¿Necesitas comprar firma electrónica avanzada? ¿No tienes idea de qué tan necesaria es adquirirla? Tener este tipo de firma electrónica simplifica una gran cantidad de trámites online en Chile y en el extranjero.
Si te preguntas qué requisitos debes cumplir para tener este tipo de firma electrónica, si es solo para empresas o si necesitas una firma avanzada siendo persona natural, en esta guía contestaremos estas interrogantes.
Con explicaciones paso a paso, te diremos lo que necesitas saber para que puedas firmar documentos electrónicamente de todo tipo y sin obstáculos.
¿Por qué comprar firma electrónica avanzada?
Hay situaciones en las que para hacer un trámite online te pueden exigir comprar firma electrónica avanzada. Un ejemplo es al adquirir el Seguro Electrónico Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP) o comprar una póliza, por nombrar dos casos comunes.
Lo que tienes que saber es que se trata de una rúbrica especializada ofrecida por una entidad acreditadora. Su propósito es autenticar la identidad virtual de una persona natural o jurídica para completar transacciones y comunicaciones electrónicas con total seguridad y calidad.
Como sirve para completar los requisitos legales en varios organismos públicos y privados, no solo en Chile sino en todo el mundo, puedes llegar a necesitarla ¡Claro! Esto depende de los trámites que requieras y de la actividad que realizas.
Si quieres crear una empresa, necesitas comprar firma electrónica avanzada. Con esta rúbrica puedes introducir documentos electrónicos en el Registro de Empresas y Sociedades. En solo 24 horas inscribir tu organización empresarial.
Sin embargo, para la mayoría de los trámites, bastará con tener una firma electrónica simple y no una avanzada. Son los casos de la firma de un contrato de arriendo, una protocolización notarial o un contrato de trabajo.
¿Cuáles son las diferencias entre ambas firmas? ¿Hay una más complicada o costosa que la otra? Primero tenemos que definir qué es una firma electrónica avanzada, qué es una firma electrónica simple y cuándo se justifica la compra firma digital.
¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?
La Firma Electrónica Avanzada es una herramienta tecnológica que se vale de algo más que contraseñas y candados para poder firmar instrumentos o documentos en el mundo digital.
Puede utilizar recursos biométricos, certificado en e-token, certificado en software, en la nube o cualificada. Para que este tipo de firma electrónica tenga validez, requiere de un certificado digital que contenga los siguientes datos personales:
- Nombre y RUT del usuario
- Validación de un prestador del servicio de firma electrónica avanzada. Este prestador debe contar con acreditación del Ministerio de Economía chileno.
Tipos de Firma Electrónica Avanzada
Entre los tipos de Firma Electrónica Avanzada que más se usan en Chile, tenemos:
E-token
Es la firma que se vale de un dispositivo criptográfico o similar a un pendrive. Este se utiliza a través del puerto USB de tu computador.
Clave Única Online
Se obtiene online mediante la Clave Única del Registro Civil.
Las firmas avanzadas pueden adquirirse para ser usadas durante 1 año, 2 años o 3 años. Esto depende del servicio que se contrate.
Otra modalidad es la firma avanzada de un solo uso, para personas que solo requieren estampar su firma avanzada en un trámite puntual. Por su puesto, es más económica que si se contrata por más tiempo.
Nivel de seguridad de la rúbrica avanzada
La Firma Electrónica Avanzada es conocida en Chile por las siglas FEA. En otros países, como México, recibe el nombre de FIEL.
Funciona bajo mecanismos y protocolos tecnológicos que permiten detectar, con total seguridad, si un documento es fiable. De esta forma:
- Se evitan forjamientos o modificaciones posteriores a la firma.
- Impide fraudes porque incluye datos de certificación como la fecha, hora y archivos que dan prueba de juicio de la autenticidad del instrumento o documento.
- Es incluso más seguro que una firma manuscrita, donde el sello húmedo y la rúbrica de una persona se pueden falsificar.
- Es una firma no repudiable, porque la integridad y accesibilidad de la información electrónica suscrita está garantizada.
- Permite además la verificación de la identidad de la persona titular de la firma. Así que nadie puede desconocer que un documento es válido e íntegro después de haberlo firmado electrónicamente con esta herramienta.
