Con la digitalización en pleno auge, la firma electrónica ha empezado a formar parte de todos los sectores comerciales e industriales de un país como parte de su gestión y funcionamiento. Todo aquello que requiere una firma puede tramitarse utilizándola, de allí su importancia y gran difusión.
El uso de la firma electrónica aportan muchas ventajas que van desde la practicidad hasta la aceptación a nivel legal, lo que la ha convertido en aliado que solo trae beneficios a quienes deciden apostar por ella. Desde el sector de los bienes raíces hasta el mismo gobierno la emplean. Contratación, ventas, comunicados… todo esto y más lo podemos realizar haciendo uso de la firma electrónica.
Tabla de contenidos
¿Sabías que hay varios tipos de firmas? Conoce todo sobre ellas en estos post.
- ¿Qué es la firma electrónica simple?
- ¿Qué es la firma electrónica avanzada?
Ahora, veamos cómo este recurso tecnológico, válido y legal puede ayudar a tu empresa y algunos de sus principales usos.
¿Cómo la firma electrónica ayuda a las empresas?
La firma electrónica es una herramienta que ayuda a las empresas de varias maneras, y por esto desde el sector financiero, de salud, inmobiliario, de telecomunicaciones, comercial, e incluso recursos humanos la utilizan. ¿Quieres saber el porqué?
Ahorro de tiempo y recursos
Los diferentes usos de la firma electrónica en una empresa se llevan a cabo de forma fluida y rápida. No es necesario imprimir un documento para firmarlo, tampoco hay que escanearlo y enviarlo a para su firma, y mucho menos enviarlo con un mensajero. Esto sin duda es un ahorro de tiempo y de recursos, en un trámite tan habitual como es la firma de toda clase de información que se maneje en la empresa, desde acuerdos comerciales, órdenes de compra, contratos laborales y todo tipo de documentos.
Eficiencia y productividad mejoradas
Al eliminar la necesidad de procesos manuales y papel, la firma electrónica agiliza los procesos de firma y reduce los errores asociados con la manipulación de documentos físicos. Esto permite a los empleados centrarse en tareas más estratégicas, lo que mejora la eficiencia general de la empresa y la productividad del equipo de trabajo.
Mayor seguridad y cumplimiento normativo
Se trata de un recurso que utiliza tecnologías de encriptación y autenticación para garantizar la seguridad y la integridad de los documentos firmados. Además, es legalmente reconocida y cumple con los requisitos legales y normativos, lo que ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones vigentes. Países como Chile, México, Perú, Colombia, donde operamos, emplean la firma electrónica con completa validez legal.
Colaboración y trabajo remoto
Permite a los equipos colaborar de forma más eficiente, incluso cuando están trabajando de forma remota o distribuida, una modalidad muy en tendencia. Con ella, los documentos pueden ser enviados, firmados y devueltos rápidamente, lo que facilita la colaboración en tiempo real y reduce los retrasos causados por la distancia física.
Mejor experiencia del cliente
La imagen que una empresa da a sus clientes es clave de su éxito. Con la firma electrónica añades un recurso valioso para la experiencia que brinda al agilizar los procesos que los involucran. Esto reduce la fricción y la espera asociadas con los procesos de firma tradicionales.
Principales usos de la firma electrónica en una empresa
Con todas las ventajas que mencionamos, no cabe duda la valiosa aportación que el uso de la firma electrónica hace en una empresa, sin importar el ramo al que esta pertenezca.
Repasamos la amplia variedad de situaciones en las que se puede utilizar dentro de una empresa.
1. Contratos y acuerdos comerciales
La firma electrónica permite a las empresas firmar contratos, acuerdos comerciales y otros documentos legales de manera electrónica. Esto agiliza el proceso de negociación y firma, eliminando la necesidad de imprimir, enviar y escanear documentos físicos. Acelerar la firma de un acuerdo comercial se traduce en mayores ganancias, crecimiento y expansión de cualquier empresa.
2. Obtención y trámites de productos financieros
El financiamiento para una empresa es un punto crucial para su crecimiento, e incluso un impulso para quienes están empezando con la creación de su empresa. Sin embargo, los trámites bancarios pueden ser tardados, por esto, el uso de la firma electrónica es muy conveniente, evitando traslados a la entidad bancaria y tiempos de espera para ser atendido. Con la firma virtual se pueden tramitar diferentes tipos de préstamos para empresas, así como apertura de cuentas y transacciones comerciales.
3. Aprobaciones y comunicados internos
El uso de la firma electrónica también se da de forma interna dentro de la propia empresa. Por ejemplo, para obtener aprobaciones internas o comunicados a directivos sobre políticas, estrategias o acuerdos dentro de ella.
Otro ejemplo de uso interno de este recurso, en este caso por parte de los empleados, es que pueden firmar electrónicamente documentos como solicitudes de vacaciones, formularios de gastos, órdenes de compra y más.
4. Agiliza los trámites de RH
Un uso de la firma electrónica bastante común son los trámites dentro del área de Recursos Humanos. Los documentos como contratos laborales, políticas de la empresa, formularios de impuestos y formularios de recursos humanos pueden ser firmados electrónicamente, lo que agiliza el proceso de incorporación.
Los procesos de contratación se aceleran cuando se trata de contratos inteligentes, facilitando la captación de talento y evitando que la competencia pueda reclamarlos primero.
5. Gestión documental más eficiente
La gestión documental es un proceso crucial dentro de la empresa, el almacenamiento, manejo y administración de la información privada de la compañía debe realizarse de forma ordenada, garantizando su integridad y cuidado.
Cuando este proceso se digitaliza se hace más eficiente, seguro y funcional. Y entro de esta digitalización entra la firma electrónica, la cual permite la autenticación de documentos sin imprimirlos, permitiendo su manejo rápido y seguro.
6. Facilita la gestión directiva
Todo proceso, estrategia o cambio de importancia dentro de una empresa pasa por manos de los socios y directivos antes de ser aprobada. El problema de esto se presenta cuando muchos de ellos, no están en la empresa día con día, e incluso están otros lugares del país o fuera de este.
Cuando esto sucede, la firma electrónica muestra su valía, ya que si falta solo la firma de uno puede caerse un negocio. Tener acceso a ella de forma remota es la mejor herramienta para dar agilidad al manejo, administración y gestión de una empresa.
Estos son solo algunos ejemplos del uso de la firma electrónica en una empresa. En general, esta se utiliza en cualquier situación en la que se requiera una firma para validar y autenticar documentos de manera segura y eficiente. Ya que recordemos que tiene la misma validez que la manuscrita, aunque con más ventajas.
¿Por qué gestionar tu firma electrónica con FirmaVirtual?
El uso de la firma electrónica es amplio y variado, además de que puede emplearse de forma legal y respaldada en todo sector y área de negocio. Sin embargo, muchos tienen la duda de cómo usarla, qué proveedor emplear, cuál firma usar, para eso estamos nosotros, respondemos tus dudas, y te asesoramos para que puedas empezar cualquier tipo de trámite que requieras.
Somos una startup chilena con presencia en México y Perú, y te ofrecemos variados servicios con la firma electrónica simple, con o sin trámite en notaría. Todo mediante un sistema seguro, confiable y blindado para que tu información esté protegida en todo momento y tus trámites se autentiquen de forma eficaz.
– Contáctanos a los siguientes números. +56 9 4522 7304 – +56 9 7563 5393 – +56 9 9786 2790
– Y búscanos en nuestras redes: Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram. ¡Te esperamos!