Muchas personas acostumbradas a firmar sus documentos y compromisos con su puño y letra, no saben que disponen de dos excelentes alternativas de la era digitalizada, son la Firma Electrónica Avanzada o Simple. Estas son dos alternativas con las que puedes simplificar mucho tus trámites rutinarios. Si todavía no sabes cuál de estas te conviene más o para cuáles diligencias deberías usarlas, estás en el post indicado.
Te explicaremos cómo funciona la firma electrónica y en cuáles escenarios te convendría más elegir una avanzada o una simple. Como expertos en estos temas, a continuación, te compartimos los detalles para tomar una decisión informada.
Lo primero que debes saber es que la Firma Electrónica Avanzada o Simple surgen como soluciones para agilizar la tarea de dar formalidad o legalidad a los documentos. De ese modo, ahora podrás identificarte y aportar validez a tus diligencias electrónicas con mucha comodidad.
Las firmas electrónicas se originan con la promulgación de la Ley 19.799, llamada Firma Electrónica, Documento Electrónico y Servicios de Certificación de firma electrónica, en el año 2002. El propósito del gobierno chileno con esto fue permitir la masificación de la transformación digital en el país.
Por otro lado, lo ocurrido con la pandemia de los últimos años y el confinamiento, impulsó la utilización y popularidad de las firmas digitales, incluso en sectores donde anteriormente no se pensaba que este tipo de solución pudiese ser efectiva. Por ejemplo, en la compraventa de bienes muebles e inmuebles.
¿Qué son las firmas digitales?
Son datos electrónicos a los que se les confiere la misma validez de la firma manuscrita. Se emplea para la identificación del firmante de un documento electrónico, puede ser de carácter público y privado.
Al recurrir a estas alternativas es como si firmarás físicamente en papel. No obstante, la Firma Digital Simple FES y la Firma Electrónica Avanzada FEA se destinan para trámites diferentes. Por lo que debes saber cuál escoger, evaluando la tarea que debes ejecutar y la formalidad que se requiera.
La Firma Digital Simple es válida ante cualquier medio digital que necesite de una verificación de identidad de quien firma. La FES tiene valor como recurso probatorio e instrumento privado de validación. Al usar la Firma Electrónica Simple es como si firmarás de modo escrito un documento sin que intervenga un notario.
Por otro lado, la Firma Electrónica Avanzada tiene un funcionamiento similar a la anterior, pero en este caso sirve como un recurso probatorio de instrumento público. Asimismo, es un certificado para un prestador acreditado y solo puede ser usada por el titular. En la práctica, el documento que se firma con esta opción solo puede vincularse con una persona.
Ante un tribunal, la Firma Electrónica Avanzada es una prueba plena de la identidad del firmante y, por ende, la autenticidad e integridad del documento en cuestión. Esto implica que no ha existido falsificación, y que no hay modificación o alteración del documento posterior a la firma electrónica. Además, esta firma es la que cuenta con valor probatorio igual al de un documento firmado ante un notario.
La importancia de la Firma Electrónica Avanzada o Simple
Desde la creación de las firmas digitales, estas han cobrado mucha importancia en la ejecución de trámites. En el área educativa han sido de enorme importancia para simplificar la matriculación de miles de estudiantes en los institutos, acelerando los procesos. Solo en esta área el crecimiento del uso de la firma virtual creció exponencialmente.
El mercado inmobiliario también recurre a las firmas digitales para hacer más prácticas las diligencias de traspasos, compraventas, arrendamientos y otros procesos que ameritan de una rúbrica para legitimar acuerdos y compromisos. La compraventa de automóviles e inmuebles se agiliza con la certificación electrónica.
La constitución de empresas en Chile es posible ahora sin desplazamientos con la firma avanzada. Del mismo modo, con los trámites ante el Servicio de Impuestos Internos, Previsión Social, el Ministerio del Trabajo, permisos de mudanzas, salvoconductos, finiquitos y la protocolización de documentos en notarías.
