El mundo digitalizado en el que vivimos ha hecho que muchas cosas cambien, entre ellas la forma en que autenticamos un documento. Ahora la firma autógrafa no es la única, y tampoco la más segura, su versión digital se está abriendo camino por la facilidad de su uso, la practicidad que aporta a los trámites, y la conveniencia de utilizarla sin acudir a un lugar en particular, sino utilizando algún medio electrónico.
Sin embargo, a pesar de todas las ventajas, existen muchas dudas sobre la firma electrónica, y hoy reunimos algunas de las más frecuentes para darte la respuesta que necesitas.
- 1. ¿La firma electrónica es igual que la manuscrita?
- 2. ¿Cuántos tipos de firma electrónica hay en México?
- 3. ¿Es legal la firma electrónica? ¿En qué trámites la puedo utilizar?
- 4. ¿Qué tan segura es?
- 5. ¿Quién puede usarla?
- 6. ¿Qué tan rápido es el proceso de la firma de un documento?
- 7. ¿Cómo se utiliza?
- 8. ¿En qué trámites puedo usarla como persona natural o es solo para empresas?
- ¿Tienes más dudas sobre la firma electrónica? Te ayudamos
1. ¿La firma electrónica es igual que la manuscrita?
Al igual que la firma manuscrita, la electrónica demuestra la expresión de una persona para autenticar el contenido de un documento. A nivel legal, son válidas, aunque hay varios tipos de firmas virtuales. Sin embargo, a nivel práctico no son iguales, aunque ambas puedan tener propósitos similares.
La firma manuscrita implica la acción física de escribir y firmar un documento con tinta en papel. Es una forma tradicional de autenticación y representa la identidad del firmante. Mientras que la firma electrónica es una versión digital de esta. Se crea y verifica electrónicamente utilizando diferentes métodos que verifican la identidad del firmante.
2. ¿Cuántos tipos de firma electrónica hay en México?
Unas de las dudas sobre la firma electrónica más frecuentes es sobre sus tipos, y es que no existe una sola clase. Estas se clasifican en niveles de acuerdo a su seguridad y tipo de documentos donde se pueden utilizar. En México se reconocen legalmente el uso de estas:
- Firma Electrónica Simple (FES): Es el tipo de firma electrónica básica y se utiliza comúnmente en transacciones como contratos de arriendo, promesas de compra, declaraciones juradas, poderes simples, contratos de trabajo, renuncias, órdenes de compra… Se trata de un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento que permite identificar al firmante y garantizar la integridad del contenido. Con FirmaVirtual puedes hacer uso de este tipo de firma electrónica con total seguridad, rapidez y eficiencia.
- Firma Electrónica Avanzada (FEA): es un nivel más alto de firma electrónica y ofrece un mayor grado de seguridad y autenticidad. Se basa en certificados digitales emitidos por autoridades certificadoras acreditadas y utiliza tecnologías criptográficas para verificar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento firmado. En México, también se le conoce como Firma Digital.
- Firma Electrónica Cualificada (FEC): es el tipo de firma electrónica de mayor nivel de seguridad y validez legal en el país. Se emite por un prestador de servicios de certificación acreditado y cumple con los requisitos establecidos en la legislación mexicana. La FEC utiliza certificados digitales que vinculan de manera única la identidad del firmante con la firma electrónica realizada.
- e.firma: es una modalidad de la FEA, segura y confiable, que se tramita por medio del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma gratuita con requisitos básicos como la Clave Única de Registro de Población (CURP) o con un Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Se emplea en diferentes trámites con entes del gobierno, así como para autenticar documentos financieros, fiscales e incluso jurídicos.
3. ¿Es legal la firma electrónica? ¿En qué trámites la puedo utilizar?
Si tienes dudas sobre la firma electrónica y su legalidad, debes saber que completamente legal en México. Está respaldada por un marco legal específico como la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) y su reglamento, así como otras disposiciones legales como el Código de Comercio. Estos reglamentos reconocen su validez y le otorgan valor jurídico.
4. ¿Qué tan segura es?
