¿Necesitas firmar un contrato o cualquier otro documento online? ¿Te piden certificar o protocolizar el escrito con un notario en línea? Hay maneras de hacer las cosas más simples y comprar firma electrónica es una de ellas.
Cuando nos recomiendan hacernos con nuestra firma electrónica o cuando buscamos en internet la frase compra firma digital, de seguro se nos viene a la mente la pregunta ¿para qué la ocuparé? Y esto inmediatamente nos lleva a pensar en lo siguiente: ¿realmente necesito comprar firma electrónica? ¿Deberá ser simple o avanzada?
Pues bien, de todo esto e estaremos hablando a continuación. Te mostraremos cómo es de fácil comprar firma digital sin moverte de casa y en qué plataformas puedes hacerlo con total confianza.
Además, te contaremos para qué pedir y comprar una firma electrónica simple y cuáles son sus ventajas para hacer trámites públicos y privados dentro y fuera de Chile.
- ¿Por qué comprar firma electrónica?
- Usos de las firmas simples y avanzadas
- ¿Qué tan fácil es comprar firma digital?
- ¿Cómo y dónde comprar firma electrónica?
- Comprar firma electrónica en Chile: piso legal
- ¿Vale la pena comprar una firma electrónica?
- ¿Qué es el E-token y cuáles son sus beneficios?
- ¿Quieres tu firma electrónica? Sigue esta ruta
¿Por qué comprar firma electrónica?
Sabemos que la firma digital es un instrumento digital muy usado en Chile para emitir documentos tributarios electrónicos ante el SII.
En este sentido, cuando compramos una firma electrónica entendemos que es para poder crear nuestras facturas, notas de débito, de crédito, boletas electrónicas y más. Sin embargo, este no es el único entorno en el que debemos centrar nuestra atención.
La firma electrónica simple, también llamada FES (por sus siglas), nos permite darle formalidad a varios tipos de escritos. Comprar firma electrónica nos ayuda a tramitar:
- Documentos comerciales como acuerdos, contrataciones de servicios, préstamos, órdenes de compra.
- Documentos laborales, entre ellos, contratos de trabajo, finiquitos laborales, teletrabajo, certificados laborales.
- Documentos del sector inmobiliario, contratos de arriendo, compraventa, promesas, administración de inmuebles, etc.
- Documentos de arriendo o compraventa de vehículos, leasing, promesas de venta.
- Declaraciones Juradas para expensas, seguros financieros, etc.
- Demandas, constituciones para Sociedades Civiles, mutuos, entre otros.
- Documentos legales como entrega de poderes simples, manifestaciones personales, contratación de un asesor legal, entre otros.
Para poder tener una firma electrónica, necesitamos un sistema que nos ayude con esta tarea. Emitir documentos de este tipo es realmente fácil si contamos con la herramienta adecuada. Esta debe contar con un software sencillo de manejar e intuitivo y que se ajuste tanto a nuestras necesidades como a nuestras preferencias.
Usos de las firmas simples y avanzadas
Cuando se trata de cumplir con nuestras responsabilidades tributarias, no solo debemos centrar nuestra atención en la firma electrónica que hará posible esto. También en los demás elementos que harán falta para garantizar una correcta ejecución de los pasos que debemos cumplir.
Ahora bien, si eres de los que van más allá de la creación de facturas y boletas electrónicas y deseas suscribir contratos más complejos y con mayor incidencia legal, debes saber que podrás requerirás de una firma cuyo nivel en cuanto a seguridad sea mayor. Este es lo que ofrece una firma electrónica avanzada.
De entre las características que diferencian a la firma avanzada de la firma electrónica simple está el hecho de que la primera requiere de un e-token.
- La FES no necesita de un e-token. Funciona con una contraseña segura y otros pasos de verificación. Esto depende de la entidad con la que estés contratando el servicio.
- El e-token es un artefacto similar a un pendrive. Contiene tanto el archivo como las credenciales del propietario de la firma electrónica avanzada.
En cambio, en el caso de la simple, la firma se encuentra contenida en el computador y solo accederemos a ella a través de una contraseña.
¿Qué tan fácil es comprar firma digital?