Dentro de las necesidades del mundo actual, las firmas digitales son una solución efectiva, rápida, ecológica y válida a largo plazo para evitar el uso de papel, tinta, bolígrafos o sellos húmedos. Personas naturales y jurídicas pueden aprovechar los avances en la legislación nacional y las oportunidades que brinda la tecnología para hacer más sencillas las diligencias rutinarias.
Características y usos de la Firma Electrónica Simple
Se le puede comparar con una cédula en el ecosistema digital. Con esta firma te nombras el autor o el titular de un documento y con ella completas distintas diligencias sin la necesidad de una firma manuscrita.
Su legalidad es plena para las diligencias ante el SII, siempre que cuenten con un protocolo de seguridad mínimo que asegure que no pueden ser falsificadas. Por ello, la recomendación es solicitar una firma de este tipo con empresas especializadas y acreditadas para ello. Sus características son:
- Son impulsadas por un algoritmo, el cual no admite modificación.
- La seguridad va ligada a una contraseña compuesta por letras, números y símbolos. La misma debe ser intransferible y personal.
- La Firma Electrónica Simple puede tener distintos formatos, por ejemplo, como una firma de correo o un código de autorización individual.
- En caso de pérdida es recuperable.
- Debe estar vigente para ser utilizada, por lo que amerita de una renovación cuando las autoridades lo pidan o cuando finalice su duración, lo que podría ocurrir en un lapso de uno a tres años.
- La solicitud es personal, lo mismo que la renovación, por lo que no pueden delegarse esas tareas.
- Cualquier persona natural puede solicitar y emplear una Firma Electrónica Simple para trámites particulares.
Documentos o trámites con la Firma Electrónica Simple
Estos son los usos reservados para esta rúbrica digital:
- Acreditar documentos laborales como los títulos profesionales y trámites del sistema de pensiones.
- Efectuar el pago de cuentas y el cierre de contratos bancarios.
- Firmar pólizas de seguros, récipes médicos y otros relacionados con el sector de la salud.
- Los permisos de circulación.
- Documentos legales del Estado, facturación del SII, papeles tributarios, boletas, entre otros.
- Acuerdo de compraventa y los contratos de arriendo de inmuebles.
- Créditos.
- Finiquitos.
- Actas de accionistas.
- Contratos de servicios con clientes y proveedores.
Tipos y beneficios de las Firmas Electrónicas Simples
Dentro de las certificaciones simples se encuentra una clasificación:
- Indirecta: el estándar de seguridad que maneja esta firma es el más sencillo, solo emplea nombre de usuario y contraseña. Emplea el registro automático para la identificación del firmante.
- De correo electrónico: son las que van como rúbricas cifradas al final de los correos electrónicos.
- Firma en documento: para los que son enviados por email o cualquier otro medio digital y requieren de una autenticación electrónica.
Los beneficios de la certificación electrónica simple
- Esta solución ofrece la posibilidad de completar trámites sin la necesidad de hacer colas, por lo que el ahorro de tiempo y dinero en traslados son notorios.
- Se pueden aprovechar desde cualquier dispositivo, solo es necesaria a conexión a internet.
- Los documentos firmados con esta rúbrica se pueden almacenar sin ocupar espacio físico, gastos de papel y otros recursos de impresión.
- La firma electrónica permite dar acceso a los documentos a quien desees, con eso es posible conservar la confidencialidad.
- Están disponibles siempre que se necesite.
- Es una firma cifrada por lo que no puede falsificarse, es un escudo contra intentos de fraudes o estafas.
- Las firmas son flexibles y prácticas de implementar.
Pasos para solicitar una Firma Electrónica Simple
Como ya te mencionamos más arriba, el formato legal de esta firma es proporcionado por empresas especializadas como nosotros en FirmaVirtual. Los requisitos son:
- Presentar tu cédula de identidad.
