¿Qué es la firma electrónica simple?

¿Sabes cuál es la importancia de tener una firma electrónica simple? En la medida en que los trámites legales se digitalizan es necesario contar con una identidad online segura y confiable. Las rúbricas en línea te permiten gestionar casi cualquier documento sin la necesidad de moverte de tu casa u oficina.  

Las firmas virtuales están concebidas para hacer gestiones legales desde cualquier equipo con conexión a internet. Desde computadoras, teléfonos móviles o tabletas puedes hacer uso de ellas, de forma rápida y con la seguridad que proporciona tener una identificación online.   

Tal vez no lo sepas, pero en Chile es legal usar las firmas digitales desde el año 2002. La aprobación de la Ley Nº19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación le dio marco normativo a esta herramienta en la red.

El artículo 3 de esta normativa expresa textualmente que “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”.

Así que si aún no posees tu rúbrica digital sigue leyendo, porque en este artículo vamos a explicarte todo lo que necesitas saber sobre las firmas virtuales, cómo hacerlas, para qué usarlas y a dónde acudir para tener una. 

¿Qué es una firma electrónica simple?

Se trata de tu identidad digital con la que te puedes nombrar como el autor de un escrito y hacer ciertos trámites legales. Dicho en otras palabras, es como tu cédula, pero en el mundo online. Este tipo de firma también recibe el nombre de Certificado Digital Simple y tiene validez para asuntos legales, entre ellos la  facturación en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

Hay quienes optan por solo escribir su nombre al final de un correo electrónico o escanean su firma manuscrita, ambas acciones son válidas. Sin embargo, con la tecnología de hoy puedes tener una firma electrónica simple de forma sencilla. Hay empresas donde puedes adquirirlas con solo un clic. Son seguras y nadie pueda falsificarlas porque están creadas bajo estrictas medidas de seguridad.

Las firmas electrónicas simples no son complejas, pero sí deben tener un mínimo de seguridad para ser usadas y así evitar estafas o problemas legales.

¿Cuáles son las características de las firmas electrónicas simples?

Las firmas electrónicas simples, o FES, como también se les denominan, funcionan con un algoritmo matemático que no puede ser alterado. Así que se define como una huella digital a la que solo tú tienes acceso. 

Estas son sus características más notables:

El nivel de seguridad de este tipo de firmas es a través de una contraseña. Para ingresar a ella debes poseer una combinación de números, letras y símbolos que solo tú debes conocer.
Tiene diferentes formatos. Puede ser a pie de firma de un correo electrónico o código de autorización personal. De allí que sea más versátil que la firma electrónica avanzada.
Es posible recuperarla en caso de ser extraviada.

Al igual que cualquier documento de identidad, la firma digital debe estar vigente para realizar con ella cualquier trámite legal. Es indispensable renovarla en el tiempo que indiquen las autoridades. Por normativa tienen una vigencia de uno a tres años. Como se trata de un documento personal, nadie más puede solicitarla o renovarla por ti. Solo tú puedes hacer el trámite. 

Si adquieres tu rúbrica digital desde FirmaVirtual.legal es muysimple que puedas mantenerla al día. La razón es que todo el trámite es automatizado, a través de su plataforma online.

Tipos de firma electrónica simple

Se pueden establecer tres tipos de firmas o certificados electrónicos simples:

➤ Firma indirecta

Esta la conforma un username/password. Permite la verificación de la identidad de una persona. Tiene características mínimas de seguridad. A través de un registro automático se puede identificar a la persona que la posee.

➤ Firma de correo electrónico

Son las firmas que se colocan en los emails. Estos correos y rúbricas son cifrados.

➤ Firma en documento

Como su nombre lo dice, se trata de una firma que se encuentra en un documento que es enviado vía correo electrónico o cualquier otra forma digital.

¿Quién puede tener una firma electrónica simple?

Todas las personas naturales pueden tener una firma electrónica simple y usarlas para ciertos trámites como diligencias particulares. 

Ahora te explicaremos los beneficios de contar con esta identidad digital para hacer desde internet todo tipo de contratos, convenios, diligencias y muchos otros trámites online.

Ventajas de tener una firma electrónica simple

Como persona natural, contar con una firma digitalizada te ofrece los siguientes beneficios:

Evita tener que hacer largas colas en las instituciones públicas y privadas. Esto se debe a que para firmar un documento solo necesitas tener acceso a un dispositivo con internet. 
Puedes almacenar documentos de forma digital y así, además de ahorrar espacio físico, limitas el uso de papel y contribuyes con la preservación del ambiente. Menos papel, son menos árboles talados y menos contaminación por parte de la industria papelera.  
Los respaldos de documentación legal digital son tan válidos como los físicos. 
Con una firma electrónica simple puedes decidir quién tiene acceso a tus escritos, por lo tanto, blindas tu seguridad manteniendo algunos temas en estricta confidencialidad. 
Es posible usarlas en cualquier lugar y momento.
Gracias a la tecnología de cifrados y códigos es imposible falsificarlas, así que te proteges contra fraudes y estafas. 
Te mantienes a la vanguardia de las nuevas tecnologías. 
Se automatizan los procesos y con ello se simplifica el flujo de información. 

