Conoce el uso de la firma electrónica en contratos laborales en Chile

La firma electrónica en contratos laborales: Miles de trabajadores en Chile han firmado sus contratos por vía electrónica

Cada vez aumenta más el uso de la firma electrónica en contratos laborales en Chile; impulsado en gran parte por la realidad impuesta por la pandemia de Covid-19.

La principal razón es que en las circunstancias actuales esta herramienta digital ayuda a reducir el número de instancias; en que las partes que suscriben los documentos deben concurrir a espacios físicos como notarías y oficinas.

En el año 2020 se promulgó la Ley Nº 19.799, llamada también Ley de Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma (LFE).

El artículo 1 señala que, esta ley declara un nivel de equivalencia general entre las firmas digitales y documentos electrónicos y sus equivalentes manuscritos impresos en papel.

Dicha equivalencia rige en todos los contratos y actos realizados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado chileno.

La firma electrónica en el campo laboral de Chile

En el año 2008 la Dirección del Trabajo emitió la Ordenanza N° 3161/64, que deja en claro la validez del uso la firma electrónica en contratos laborales según lo descrito la Ley Nº 19.799.

Gracias a esto, hoy en día se pueden firmar electrónicamente una amplia variedad de documentos relacionados con el área de los Recursos Humanos.

Durante el año 2020 el uso de este recurso ha aumentado exponencialmente debido a la pandemia de Covid-19; pues la firma electrónica ayuda a reducir notablemente la necesidad de presencia física, concurrencia o desplazamientos de las personas a un mismo punto de reunión.

¿Cuáles documentos laborales aceptan el uso de firma electrónica?

Además de los contratos de trabajo, en Chile la firma digital o electrónica es aceptada para suscribir documentos laborales como autorizaciones, anexos, certificados y acuerdos.

Recordemos que ante la implementación de cuarentenas y restricciones a la movilidad por razones sanitarias; la Ley de Teletrabajo fijó el 01 de julio como fecha tope para que las empresas chilenas formalizaran el trabajo a distancia con sus empleados.

Esto ha llevado a un mayor uso de esta herramienta como parte de la nueva realidad surgida de la pandemia de Covid-19. 

Pero, ¿Qué es el Contrato de Trabajo Electrónico? 

Para hablar del uso de la firma electrónica en contratos laborales debemos explicar primero qué es un Contrato de Trabajo Electrónico.

Según la definición vigente, es un documento de tipo contractual que se emite, firma y valida a través de una plataforma tecnológica legalmente autorizada y supervisada por un ente del Estado chileno.

Todos los procedimientos que involucra la preparación de un contrato de trabajo electrónico pueden ser realizados por el empleado y el empleador sin necesidad de encontrarse frente a frente. Solo basta con tener acceso a una computadora o sistema con acceso a internet.

Y como dijimos antes, este contrato electrónico tiene la misma validez legal que el contrato tradicional suscrito en papel y cumple con las mismas reglas.

¿Qué tipo de firma se puede usar para firmar contratos laborales en Chile?

La firma electrónica en documentos laborales es tan válida ante la ley como la manuscrita

La Ley Nº19.799 estipula que se pueden usar dos tipos de firma electrónica en Chile, la simple (FES) o la avanzada. 

De igual forma, señala que los documentos públicos, otorgados ante o por un funcionario público; deben suscribirse con la firma electrónica avanzada. Sin embargo, la firma electrónica en contratos laborales puede ser del tipo simple (FES) pues esto son considerados documentos de carácter privado.

Existen algunas situaciones donde se requiere la presencia física de las partes, aunque hayan firmado digitalmente.

Por ejemplo, los actos otorgados por instrumento privado suscrito ante notario pueden admitir el uso de firma electrónica, pero se debe comparecer ante este funcionario para que este complete y valide todo el proceso.

Pero incluso en dicho caso de tener que concurrir las partes; estas pueden usar su firma electrónica para validar el documento digital, lo cual también hará el notario usando su propia firma digital.

Tramita tu rúbrica electrónica a través de FirmaVirtual

El año 2020 ha marcado un repunte en el uso de la firma electrónica en contratos laborales y se espera que esto aumente en 2021.

Para las empresas, el uso de firmas electrónicas en los contratos de trabajo facilita la labor de sus departamentos de Recursos Humanos; mejora la relación con sus trabajadores y los protege al facilitar la distancia social.

Pero sobre todo, reduce gastos por el uso de papel, tinta y otros materiales y evita a la organización posibles multas por no tener completa la documentación de cada contrato de sus empleados.

Nuestra empresa FirmaVirtual te ofrece la posibilidad de obtener tu propia Firma Electrónica Simple (FES) con certificación y protocolización notarial de los documentos.

A través de nuestra plataforma online puedes solicitar tu FES, ingresar los datos de los participantes y el orden en que firmarán.

Todas las operaciones se realizan bajo estrictas medidas de seguridad y tus datos estarán siempre resguardados.

Además podrás descargar en tu computadora los documentos generados en cada proceso.

Puedes también solicitar información a través de nuestra página en la red social Facebook. Con gusto te atenderemos.