- Llenar el formulario de solicitud.
- En el formulario tienes la opción de adjuntar los documentos para acreditar y emitir tu Firma Electrónica Simple. Recuerda que nuestros servicios incluyen la certificación o protocolización de documentos ante un notario.
- Sigue las instrucciones que te indicaremos, el proceso será sencillo.
- Si tienes alguna duda o inquietud, contarás con un chat para conversar con nuestros agentes de atención al cliente.
- Otros canales de contacto que ponemos a tu disposición son nuestro WhatsApp +56 9 4522 7304, correo electrónico contacto@firmavirtual.legal y número de atención telefónica +56 9 7563 5393.
La Firma Electrónica Avanzada: sus características y requisitos
La FEA es una certificación válida digital para documentos o instrumentos legales, públicos o privados, que se celebran a través de los medios electrónicos. Su reconocimiento es igual a cualquier contrato o acto que se firme de modo manuscrito en papel, por lo que cuenta con completa protección.
Esta firma contiene el nombre completo de su titular y el RUT, siendo estos los datos personales de identificación del firmante. El dueño de la Firma Electrónica Avanzada puede ser una persona natural o una persona jurídica. El tiempo de duración de este recurso digital va de uno a tres años.
Si quieres hacerte con una firma de este tipo recurre a una empresa avalada como Prestador de Servicios de Certificación. Al momento de hacer la solicitud se validarán los datos y documentos presentados.
Los requisitos de validez de la FEA son:
- Su vinculación con el firmante es exclusiva e intransferible.
- Bajo ningún motivo puede ser empleada por otro usuario o traspasarse.
- Su utilización debe cumplir el propósito de certificar la identidad de quien firma y asegurar el origen legal del documento involucrado.
- Los datos que contiene la firma deben estar bajo el control de su titular. Además, no puede ser modificada o alterada.
- Su nivel de seguridad debe ser alto.
Ventajas de contar con una Firma Electrónica Avanzada
- Particulares y empresas ahorran tiempo en traslados para la firma de documentos y la celebración de actos legales. Esto permite simplificar enormemente las rutinas y permite que el trabajo diario sea más sencillo y productivo.
- Evita los gastos de impresión de documentos y compra de insumos. Es una excelente elección de innovación digital y enfoque ecológico.
- Al reducir la cantidad de documentos físicos se genera menos basura y ya no se necesitarán grandes archivos para almacenamiento de papeles. Asimismo, la búsqueda de documentos se hará más eficiente.
- La FEA reduce las fricciones en la realización de trámites y optimiza el intercambio entre las personas y las instituciones.
- Al tener igual respaldo que las firmas manuscritas, los procesos adquieren seguridad y autenticidad.
- La protección de la identidad del firmante se garantiza.
- Estas firmas están disponibles desde cualquier lugar del mundo y a todo momento.
Documentos y actos con la FEA
- Permite la constitución o la modificación de sociedades.
- Contrato de hipoteca.
- Firma de las actas de accionistas y de directorio de ejecutivos.
- Autenticación de cualquier documento del tipo laboral.
- Contratos de arrendamientos y bancarios, incluyendo abrir una cuenta.
- Póliza de seguro y trámites con el Seguro Electrónico Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP).
- Contrato de pago de honorarios.
- Contratos con instituciones públicas o privadas.
- Recetas médicas.
- Títulos profesionales y estatuto administrativo.
- Firma de pagarés.
- Autenticación para el Sistema de Pensiones y el Pago Automático de Cuentas.
- Firma de todos los documentos en la NCG 12.
- Contrato de Valores de Oferta Pública.
- Certificado de Revisión Técnica y Verificación.
- Convenios para autopistas.
- Permiso de circulación.
- Certificado de Situación al Día.
- Documentos de la caja de compensación de asignación familiar.
- Domiciliación de servicios.
- Trámites para movilización en las fronteras.
