Firmar una escritura pública online: Se espera que en unos años todos los actos públicos se puedan hacer electrónicamente
Aunque el uso de firmas electrónicas en Chile está permitido para validar muchos tipos de documento; todavía existe la imposibilidad firmar escrituras públicas online, pues estas requieren cumplir obligatoriamente con ciertas solemnidades.
En Chile el uso de la firma electrónica en documentos de carácter público y privado está permitido desde el año 2002 gracias a la Ley Nº 19.799. Debido a la pandemia de Covid-19, su uso se ha incrementado considerablemente durante 2020.
Sin embargo, sigue teniendo varias limitaciones que se espera sean subsanadas en gran parte a través de un proyecto de reforma legal iniciado en el año 2012.
Mientras tanto, seguirán existiendo algunas limitaciones en el uso de documentos electrónicos y firmas virtuales que hay conocer a la hora de realizar actos públicos que exijan su protocolización ante notario público.
¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas usados en Chile?
Para entender por qué no se puede firmar escrituras públicas online en Chile debemos repasar el instrumento legal que permite el uso de las firmas electrónicas en el país.
Aquí hablamos de la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma (LFE) y su respectivo reglamento.
La LFE establece un principio de equivalencia entre los documentos electrónicos y los impresos, dándoles la misma validez. De hecho, para efectos legales los actos y contratos firmados electrónicamente serán reputados como si fueran escritos y la firma se mirará como manuscrita.
También define dos tipos de firma virtual, la Firma Electrónica Simple (FES) y la Firma Electrónica Avanzada (FEA).
La primera puede ser cualquier sonido, símbolo, imagen escaneada de una firma, un dato biométrico o cualquier proceso electrónico que permita identificar de una forma u otra al autor, mientras que la segunda
La FEA en cambio es una firma certificada por un prestador acreditado; creada mediante medios electrónicos que se encuentran el control exclusivo de su titular. Cuenta con mecanismos de verificación de legitimidad y seguridad contra modificaciones por parte de terceros.
Excepciones al uso de las firmas electrónicas simples
Muchos documentos legales solo pueden rubricarse con firmas electrónicas avanzadas (FEA)
Aunque la FES y la FEA son muy usadas, la legislación actual establece algunas excepciones y limitaciones al uso de las firmas electrónicas en Chile cuando se trata de las de tipo simple.
Específicamente, se señala que la FES no puede usarse en actos que exigen la utilización expresa de firmas avanzadas; como es el caso de los instrumentos públicos que deben llevar la firma avanzada del funcionario emisor.
Tampoco pueden usarse en las copias electrónicas autorizada de una escritura pública, que en su lugar deben llevar la FEA del notario que las autoriza.
Otro caso donde no se puede usar una FES es en los certificados de Registro Civil, donde también se debe aplicar la FEA del funcionario responsable. Además, los mandatos judiciales hechos en formato electrónico deben suscribirse únicamente con la firma avanzada del mandante.
También se rechaza el uso de la FES para validar los formularios de constitución, modificación, disolución o anotaciones de empresas del Registro de Empresas y Sociedad.
Estos documentos deben llevar la firma avanzada de los constituyentes, socios o accionistas o en su lugar la del notario que autoriza el acto si los anteriores no poseen su propia FEA.
Actos que no pueden validarse con ningún tipo de firma electrónica
Mientras no se apruebe el proyecto de ley para modernizar el uso de las firmas electrónicas en Chile; hay una serie de situaciones donde no se puede hacer uso de esta herramienta ya que las leyes imponen que los actos se hagan de forma manuscrita.
- Cuando la ley exige una solemnidad que no puede cumplirse a través de un documento electrónico
- Cuando la ley requiere la concurrencia en persona de alguna de las partes
- En actos y contratos relativos al Derecho de Familia
La Ley Nº 19.799 establece que los actos que requieren escritura pública no pueden ser celebrados con firmas electrónicas. Entre estos tenemos la venta de inmuebles o servidumbres y la constitución de hipotecas, por ejemplo.
La base de esta limitación es que el marco legal vigente establece que para otorgar una escritura pública concurran personalmente las partes ante el notario; y que se realicen varias formalidades que por el momento son incompatibles con la noción de firma virtual o documento electrónico.
Si bien la LFE señala que la firma avanzada se debe usar en los documentos con carácter de instrumento público, el artículo 1.699 del Código Civil señala a su vez que el “instrumento público” es aquel “autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario”.
Esto significa que debe ser otorgado ante un notario o escribano e incorporado en un protocolo o registro público. De otra forma no podrá ser considerado como “escritura pública”.
Firmar una escritura pública online: ¿Y se puede firmar electrónicamente un acto privado?
A pesar de las limitaciones, hay que aclarar que los actos que deben ser otorgados por instrumento privado suscrito ante notario si admiten el uso de firmas electrónicas en Chile; pero con la condición de que las partes comparezcan ante este funcionario.
En este caso, el notario certifica el otorgamiento del documento usando su propia firma electrónica avanzada. Así lo señalan los acuerdos sobre el uso de documento y firma electrónica por notarios, conservadores y archiveros judiciales emitidos en 2006 por la Corte Suprema.
En todo caso, son muchos los actos que requieren la comparecencia ante un notario; incluso si este y las partes usarán sus firmas electrónicas avanzadas, lo que le resta efectividad al uso de las nuevas tecnologías.
Solicita los servicios de FirmaVirtual
Mientras se adelanta el proyecto de reforma a la LFE, la mejor forma de aprovechar al máximo las ventajas de las firmas electrónicas en Chile es contando con el apoyo de empresas especializadas en esta materia.
Nuestra empresa FirmaVirtual te ofrece la posibilidad de obtener tu propia Firma Electrónica Simple (FES); con certificación y protocolización notarial de los documentos.
A través de nuestra plataforma online puedes solicitar tu FES, ingresar los datos de los participantes y el orden en que firmarán. La confidencialidad de cada operación está garantizada gracias a nuestros mecanismos de seguridad.
Te ofrecemos también la posibilidad de descargar en tu computadora o dispositivo los documentos generados en cada proceso.
Puedes también solicitar información a través de nuestra página en la red social Facebook. Con gusto te atenderemos.