Un contrato de arriendo online es la manera más rápida para que el propietario de una casa o departamento cierre su negociación en el plazo más corto y de forma segura. Para que este contrato puedas tramitarlo sin problemas mediante el uso de recursos electrónicos y sin necesidad de la presencia física de los firmantes, debes facilitar documentos personales como tu carnet de identidad y otros datos y papeles.
Sin embargo, si a la hora de firmar este contrato te das cuenta que tienes el carnet de identidad vencido, te falta algún otro documento o necesitas la legalización notarial, entonces cabe preguntarse: ¿pueden estos detalles impedirte completar este proceso de acuerdo con la ley firma electrónica de Chile? ¿Qué puedes hacer para proseguir con el contrato de arriendo online sin trabas?
Si eres arrendador o propietario y buscas captar a prospectos para arrendarles tu inmueble, en este artículo te explicaremos todos los pasos que debes seguir para llevar a buen puerto tu negociación del contrato de arriendo online. Te diremos cómo es posible librarte de una serie de trámites que antes requerían de la presencia física de arrendadores y arrendatarios.
Firmas electrónicas: Lo que debes saber
Hoy, gracias a la tecnología y las ventajas de la ley firma electronica Chile, ya no necesitas movilizarte, ni gastar combustible o un boleto de transporte para firmar un contrato de arriendo simple o un contrato de arriendo notarial.
Tampoco requieres salir de tu casa u oficina para completar muchos otros trámites y que antes de marzo del 2020 debían realizarse en forma presencial. La pandemia nos cambió nuestros hábitos y, afortunadamente, la tecnología ha salido a nuestro rescate para que no tengamos que detenernos.
Por ejemplo, gracias a los envíos a domicilio, muchas empresas del sector de comidas han podido seguir activos y conservar los puestos de empleo de su personal. Otros, han encontrado en las ventas online las maneras de seguir a flote o explorar nuevos mercados. Nuevas empresas se siguen creando con ayuda de plataformas online como FirmaVirtual.Legal que ofrece soporte para la firma electrónica y firma electrónica avanzada, beneficiando a personas y organizaciones públicas y privadas en Chile.
Mediante Firma Virtual, tanto los chilenos y chilenas, como los extranjeros con vínculos con el territorio, están resolviendo sus dinámicas de trabajo, vida familiar y negocios sin necesidad de exponerse al contacto presencial.
Los trabajadores también pueden por vía electrónica firmar sus comprobantes de pagos, mientras que las personas naturales y jurídicas pueden seguir con gestiones frecuentes como las firmas de contratos, otorgar poderes simples, firmar finiquitos, contratar servicios, arrendar o comprar inmuebles, todo con ayuda de las plataformas electrónicas.
Ventajas de un contrato de arriendo online
En el sector inmobiliario, desde el año 2002, la firma de cualquier documento importante, como un contrato de arriendo online o un formato promesa de compraventa no supone complicaciones de ningún tipo en Chile. La excepción es que no tengas la documentación requerida a mano.
Exceptuando este detalle, este tipo de gestiones está cubierto por las regulaciones pertinentes en materia de tramitaciones vía internet. Estos trámites llevan casi dos décadas de plena vigencia. Incluyen el uso de firmas simples y avanzadas online en cualquier tipo de contrato, así como otros trámites electrónicos como la protocolización de un notario público. Así que esto no es algo nuevo, es legal y está respaldado por el marco jurídico chileno.
Firma simple y avanzada online
Desde el 2020, esta dinámica de solucionar vía Internet muchos de nuestros trámites legales de firma simple y avanzada, incluyendo los contratos de arrendamientos online, se popularizó aún más. Esto debido a las necesidades generadas por la situación pandémica, las restricciones y el confinamiento.
Muchas personas han encontrado las soluciones que buscan con los servicios electrónicos. Tanto ha sido su impacto positivo que el uso de las firmas digitales y la protocolización notarial de contratos ha crecido más de 1000% en Chile. Ello como respuesta a las medidas de distanciamiento social y restricciones oficiales impuestas para reducir los contagios de la Covid.
La asociación de notarios y conservadores de Chile contempla en sus protocolos actuales el uso de medios electrónicos para la autorización de firmas online y validación de documentos por un Notario Público.
Si requieres de un notario a domicilio, también es posible solicitar esta cita sin moverte de tu casa u oficina. Esto es muy útil en caso de que necesites la validación de un contrato de arriendo notarial, lo cual es una medida recomendada, aunque no obligatoria. Ella permite blindar los acuerdos y asegurar la protección inmobiliaria patrimonio en bienes raíces.
En la web de este gremio en Chile se explican los procedimientos que los notarios y conservadores siguen para validar la autorización de firmas solicitadas con medios tecnológicos. Estos pasos incluyen la identificación de la identidad de los firmantes y la constatación de que actúan de “forma libre y voluntaria”, algo clave para verificar la transparencia legal de algo simple aunque delicado, como lo es un contrato de arriendo o una promesa de compra venta.
