¿Qué es la transformación digital y porqué está en boca de todos? A medida que avanza la tecnología aumenta también la importancia del uso y acceso optimizado de las herramientas tecnológicas en nuestra vida diaria.
En la actualidad, no importa en qué área te desenvuelves o qué haces. La tecnología está en todos lados. Incluso cuando estás descansando o tomas apuntes en tu smartphone para hacer tu compra semanal de alimentos o de insumos para la oficina. O cuando te toca firmar un documento en línea para hacer un trámite personal o laboral, cuando compartes archivos con tus clientes o simplemente cuando te conectas por las redes sociales con la familia, amigos o clientes.
Desde esta perspectiva, estamos rodeados de un mundo cada vez más digital. Y el asunto que debemos plantearnos es qué vamos a hacer para mantenernos al día con los cambios para no quedarnos atrás. Y en el caso de nuestro negocio o empresa en la que trabajamos ¿qué cambios debemos implementar? La respuesta la tiene la transformación digital, un concepto clave para los negocios de hoy sin importar su tamaño.
¿Qué se necesita para la transformación digital? ¿Digitalización y transformación digital son lo mismo? Continúa leyendo hasta el final que te explicaremos de modo simple de qué trata la transformación digital sin que tengas que ser un experto en innovación tecnológica ni informática.
¿Qué es la Transformación Digital?
La transformación digital es todo aquel proceso de usar las tecnologías digitales para generar nuevas dinámicas que satisfagan a clientes y consumidores, y también, a las expectativas comerciales y los requisitos del mercado.
Es un tipo de transformación que implica desde nuevos procesos comerciales, cambios culturales y de mentalidad o mindset empresarial, hasta las experiencias del cliente y la adquisición de nuevas tecnologías y herramientas. Conlleva modificar los procesos existentes y reinventarse en los negocios para surfear con éxito en las olas cambiantes del mercado. Esta reinvención es lo que podemos denominar transformación digital en la era digital.
¿Los beneficios de la transformación digital?
La mayoría de los especialistas resaltan que esta transformación es necesaria para cualquier empresa que quiera avanzar. Estos son sus beneficios:
- Permite integrar la tecnología digital en cualquier área de servicio o producción de una empresa.
- Genera transformaciones profundas en las operaciones de las organizaciones.
- Agrega valor a la atención de los clientes.
- Implica un cambio de pensamiento, de liderazgo y un nuevo enfoque cultural para hacer las cosas de manera más efectiva y con mejores resultados.
- Incorpora el uso de tecnologías que generen buenas experiencias para empleados, clientes, socios, usuarios, gerentes, proveedores.
- Va más allá de “digitalización”, que es la adquisición de equipos digitales. En realidad, ofrece toda la ingeniería que está detrás de la integración de las tecnologías y herramientas digitales.
¿Qué herramientas se usan en la transformación digital?
En general, la transformación digital crea las condiciones para que sea posible la modernización empresarial de cara al uso de tecnologías con escalabilidad a lo largo del tiempo. Entre estas tecnologías se encuentran todas aquellas relacionadas con un mejor almacenamiento de información en la nube (Cloud Computing, Edge Computing), ciberseguridad, servicios en línea.
También, ayuda a empresas y negocios a incorporar de forma eficiente dispositivos vinculados con el Internet de las Cosas (IoT), Internet de los Comportamientos (IoB) o nuevos softwares para ventas, administración, manejo de documentos de Recursos Humanos, marketing, analíticas, etc.
En resumen, abre nuevas oportunidades de estrategia de negocios, porque conecta las tecnologías disponibles con los objetivos empresariales.
¿Qué implica la transformación digital para una Pyme?
Para las pequeñas y medianas empresas, como negocios, startup o fábricas, la transformación digital comienza con la construcción de áreas de negocio pensadas para actuar digitalmente. Ello con la idea en mente de hacer más flexibles, ágiles y eficaces las respuestas a las necesidades de crecimiento empresarial a lo largo del tiempo (escalabilidad).