Aunque cada día más personas naturales o jurídicas utilizan la firma electrónica, todavía existen muchas interrogantes acerca de dónde y cómo obtenerla. Este novedoso mecanismo digital de uso legal es intransferible. Cuenta con los más altos estándares de seguridad para realizar todo tipo de transacciones online.
En tal sentido, Chile lleva la delantera en Latinoamérica en el uso de las rúbricas digitales simples y avanzadas. A través de ellas puedes enviar una comunicación, celebrar contratos de arrendamiento, hacer trámites bancarios, pagar cuentas.
Muchos chilenos y chilenas los usan para hacer gestiones en sus sistemas de pensiones, documentos laborales, otorgar poderes, contratar pólizas de seguro, recibir recetas médicas. Muchos otros trámites, como los que se hacen en el portal del SII, requieren firmas electrónicas.
Legales como las de puño y letra
En Chile, el artículo N° 3 de la Ley Nº 19.799 -sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación y su reglamento- establece que los actos y contratos suscritos por medio de la firma digital tienen la misma validez y producen los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.
La ley 19.799 está además contemplada en el Decreto Supremo Nº181/2002 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción de Chile.
Este instrumento legal define los dos tipos de firmas que te contamos al principio:
- La Firma Electrónica Simple (FES), que permite identificar al autor y se utiliza para muchos documentos de carácter privado como contratos y acuerdos.
- Y la Electrónica Avanzada (FEA), que es la que está certificada por un prestador acreditado en Chile para tal efecto.
Sistema que evita fraudes y forjamientos
La firma avanzada es creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, como el e-token.
La idea del e-token es detectar y prevenir cualquier modificación o desconocimiento del documento firmado. Esto evita el forjamiento de datos de identidad o del contenido escrito, lo cual es clave para el uso de documentos de naturaleza pública.
En el caso de los documentos con firma electrónica simple, hay maneras de elevar su nivel de seguridad.
- Si decides comprar firma electrónica, desde la plataforma exclusiva de Firma Virtual puedes blindar tus documentos con firma simple ¿Cómo? certificándolos o protocolizándolos con un notario online o a domicilio.
- Con Firma Virtual no necesitas más que tu smartphone o computadora para comprar tu firma electrónica simple desde la comodidad de tu casa y oficina.
- En esta misma operación, que te tomará por lo regular unos 15 minutos, puedes indicar en tu formulario de pedido que quieres que tu documento reciba el visto bueno de un notario.
- De ser así, tu documento de FES con el sello del notario público requerirá de un trámite de 24 horas.
- Después de este tiempo, podrás recibirlo finalmente de vuelta, ya listo y en tu bandeja de correo electrónico.
¿Cómo y dónde comprar firma electrónica?
El gobierno de Chile, a través del portal web de Chile Atiende, ofrece información permanente sobre los requisitos para hacer tu firma avanzada todo el año. Para ello, debes contactar a un prestador de servicios, debidamente acreditado por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, para emitir la FEA.
Recuerda que:
- Para comprar firma digital debes tener un número de cédula de identidad, que es el único requisito indispensable.
- En línea debes llenar el formulario de la solicitud siguiendo las instrucciones del sistema.
- El costo lo establece cada entidad acreditada. Para operar una FEA el usuario requerirá un dispositivo E-token.
Si vas a comprar la Firma Electrónica Simple (FES) puedes hacerlo directamente desde las plataformas online de las agencias prestadoras de servicios reconocidas. FirmaVirtual.legal es una de las más reconocidas en Chile para obtener tu FES.
En cualquiera de las agencias prestadoras del servicio de firma digital, encontrarás toda la información que requieres. Podrás tener el asesoramiento para comprar firma electrónica de manera rápida y sencilla.
Todo ello, de acuerdo con lo establecido en las leyes chilenas. Puedes hacerlo tanto de manera presencial o a distancia. Esto depende de la agencia que contactes.
Pasos especiales para la firma avanzada
Ten en cuenta que para obtener los certificados para Firma Electrónica Avanzada, el usuario debe cumplir tres etapas, diferentes al de la Firma Electrónica Simple:
- Hacer la solicitud.
Para ello debe suministrar sus datos: nombre completo, Rol Único Tributario (RUT), dirección postal, dirección electrónica y teléfono.