La clave de todo: la Ley 19.979
¿Cuál es el marco legal que regula todo esto? La firma electrónica de contratos, poderes o cualquier otro tipo de documento sin mediación presencial, es decir, sin que los actores o firmantes deban movilizarse hacia un lugar físico, es algo que está previsto por las regulaciones chilenas mediante la Ley 19.799.
Puedes consultar aquí la ley 19.979. Este enlace te lleva a la base de datos de la Biblioteca del Congreso Nacional de Chile (BCN). Esta ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación, facilita que puedas completar todas tus gestiones de documentos simples o notariados en plataformas de servicios online como Firma Virtual.
Pasos para hacer un contrato de arriendo online
La posibilidad de hacer todo tipo de trámites electrónicos ha supuesto un gran alivio para la economía de miles de familias y empresas que no pueden darse el lujo de cesar sus actividades. Hoy están en alza los servicios inmobiliarios de recorridos virtuales por casas o departamentos para arrendar o vender, la obtención de documentos, el procesar pagos y firmar contratos entre varias personas sin necesidad de que se vean físicamente.
Todas estas ventajas en modo virtual han simplificado enormemente la vida de todos, como son los casos de la gestión de un formato promesa de compraventa para asegurar una propiedad mediante un contrato online. Esta es una de las posibilidades con gran demanda en el sector inmobiliario.
Como puedes ver, arrendar una casa o departamento va más allá de encontrar u ofrecer el mejor inmueble con determinada ubicación para revalorizar tu inversión. También es importante tener claridad en los requisitos a cumplir para que no pierdas tiempo en la tramitación electrónica y en su validación notarial, en caso que así los requieras.
Requisitos para un contrato de renta online
No todos los propietarios de inmuebles (arrendadores) exigen que los que pagarán por la renta de un inmueble (arrendatarios) cuenten con los mismos antecedentes o presenten los mismos requisitos. Hay algunos arrendadores que son menos exigentes a la hora de rentar un espacio para vivir o trabajar.
La flexibilización de tales requisitos depende de muchos factores como:
- Tipo de propiedad, número de metros cuadrado, cantidad de habitaciones, acceso a servicios.
- Localización próxima o más alejada del centro urbano con más dinamismo comercial, laboral, de estudio.
- Valor de la renta, estado y condiciones de uso de la propiedad.
- Quién toma las decisiones de dar el visto bueno a un inquilino o aceptar una promesa de compra venta.
Los que siguen son los requisitos que la mayoría de los arrendadores, por cuenta propia o a través de una corredora de inmuebles piden a los que quieran rentar. En esta lista también contestaremos si puedes firmar un acuerdo de arriendo online con el carnet o cédula de identidad chilena vencida.
1. Cédula de Identidad
Cualquier arrendador pedirá de entrada al arrendatario una copia de la Cédula de Identidad Vigente y en buen estado, junto con los demás documentos que se deben presentar. Puede que para arrendar por días u horas no sea necesario pedir una copia de este documento, pero en los demás casos es un requisito imprescindible.
Desde marzo del 2020, el Gobierno de Chile flexibilizó este requisito. Esto debido a que no todos los que están en posesión de su carnet de identidad tienen este documento vigente (por la pandemia).
En consecuencia, todas las cédulas vencidas en 2020 se pueden seguir usando durante un año. Los carnet vencidos en 2019 tienen también vigencia hasta el 31 de diciembre del 2021. Esto quiere decir que no debería haber problemas para firmar un contrato con el carnet vencido.
2. Informe de Deudas o Dicom
El informe DICOM puede ser uno de los papeles más importantes para arrendar o comprar un inmueble. Incluso, puede terminar restándole al final importancia al hecho de tener el carnet vencido.
Solicitar que un arrendatario muestre el informe Dicom para optar a la ocupación temporal de una casa o apartamento tiene ventajas y ofrece algunas condiciones que pueden ser usadas a favor para el dueño de la propiedad:
- Permite al arrendador o empresa de corredores inmobiliarios verificar la situación financiera y el comportamiento de esa persona como pagador.
- Facilita el descarte de prospectos con deudas e impagos.
- Es una condición que puede implicar solicitar sumas altas de dinero como garantía y por adelantado para rentar la propiedad.
- Existen arrendadores que pueden exigir la entrega de cheques que cubran el año completo del pago.
- Se pueden fijar cánones más altos de lo normal.
Tales condiciones pueden negociarse en mejores términos cuando se transan los acuerdos con los dueños directamente.
3. Copia legalizada del contrato laboral
Este es uno de los requisitos más frecuentes para firmar contratos de arriendo online y también presencial. Este documento permite avalar el tiempo que un arrendatario lleva en su trabajo, si cuenta con modos económicos de responder al cánon de renta y dónde labora realmente. Para las personas que trabajan de manera autónoma, se exige una declaración de renta para demostrar la estabilidad económica.
4. Avales de ingresos
Los certificados de ahorro o de diferentes ingresos pueden ser solicitados por el arrendador en caso que los requisitos a presentar sean elevados. Otra forma de aval puede ser el contrato de arriendo online entre dos personas arrendatarias que se hacen corresponsables.