Hoy, por ejemplo, resulta insostenible crear un negocio que dependa exclusivamente de la contabilidad llevada a mano o de anotaciones en papel de los ingresos y egresos en caja. Y no es sostenible porque ya disponemos de una tecnología digital que facilita que hagamos muchas cosas con ordenadores, dispositivos electrónicos, software de productividad o de administración, aplicaciones y conexiones a Internet.
Negocio familiar o empresa grande
Si te estás preguntando cómo influye la transformación digital si tienes un negocio familiar, si se trata de una Pyme o una gran empresa, te explicaremos lo siguiente. Aunque tu ámbito laboral sea doméstico, o si tienes una oficina, un micro negocio o una pequeña startup, necesitarás aparatos claves, software y redes informáticas que te permitan trabajar de modo eficiente, con más comodidad y calidad de vida.
En esos casos, deberás contar con, al menos, un sistema operativo, Wi-Fi, enrutadores, firewall o aplicaciones que mantengan tu entorno digital privado y seguro. Para Pymes con escritorios virtuales u oficinas de teletrabajo con varias redes de usuarios conectados, la transformación digital debe incluir conmutadores (switch), softwares más avanzados y otras herramientas tecnológicas para darle sostenibilidad a sus procesos. Todo con el fin de ayudar a elevar la seguridad, rapidez, eficiencia, rentabilidad y el ahorro de dinero y tiempo en cada uno de los procesos empresariales.
En fin. En la medida en que sea mayor la empresa y sus ámbitos, puestos de trabajo, responsabilidad, mercado, producción, etc, en esa misma medida serán más inminentes las necesidades organizacionales de digitalización y transformación digital.
Tiempo de cambios acelerados
La tecnología mejora y se actualiza a paso acelerado. Y esto irá cada día en aumento. Y con tantos cambios, es lógico que muchas personas no sepan cómo hacer para adecuarse a esta revolución digital, como lo refieren muchas encuestas del sector.
La demanda de talentos especializados en innovación tecnológica se ha elevado a tal punto, que muchas Pymes y grandes empresas en todo el mundo contratan hoy a un head hunter para hallar de forma más rápida a ese talento especializado.
Lo cierto es que los procesos transformadores en materia digital han pasado a ser una pieza clave en el plan de negocios de las empresas. De esto están convencidos el 66% de los CEOs, según datos de la consultora IDC. Así que la transformación digital dejó de ser una opción y pasó a ser, en muy pocos años, una necesidad de las empresas para renovarse y mantenerse competitivas en este mundo cambiante.
¿Quieres saber más datos curiosos?
- De acuerdo con un estudio realizado por CA Technologies, las corporaciones que en España incorporaron la transformación digital en sus procesos lograron elevar el 39% de sus ventas de un tirón. Esto es superior a valores alcanzados en países como Alemania, Reino Unido o Francia.
- En España, solo el 9% de las empresas aún no han dado el paso hacia la digitalización de sus procesos.
- En Chile, según el Índice de Madurez Digital Virtus (IMDV) del 2021, el 55% de las empresas grandes y el 53,7% de las Pymes ya iniciaron su transformación digital. Aunque las expectativas eran mayores, igual indica que hay mucho trabajo por hacer.
Ventajas de la transformación digital
Ahora, vamos a resumir las ventajas que tiene la transformación digital para todo negocio o empresa.
- Reduce costos: hay estudios que señalan que las empresas B2B que se dedican a la alta tecnología logran reducir sus costos entre 10% y 20% y elevan sus ganancias entre el 10% y 15% cuando adoptan nuevas tecnologías digitales.
- Reduce la pérdida de tiempo: el uso de herramientas de Inteligencia Artificial, machine learning, aplicaciones digitales y chatbots, por citar algunos, elevan la eficiencia operativa de las empresas y hacen que el tiempo de comercialización y atención al cliente fluya más rápido.
- Reduce errores: los softwares, apps y máquinas de aprendizaje automático minimizan los errores en los procesos productivos y equipos de trabajo, sobre todo, en tareas que resultan repetitivas o que anteriormente, tomaban mucho más trabajo. Por ejemplo, al hacer cálculos o analizar grandes bases de datos.