- Validación presencial
Se valida su identidad ante un notario o Registro Civil, se registra su huella dactilar, se solicita copia de su cédula de identidad y una fotografía. Requiere la comparecencia personal y directa del solicitante o de su representante legal, si se trata de una persona jurídica.
- Generación del certificado
El usuario recibe el certificado de firma avanzada que es descargado al dispositivo portable o e-token.
Como puedes ver, las firmas electrónicas, simples o avanzadas, son herramientas digitales que cambian definitivamente la forma en la que personas, empresas e instituciones públicas hacen sus gestiones. Ofrecen un largo alcance.
Esto viene a solucionar muchas trabas que en el pasado impedían agilizar trámites, no solo en Chile sino también Europa y en otros países de América Latina.
Comprar firma electrónica en Chile: piso legal
Además de la Ley 19.799 vigente desde de 2003, existen otras normas que le dieron el piso legal a los mecanismos para compra firma digital. Hoy en día, estas constituyen un respaldo jurídico a la hora de firmar documentos electrónicamente.
Entre ellos se encuentran los decretos:
• N° 181. Contempla el Reglamento de la Ley 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y la Certificación de dicha firma.
• El N° 24. Incluye la Norma Técnica para la prestación del servicio de certificación de Firma Electrónica Avanzada.
• N° 14 del año 2014. Este instrumento jurídico modificó el Decreto N° 181.
• El N° 154 del año 2012 que modificó el Decreto N° 181.
• Ley N° 20.217 de 2007. Modifica el Código de Procedimiento Civil y la Ley Nº 19.799.
• El N° 83 de 2005. Aprueba la norma técnica para los órganos de la administración del estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos.
¿Vale la pena comprar una firma electrónica?
Son muchas las ventajas que ofrece comprar firma electrónica, pero una de las más importantes es que es confiable y segura.
A diferencia de las manuscritas, es muy difícil de falsificar, ya que posee algoritmos cifrados y respaldos de un certificado digital. Ellos permiten identificar a una persona y garantizar la integridad de los datos.
En la actualidad, y en especial desde que hizo su aparición la pandemia por la Covid 19, la mayoría de los procesos se han digitalizado. Estas han sido sus ventajas:
- Permite reducir los tiempos de muchos trámites
- Facilita el ahorro en gastos administrativos, de papel, tinta y otros
- Permite mantener un distanciamiento preventivo
- Cada vez es más común que empresas y personas de diferentes países firmen contratos sin necesidad de que los firmantes se muevan de sus oficinas o casas.
- Evita la movilidad innecesaria, ya que estas firmas son jurídicamente vinculantes.
Por ello, muchos prestadores de servicio ofrecen certificados digitales que garantizan la validez de los documentos. Esto, mediante la autenticación de la autoría de manera inequívoca y la certeza de que no sufrirán una modificación no autorizada del contenido.
Seguridad y productividad: otras ventajas
Para proteger el certificado de firma digital es importante mantener una contraseña segura. De este modo se logra mejorar tanto la seguridad como el cumplimiento normativo de los registros electrónicos.
Como podrás haberte dado cuenta, la pandemia ha abierto la posibilidad de seguir avanzando en la transformación digital. La masificación de la firma electrónica evita que la mayoría de los trámites sigan requiriendo de la asistencia presencial para una firma.
Tal facilidad impacta positivamente el aumento de la productividad de las empresas. Además, hace más eficiente el trabajo y la actividad diaria de cada persona. Veamos algunos casos muy puntuales:
- En el caso de la firma electrónica simple, si tienes un emprendimiento, puedes usarla para el contrato de arriendo de un inmueble o la firma de contratos laborales.
- Si eres trabajador, gerente de Recursos Humanos o dueño de negocio o empresa, con una FES puedes tramitar un certificado laboral, hacer un finiquito laboral como lo ordena la ley u otorgar un poder simple.
- Si tienes un negocio inmobiliario, no será problema hacer la promesa de compraventa de un inmueble o sacar un mandato de administración.
- Si estudias, la firma simple te abre las puertas para hacer trámites como la inscripción y pago de matrículas a tiempo.
Sin duda, son muchas las ventajas de firmar electrónicamente. Así que ¿por qué no aprovecharlas?