La acreditación de ingresos extras lo obtiene vía Internet el aspirante a arrendar, luego de declarar el IVA y la renta ante el Servicio de Impuestos Internos.
5. Comprobante de salario
Este requisito no puede faltar para evaluar la capacidad de pago de un prospecto para arrendar o firmar una promesa de compra venta. Las liquidaciones de sueldo ayudan al propietario o corredor de inmuebles certificar qué ingresos regulares recibe el aspirante al arrendamiento o compra.
Usualmente se pide que la persona gane hasta cuatro veces el costo del arriendo. Esto por supuesto, ayuda a prevenir situaciones incómodas con el riesgo de mora o impagos en el canon mensual. Para los trabajadores autónomos o Pymes, se piden las boletas de honorarios o las declaraciones del IVA de 24 meses atrás.
6. Certificado de afiliación a una AFP
El certificado de AFP es un documento oficial que da cuenta de si una persona está inscrita en una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP). Esto puede ayudar a verificar si el aspirante a arrendar efectúa sus cotizaciones previsionales, tiene capitalización propia y pensión de jubilación.
Estos certificados de AFP son emitidos por la Superintendencia de Pensiones y contienen estos datos:
- Nombre completo y RUT del cotizador.
- A cuál de las seis AFP existentes en Chile pertenece como afiliado
- Desde qué año y mes está afiliado.
En caso de ser trabajador independiente, no existe obligación de cotizar. Así que los arrendadores o corredores pueden pedir los certificados de declaraciones del impuesto sobre la renta.
7. Seguro de arriendo
No es un requisito que los propietarios o corredores inmobiliarios piden siempre. Sin embargo, si eres arrendador y quieres asegurarte de que tu futuro inquilino pagará puntualmente el arriendo, este es un modo de garantizar tus pagos.
Se trata de un tipo de aval, aunque hay otros. Los seguros de arriendo pueden simplificar la formalización del contrato de arriendo online. Consiste en una póliza de arriendo que se tramita ante una aseguradora. Normalmente, quienes cumplen con los otros requisitos, no se les exige este seguro.
8. Dinero adelantado como garantía
Este es uno de los requisitos que no faltan y que deben estar especificados muy claramente al firmar todo contrato de arriendo electrónico, al igual que las condiciones. Consiste en la entrega de un dinero como depósito o garantía al momento de arrendar una propiedad, ya sea habitación, casa o departamento completo.
Esta garantía suele ser de 30 días o 60 días adelantados y adicionales al arriendo. Este monto puede ser solicitado por el arrendatario como devolución al finalizar el contrato de arriendo. Para ello es recomendable que se incluya una lista inventario de todo lo que tiene la propiedad al momento de ser ocupada, apoyado en fotos.
9. Validación con firma simple o avanzada
Como todo acuerdo de arrendamiento es necesario sellarlo mediante la firma de las partes involucradas. Previo a ello se puede solicitar una entrevista presencial o por videollamada a fin de verificar quién es el arrendatario aspirante y establecer un trato social más cercano.
Si las partes están de acuerdo, solo queda establecer el orden de los firmantes y si se hace necesaria la protocolización del notario. Para esto último hay que verificar el valor contrato de arriendo notarial y corroborar si el documento exige el uso de una firma avanzada o si basta solo con una rúbrica sencilla.
Cualquiera de estos procedimientos de firma electrónica y firma electrónica avanzada puedes hacerlo desde la plataforma Firma Virtual.
¿Si tengo la cédula vencida qué hago?
Como bien sabes, en el Registro Civil puedes tramitar la cédula de identidad al igual que en los consulados de Chile si te encuentras en el extranjero. Pero en base al decreto de vencimiento, antes de pedir un nuevo plástico ten en cuenta que este beneficio puede que no esté activo.
El Decreto 34 del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos extendió también la duración de la cédula de identidad para los extranjeros que estén en trámites para cambiar o prorrogar su residencia u obtención de Permanencia Definitiva.
Si tienes más dudas, te invitamos a que visites la web del Registro Civil chileno. Entra a la sección preguntas frecuentes o actualiza la información viendo el portal, ya que las condiciones son cambiantes.
¿Qué validez tiene un contrato de arriendo online?
En Chile puedes firmar mediante rúbrica electrónica simple o avanzada cualquier contrato de arriendo online sencillo o un contrato de arriendo notarial para darle mayor refuerzo protocolar a este acuerdo. Ten en cuenta que:
- Puede bastar una firma simple o avanzada, incluso una simple aceptación del contrato enviado por correo electrónico. Esto es válido según las leyes de Chile.
- En caso de que se prefiera mayor formalidad, y para proteger el patrimonio inmobiliario, este acuerdo consensual puede ser certificado por un notario. En este caso estamos hablando de un contrato de arriendo notarial, que como puedes ver, tiene más ventajas. Desde FirmaVirtual.Legal puedes completar este trámite rápidamente.
Por estas razones, es muy aconsejable que respaldes tu firma de contrato de arriendo online con una firma electrónica avanzada. El proceso es muy sencillo. Solo dirígete a nuestra web FirmaVirtual para completar estos pasos y listo.
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