- Facilita la toma de decisiones: las empresas que cuentan con sistemas digitales más eficientes, pueden tomar mejores decisiones con la información y datos más precisos y completos que se generan en tiempo real.
- Mejora la experiencia de los clientes: quienes ofrecen nuevas tecnologías para que sus clientes ejecuten más fácilmente sus compras, trámites o realicen acciones en entornos más confiables e innovadores, elevan la experiencia del usuario y potencian su marca.
- Favorece entornos colaborativos: las empresas pueden optimizar las gestiones de sus flujos de trabajo mediante programas y plataformas de colaboración y de gestión de proyectos. Estas herramientas erradican procesos anticuados, lentos o de falta de comunicación.
- Impulsa la competitividad y la marca: el prosumidor o consumidor de hoy demanda tecnologías que satisfagan más eficientemente sus necesidades. La transformación digital ayuda a las empresas a lograr estos objetivos de ser marcas más accesible para sus consumidores y usuarios.
Desventajas de la transformación digital
¿Las desventajas de la transformación digital? Como todo proceso que implica un cambio de mentalidad empresarial y una nueva manera de ver las cosas, existen varios aspectos que pueden resultar negativos. Entre ellos:
- Amerita inversión: si se necesita poco o mucho dinero para empezar con la transformación digital, todo dependerá de las necesidades y puntos débiles de cada organización empresarial.
- Exige atención y dedicación: no es algo que se realiza de un día para otro, pero tampoco puede demorarse. Requiere de una guía y planificación para evolucionar a la velocidad de la tecnología actual.
- Nunca acaba: todas las empresas deben prepararse para continuamente adaptarse a las soluciones y actualizaciones que aparecen en el mercado.
- Necesita de guía y equipos preparados: los equipos de trabajo deben contar con la preparación y capacitación para llevar a cabo estos procesos, aceptar los cambios y trabajar en conjunto con los líderes del proyecto de transformación.
¿Qué se necesita para la transformación digital?
Ten en cuenta que la transformación de nuestros procesos digitales van más allá de los roles tradicionales en sectores como atención a los clientes, ventas y marketing.
Cada día los clientes y personas que se relacionen con nuestra actividad profesional, de negocios o incluso, personal o de estudios, buscan mejores experiencias al interactuar con nosotros. Prácticamente, estas experiencias se basan en recibir respuestas.
Esto es algo que –en caso de un negocio desde casa– puedes solucionar teniendo un teléfono inteligente más avanzado que tu modelo anterior. Pero esto no es transformación digital. Es solo disponer de una herramienta digital.
Si tenemos un negocio o queremos crecer como empresa, necesitamos más que eso. Debemos visualizar tres cosas para empezar:
- Cómo queremos hacer negocios
- Cómo lo estamos haciendo
- Y cómo podemos involucrarnos de forma más eficiente y satisfactoria con nuestros clientes, socios, proveedores, intermediarios, etc.
Para eso, hay que poner la tecnología a nuestro favor mediante la transformación digital. Esto es lo que necesitas para comenzar a explorar y transformar tu negocio o empresa digitalmente:
1. Enfócate en el cliente
Esta es la base de todo negocio o servicio actual. ¡Un cliente feliz es la mejor manera de ganar en los negocios!
¿Qué hacer? Responde a las expectativas de tus clientes, a la competitividad del mercado y a mantenerte dentro de la tecnología digital que facilite todas las conexiones que requiere tu negocio.
No hacerlo, hará que tus clientes se vayan con gente que le haga las cosas más fáciles, con el menor esfuerzo o que los atienda más rápido.
2. Prepárate para los cambios
La transformación digital conlleva un trabajo de reinventarse y adaptarse a la nueva era digital. Es lo que se denomina el Mindset Digital que incluye desarrollar habilidades y capacidades para lograr las metas y objetivos que queremos.