Debe estar soportada por un certificado digital. Este es emitido por un prestador de servicio debidamente acreditado ante las leyes nacionales e internacionales. Estos prestadores acreditados son sometidos a auditorías periódicas.
Soporte técnico de la firma avanzada
Los parámetros de confianza y fiabilidad bajo los cuales debe funcionar una rúbrica avanzada están contemplados en protocolos nacionales internacionales. En la Unión Europea, el Reglamento 910/2014 o eIDAS es el que regula esta materia.
El Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de Chile refiere que aunque no es obligatorio, se recomienda usar el formato estándar OpenXAdES. Además, en base al decreto ley 14/2014 Resolución 910 de la Comunidad Europea, se aconseja el estándar XML XAdES para documentos electrónicos.
Sin embargo, al contratar la firma avanzada con una entidad acreditadora de este servicio, no tendrás que estarte fijando en estos detalles técnicos. El certificado digital es garantía de neutralidad tecnológica y de reconocimiento internacional.
Usos de las firmas avanzadas
El campo de acción de las firmas digitales avanzadas es muy amplio. Se aplica en situaciones legales, financieras, laborales.
Para hacer contratos o asociaciones importantes como crear empresas o modificar estatutos es necesario comprar firma digital avanzada. Ello, de acuerdo con el Código Civil, Código de Comercio (artículos 350 y 425) y otras leyes en Chile.
Otras aplicaciones son:
Documentos corporativos
- Permite crear “Tu Empresa en un día” o constituir una sociedad desde la plataforma del Registro de Empresas y Sociedades
- Facilita la modificación de una sociedad, introducir actas de directorio o de accionistas
- Sirve para ejecutar mandatos generales, especiales o judiciales
Documentos laborales
- Se usa para contratos online de trabajo y liquidaciones
- Permite hacer los finiquitos, acompañados de la firma de un ministro de fe como un Notario Público.
Estos usos para documentos de trabajo también se pueden hacer tanto con firma electrónica avanzada como con firma electrónica simple (Ley 19.799). En la plataforma FirmaVirtual puedes comprar la firma electrónica simple en minutos.
Contratos con el Estado
- Todo contrato con organismos de la administración del estado chileno requiere firma electrónica avanzada.
Contratos con clientes y proveedores
De acuerdo con la Ley 19.799, las firmas electrónicas simples o avanzadas se pueden usar indistintamente para firmar:
- Contratos de prestación de servicios, confidencialidad, distribución y suministro
- Hacer anexos de contratos anteriores
- Contratos de arrendamientos, comodatos, compraventas de bienes muebles
En el caso exclusivo de la firma electrónica avanzada, el portal Chile Atiende nos explica otros usos. Entre ellos tenemos:
- Contratos bancarios
- Pago Automático de Cuentas o PAC
- Receta médica electrónica
- Sistema de pensiones y contratación de fondos mutuales
- Póliza electrónica de seguros y SOAP
- Certificados de revisión técnica y verificación de vehículos
- Documentos establecidos en la NCG 12
- Contratos de valores de oferta pública
Diferencia con la Firma Electrónica Simple
La Firma Electrónica Simple, también denominada FES o Certificado de Firma Simple, te permite demostrar que eres quien dices ser al firmar documentos digitalmente.
Te permite autentificarte en Internet y que el destinatario del documento o instrumento electrónico sepa cuál es el origen del archivo que está recibiendo.
Para hacer gestiones de impuestos en el portal del SII necesitarás la Firma Electrónica Tributaria, que es un tipo de Firma Electrónica Simple.
La FES, a diferencia de la FEA, se basa en el intercambio de claves y contraseñas. En la rúbrica avanzada se usan dispositivos como el E-token.
Ventajas de la FES
- La firma digital simple hace posible establecer cualquier relación jurídica y/o comercial en términos de autenticación básica de los usuarios.
- Permite encriptar o colocar candado al mensaje del destinatario para elevar la seguridad. Además, facilita la identificación en web con control de accesos.
- La firma electrónica simple puedes comprarla en la plataforma FirmaVirtual, que es una entidad autorizada en Chile para ofrecer este tipo de rúbricas.
- Evita desplazamientos físicos, demoras, tiempos de espera para firmar documentos entre varias personas, al igual que la FEA.
