¿Qué es una orden de compra y cómo hacer este tipo de documento?
Si tienes un negocio, empresa o estás empezando en tu emprendimiento debes conocer la importancia de generar correctamente una orden de compra para garantizar tus dividendos, controlar tu inventario y medir gastos.
Para todo profesional, comerciante y empresario es clave saber qué datos debe tener este mandato de compra y cuáles son los pasos para emitir este documento con la ayuda de servicios como las firmas electrónicas, sin errores ni datos incompletos.
Aunque no lo creas, una orden de compra asegura tus ingresos y evita conflictos entre clientes, proveedores, empresas y usuarios. Para ello debe contemplar todos los elementos vinculados con la contratación, compra y entrega de productos, bienes y servicios. Y esto aplica para cualquier negocio, desde una gran empresa hasta un pequeño restaurante de comida rápida en Chile. Si quieres conocer de qué trata, cómo se hace y también, para qué sirve, lee hasta el final.
- ¿Qué es una orden de compra?
- Características de la orden de compra o nota de pedido
- ¿Para qué sirve una orden de compra?
- Ventajas de las órdenes de compra en Chile
- Los 11 datos que debe tener una orden de compra
- Notas de pedido y compras públicas en Chile
- ¿Quién realiza la orden de compra?
- ¿Qué sigue después de recibir una nota de compra?
- ¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma de tu orden de compra?
¿Qué es una orden de compra?
Primero, es importante que sepas que la orden de compra no es un documento tributario obligatorio en Chile, pero sí tiene implicaciones vinculantes dentro de la normativa legal.
En todo el mundo, toda orden de compra da cuenta de algo que un comprador quiere de un vendedor. Al colocarse por escrito esta solicitud, se crean las bases de un compromiso comercial.
Pero ¿qué es una orden de compra? También conocida como nota de pedido o pedido de compra, se trata básicamente de un documento en el que un comprador entrega un requerimiento a un vendedor para que le suministre ciertas mercaderías o servicios.
Este documento puede ser electrónico o un papel físico. En él se explica:
- El tipo de producto o servicio
- La cantidad que se quiere comprar
- Su precio
- Quién es el vendedor y quién el comprador
- Las formas y condiciones de pago
- Fecha de entrega
- Y todos aquellos datos importantes y necesarios para realizar una determinada operación comercial.
Es un documento financiero que avala una negociación entre un proveedor (o empresa) y un cliente. Y no solo da fe de una relación comercial entre dos partes, sino que acredita el interés de compra de un producto o servicio. Así que establece el compromiso de un cliente para pagar por el precio fijado en la nota de pedido.
El Servicio de Impuestos Internos de Chile (SII) subraya que una de las ventajas de emitir una orden de compra es que formaliza la adquisición de un bien o servicio.
Características de la orden de compra o nota de pedido
Para que la orden de compra sea válida, debe mostrar claramente la información sobre lo que se quiere adquirir. Es diferente a un presupuesto, lo cual es una práctica muy común cuando los clientes quieren hacer un pedido grande o están evaluando las opciones antes de tomar una decisión.
Ahora, sabías que a pesar de que este documento es clave en la gestión de cualquier negocio y su inventario, todavía es algo que es desconocido o no es utilizado por muchos emprendedores o microempresas que recién comienzan.
Fíjate en estas características y verás lo importante que es sumar las órdenes de compra como una pieza que mejora la organización y administración de tu empresa y la relación con tus clientes o usuarios:
- Es un documento que detalla el producto o servicio a contratar.
- Busca dejar por escrito lo que alguien quiere comprar.
- Es parte de la seriedad y confiabilidad que una empresa ofrece.
- Facilita la toma de decisiones y la gestión empresarial.
- Es clave para el sistema de licitación con el Estado.
- Ayuda a clientes y empresas a recibir una atención satisfactoria.
¿Para qué sirve una orden de compra?
Para entender mejor esto, supongamos que tienes un negocio que ofrece sitios web para comercio electrónico y que alguien quiere comprar tu paquete de servicios.
Por ejemplo, que le diseñes la plataforma de pago, los catálogos, contenidos o que le suministres el servicio de chatbot o asistentes virtuales.
Teniendo esto en cuenta, puedes facilitar un formato para que el cliente sepa qué es lo que está comprando y pueda generar la orden de compra. Así podrá hacer su pedido más fácil y completar los datos por vía electrónica, sin papel de por medio.
Una orden de compra ayuda a facilitar las cosas porque tiene otras interesantes ventajas:
➤ Sin formato específico
Las órdenes de compra no tienen un formato único ni obligatorio, como sí ocurre con las facturas electrónicas en Chile.
➤ Libertad para escoger el sistema a utilizar
Puedes usar cualquier mecanismo, plantillas o software para generar un formato y tener mayor orden al emitir tus pedidos o recibirlos. ¡No te olvides de la opción de una firma electrónica para suscribir tu nota de pedido!
➤ Tiene respaldo legal
En muchos países, las notas de pedido pueden contar como un respaldo legal para probar que algún servicio o producto fue encargado.