Bill Fisher, quien dirige el programa de Innovación en el MIT, recomienda a toda persona mantener un alto mindset digital. Esto significa tener la mente abierta para explorar y aceptar todo lo bueno que ofrece la era digital.
De esta manera, se generará más valor hacia nuestra marca y el impulso necesario.
3. Gana habilidades en ambos mundos
Pensar tanto en el mundo offline como en el online es una habilidad muy valorada hoy. Sin embargo, esto es algo que no siempre es fácil de equilibrar.
Sabemos que no podemos vivir todo en modo online. Cultivar la empatía, las relaciones interpersonales y la personalización de nuestros servicios y procesos es algo que debemos armonizar sin dejar de lado la automatización en nuestros negocios.
4. Usa herramientas inteligentes
Adaptarse a los cambios implica tener la capacidad de detectar nuevas tendencias tecnológicas y aprender a usarlas para ahorrar costes y ganar un tiempo valioso para ti, el negocio y tus clientes.
Por ejemplo, si tienes un bufete de abogados en Chile, tus clientes buscarán un trato personalizado, efectividad y rapidez para salir de sus trámites. Igual ocurre si te dedicas al sector inmobiliario donde las firmas de contratos están a la orden del día.
Como ya los tiempos de largas esperas para firmar documentos quedaron atrás, usar una plataforma como FirmaVirtual para firmar documentos online es una herramienta que facilitará todo para la gestión de papeles en línea.
Esto sin que tengas que hacer inversiones en softwares o tecnologías especiales de transformación digital. Puedes pedir el servicio que necesitas y FirmaVirtual se encarga de todo, al mejor costo y sin perder tiempo.
Cómo FirmaVirtual ayuda en la transformación digital de las empresas
Si quieres saber cómo FirmaVirtual ayuda en la transformación digital de las empresas te diremos más.
¿Sabías que los tipos de firma electrónica tienen muchas ventajas para agilizar los flujos de trabajo en tu negocio o empresa? Fíjate en estos ejemplos:
- Con una firma virtual evitas los desplazamientos para ir a firmar documentos en oficinas y Notarías Públicas.
- Las firmas online te ayudan a ahorrar papel reduciendo su uso porque ya no tendrás que imprimir borradores o copias de contratos, poderes, manifiestos, declaraciones juradas ni muchos otros documentos más. ¡Contribuyes con el ambiente y la reducción de la basura!
- También te ayuda a mejorar la experiencia de usuario de tus clientes o consumidores, el valor de tu marca y la competitividad.
- En minutos, tu cliente y tú podrán tener su documento electrónico firmado con el aval de la Ley 19.799 vigente en Chile y con la protección, garantía y privacidad de la tecnología de blockchain y el almacenamiento en la “nube”.
¡Así de fácil! Y sin tener que adquirir un software especial ni pagar altas sumas de dinero para adquirir una tecnología costosa para resguardar la firma de documentos.
En conclusión…
Al usar FirmaVirtual puedes actualizar digitalmente tus servicios y mantener tu empresa en la innovación tecnológica. Nuestros procesos tienen certificación ISO 27001 y permiten que hasta 10 personas firmen un mismo documento online.
¿Qué debes hacer para empezar a usar nuestros servicios?
- Entra a FirmaVirtual desde tu ordenador o en la aplicación desde tu smartphone.
- Pide tu firma electrónica llenando el formulario de solicitud de firma.
- Si necesitas certificación de un notario o la protocolización notarial del documento, indícalo en este mismo formulario.
- Sigue las instrucciones del sistema y adjunta los documentos.
Te recomendamos que consultes nuestra sección de preguntas frecuentes o puedes llamarnos a los números +569 4522 7304/ 7563 5393 para responder todas tus inquietudes.
Si aún no tienes tu documento redactado, puedes descargar los modelos de documentos que necesites y que se encuentran en nuestra web. Para finalizar, ¿qué piensas de la transformación digital? ¿Qué tan útil te parecen las firmas electrónicas?
¡Deja tu comentario! Nos encantará responderte.