- Ahorra papel. Tanto comprar la FES como comprar firma electrónica avanzada es una manera de contribuir con la reducción de papeles, desperdicios, gastos de tinta, hojas, energía eléctrica, contaminación, etc.
Como ya te contamos, para hacer contratos con clientes y proveedores, firmar contratos del ramo inmobiliario o de índole laboral, puedes usar la FES.
Tanto las rúbricas simples o avanzadas están habilitadas legalmente en Chile, desde 2002, por la Ley de Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación. Este texto legal es mejor conocido como Ley 19.799.
¿Dónde comprar la firma avanzada en Chile?
Para comprar firma electrónica avanzada en Chile puedes hacerlo cuando quieras, los 365 días, por estas dos vías:
- Mediante un Prestador de Servicios de Certificación o PSC operativo. La Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño mantiene actualizada la lista de entidades acreditadoras activas en Chile en donde puedes comprar la rúbrica avanzada con e-token.
- Solicitándola en línea, mediante tu Clave Única del Registro Civil. En la web del registro puedes obtener los detalles para obtener la Clave Única del Estado para suscribir con firma avanzada.
- Desde el portal web Chile Atiende puedes comprar la firma digital avanzada siguiendo los pasos que te describen.
¿Cómo comprar firma avanzada?
¿Necesitas comprar firma electrónica avanzada? Te recomendamos hacerlo desde la web oficial Chile Atiende. Esta es la forma más fácil y simplificada para iniciar esta solicitud.
Desde allí puedes escoger la empresa acreditadora que prefieras para realizar este trámite. Ten en cuenta que:
- El único papel que te pedirán para pedir la firma avanzada es la cédula de identidad (en original y fotocopia)
- El certificado de Firma Electrónica Avanzada solo puede ser solicitado por mayores de 18 años.
- Puedes contratar el servicio desde 1 a 3 años.
- Cada empresa acreditadora de este servicio en Chile tiene valores diferentes en el costo del trámite. Puedes escoger la empresa o servicio que mejor se adapte a tus necesidades.
Pasos para comprar firma avanzada a entidad acreditadora
Lo primero que debes hacer es:
- Entrar al portal principal de Chile Atiende e introducir en el icono de búsqueda “Firma Electrónica Avanzada”. Para facilitarte las cosas puedes ir directo desde este enlace.
- Haz clic en “ir a los prestadores”. Esto te llevará a la web de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. Dale al botón: “Entendido, Ir al Trámite”.
- La pantalla te presentará la lista completa de todas las entidades acreditadas o PSC que pueden venderte el certificado de firma avanzada o para hacer la renovación. Haz clic en las direcciones web que prefieras, revisa bien y escoge los planes que se ajusten a tu bolsillo, intereses o trámites.
- Sigue las instrucciones de la entidad acreditadora que seleccionaste. Puedes llamar a los teléfonos que te aparecen, escribirles un correo electrónico o mensaje, chatear en línea o dirigirte personalmente a cualquiera de sus oficinas.
- Ingresa tus datos personales, completa el formulario de solicitud de firma avanzada online o presencialmente. Paga y espera la recepción de tu rúbrica avanzada.
Si la firma es con el uso de algún dispositivo como el e-token, te llegará el equipo a tu casa u oficina en días. Si es la primera vez que pides firma avanzada, deberás comprar el dispositivo en una sola oportunidad, por el tiempo que escogiste.
Para las renovaciones, no necesitarás volver a comprar el e-token, a menos, que lo hayas extraviado o dañado.
¿Cómo comprar firma avanzada con Clave Única?
Entre las modalidades para obtener la Firma Electrónica Avanzada online para varios trámites, se encuentra el recurso de la Clave Única del Registro Civil.
Puedes conseguir tu Clave Única de varias maneras:
Vía telemática
Puedes hacer una videollamada al Registro Civil y pedir tu Clave Única. Para ello:
- Ingresa a la web oficial del Registro Civil para solicitar el Código de Activación Clave Única
- Agenda la cita para que el personal te contacte y te atienda en videoconferencia el día y hora disponible
- Recibirás un correo una hora antes de la videollamada con el enlace para la reunión desde tu celular o computadora
- Ten a mano tu cédula de identidad. Nadie más, solo el portador de la cédula puede hacer este trámite
- El personal del Registro Civil te ayudará a obtener tu Clave Única.