Otras de las características, no tan obvias, aunque sí deben tomarse en cuenta, es que firmar de forma online es un modelo sencillo de usar. Esto lo hace suficientemente útil y versátil como para ser implementado en la mayor cantidad de sectores sociales y al mismo tiempo, ser aceptado rápidamente. De allí el éxito de su uso. Además, está al alcance de todos, sin que represente costos elevados.

Mientras más amplio sea el uso de las firmas electrónicas simples, más modelos de gestión sencillos se generarán en los sectores públicos y privados. Hacia eso se encamina la digitalización, es decir, simplificar y permitir un muysimple acceso a cualquier trámite o gestión.

También en la medida que crece su uso, es importante que se actualicen los formatos de seguridad para blindar, cada vez más, la autenticidad y la confianza de estamparlas. 

¿Cómo puedo tramitar una firma electrónica? 

Para que una rúbrica digital tenga carácter legal debe estar elaborada por un prestador de servicios autorizado por el Estado. La empresa FirmaVirtual te permite realizar este trámite durante todo el año. Solo vas a necesitar:

• Tu cédula de identidad
• Enviar el formulario de solicitud, debidamente completado.

Una vez que te has decidido por una firma electrónica simple puedes tramitarlas de forma presencial o a distancia. Ambas modalidades se ejecutan de la siguiente manera:

➤ Solicitud presencial

Debes entregar el formulario con todos los recaudos solicitados en la oficina de la empresa acreditada para gestionar tu firma. Una vez cumplido este paso se te entregará la rúbrica bajo comprobadas medidas de seguridad que evitarán que alguien pueda falsificarla.

➤ Solicitud a distancia 

Bajo esta modalidad solo debes enviar por correo una firma notariada y a través del correo postal tú recibirás un dispositivo con tu firma electrónica lista para usar. 

Desde la plataforma Firma Virtual puedes simplificar esta solicitud, llenando el formulario que te aparece en el menú de inicio. También puedes chatear con los asesores de Firma Virtual quienes te explicarán los pasos a seguir y la forma que más te convenga.

¿Dónde puedo usar mi firma electrónica?

Desde hace varios años Chile ha sido pionero en Latinoamérica con el uso de firmas electrónicas. 

Sin embargo, muchos descubrieron las ventajas de usarlas solo en 2020 por el confinamiento. Cuando el uso de las rúbricas digitales se convirtió en una necesidad para poder continuar gestionando trámites legales, sin tener que salir de casa, la firma digital se ha convertido en algo imprescindible para muchos de nosotros.

Si aún no tienes una firma digital, tienes que saber que desde el momento en que empieces a usarla podrás finiquitar trámites relacionados con: 

• Documentos concernientes a la salud como récipes médicos, pólizas de seguro, entre otros.
• Documentos laborales, incluido el sistema de pensiones y títulos profesionales.  
• En el tema financiero, te ayuda a hacer contratos bancarios y pago de cuentas.
• Permisos de circulación y otros trámites legales del Estado. 
• Facturación Electrónica en el SII.
• En el sector inmobiliario, se usa para promesas de compraventa y contratos de arrendamiento.
• Contratos de créditos de consumo.
• Documentos tributarios electrónicos como guías de despacho, boletas y facturas. 

Es importante que sepas que hay algunas diligencias legales para que las que no es suficiente la firma electrónica simple, sino que requerirás de una firma electrónica avanzada. 

Se trata de casos en donde es preciso estampar tu nombre en documentos públicos, mandatos judiciales, formularios de registro de empresas, sociedades, entre otros. 

¿Es seguro usar una firma electrónica en Chile?

Durante el año 2020 el uso de firmas electrónicas en Chile se incrementó 1000% en plataformas como Firma Virtual. Esta cifra nos indica la importancia que tiene el documento de identidad en el país. Tener una firma electrónica, además de ser una necesidad, es una modalidad que va en escalada ¿Sabías que para el año 2023 se estima que, por lo menos, el 42% de las empresas protocolicen todo a través de sistemas biométricos de seguridad?

Las firmas electrónicas simples son seguras, si las haces con FirmaVirtual.legal son imposibles de falsificar. Es ese el principal objetivo de la digitalización: evitar estafas mientras que se hace tu vida más sencilla. Una rúbrica online permite, de forma inmediata, confirmar la identidad de una persona y proteger los datos de cualquier documento. Resulta imposible modificarlos sin que los involucrados lo determinen. 

Puedes tener plena confianza en una firma electrónica porque en el momento que se usa, se verifica la autenticidad de la autoría. Esta no puede transferirse y como ya te lo habíamos indicado, es imposible que un mensaje sufra alteraciones una vez que se ha firmado. 

