniendo en práctica, las firmas electrónicas son cada vez más comunes y necesarias.
Las firmas electrónicas se están utilizando con mayor frecuencia en el mundo laboral, comercial, de negocios, en el sector inmobiliario, en los estudios, salud y muchos otros campos.
La transformación digital, en algunos países más que en otros, es precisamente lo que ha permitido mejorar paulatinamente la experiencia general de los usuarios en servicios claves que aceptan firmas electrónicas. Así que actualmente:
- Con las firmas digitales se pueden completar hoy una lista cada vez más larga de trámites.
- No necesitas de papel ni bolígrafos, ni impresoras. Basta un dispositivo móvil con acceso a internet o una computadora para conseguir tu firma electrónica con una entidad avalada por el Gobierno de Chile.
- No importa la edad que tengas. Siempre que seas mayor de 18 años y cumplas las formalidades legales, en Chile puedes firmar documentos en línea de forma muysimple y rápida.
- Usar una Firma Virtual reduce a minutos el tiempo que necesitan uno o varios firmantes para suscribir contratos, acuerdos, cerrar ventas o incluso, estar al día con el SII.
Tener nuestras cuentas claras con el Servicio de Impuestos Internos es posible si tienes una cédula de identidad electrónica. Esto lo puedes conseguir muy fácil. Solo tienes que pedir tu firma digital muysimple o tu Certificado Digital en plataformas como FirmaVirtual que te ofrecemos gestiones en pocos pasos.
Ventajas de firmar electrónicamente
Mira todo estos factores a favor de las firmas digitales:
➤ Cada vez se hacen más trámites con firmas virtuales
En Chile, el uso de firmas electrónicas creció un 54% en 2019, con respecto al año anterior y desde abril de 2020 aún más. Hasta noviembre del mismo año, el uso de las rúbricas sin papel creció en 600%.
Y de allí en adelante, la demanda no ha parado de crecer.
➤ Permite realizar la mayoría de los trámites oficiales muysimple
En promedio, hasta un 90% de los documentos que impliquen trámites en las oficinas de gobierno de Chile se pueden hacer online. En algunas instancias oficiales el porcentaje es mayor.
La meta en muchas oficinas de gobierno y empresas chilenas es llegar en pocos años a un 100% de “papel cero”.
➤ Reduce nuestra huella ecológica
Cada kilo de papel que ahorremos (evitando las firmas manuscritas, impresiones, fotocopias, etc) se sumará al esfuerzo de otras personas que piensan como tú y a las que les preocupa reducir su huella ecológica personal.
Al final podrían ser millones los árboles que se pueden salvar cada año en el mundo si todos compartimos esta forma de pensar.
➤ Las firmas electrónicas cuentan con respaldo legal
Firmar digitalmente es una práctica que más personas están usando en países como Argentina, Colombia, Estados Unidos y en el continente europeo. Así que definitivamente llegaron para quedarse.
Además, cuentan con marcos legales que los regulan internacionalmente, como las leyes federales o el muy conocido Reglamento eIDAS.
➤ Estás avaladas en Chile por la Ley 19799
Desde 2002, las leyes chilenas avalan el uso de las firmas electrónicas muysimple o avanzadas mediante la Ley 19799 y su reglamento (Decreto Supremo Nº181/2002). Estas son las bases sobre las cuales se rige la emisión segura de documentos electrónicos, firmas electrónicas y certificaciones de trámites online en todo Chile.
¡Dile adiós a las filas! ¡Muysimple!
Como ya te contamos, las rúbricas de tipo digital y los servicios online permiten completar actualmente muchos trámites importantes, privados o públicos en Chile y en otros países.
La mayoría de los trámites, desde los más sencillos hasta los más importantes, se pueden hacer mediante firmas electrónicas muysimple. Y todo esto:
- Sin salir de la casa, sin interrumpir el teletrabajo ni ausentarte de la oficina.
- Sin gastar combustible ni dinero en autobuses o taxis
- Sin gastar tiempo para desplazarte.
