La digitalización ha estado abriéndose camino desde hace algunos años. Sin embargo, la pandemia por el COVID-19 fue el impulso que le faltaba para convertirse en una realidad apremiante y casi obligatoria de adoptar para empresas y negocios en todos los niveles.
Ignorar las ventajas de la digitalización puede significar el estancamiento de tu negocio, y no lo decimos nosotros, los números no mienten. Según una investigación de Deloitte, el 85% de las empresas ha migrado un tercio de su personal al trabajo remoto. Otros estudios revelan que en países como México, el 80% de las empresas han iniciado su proceso de transformación, mientras que Chile lidera los niveles de digitalización empresarial de la región.
Lo anterior nos da una idea de la importancia y las ventajas de la digitalización que empresas de todos los sectores pueden aprovechar. ¿Te interesa el tema? Entonces no dejes de leer este post.
¿En qué consiste la digitalización empresarial?
En pocas palabras, podemos decir que digitalizar una empresa significa integrar a su desempeño tecnologías disruptivas que sustituyan y optimicen procesos manuales. Esta transición permite automatizar diferentes tareas, permitiendo que el trabajo sea más fluido, se aumente la productividad y que los profesionales puedan dedicar su tiempo a trabajos de mayor relevancia y no a acciones repetitivas.
La digitalización afecta a todos los niveles y ámbitos de una empresa, sin importar el tamaño de esta. Pero no es algo que pueda hacer de forma improvisada, por el contrario, requiere un plan estratégico adecuado. Su implementación debe ser lenta y evolutiva, permitiendo que los trabajadores puedan adaptarse a los cambios que la transformación digital exige, y de este modo beneficiarse del incremento de la productividad y otras ventajas que veremos más adelante.
¿Cuáles son las consecuencias de la no digitalización?
Al ser una tendencia del mercado y un punto de inflexión en el que convergen empresas de todo el mundo y todos lo niveles, negarse al avance tecnológico significa negarse a la evolución y crecimiento. Expertos aseguran que en los próximos años, la digitalización seguirá en aumento, y así como que si un negocio no está en internet, prácticamente no existe; lo mismo sucederá con la transformación digital.
Además, una empresa no digitalizada corre el riesgo de:
- Perder, filtrar o no utilizar de forma correcta los datos internos y de clientes.
- El aumento de datos y de información, hará que sea muy complicada su gestión y manejo.
- La búsqueda y localización de datos sensibles o claves para el negocio, se hará cada vez más compleja, lo que limitará a la empresa y su desempeño.
- Ofrecer una mala experiencia de cliente, tanto por la lentitud de los procesos, como por los posibles errores en tareas manuales repetitivas. Lo que afecta la imagen de la empresa ante sus clientes potenciales causando perdidas.
- Una disminución progresiva de la productividad, por el manejo inadecuado de los diferentes procesos.
- Quedarse atrás de la competencia.
Ventajas de la digitalización empresarial
Digitalizar una empresa puede tener muchas ventajas tanto para el negocio como tal, así para los empleados, gerentes, directivos y clientes finales. Veamos algunas de las más importantes y sorpréndete.
Incrementa la productividad
La digitalización de procesos permite optimizar recursos, ahorrar tiempo y esfuerzo, agilizar tareas y reducir errores en trabajos repetitivos que dejan el espacio para que el personal pueda dedicar su atención a aspectos de mayor relevancia y peso dentro de la organización.
¿Qué procesos pueden digitalizarse para aumentar la productividad?
- Búsqueda y consulta de documentos de todo tipo. Al tener los datos e información de la empresa digitalizados, consultar una factura, revisar un contrato, buscar la información de un cliente… es mucho más rápido y fluido.
- Firma de documentos con el uso de recursos como la firma electrónica es posible ahorrar tiempo, esfuerzos y dinero, evitando desplazamientos innecesarios, ya que todo se puede hacer de forma online.
- Almacenamiento de la información en la nube, permitiendo romper la barrera del espacio, por el hecho de que todos aquellos con acceso pueden consultar información o desempeñar tareas de su trabajo sin importar que se esté o no dentro de las instalaciones de la empresa. Esta ventaja de la digitalización es un gran aliado para el cada vez más común trabajo remoto.
Reduce costos
Los costos operativos dentro de una empresa, aunque necesarios, si no se controlan, pueden afectar seriamente las finanzas. Una estrategia bien planeada de digitalización puede ser un gran aliado para reducirlos. Al mejorar la productividad y eficiencia, tanto en el uso de recursos como de la productividad, se pueden reducir los costos operativos en un 20%. Incluso, puede ser un punto a favor para aumentar las ventas, atraer más clientes o mejorar los procesos de producción.
Acceso a nuevas oportunidades de mercado
Al reducir o eliminar la brecha del espacio y el tiempo con la utilización de recursos como la firma electrónica, software de gestión especializados que optimicen el manejo y administración de diferentes recursos y procesos, la incursión a nuevos mercados se facilita. Incluso puede ayudar a concretar la internacionalización de la empresa, al facilitar la comunicación digital y mejorar la logística, sin importar que sea en el país vecino o al otro lado del mundo.
Mejora la experiencia del cliente
Entre las ventajas de la digitalización de una empresa está la mejora de la experiencia del cliente, tanto interno (empleados) como externo (clientes finales). Los primeros obtienen un apoyo en el desarrollo de sus procesos de trabajo, lo que los hace más eficientes y productos. Mientras que los segundos se benefician de diferentes formas como la comunicación más rápida, mayores canales de ventas, la posibilidad de atención o servicio 24/7 y mucho más.
Fortalece la presencia e imagen de la marca
Todas las ventajas de la digitalización se conectan, y es que para que la marca se vea fortalecida, debe ser productiva, tener en control sus costos operativos, trabajar para la satisfacción del cliente y mejorar la fluidez de los procesos internos, son la base para la solidez de toda empresa. Esto precisamente es lo que un buen plan y manejo de la digitalización pueden traer.
La lista de ventajas de la digitalización de una empresa puede seguir. Y es que también influye de forma directa y positiva en la seguridad y privacidad de los datos internos y de clientes y optimiza las tareas. Además, permite la automatización de diferentes procesos, crea nuevas funciones de trabajo y reemplaza otras, brinda mayor flexibilidad y beneficia en diferentes niveles al talento humano de la compañía.
FirmaVirtual y la Digitalización
Los servicios y la razón de ser de FirmaVirtual van de la mano de la digitalización, ya que la firma electrónica es un recurso insustituible, legal y muy efectivo para que toda empresa pueda beneficiarse de él. Tiempo, esfuerzo y dinero son tres puntos claves en los que el uso de la firma interviene. Sea sencilla, notariada o protocolizada, podemos ayudarte.
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