¿Sabes qué tipo de firmas usar para trámites legales vía online? ¿Cómo gestionarlas y cuáles son los beneficios de tener una firma virtual? ¿Te has preguntado por qué estampar tu rúbrica con lápiz y papel en un momento donde la tecnología nos da ventajas?
En esta época donde cualquier tarea es cada vez más digitalizada, gracias a la computadora, tablet o teléfono celular, tramitar una firma electrónica avanzada es un paso simple que reduce el tiempo que dedicas a cualquier trámite legal. Además, es 100% seguro.
Si aún no tienes una firma digital o desconoces el proceso para hacerte de una, aquí te ofrecemos en detalle toda la información que necesitas para que actualices la manera cómo haces tus gestiones legales.
Lo que tienes que saber
La firma electrónica es una herramienta innovadora, aunque muchos solo descubrieron sus ventajas desde el 2020. La verdad es que es una modalidad que está cerca de cumplir una década en Chile,.
El Ministerio Secretaría General de la Presidencia aprobó su uso en 2003 y no es hasta ahora que ha ganado un gran impulso. Solo para que tengas una idea, en el 2020 el uso de las firmas electrónicas en Chile se disparó en por lo menos 1000% en plataformas como Firma Virtual.
Sin duda la pandemia por el Covid-19, que obligó a mantenernos en casa y al mismo tiempo, continuar realizando trámites legales, le ha dado un sitio importante a esta modalidad. Tiene la misma legalidad que una firma de puño y letra, aunque con más beneficios. Ofrece comodidad a los usuarios, reduce los tiempos y permite hacer toda clase de gestiones desde cualquier lugar.
Tipo de firmas y cómo tenerlas
Chile es el primer país de Latinoamérica en avanzar en el uso de las rúbricas online como instrumento legal. Esto hace que al momento de obtener una, debas estar informado sobre qué es, tipo de firmas para elegir, cómo usarla, cuáles son sus beneficios y no menos importante, estar blindado contra cualquier fraude electrónico.
Ahora, vamos a aclarar tus dudas para que, de ahora en adelante, puedas dar legalidad a cualquier documento sin la necesidad de moverte de tu casa u oficina, usando una firma electronica simple.
Aquí encontrarás los requisitos, mecanismos rápidos y sencillos para hacer tu firma. No solo se trata de comodidad y avances tecnológicos, sino que además es algo contemplado en las leyes chilenas. De tal manera que hacer contratos de arrendamientos, poderes, pólizas de seguro, y otros trámites es cada vez más rápido y eficiente.
La ley sobre firma electronica cambió la forma de hacer gestiones de Estado y privadas, no solo en Chile sino también Europa y en otros países de América Latina que avanzan hacia la modernidad. Esto abrió una puerta para hacer que las empresas sean organizaciones más eficientes. Simplifica protocolos y lo mejor es que continúa en desarrollo y cada vez más personas confían en esta modalidad.
¿Qué es la firma electrónica?
Se trata de una herramienta digital para uso legal. Es igual a una firma hecha de puño y letra, pero con el plus de que se puede verificar un documento a través de la web. Las rúbricas permiten determinar -sin errores- la integridad de un trámite, documento o voluntad.
Si te preguntas lo qué es la firma electronica, la respuesta que ofrece la Cámara de Comercio de Santiago de Chile es que: Se trata de una copia digital de tu firma y que permite certificar documentos públicos y privados.
Cualquier documento firmado de manera digital tiene la misma protección, valor y legalidad que los realizados en papel.
La Ley Nº19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación en su Artículo 3 establece textualmente: “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.»
Con este basamento legal, el Servicio de Evaluación Ambiental (SEA) también permite que el titular mantenga un exclusivo control de la firma, de allí la importancia de obtener el servicio con un prestador acreditado. Desde este servicio, puedes hacer online trámites relacionados con estudios de impacto ambiental, certificación, comprobación de consultores, entre otros, y la firma electrónica te simplifica todo.
El reglamento de su funcionamiento se contempla en el Decreto Supremo Nº181/2002 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, donde se establece las normas claras para su uso y forma de obtención.
Tipo de firmas que existen
Tanto en actos del Estado como privados son validadas las firmas digitales. Se establecen de forma legal firmas que te explicamos a continuación:
Ambas optimizan los tiempos en cualquier trámite, cada una con beneficios muy específicos. Conocer las diferencias entre una y otra permite usarlas de forma óptima y satisfacer las necesidades de los usuarios sean personas naturales o jurídicas.
Estas a su vez se pueden organizar en:
- Firma electrónica
- Firma electrónica con certificación notarial
- Firma electrónica con protocolización notarial
- Firma notarial a domicilio u oficina
Firma electrónica o firma electrónica simple ¿Para qué sirve?
La firma electrónica simple se puede definir como una propiedad digital que permite identificar al autor de un documento. Explicado de una forma más sencilla es cuando, por ejemplo, escribes tu nombre al final de un correo electrónico. También es válido si escaneas tu firma manuscrita para colocarla como el autor de un texto.