La firma electrónica cuando se emplea por los medios correctos es completamente segura y verificable, y a propia ley establece los requisitos que debe cumplir para esto. De este modo, con proveedores como nosotros, tendrás acceso a un recurso legal y seguro que se ajusta al ISO/IEC 27001, así como un riguroso proceso de autenticación, verificación de identidad, clave de acceso, criptografía avanzada.
5. ¿Quién puede usarla?
Otra de las dudas sobre la firma electrónica es ¿Quién puede utilizarla? Y en general, cualquier persona que tenga acceso a una plataforma o servicio de firma electrónica puede utilizarla. Esta no está limitada a un grupo específico de personas y puede ser utilizada por individuos, empresas, organizaciones gubernamentales y cualquier entidad que desee firmar documentos de manera electrónica.
6. ¿Qué tan rápido es el proceso de la firma de un documento?
Una de las grandes ventajas y a la vez una duda frecuente sobre la firma virtual es cuanto tiempo demora el proceso. Y es que, en realidad al algo muy rapido, que ahorra tiempo de diferentes formas, no es necesario imprimir el documento, llevarlo a un lugar especifico y tampoco citar a los firmantes a que se trasladen a una reunion o en su defecto enviar el documento hasta ellos.
Con nosotros, desde el momento en que haces la solicitud de la firma electrónica, hasta que la procesamos, solo transcurren dos horas. Si el servicio que solicitas incluye notaria, el tiempo de resolución aumenta a 48 u 72 horas hábiles, en caso de que se necesite certificar o notarial el documento.
7. ¿Cómo se utiliza?
El proceso de utilizar una firma electrónica puede variar dependiendo de la plataforma o servicio utilizado. Sin embargo, hay algunos pasos basícos que siempre deberás hacer:
- Preparar del documento que deseas firmar electrónicamente en formato electrónico.
- Selección del método de firma: Determina qué tipo de firma electrónica utilizarás. Utilizando nuestra plataforma emplearás la Firma Electrónica Simple (FES). Recuerda que elegirla depende del trámite que realizarás.
- Accede a la plataforma o servicio de firma electrónica. En nuestro caso ve a: https://clientes.firmavirtual.com/
- En el proceso de firma electrónica, normalmente se te solicitará que te identifiques y autentiques. Además de completar formulario para procesar tu solicitud.
- Carga el o los documentos a firmar en formato Word o PDF junto con el documento de identidad de los firmantes escaneado por ambas caras.
- Firma del documento desde cualquier dispositivo.
- Espera su aprobación y la recepción del mismo en tu correo electrónico.
8. ¿En qué trámites puedo usarla como persona natural o es solo para empresas?
Como persona natural, puedes utilizar la firma electrónica en una amplia gama de trámites y situaciones. Entre ellos, algunos de los más utilizados son:
- Contratos y acuerdos y otros documentos legales. Esto incluye contratos de arrendamiento, de servicios, acuerdos de confidencialidad, entre otros.
- Transacciones financieras, como la firma de documentos bancarios, solicitudes de crédito, contratos de préstamo y más.
- Documentos laborales como contratos de trabajo, documentos de incorporación laboral y otros documentos relacionados.
- Declaraciones de impuestos: en algunos casos, la firma electrónica es aceptada para firmar y presentar declaraciones de impuestos, como la declaración anual de impuestos o la presentación de declaraciones de impuestos de personas físicas.
- Documentos legales y administrativos: diversos trámites legales y administrativos, como la firma de poderes notariales, testamentos, escrituras públicas, solicitudes de trámites gubernamentales, entre otros.
¿Tienes más dudas sobre la firma electrónica? Te ayudamos
En FirmaVirtual somos tus aliados, por lo que hemos dedicado una completa sección para las preguntas frecuentes de nuestros clientes. Pero además, también puedes llamarnos a los siguientes números. +56 9 4522 7304 – +56 9 7563 5393 – +56 9 9786 2790. Búscanos en nuestras redes: Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram, o escríbenos al contacto@firmavirtual.legal. Te esperamos