- Sin necesidad de verte cara a cara con otros firmantes para validar este proceso.
- Sin exponerte a oficinas concurridas.
- Sin hacer filas para firmar documentos o realizar gestiones.
Se estima que por cada documento que se firma electrónicamente en el mundo, el usuario o la empresa pueden ahorrarse hasta US$ 6. Esto incluye reducir gastos de combustible, papel, horas de trabajo, consumo de tinta en impresoras, viáticos, menos estrés y muchos otros elementos.
¡Para ponerse a pensar! ¿Cierto?
Firmas virtuales: ¿qué leyes aplican fuera de Chile?
La manera cómo los gobiernos regulan el uso de las firmas electrónicas dentro y fuera del país es un punto clave dentro de las políticas económicas.
En Estados Unidos, donde el comercio electrónico y los contratos online entre empresas son vitales para su economía, existen dos leyes que establecen las pautas por las cuales se rigen las firmas virtuales. Ellas son la ley E-Sign Act y la ley UETA Act.
Según la Ley Federal E-Sign del año 2000, una firma electrónica puede definirse como un símbolo, sonido o proceso electrónico asociado o adjunto a un contrato, registro u otro instrumento que requiera de ser firmado o que exista la intención de hacerlo.
Una descripción muy parecida está en la ley UETA Act de 1999, que es la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas que aplica también en los EE.UU.
Y en cuanto a Europa, el Reglamento eIDAS comparte muchos aspectos que aparecen en las leyes estadounidenses. La gran diferencia es que hace distinciones entre los tipos de firmas electrónicas, lo cual no se establece en las leyes de EE.UU.
En Europa se reconocen tres tipos de firmas virtuales con distintos niveles de seguridad. Ellas son:
- Firma electrónica simple
- Firma electrónica avanzada
- Firma electrónica cualificada
Si te dedicas al e-commerce o tienes que hacer contratos comerciales o laborales desde Chile con los Estados Unidos, Europa u otras partes del mundo, debes saber que estos tres documentos son las bases que suelen regular el uso de las firmas electrónicas a nivel comercial y legal.
Esto es vital que lo conozcas para que tu firma digital pueda ser reconocida en el extranjero. Así no tendrás problemas si tienes clientes o socios en el extranjero o si necesitas hacer trámites.
Cómo usar las firmas virtuales de forma segura
El término de firma electrónica puede tener una definición muy amplia. Así que es necesario fijar ciertos límites para estampar tu rúbrica de manera segura y que sea reconocida como auténtica por las otras personas, instituciones públicas, empresas y en cualquier parte del mundo.
Firmar un documento vía online puede ser tan fácil como subir una imagen de tu firma en tu computadora y pegarla a un documento en PDF. Sin embargo, esta no es una manera segura de hacerlo.
Si nos ponemos a pensar, cualquier persona de mala fe podría hacer esto para dañar a otro. Así que para evitar repercusiones legales, confusiones y uso mal intencionado, la Ley Nº 19.799 en Chile y las normativas internacionales que ya te citamos, establecen exigencias de seguridad muy claras.
Para usar las firmas virtuales sin cuestionamientos en su validez existen mejores maneras de firmar tus trámites en Chile y que no te puedes perder. Te recomendamos contratar a una entidad acreditada para tener tu firma electrónica simple y tu firma avanzada con todo el proceso de autenticación seguro y confiable.
Blockchain para tus firmas electrónicas
La plataforma FirmaVirtual te ofrece blindar tu firma digital de principio a fin mediante la protección de la cadena de bloques o blockchain. Este blindaje funciona así:
- Al entrar nuestra web para solicitar el servicio de firma de documentos que requieras, debes facilitar tus datos personales (cédula de identidad y correo electrónico).
- Puedes pedir la certificación notarial y la protocolización notarial en el mismo trámite, si aplica.
- Después de la validación de tu identidad, la plataforma registra la IP de tu equipo y esto permite obtener la ubicación, fecha, hora y minuto de la rúbrica digital del documento, así como el sistema operativo utilizado para firmar.
