¿Ya hiciste la compra de certificado digital de la firma electrónica y ahora no sabes cómo instalarlo? ¿Necesitas completar un trámite legal aunque desconoces el procedimiento para que la rúbrica virtual esté a tu alcance desde cualquier dispositivo? Despreocúpate porque con el paso a paso que te explicaremos a continuación lo harás en pocos minutos y sin complicaciones.
El certificado digital es indispensable para validar trámites legales que pueden realizarse de forma online. Pese a la importancia que tiene en Chile, aún hay muchas dudas sobre su instalación y uso. En FirmaVirtual nos encargamos de que no te quede ninguna interrogante y puedas hacer tus operaciones de forma segura.
Tener un certificado digital activo permite validar documentos de una manera sencilla y en un tiempo corto. Cualquier proceso se simplifica y se hace más inequívoco, toda vez que es imposible falsificar una firma virtual. Esta es personal, intransferible y posee un sistema de seguridad para evitar cualquier tipo de fraude. En otras palabras está blindada.
Ya sea que tengas una firma virtual simple o estés investigando las ventajas de la firma electrónica avanzada ley debes saber cuál es el proceso para tenerla en tu ordenador. Así podrás usarla cuando un trámite legal lo requiera, sin necesidad de que tengas que moverte de tu casa u oficina.
Antes de seguir, debes saber que…
Desde el año 2019, más del 97% de las empresas chilenas hicieron su proceso de facturación a través del sistema gratuito del Servicio de Impuestos Internos (SII), según lo reseña este organismo.
Con la firma digitalizada y con la modernización de la legislación tributaria en el 2020, las expectativas para los años venideros son incrementar la recaudación con más empresas sumadas al sistema digital. Así, con el régimen anterior la recaudación era de unos 500 millones de dólares y con los cambios se apunta a unos $2.200 millones.
Para acceder al servicio de facturación gratuita del SII es indispensable contar con el certificado digital, que no es más que un carnet de identidad virtual que ofrece un alto nivel de privacidad y seguridad a los contribuyentes.
Una vez que oficializas la compra del certificado digital en plataformas como FirmaVirtual debes descargarlo en tu PC, hacer la instalación de forma correcta y centralizarlo en el SII.
Ahora vamos a explicarte paso a paso cómo instalar tu certificado digital en tu ordenador una vez que lo hayas recibido y la forma segura de centralizarlo en el SII para que lo uses de forma rápida y sencilla para el pago de impuestos y otros trámites. Entre ellos, bancarios, firmas de contratos, finiquitos, poderes simples, acuerdos de trabajo, protocolización ante notario, etc.
Con las firmas electrónicas, Chile dio un gran paso para aprovechar las nuevas tecnologías al igual que lo han hecho otros países de Europa y América Latina. De allí la importancia de que sepas usar estas herramientas de manera correcta. Al finalizar este artículo habrás aclarado todas tus dudas y firmarás documentos con solo hacer un clic.
Compra del certificado digital e instalación en la PC
La firma digital es similar a tu cédula. Es un documento virtual que te identifica y te permite simplificar trámites legales, es intransferible e inviolable. De allí que debas hacer primero la compra del certificado digital e instalarlo en tu computador. Posteriormente, hay que centralizarlo en el portal de SII, además de respaldarlo y protegerlo.
Cumplir con estos procesos facilita todas tus operaciones tributarias y te ahorrará tiempo y dinero. Estas son algunos procedimientos que podrás hacer con facilidad:
- Facturar en el SII
- Realizar acuerdos comerciales
- Firmar contratos bancarios electrónicos
- Hacer documentos electrónicos laborales
También podrás crear contratos de valores de oferta pública, permiso electrónico de circulación, títulos profesionales y estatutos administrativos, entre otros procesos.
¿Cómo conseguir el certificado digital de firma electrónica?
Si aún no has realizado la compra certificado digital lo primero que debes tomar en cuenta es que necesitas una empresa segura y autorizada por el SII como Firma Virtual para obtener tu firma digital.
Es preciso que tengas a mano original y copia de tu cédula de identidad y de acuerdo con tus necesidades, puedes elegir una rúbrica con una vigencia de uno a tres años.
No es necesario que salgas de casa para hacer el trámite. Desde la web puedes contratar el servicio de forma segura y rápida. Solo debes seguir las instrucciones que indique el sistema y una vez concluido del proceso tendrás tu firma electrónica avanzada FEA.