- Autenticar el check-in en hoteles y hospedajes.
¿Cómo solicitar una Firma Electrónica Avanzada?
Para más seguridad, acude a una empresa de trayectoria y experiencia como nosotros. En FirmaVirtual te apoyaremos con la creación de una firma avanzada de alta seguridad y encriptación.
También, puedes revisar el listado de proveedores de FEA que ofrece el gobierno chileno y que están dentro de las acreditaciones del Ministerio de Economía. Otra alternativa que brinda el ministerio es comprar la firma en línea desde su portal web, una solución, si buscas acelerar el registro y constitución de una empresa.
Al hacer el trámite de la Clave Única también puedes adquirir una FEA. La solicitud tiene un costo, el cual variará dependiendo de las tarifas del proveedor. Una vez inicies la petición de la firma deberás:
- Decidir el tiempo de validez de la FEA. El lapso es de uno a tres años.
- Pagar el costo del servicio.
- Haz entrega por la vía electrónica de los documentos que te indique el proveedor.
- Envía las acreditaciones del archivero o conservador judicial, en caso de que aplique.
Una vez se hayan comprobado los datos, llegará a tu correo electrónico la confirmación, instrucciones y herramientas para hacer uso de tu FEA.
¿Qué elegir entre Firma Electrónica Avanzada o Simple?
Para escoger entre una y otra alternativa deberás considerar el tipo de trámites que necesitas realizar y cómo cada una de estas soluciones puede apoyarte en la agilización de tus diligencias. Con frecuencia la Firma Electrónica Simple es más conveniente para los documentos que suelen acreditar las personas naturales, por lo que es muy probable que esta rúbrica digital sea la que más te convenga.
La FES es adecuada para la identificación personal en numerosos documentos y actos y puedes tenerla vigente por periodos variables de tiempo. La solicitud es muy sencilla y en FirmaVirtual te lo hacemos más sencillo con un formulario y un chat de atención personalizada.
En cambio, la Firma Electrónica Avanzada cuenta con un protocolo de seguridad más elevado y, por ello, su validez se extiende al ámbito público. Esto resulta muy adecuado |1para las empresas que constantemente están firmando documentos relacionados con contratos de trabajo, pólizas de seguro, permisos y trámites con el Sistema de Pensiones para estar al día con las obligaciones frente a su personal y el gobierno chileno.
Los parámetros por los que se rige la FEA son más rigurosos, muchos de ellos tienen un alcance internacional. Por ejemplo, existe un protocolo creado por la Unión Europea que sirve de estándar para los proveedores de estas firmas en Chile. Uno de los lineamientos que se emplea en el país es el emitido por los Servicios de identificación Electrónica, Autenticación y Confianza.
Entonces, para tomar una decisión, haz un análisis detallado de la naturaleza de los documentos que deberás firmar a futuro, el valor probatorio que necesitas, el organismo, empresa o institución ante la cual firmarás y el nivel de seguridad que estás buscando para tus trámites.
Lo que conseguirás con la Firma Electrónica Avanzada o Simple
Si bien, como ya te explicamos, cada rúbrica digital tienes propósitos diferentes, ambas te brindan lo siguiente:
- Respaldo legal.
- Amplia aceptación en Chile para uso múltiples.
- Mejor trazabilidad y acceso a la información.
- Aumento de la confianza y seguridad de la documentación electrónica.
- Incremento de la eficiencia en tus actos y diligencias.
- Expresión de tu voluntad y aceptación de términos, condiciones, derechos y deberes en documentos.
- Posibilidad de autenticar textos de forma remota, sin depender de horarios o locaciones.
Tu firma electrónica con nosotros
Las firmas virtuales son la alternativa más novedosa para poner tu rúbrica e identificar tus documentos, reduciendo costos y tiempo. Si quieres sumarte a esta transformación digital, estamos listo para ayudarte. Contáctanos de lunes a viernes, a los números
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