A esta firma también se le conoce como Certificado Digital Simple y está indicada si lo que deseas es realizar facturación en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII)
Firma electrónica avanzada ¿Cómo se usa? ¿Para qué sirve?
La firma electrónica avanzada es más formal que la simple. Es acreditada por un prestador de servicio autorizado para tal fin. Así con solo hacer un clic ya está estampada la rúbrica en cualquier documento y sin salir de casa, una opción simple de obtenerla es con nuestros servicios que puedes ver aquí.
Este tipo de firmas se usa en:
- Documentos públicos electrónicos
- Mandatos judiciales
- Formularios del Registro de Empresas y Sociedad
Firmas electrónicas notariales
Entre el tipo de firma, esta es como tener un notario a domicilio que permite agilizar trámites que requieren la firma de un notario como: contratos de arrendamientos, documentos públicos, poderes, salvoconductos de mudanzas, declaraciones juradas, contratos de trabajo, compra ventas y otros trámites legales.
Algunos documentos requieren protocolización o certificación notarial. Son las firmas electrónicas con certificación notarial y las firmas electrónicas con protocolización notarial las indicadas para agilizar los procesos sin la necesidad de trasladarse a ningún lugar. Todo se hace online y es una legalización segura y rápida.
Vamos en detalle estos tipo de firmas:
Firmas electrónicas con certificación notarial:
Como su nombre lo indica, este tipo de firmas requieren que una vez realizado el documento se haga una certificación notarial, trámite que requiere de tiempo y movilización para quien lo realiza. Pero al adquirir una firma electrónica de este tipo se simplifica el proceso. Se usa para arriendos, salvo conductos, declaraciones juradas y otro tipo de documentos simples.
Firmas electrónicas con protocolización notarial:
Se realiza para que un documento privado tenga carácter público. Requiere de un nivel de seguridad mucho más elevado porque queda registrado por el Estado con número de repertorio, fecha y archivo judicial.
Firmas notariales a domicilio u oficina:
Este tipo de firmas se usan para protocolizar documentos que requieren de un notario público y gracias a la digitalización de la firma, no es necesario salir de casa u oficina.
Ventajas de tener una firma electrónica
No importa si tienes un negocio pequeño o una gran empresa, las firmas electrónicas ofrecen beneficios incluso, si solo requiere hacer un documento como persona natural. Cuando usas una rúbrica digitalizada:
- Ahorras tiempo y dinero porque todo aquello que requiere una firma se automatiza, esto a su vez aumenta la productividad cuando de una empresa se trata.
- Se disminuyen los procedimientos manuales y con ellos las colas, aglomeraciones de personas y largas esperas.
- Reduces documentos en espacios físicos, solo requieres un archivo digital.
- Contribuyes con el medio ambiente porque minimizas el consumo de papel.
- Tiene el mismo respaldo legal que los documentos en físico.
- Todo tipo de firmas electrónicas están blindadas contra cualquier tipo de fraude, no pueden ser falsificadas. Cualquier intento de estafa quedará como una huella digital.
- Están disponibles vía online en cualquier lugar y momento.
- Mejora la experiencia con los clientes ya que ofrece una visión innovadora de tu empresa.
- Tendrá mayor confidencialidad porque solo podrán acceder al documento personas autorizadas.
- Se puede firmar desde cualquier navegador y cualquier dispositivo con acceso a internet.
Diferentes sectores han encontrado beneficios en el uso de firmas virtuales, como el ramo inmobiliario. Aquí puedes ver cómo en los contratos de arrendamiento, por ejemplo, se reducen los tiempos y se hacen de forma más segura.
¿Dónde se pueden usar las firmas electrónicas?
En Chile se ha modernizado el trámite de casi cualquier documento y cada día se suma una nueva documentación que puede hacerse con la firma electrónica. Tienes que saber que todo esto lo puedes firmar sin salir de tu casa u oficina:
- Contratos bancarios
- Sistema de pensiones
- Documentos laborales
- Pago de cuentas
- Pólizas de seguro
- Contrato de valores de la oferta pública
- Permisos de circulación
- Títulos profesionales
- Recetas médicas
Estos son solo algunos, pero tanto el Estado como la empresa privada modernizan cada vez más sus labores. Hace menos de una década solo se podían efectuar algunas gestiones puntuales, hoy más sectores se suman: inmobiliario, de salud, bufetes, área automotriz, educación y personas particulares.
¿Cómo tramito una firma electrónica?
El trámite para obtener una firma electrónica está abierto todo el año con el prestador de servicio autorizado https://firmavirtual.legal/. El requisito indispensable es la cédula de identidad. Deberás llenar un formulario de solicitud con el cual se verificarán tu nombre y todos tus datos.
Hay dos maneras de hacer la firma electrónica: presencial y a distancia. Ambos autorizadas por el Estado chileno.
- Presencial: Se te envía un formulario y debe llevarse a la oficina de la empresa acreditada donde se hará todo el trámite legal y recibirás de forma inmediata el token (dispositivo de seguridad) con la firma.