Pasos para instalar el certificado digital de la firma electrónica
Luego de hacer la compra certificado digital debes instalarlo en tu ordenador para usarlo en los trámites legales que quieras.
Este es el paso a paso del certificado digital a instalar y que te permitirá usarlo de forma inmediata:
- Ubica el archivo en el ordenador. Se trata de una carpeta segura que generalmente queda guardada en “Mis Documentos”, debes hacer doble clic para abrir el archivo.
- En pantalla aparecerá el asistente para importación de certificados, es necesario ejecutar el archivo haciendo clic en el botón “siguiente”.
- Posteriormente se te solicitará la clave secreta que se te entregó al momento de crear tu certificado. Introdúcela y selecciona las casillas que dicen: “Habilitar protección segura de claves privadas” y “Marcar esta clave como exportable”.
- Aparecerá en pantalla una ventanilla para almacenar el certificado, marca la selección automática y presiona “siguiente”. El asistente de importación te llevará a la finalización del proceso, selecciona “Finalizar”.
- Es importante que en la siguiente pantalla hagas clic en la opción de “Nivel de Seguridad” y marca el que indica “Nivel Alto”. De esta manera cada vez que ingreses a tu certificado digital el sistema te solicitará escribir la clave secreta y que solo tú debes conocer. Este paso ayudará a que nadie pueda usar tu certificado.
- El siguiente paso consiste en crear una contraseña nueva que deberás recordar para próximos procesos, de esta forma blindarás tu certificado digital. Recuerda que se te entregó una clave para ingresar al sistema, pero ahora es momento de generar una que, te repetimos, solo tú debes conocer. Una vez escrita el sistema te solicitará repetirla para verificarla.
- Cuando el asistente virtual indique que el paso se ha cumplido correctamente presiona “Aceptar”.
- Es momento que verifiques que tu certificado digital de firma virtual está correctamente instalado. Ahora, es necesario que ingreses al navegador de Internet Explorer y en el menú principal debes seleccionar la pestaña “Herramientas”. Coloca el cursor sobre “Opciones de Internet” e inmediatamente aparecerán en una ventanilla denominada “Contenidos” los certificados que se han instalado correctamente. Allí también podrás ver la fecha de caducidad.
De esa manera en ocho simples pasos ya puedes usar tu certificado digital de firma electrónica. Si aún no lo tienes, desde aquí puedes hacer la compra certificado digital.
Al realizar la instalación de tu certificado te conviertes en un firmador digital y confirmas tu identidad virtual, reduces riesgos de fraudes porque el sistema es de los más seguros que existen.
Hoy, no solo en Chile sino en varios países del mundo, empresas y personas naturales se suman a esta tecnología que facilita compras, ventas, pagos de impuestos y otros trámites que antes requerían encuentros presenciales. Ahora están al alcance de un clic.
¿En qué dispositivo puedo hacer la instalación?
Las firmas electrónicas digitales son compatibles con todos los sistemas operativos Windows, iOS, Mac, Android y Linux.
Cuando lo haces a través de nuestro servicio recibirás soporte técnico ante cualquier duda para que la instalación sea exitosa y puedas firmar online cualquier documento sin tener que movilizarte.
¿Debo instalar el certificado cada vez que use la firma electrónica?
No, el Servicio de Impuesto Internos (SII) permite centralizar tu certificado digital. Esto se traduce en que puedes subirlo a la nube del servicio de impuestos y así desde cualquier dispositivo con acceso a internet se te permite hacer los trámites legales con solo ingresar la contraseña.
El proceso es seguro y sin la necesidad de moverte de tu casa u oficina.
¿Cómo centralizar mi certificado digital en el SII?
Con la compra certificado digital se obtienen una serie de beneficios, siendo uno de los más importantes emitir facturas electrónicas en SII. Con él te inscribirás al sistema de facturación gratuita del Servicios de Impuestos Internos y además tendrás la oportunidad de realizar facturas desde un software privado.
Centralizar tu certificado digital consiste en subirlo a la nube del SII para que puedas usarlo libremente desde cualquier dispositivo con solo escribir la clave de seguridad. Es muy sencillo hacerlo, solo debes seguir los siguientes pasos:
- Una vez en la plataforma del SII debes ingresar tu Rol Único Tributario (RUT) y la clave del certificado digital.
- Luego en el menú de servicios online selecciona “Facturación Electrónica” y haces clic en “Sistema de Facturación Gratuito del SII”.