Casos de éxito en sectores que usan firma electrónica

Cuando en 2020 el distanciamiento social empezó a marcar la pauta en todo el mundo, Chile ya contaba con las firmas electrónicas. Esto ha sido clave para mantener a flote diversos sectores económicos y que solo con las firmas simples han podido seguir operando. 

Veamos algunos ejemplos:

➤ Sector salud

Facilita el despegue de la atención médica virtual o telemedicina. Los médicos, con las firmas digitales simples, han podido emitir recetas de forma online, firmar fichas clínicas de pacientes, dar licencias médicas y simplificar todo documento que requiere de la rúbrica. Lo mejor es que se emiten de forma remota. 

➤ Sector inmobiliario y legal

El arriendo de viviendas y locales comerciales no se ha detenido. Bajo la modalidad online el sector inmobiliario se ha mantenido operativo. Fotos y vídeos en 3D ofrecen la experiencia de visitar las propiedades en línea. Al momento de lograr un acuerdo, la firma de los contratos de arriendo y compra no es problema cuando todos tienen una firma digital. 

➤ Sector automotriz 

La venta de vehículos usados aumentó más de 50% durante la pandemia. Con una firma electrónica se cumple con uno de los requisitos indispensables para hacer una compra venta segura que es, tener la identidad fidedigna del comprador y del vendedor. Esto evita estafas. 

➤ Sector laboral 

El teletrabajo se afianzó en el mercado laboral durante los meses más complejos de la pandemia mundial. Con las rúbricas electrónicas ha sido posible legalizar contratos de trabajo, lograr acuerdos con proveedores y hasta hacer más formal el trabajo del empleado freelance y de los autónomos. 

También, muchos trámites oficiales como las mudanzas y permisos para desplazarse, el contratar a un abogado u otorgar poderes simples se han simplificado con los beneficios del mundo online. 

¿Por qué firmamos?

Cuando adquirimos un compromiso, por ética tenemos que cumplirlo. Firmar un documento es aceptar de manera formal con dicha responsabilidad. En la vida moderna, cuando la digitalización marca la pauta, hacer acuerdos online es una manera de mantener la cultura de formalizar los pactos y apegarnos a las demandas de la sociedad actual.  

Con las firmas electrónicas llevamos los acuerdos a un nivel de compromiso más elevado, porque no hay manera de deshacer el deber asumido. Su carácter formal minimiza la posibilidad de conflictos y diferencias. 

Ante el auge de la digitalización, es normal preguntarnos si dejaremos de firmar papeles en el futuro. No cabe duda de que un día todos los documentos llegarán a ser reemplazados por una versión electrónica, no solo por la dinámica de ahorrar tiempo y espacio físico, sino también por la contribución que esto significa para cuidar del medio ambiente. 

Las firmas electrónicas en el mundo

No solamente Chile está un paso adelante para la simplificación de trámites a través de firmas electrónicas. Países como Italia, Alemania, Singapur Austria, España, Inglaterra, Francia, Japón, Australia, Bélgica, Finlandia. Así como en Puerto Rico, Colombia, México, Estados Unidos, Perú, Ecuador, Venezuela, Panamá, Brasil y Argentina usan las rúbricas online de forma legal. 

En el territorio chileno y en el extranjero, la rúbrica electrónica simple se acepta como una firma símil de la que hacemos de puño y letra en un papel. Esto no significa que cualquier persona natural pueda hacerla de forma espontánea. Es recomendable recurrir a empresas que se dediquen a tramitar las firmas electrónicas como es debido.

La masificación de las firmas electrónicas en el mundo no ha sido difícil tomando en cuenta el universo actual de los usuarios. Las nuevas generaciones fomentan el uso “en línea” y según los conocedores del tema cada vez será más sencilla la incorporación de toda la población a las bondades digitales.  

El siguiente paso para simplificar tu vida

Te describimos todo lo que necesitas saber para tener tu firma electrónica y hacer que tus trámites legales puedan resolverse rápido y seguro. 

En FirmaVirtual.legal contamos con un equipo especializado que está listo para atenderte desde cualquiera de nuestras plataformas en internet. Entra a nuestra página web y solicita el servicio que requieras para firmar en línea tus documentos. 

Desde nuestra plataforma puedes adjuntar los documentos que requieran ser firmados por uno y hasta 10 firmantes. En este mismo paso puedes pedir la certificación del documento con un notario o la protocolización notarial. 

Escoge el servicio que requieras, paga solo por lo que necesites y del resto nos encargamos en Firma Virtual. 

Si eres de los que prefiere hacer un enlace directo con tu prestador de servicios de firma electrónica simple escríbenos al correo electrónico: contacto@firmavirtual.legal. O puedes chatear en línea con nosotros por WhatsApp Web al número: +56 9 4522 7304.

¿Prefieres llamar a FirmaVirtual.legal? Hazlo por el número: +56 9 7563 5393. 

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