➤Puede garantizar el pago
Es una manera de facilitar el cobro, ya que alguien puede negarse a pagar si no existe una orden de compra de por medio. Es un documento válido para demandar, de ser necesario, y exigir que te paguen.
➤ Da seriedad y agrega un plus a tus procesos
Si eres una persona emprendedora y está empezando en tu negocio, saber cómo generar una nota de pedido le agregará seriedad a tu trabajo o emprendimiento. Te ayuda a organizar tus procesos comerciales.
➤ Facilita la organización de tus actividades ante el SII
Dejar por escrito todo proceso de compra y venta es clave en Chile cuando inicias actividades en el SII.
Si haces facturas electrónicas en el sistema gratuito del SII, puedes emitir guías de despacho solo en caso de órdenes de compra de bienes. Esto lo haces desde la opción en el menú para emitir documentos tributarios electrónicos.
Ventajas de las órdenes de compra en Chile
Cuando se realizan actividades económicas en Chile, una forma de acreditar que una empresa es seria y que ejerce efectivamente sus actividades económicas es tener encargos por escrito.
Las órdenes de compra no tienen formatos establecidos, ya que como te contamos al principio, no es un documento tributario. Tampoco es igual que una factura electrónica ni sigue el mismo formato del Servicio de Impuestos Internos.
No obstante, como veremos más adelante, en el caso de los proveedores de bienes y servicios para el Estado chileno, estos sí deben hacer uso de una plataforma oficial para hacer pedidos. Esta plataforma es denominada Mercado Público y es administrada por ChileCompra.
Pero en general, al igual que una guía de despacho, la orden de compra es un documento absolutamente libre en cuanto a cómo puedes redactarlo. Eso sí debe responder a detalles claves como el nombre de la empresa que emite la orden y de la empresa proveedora.
Otros de sus beneficios muy puntuales son:
- Cuando una orden de compra está mal generada es fácil de identificar.
- Permite establecer correctivos antes de enviar el pedido. Evita generar una factura errada.
- Puede completarse en un tiempo rápido porque reúne menos formalidades.
- Ayuda a ahorrar tiempo.
- Después de efectuar la compra, la nota de pedido puede transformarse en una factura.
En conclusión:
- Tanto comprador como vendedor deben estar identificados con claridad en este documento.
- Debe ofrecer detalle de los productos o servicios que están siendo requeridos, de la manera más específica posible.
- Esto evitará cualquier tipo de errores de ambas partes.
Emitir una orden de compra con email ¿se puede?
¿Sabías que una orden de compra puede ser un simple correo electrónico en el que se solicita uno o varios productos o servicios? Así es. Se puede hacer una nota de pedido por esta vía.
Esto es formidable porque ayuda también a ahorrar papel. Al responder el correo y aceptar el pedido se formaliza la intención del comprador.
Es importante que suministre todos los datos requeridos. De allí que sea recomendable que tu empresa ofrezca una emisión digital de órdenes de compra y que sea amigable y fácil de usar por tus clientes.
Esto evitará que un correo pueda “perderse” entre la montaña de emails diarios. Siempre es mejor sistematizar nuestras notas de pedido, establecer un orden y no improvisar. De esta forma:
- Nuestros clientes sabrán cómo solicitarnos los productos y servicios que ofrecemos.
- Como clientes, podremos hacer una solicitud de artículos y llenarla correctamente.
- Nos quedará respaldo de la solicitud.
- Podremos llevar un mejor control de la organización, contabilidad y los pagos emitidos y cobrados, así como las ganancias.
Los 11 datos que debe tener una orden de compra
Ahora ¿cómo está estructurada una orden de compra? Hay datos que no pueden faltar en toda solicitud de pedido correctamente realizada.
Ten en cuenta todas sus partes y verifica que no falte esta información. Ya seas emisor o receptor, toma nota de los 11 datos que deben estar presentes en este documento:
- Datos del emisor
La nota de pedido debe identificar el contacto y la dirección del comprador o empresa que emite la solicitud de la mercancía, producto o servicio.
- Datos del que hará la entrega
Debe llevar la información de contacto y la dirección del proveedor, es decir, los datos de quien entregará la mercancía, producto o servicio.
- Fecha y lugar
Es la información con la data y lugar desde donde se está haciendo la emisión del pedido.
- Términos de entrega
Son las condiciones o parámetros bajo los cuales se hará la entrega del pedido, es decir, cómo y cuándo el cliente tendrá en sus manos los productos solicitados.
- Términos de pago
Debe establecer claramente los métodos de pago aceptados en la transacción. Si es por transferencia bancaria, cheque, pagarés, pagos por móviles, alternativas electrónicas, giros postales, etc.
- Cantidad de productos
El documento debe detallar la cantidad de productos que son solicitados.
- Descripción de los productos
El nombre de los productos que se están comprando y su descripción es importante para una mejor diferenciación entre otros artículos del stock o lista de servicios.
- Precio de los productos
Es recomendable que la nota de pedido detalle los precios por unidad de cada clase de producto.
- Gastos de envío
Esto es muy importante, ya que se deben establecer los costes por envío o gastos que se deriven para hacer llegar la compra.