- La página te dirigirá a la Centralización de Certificado y desde allí es posible subirlo a la nube.
- El último paso es aceptar el trámite enviando la información requerida y listo.
De esta manera es mucho más sencillo realizar los trámites en el SII porque tu firma está guardada previamente y con tan solo ingresar la contraseña estarás listo para el trámite.
¿Hice la compra certificado digital y tengo un token también necesito hacer la instalación?
No, si posees una firma electrónica avanzada en una unidad token solo debes asegurarte que el computador donde usarás la rúbrica tenga el dispositivo insertado en el puerto USB y que el driver se encuentre instalado.
Estos dispositivos son una solución tecnológica segura y confiable, ya que se trata de equipos criptográficos, no son vulnerables y permiten almacenar una firma electrónica digital para poder llevarla contigo en todo momento.
Beneficios de instalar tu certificado digital
Una vez terminada la compra certificado digital y su instalación tendrás beneficios como:
- Poseer una identidad digital segura y firmar documentos vía online, esto puedes hacerlo desde cualquier lugar conectándote a internet
- Firmar de forma electrónica documentos tributarios
- Podrás inscribirte en el sistema de Facturación Electrónica del Estado
- Inscribirte en el sistema de Boleta Electrónica
- Realizar operaciones online con las empresas que también han modernizado sus sistemas
- Al tratarse de un proceso 100% digital estás contribuyendo con el cuidado del medio ambiente.
¿Quiénes deben tener un certificado digital de firma?
Según lo explica el SII en su portal web, todas las personas naturales que necesiten identificarse de forma individual o como representantes de una empresa deben poseer un certificado digital para realizar trámites legales como el pago de impuestos de forma electrónica.
¿Qué hacer cuando vence el certificado digital de la firma?
Cuando el certificado digital vence no se puede realizar ningún trámite legal, ni firmar ningún documento. En ese momento debes ponerte en contacto con la empresa prestadora del servicio para iniciar su renovación.
¿Qué hacer si deseas cambiar la clave del certificado digital?
La clave secreta del certificado digital puede cambiarse cuando lo desees y las veces que lo consideres necesario. Solo tienes que seleccionar las opciones “cambio de clave” y “datos de autenticación”, colocar la nueva contraseña confirmar y desde ese momento puede usar su certificado y firma de forma inmediata.
Sin embargo, siempre es recomendable realizar un respaldo y guardar la clave secreta personalmente para evitar perderla, ya que se trata de un documento importante y si no cuentas con la contraseña deberás iniciar el proceso nuevamente.
¿Instalar una firma electrónica simple o avanzada?
La firma electrónica Chile según lo establece la Ley Nº19799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, puede ser simple o avanzada.
Cada una con usos específicos, por ello antes de hacerte de una debes decidir cuál se ajusta a tus necesidades.
- Firma electrónica simple: como su nombre lo indica es una firma sencilla que no requiere de muchos trámites, también se le conoce como Certificado Digital Simple. Es posible usarla en el Suministro Inmediato de Información (SII) para facturaciones.
- Firma electrónica avanzada (FEA): Es la que necesitas si lo que deseas hacer es firmar documentos públicos electrónicos, mandatos judiciales o formularios del Registro de Empresas y Sociedad. Ya sea que tienes un negocio grande o pequeño, con esta rúbrica avanzada le das identidad digital y disminuirás los procesos que requieren de un arduo papeleo.
La firma electrónica tiene valor probatorio y tiene igual peso que una firma en papel con sello húmedo. Así lo contempla la Ley 19.799 que ya te citamos.
En el caso de la firma electrónica simple, consiste en colocar tu nombre al final de un correo electrónico. También puede ser un sonido, un símbolo o algún mecanismo electrónico que facilite la identificación del autor de la firma.
La Firma Electrónica Avanzada (FEA) por su parte, es la firma verificada por una entidad acreditadora como Firma Virtual. Esta rúbrica contempla mecanismos de validación como un token, el envío de un mensaje por teléfono o cualquier otro método que establezca la empresa acreditadora.
Te ofrecimos una guía detallada para que no tengas problemas cuando hagas la compra certificado digital y lo instales, pero si aún te quedan dudas siempre estamos para ayudarte. Solo tienes que ingresar a nuestra página web FirmaVirtual.legal o escribirnos por las redes sociales, nos encuentras así:
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