Soy extranjero ¿puedo comprar firma electrónica en Chile?
No hay ningún impedimento legal para que siendo extranjero puedas tener una firma digital en Chile. Solo necesitas un Rol Único Tributario (RUT) definitivo, ya sea por una Visa Temporal o Definitiva.
Para acceder a la FEA en forma remota debes haber recibido tu Clave Única y estar en la base de datos del Registro Civil y de instituciones financieras del país.
En caso contrario, tendrás que concurrir presencialmente a una empresa certificadora digital, acreditada ante la Subsecretaría de Economía o una Notaría Pública. Solo así, podrás validar tu identidad.
¿Es válida la firma electrónica en actos de la administración pública?
Muchos se preguntan si la firma electrónica es totalmente legal en actos celebrados con la administración pública.
El artículo 7 de la Ley Nº 19.799, establece tácitamente que los actos, contratos o documentos suscritos por el Estado, mediante la Firma Electrónica Avanzada, son válidos. Estos gozan de las mismas atribuciones que los elaborados y firmados en papel.
Asimismo, el artículo 8 contempla que las personas podrán relacionarse con los órganos del Estado, a través de técnicas y medios con firma electrónica. Eso sí, siempre que se ajusten al procedimiento descrito por las leyes y sean compatibles.
Mientras que el artículo 9 señala que la certificación de las firmas FEA de las autoridades o funcionarios de los órganos del Estado se realizarán por los respectivos ministros de fe. Estos son los equivalentes a la de un prestador de servicios.
¿Qué es el E-token y cuáles son sus beneficios?
Al hablar de firmas avanzadas no podemos dejar por fuera el E-token. Este pequeño dispositivo, fácilmente transportable y similar a un pendrive, es donde se almacena de manera segura una o varias firmas electrónicas.
- El E-token permite al usuario estampar su rúbrica digital desde cualquier ubicación geográfica u ordenador.
- Es una valiosa herramienta para el ejercicio profesional y muy ligera.
- Es muy preciada entre comerciantes, emprendedores y empresarios.
- Es de gran ayuda para quienes hacen negocios con personas naturales y jurídicas que residen en el extranjero.
- Facilita el trabajo de quienes, por su dinámica laboral, deben moverse a distintos puntos dentro de una misma ciudad y a diferentes horas.
- Es una solución digital de gran durabilidad en el tiempo. Tiene una validez de 1 a 3 años, al igual que la firma simple, y se puede renovar.
- Toda la información contenida está encriptada y protegida.
- Se adquiere a través de la entidad certificadora, después de pasar por un proceso de comprobación fehaciente de identidad.
- Se conecta por la entrada USB del computador.
Solo hay que tener cuidado de no perder el dispositivo. De ocurrir, hay que tramitar uno nuevo.
Cada vez que se compra una firma avanzada y renueva, se puede usar el mismo e-token. Es decir, no es necesario pagar nuevamente por el dispositivo portable.
¿Quieres tu firma electrónica? Sigue esta ruta
Ya te contamos las ventajas de comprar firma electrónica, el marco legal que lo sustenta y en qué trámites puedes necesitarlas.
Si requieres de un servicio destacado en firmas electrónicas con certificación y protocolización notarial, desde Firma Virtual puedes hacerlo. Su plataforma web que es confiable y fácil de usar.
Todos los documentos que subas para ser firmados electrónicamente, por hasta 10 participantes, se almacenan de forma segura en la nube mientras se completa el proceso.
Usando Firma Virtual tienes acceso a cuatro tipos de firmas:
- Firma electrónica
- Con certificación notarial
- Con protocolización notarial
- Firma notarial a domicilio u oficina
Las gestiones en nuestro servicio están respaldados por la Ley Nº19.799 y están disponibles en modo online y presencial en todo Chile.
Con Firma Virtual puedes comprar firma electrónica simple, que es la más usada para autenticarse en la web del Servicio de Impuestos Internos (SII) y para tener el Documento Tributario Electrónico (DTE).
¿Necesitas ayuda? Escríbenos al correo electrónico: contacto@firmavirtual.legal o chatea con nosotros por WhatsApp Web al número: +56 9 4522 7304. ¿Prefieres llamar a Firma Virtual Legal? Marca el +56 9 7563 5393.
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