- A distancia: Debes llenar un formulario y enviarlo, además hacer llegar por correo postal la firma debidamente notariada. De vuelta recibirás por correo un token con tu rubrica electrónica.
Ya tengo una firma electrónica ¿Debo renovarla?
Cuando se tiene una firma electrónica es indispensable mantenerla vigente o de lo contrario no se pueden realizar trámites de forma eficaz. Es como cualquier otro documento de identidad que debe ser actualizado para garantizar su legalidad y efectividad.
Estar al día es muy sencillo. Se hace de manera online, por lo que no debes trasladarte a ningún lugar. La puedes renovar desde tu ordenador, pero siempre con prestadores de los servicios debidamente autorizados como FirmaVirtual y en donde encuentras los pasos a seguir para renovar la rúbrica.
Las firmas digitales se expiden con una duración de uno, dos o tres años. Al momento de solicitarla deberás decidir cuál es la mejor opción para ti de acuerdo con tus necesidades. Transcurrido ese tiempo debe actualizarse y podrás continuar con tus trámites de forma simple.
Es importante que sepas que la firma electrónica es tan personal como la cedula de identidad, por eso solo tú puedes solicitarla y renovarla.
¿Es segura la firma documentos digitales?
Desde que podemos comunicarnos de forma digital cada vez más empresas se unen a los beneficios que aporta hacer todo vía online. Un dato que debes conocer es que, por lo menos el 26% de las empresas de todo el mundo usan la biométrica como medida de seguridad para combatir fraudes y se estima que en unos dos años se sumen 16% más.
En el mundo digital confirmar la identidad de cada persona es indispensable y es ese el objetivo principal de las firmas electrónicas. Así se reducen riesgos y tanto para empresas como para personas naturales es más confiable cualquier gestión. Además, ofrece mayores niveles de seguridad que la firma tradicional porque los datos electrónicos están protegidos sin que puedan ser modificados.
El hacer uso de firma de documentos digitales es una forma de lograr la tecnología a tu favor y asegurar que ni tú, ni tu empresa serán víctimas de fraude porque la ciberseguridad es indispensable al momento de emitir los documentos.
Además al hacerlo con empresas privadas, la firma se almacena en un dispositivo (token) de manera segura.
Elementos que permiten confiar plenamente en las firmas
- Autenticación de la autoría: Las firmas y datos proporcionados son verificados, por lo que una vez colocada la rúbrica es intransferible.
- El mensaje no tiene alteraciones: Desde el momento que se emite la información se mantiene integra.
- Privacidad: Solo las personas autorizadas tienen acceso a la firma y la información emitida.
¿Quién puede tener una firma electrónica?
Todas las personas pueden tener y usar una firma electrónica. Se asocia a un individuo de forma particular, ya sea natural o jurídico, es única e intransferible.
Si eres el representante legal de una empresa, profesional freelancer o personal público, entonces tu mejor opción es una firma digitalizada avanzada. Si necesitas hacer diligencias particulares puedes optar por la simple.
¿Cómo son las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas son seguras, incluso más que las realizadas a puño y letra. Esto es posible por cómo se elaboran. Son algoritmos matemáticos y solo el emisor tiene acceso a ella.
Los documentos que se firman bajo esta modalidad generan una huella digital y una vez que se firma no puede ser modificado y de hacerlo, el algoritmo arrojará que ha sido alterado. De allí la seguridad inquebrantable con el uso de las firmas digitales.
De esta manera garantizas que eres tú quien hace la firma, nadie más podría. De lo contrario la tecnología arrojará la falla. Garantizas así que el documento no se manipula más que por quien lo emite y quien recibe.
Del bolígrafo al token
Cuando firmas en papel usas un bolígrafo, pero cualquier tipo de firmas digitales vas mucho más allá. Estas requieren de un dispositivo de alta seguridad criptográfico denominado token, en él se almacena la rúbrica de forma encriptada. Esto permite que solo tú tengas acceso en el momento que lo requieras.
Para gozar de sus beneficios deberás instalar los drive del token en tu ordenador, conectarlo al puerto USB, abrir el archivo digital y listo. Tienes a disposición y de manera segura tu firma.
¿Dudas? Siempre puedes saber más contactándonos a través de nuestra página web Firma Virtual.legal y en las redes sociales nos encuentras así:
En Facebook accede a https://www.facebook.com/FirmaVirtual
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En Instagram: https://www.instagram.com/firmavirtual.legal
Si buscas estar en línea con nosotros también puedes escribirnos vía WhatsApp al +56 9 4522 7304 o llámanos al +56 9 7563 5393 donde estamos siempre para atenderte.
Si es vía email que deseas contactarnos no dudes en dejarnos tus inquietudes en la siguiente dirección: contacto@firmavirtual.legal
Recuerda que te ofrecemos trámites virtuales seguros, porque toda nuestra información está blindada. Además tenemos presencia en todo el país y en nuestra plataforma con solo registrarte tienes acceso a nuestros servicios.