La tecnología ha sido un pilar fundamental para el crecimiento y desarrollo de las compañías modernas. En particular, la incorporación de la firma electrónica en las empresas ha permitido agilizar trámites, reducir costos operativos y mejorar la experiencia del cliente.
Chile fue pionero en Latinoamérica al promulgar en 2002 la Ley 19.799 sobre firma electrónica. Con ella, estableció un marco regulatorio para otorgar plena validez legal a este método en transacciones comerciales. México también ha adoptado el uso de la firma digital a través de la publicación de la Ley de Firma Electrónica Avanzada en 2011.
En ambos países, su implementación ha facilitado la gestión documental remota y el acceso desde cualquier ubicación o dispositivo. También ha impulsado la transformación digital en organizaciones de todo tipo.
¿Por qué integrar la firma electrónica en las empresas?
En la era digital, esta firma se ha convertido en una herramienta clave para la transformación digital de las organizaciones, ya que aporta múltiples beneficios a la gestión de negocios como:
➤ Ahorro de tiempo y costos
Uno de los beneficios más tangibles de implementar firma electrónica en las empresas es la optimización de tiempos y reducción de costos asociados al flujo físico de documentos. Antes, completar la firma de un contrato podía tomar días o semanas entre imprimir, enviar, firmar y devolver los papeles. Con la opción digital este proceso toma minutos.
Al eliminar las impresiones, envíos, courier y tiempo de gestión manual, las empresas pueden ahorrar horas de trabajo administrativo que se traducen en menor gasto de recursos y personal. Adicionalmente, se reducen costos directos como papel, impresión, envío físico y almacenamiento.
Además del ahorro económico, la agilidad que entrega la firma digital en completar procesos es invaluable para la competitividad de las empresas. Por ejemplo, acelerar la firma de contratos permite cerrar negocios más rápido. Este ahorro de tiempo y costos es uno de los principales incentivos para adoptar esta solución.
➤ Automatización de procesos
La implementación de firma electrónica en las empresas les permite conectar distintos sistemas y soluciones tecnológicas para automatizar por completo flujos de trabajo documentales. Al integrarse con otras herramientas, esta firma posibilita que los procesos se ejecuten digitalmente de principio a fin sin necesidad de intervención manual.
Por ejemplo, se pueden crear flujos para que cuando se reciba un contrato firmado electrónicamente, se dispare un proceso automatizado de generación de factura electrónica o registro contable.
Esta automatización incrementa considerablemente la productividad en las empresas al eliminar tareas repetitivas, minimizar los errores humanos y acelerar el procesamiento. El personal puede enfocarse en labores de mayor valor agregado y estratégicas. Además, la empresa gana agilidad y capacidad de respuesta.
➤ Mejora de la experiencia del cliente
Con esta firma las compañías pueden ofrecer un servicio más ágil y conveniente a sus clientes. Los usuarios podrían completar transacciones, firmar contratos y aprobar pagos 100% digitalmente, sin necesidad de concurrir presencialmente ni imprimir y escanear documentos. Esto representa un salto cualitativo en la experiencia al cliente.
Los clientes pueden realizar cualquier trámite requerido desde la comodidad de su hogar u oficina, usando su computador o dispositivo móvil. El proceso es rápido, seguro y sin fricciones. Esta facilidad incrementa notablemente la satisfacción del usuario al no tener que desplazarse ni esperar los tiempos de un flujo físico de papeles.
➤ Garantía legal
La adopción de la firma digital ha sido posible gracias al desarrollo de marcos regulatorios modernos que garantizan la total validez legal de los documentos firmados electrónicamente. En Chile, la Ley 19.799 establece que la firma electrónica tiene el mismo valor que una manuscrita para efectos legales, lo que permite su implementación segura en procesos de negocios.
Esta regulación es esencial porque brinda a las empresas la confianza para reemplazar por completo el flujo de papel por documentos 100% digitales y contratos firmados de forma remota.
Del mismo modo, otras legislaciones en Latinoamérica y el mundo han ido legitimando el uso de la firma digital al conferirle el mismo valor legal que la firma autógrafa. Gracias a este respaldo jurídico, las compañías pueden digitalizar incluso procesos sensibles como contratos laborales, garantizando su validez legal.