Vía presencial
- Si prefieres hacerlo personalmente, debes ir a cualquiera de las Oficinas del Servicio de Registro Civil e Identificación. Selecciona en función de tu región y comuna.
- También puedes usar la red Chile Atiende y hacer la solicitud en las mesas de atención con tu cédula de identidad y con tu huella dactilar.
- Otra manera es en los tótems de autoatención Civil Digital del Registro Civil e Identificación.
Vía online
Otro modo online es desde el sitio web de la Clave Única que te resume todos los pasos anteriores. Sigue este procedimiento:
- Escoge el modo de videollamada o presencial.
- Recibirás un código de activación temporal para configurar tu contraseña y completar el registro.
- Ingresa tu RUN y el código que te suministraron al solicitar la Clave Única. Sigue las instrucciones que te salen en la pantalla.
- Activa la clave y úsala para los trámites en entes públicos como la Gendarmería de Chile, la Dirección del Trabajo o de Transporte.
- Puedes ver en pantalla todos los trámites que la Clave Única te permite hacer una vez activada. Al pulsar en cualquiera de los trámites, la misma plataforma oficial te va conduciendo para que completes el trámite.
¿Cómo es la firma avanzada en la Notaría?
¿Sabías que si no tienes Firma Electrónica Avanzada puedes solicitarle a un Notario que estampe su rúbrica para autenticar el documento?
Por ejemplo, si quieres crear una empresa puedes hacerlo con tu firma avanzada personal o con la del Notario, pagando los debidos aranceles.
Desde el 23 de febrero de 2021, la Corte Suprema se pronunció en torno al uso de firmas electrónicas y herramientas tecnológicas en las Notarías de Chile. Con la medida, los notarios pueden usar dispositivos de firma avanzada de manera personal e intransferible.
Esto facilita hacer copias autorizadas de los instrumentos o documentos con FEA, del mismo modo que lo hacen los Archiveros Judiciales, los Conservadores de Bienes Raíces, entre otros.
Las personas naturales y jurídicas se ven beneficiadas, ya que permite la entrega de documentos electrónicos de manera más rápida. Estos documentos pasan a tener el mismo valor que una impresión en papel, conservando el peso de la fe pública.
La firma avanzada del Notario permite estampar la rúbrica de forma semipresencial, mediante una videoconferencia, videollamada u otros métodos que permitan al Notario dar fe de la identidad de los firmantes.
Ventajas de comprar firma digital
Como has podido ver, la Firma Electrónica Avanzada tiene muchas aplicaciones y ventajas. Una de ellas, es que te permite registrar, constituir, modificar o disolver empresas y sociedades en Chile.
Puedes comprar firma electrónica avanzada cuando necesites firmar un documento que así te lo exija, o puedes gestionarla cuando quieras. Esto te permitirá ahorrar tiempo en caso de que te la pidan para algunos trámites que te explicamos en este artículo.
Para finalizar recuerda que puedes comprar tu Firma Electrónica Avanzada si vives en el extranjero. Aunque para ello necesitas tu Clave Única.
Compra tu Firma Electrónica Simple sin problemas
En el caso de la Firma Electrónica Simple, desde FirmaVirtual puedes hacerlo, sin salir de casa ni de la oficina. Esta compra de firma digital te tomará unos pocos minutos. ¿Cómo lo haces?
- Entra a a nuestra web de FirmaVirtual y pide tu firma electrónica simple desde el formulario de solicitud de servicio o consulta.
- Si necesitas la FES para un determinado documento, puedes adjuntarlo y pedir a FirmaVirtual que te tramite también la protocolización o certificación del documento ante un notario. Paga por el servicio o contacta a nuestros asesores en esta dirección: contacto@firmavirtual.legal
- Por WhatsApp y chat nos consigue por el número: +56 9 4522 7304
- Si prefiere hacernos preguntas o pedir la FES por llamada telefónica, marca el número +56 9 7563 5393 que con gusto te atenderemos.
FirmaVirtual es tu opción más rápida y segura para comprar la Firma Electrónica Simple, que es la más usada en Chile para buena parte de los trámites sin necesidad de pluma ni papel.