- Pago total
La nota de compra debe totalizar el coste del pedido, con los impuestos u otros requisitos que sea necesario aplicar.
- Firma autorizada
Al emitir una orden de compra, debe aparecer la firma autorizada de la persona responsable de hacer la petición (cliente) y que responderá por el pago.
Como ves, este documento no es más que la formalización -mediante un documento- del interés por un determinado producto o servicio. Por tal razón, al contener estos 11 datos clave, se convierte en una prueba física de una petición e intención de compra. Es un respaldo ante cualquier situación confusa o error.
Notas de pedido y compras públicas en Chile
Como ya te mencionamos, en las compras públicas del Estado chileno, las notas de compra requieren otro tipo de manejo. Ello para satisfacer los requerimientos de hospitales, ministerios, municipalidades, Fuerzas Armadas y más de 850 entes públicos.
Así que para comprar insumos y contratar los servicios que son requeridos a los proveedores, el Estado realiza estas transacciones mediante la plataforma Mercado Público.
Las órdenes de compra de alimentos, material de oficina, transporte, hotelería, tratamientos médicos y muchos otros requerimientos se procesan por este canal, el cual reúne a compradores públicos y miles de proveedores del país.
Si buscas ser proveedor del Estado, debes saber que estas notas de pedido se rigen por la Ley de Compras Públicas N° 19.886.
Básicamente, este sistema facilita al comprador (el Estado) la emisión de un documento electrónico para pedir a un proveedor (las empresas) que entregue el producto o servicio.
Estas órdenes de compra vienen con una numeración única, precio, cantidad de artículos y condiciones para la entrega. El proveedor puede aceptar o rechazar esta orden de compra. Si la rechaza, debe explicar el motivo.
¿Quién realiza la orden de compra?
¿Quién debe firmar una orden de compra? Como has visto a lo largo de este artículo, toda orden de compra es emitida y firmada por los clientes. De esta forma, muestran el interés real que tienen sobre algún producto o servicio.
Así que podemos decir que la nota de pedido es la forma de comunicarle al vendedor o proveedor qué es lo que quiere.
Puede emitirse por duplicado. Así, tanto el comprador/cliente como el vendedor/proveedor pueden conservar una copia del documento.
¿Qué sigue después de recibir una nota de compra?
- Si eres el vendedor/proveedor, entrega el producto o servicio a tu comprador/cliente en caso de que aceptes la orden de compra.
- Si no puedes responder a este pedido, debes cancelar la orden inmediatamente e informar al cliente el motivo del rechazo.
- Si se trata de una licitación pública, este rechazo puede dar pie a que el comprador aplique sanciones y exija el cobro de la denominada boleta de seriedad de ofertas, que es un tipo de garantía.
- Una vez que aceptes la nota de pedido, debes enviar al cliente el producto o dar el servicio en los plazos que hayan sido fijados en el documento.
- Si es un producto, debe colocarse en el paquete o lote el número de la orden de compra. Así tu cliente podrá verificar lo solicitado.
- Al preparar el encargo de tu cliente/comprador, el siguiente paso es emitir la factura que debe llevar el número de orden de compra.
- El cliente/comprador deberá pagarte el monto en la orden de pedido y este debe corresponder a lo que refleja la factura enviado.
¿Cuánto tiempo tengo para aceptar una orden de compra? Lo recomendable es hacerlo lo más pronto posible, o al menos, entre 24 horas y dos días hábiles.
¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma de tu orden de compra?
¿Necesitas hacer una orden de compra online y firmarla? ¡Hazlo con una firma electrónica simple desde FirmaVirtual!
FirmaVirtual es una de las plataformas acreditadas en Chile para emitir firmas online. Con nosotros puedes agilizar la administración y entrega de todos tus documentos electrónicos, y esto incluye las órdenes de compra.
Por si no lo sabías, las firmas digitales son jurídicamente vinculantes y están establecidas en la Ley 19.799. Con nosotros, puedes pedir tu firma electrónica con validez hasta por tres años.
¿Qué debes hacer?
Solo llena nuestro formulario de solicitud de firma y sigue los pasos. En breve, validaremos tu identidad y podrás comenzar a utilizar tu firma virtual para lo que necesites.
Podrás pedirle a tu proveedor los productos o servicios que requieras, emitir tu nota de compra y firmarla sin complicaciones.
¿Qué más puedes hacer con tu firma electrónica?
Puedes firmar poderes simples, promesas de compraventa, contratos de arriendo, órdenes de importación, declaraciones juradas, hacer trámites migratorios, firmar contratos con empresas y mucho más.
Para saber más, entérate de todo en nuestra sección de preguntas frecuentes o puedes llamarnos por los números +569 4522 7304 o 7563 5393 para una atención personalizada.
Ahora conoces los 11 datos que no deben faltar en tu orden de compra y las ventajas de tener una firma electrónica para emitir tus notas de pedido.
¿Sabías de las ventajas de las firmas electrónicas para tu negocio o empresa? ¡Déjanos tu comentario!
Si buscas más, lee este artículo sobre cómo arrendar tu departamento de inversión y haz crecer tu patrimonio.