- Todos los firmantes de un mismo documento reciben una clave por SMS para completar el trámite.
- Cada uno de los firmantes recibe en su correo electrónico la copia del documento. Si se pide la validación notarial, también.
Como ves, es muysimple y seguro todo el proceso.
Casos prácticos donde es muysimple usar Firma Virtual
Contratar una Firma Virtual es una manera muy fácil de tener tu firma electrónica simple si tienes una empresa o eres persona natural. Con esta rúbrica puedes realizar los siguientes trámites:
MuySimple: Facturar en el SII
Puedes facturar en el SII (Servicio de Impuestos Internos) sin moverte de tu casa negocio. Puedes firmar DTE del SII, es decir, emitir Factura Electrónica, notas de crédito o de débito, guías de despacho, factura afecta, factura exenta.
Agilizar trámites de la empresa
En las empresas y corporaciones, la firma simple permite hacer actas de directorio o de accionistas y mandatos generales y especiales.
Firmar documentos laborales
Se puede firmar desde un contrato laboral o una carta de oferta laboral, liquidaciones, anexos y finiquitos laborales con una firma electrónica simple.
Suscribir contratos comerciales
Para un contrato comercial o de prestación de servicios, acuerdos de confidencialidad, distribución y suministro, son totalmente válidas las firmas electrónicas simples o avanzadas.
Arrendar o firmar una promesa de compraventa
¿Necesitas alquilar un departamento o un local para tu negocio? Un contrato de arriendo, una promesa de compraventa o la firma de un comodato puedes hacerlo con firma electrónica simple o avanzada.
Para comprar o vender un inmueble o establecer un contrato de hipoteca sí es necesario acudir personalmente a la notaría.
Trámites financieros
Contratos de cuenta corriente, leasing mobiliario, abrir cuentas de inversión o un mandato de llenado de pagarés puedes hacerlo con firmas electrónicas simples o avanzadas.
MuySimple: Trámites para ciudadanos
La firma electrónica simple te permite hacer trámites como la declaración jurada de residencia, otorgar un poder simple, hacer la compraventa de un vehículo o un traspaso.
También, puedes completar trámites como la declaración jurada de mudanza o pedir el salvoconducto para mudarte de zona o región en cualquier etapa del paso a paso.
Para otras gestiones como “Crear Tu Empresa en Un Día” o firmar escrituras públicas necesitarás una Firma Electrónica Avanzada. Este tipo de firma la puedes obtener mediante un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) que opere en Chile y que esté acreditado ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.
Conclusión: ¡es muysimple tener tu firma virtual ya!
Compartimos contigo muchos datos sobre tener tu Firma Virtual y sus ventajas. Si no quieres perder más tiempo, entra a nuestra plataforma y en minutos, podrás agilizar tus trámites con la confianza de que estás en buenas manos.
Detrás de FirmaVirtual hay todo un equipo multidisciplinario que ofrece soluciones a medida con rápidas respuestas. Todo con apoyo cercano al cliente y gestión de documentos electrónicos en notarías públicas de Chile.
Además de las firmas electrónicas simples o Certificados Digitales para completar tus trámites, en FirmaVirtual puedes encontrar los siguientes servicios:
- Notaría a distancia
- Firma notarial a domicilio
- Descarga de más de 20 modelos de documentos para completar tus gestiones en tiempos más reducidos.
Entre los documentos que puedes descargar tienes:
- Contrato de arriendo tipo
- Carta de oferta laboral
- Declaración jurada de residencia
- Finiquito laboral
- Poder simple
- Promesa de compraventa de inmueble
- Compraventa de vehículos
- Salvoconducto de mudanza.
Puedes ver todo el listado de documentos disponibles en nuestra plataforma para comenzar a usar tu Firma Virtual.
¿Tienes dudas? Consulta nuestra sección de respuestas a las preguntas frecuentes de nuestros clientes.
¿Prefieres llamarnos o chatear con nosotros? Estos son nuestros teléfonos de FirmaVirtual en Chile: +569 4522 7304 y +569 7563 5393.