¿Cómo integrar la firma electrónica en una compañía?
La integración de la firma electrónica en las empresas requiere de una serie de pasos para garantizar una correcta implementación.
- Evaluar procesos y priorizar. Es necesario identificar aquellos que más se beneficiarían con el uso de la firma digital, como contratos, órdenes de compra, incorporación de personal, etc. Posteriormente, hay que priorizar aquellos de mayor volumen e impacto para la empresa.
- Adquirir una solución tecnológica. Las empresas deben evaluar las opciones de software de firma digital líderes en el mercado como FirmaVirtual para adquirir la que mejor se ajuste a las necesidades y presupuesto disponible. Hay que asegurarse que cumpla con los estándares legales del país.
- Implementar en fases. La firma electrónica en las empresas debe comenzar a ser implementada en algunos procesos específicos, de menor complejidad. Se debe iniciar de menos a más. Asimismo, tendrán que monitorear resultados y expandir gradualmente a otros procesos de la empresa.
- Auditar. Al hacerlo periódicamente se pueden detectar oportunidades de mejora y expandir el uso e impacto positivo de la firma digital en la compañía.
Errores comunes al implementar la firma electrónica en las empresas
La implementación de la firma electrónica en una organización puede presentar algunos desafíos si no se toman en cuenta ciertos aspectos importantes. Estos son algunos errores comunes que se deben evitar:
1. Falta de conocimiento sobre la normativa legal vigente
Es importante que la empresa esté al tanto de las leyes y regulaciones relacionadas con la firma electrónica en el país donde opera. De este modo, podrá garantizar que se cumplan los requisitos legales y se eviten problemas en el futuro.
2. Uso indebido
Otro error común es el uso indebido de esta firma. Es fundamental que la compañía establezca políticas claras para su utilización y capacite a los colaboradores sobre los procedimientos adecuados para su uso. Además, es necesario establecer medidas de seguridad para evitar que se utilice de forma fraudulenta.
3. Falta de capacitación y entrenamiento
La falta de capacitación y entrenamiento para el uso de la firma electrónica en las empresas es otro error frecuente al implementarla. Es crucial que los colaboradores estén adecuadamente capacitados y entrenados en su utilización, para garantizar que se emplee de manera correcta y eficiente.
4. No informar a los clientes y proveedores sobre su uso
Es necesario notificar a los clientes y proveedores sobre la implementación de la firma digital y proporcionarles información sobre cómo utilizarla de manera adecuada y segura.
FirmaVirtual, aliado de las empresas
FirmaVirtual puede convertirse en el aliado de las organizaciones al ofrecer soluciones de firma electrónica que facilitan y agilizan los procesos documentales. Al implementar firmas electrónicas en las empresas, se pueden obtener diversos beneficios como:
- Mejora de la productividad en el trabajo a distancia al garantizar la autenticidad de los documentos y permitir que los empleados trabajen de manera más eficiente, incluso en entornos remotos.
- Reducción de costos y tiempo, pues se elimina la necesidad de firmar documentos físicamente y reducir los viajes a notarías.
- Acceso a servicios notariales en áreas sin notarías. FirmaVirtual democratiza el acceso a los servicios notariales.
- Apoyo en diversos trámites, ya que nuestro servicio puede usarse en una amplia variedad de documentos, como contratos de trabajo, finiquitos, certificados laborales, etc. En nuestra plantilla de documentos tipos puedes encontrar los diferentes documentos aptos para firmarse electrónicamente.
Para implementar firmas electrónicas es fundamental evaluar las necesidades y requisitos de la empresa, así como invertir en capacitación y comunicación interna para asegurar una adopción exitosa.
Si quieres obtener una firma electrónica con nosotros, es tan fácil como llenar el formulario de solicitud. Y, si tienes dudas, puedes consultar la sección de preguntas frecuentes.
Además, tenemos muchas formas en las que puedes comunicarte con nosotros como nuestras redes: Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram. O llamarnos al +56 9 4522 7304, +56 9 7563 5393, +56 9 9786 2790