¿Es legal la firma electrónica para firmar contratos de trabajo en Perú?

Los procesos de contratación de las empresas han dado un giro importante en los últimos años, añadiendo al proceso facilidades como la firma electrónica, brindando agilidad y rapidez a un elemento clave como es integrar nuevo talento humano a los departamentos de una empresa.

Esta adaptación dentro de la dinámica laboral tuvo su auge durante la pandemia, ante la necesidad del implementar el trabajo remoto y posteriormente el trabajo híbrido. Para ello, firmar contratos de trabajo en Perú utilizando la firma electrónica es una realidad que muchas empresas están incorporando a dinámica habitual. 

Pero, ¿es legal utilizar la firma digital para la contratación de personal en Perú? La respuesta es sí, y te lo explicamos en este post. 

Importancia de firmar un contrato de trabajo

Tanto para la empresa empleadora como para el propio empleado tener un documento donde se establezcan los términos y condiciones del trabajo, así como los derechos y deberes de ambos es un elemento fundamental para que se establezca una relación laboral clara. Algunas de las razones por las que es importante firmar un contrato de trabajo son:

1. Claridad en los términos y condiciones del trabajo: un contrato de trabajo establece de forma clara las responsabilidades y expectativas del empleado, así como las obligaciones y beneficios ofrecidos por el empleador. Esto ayuda a evitar malentendidos y conflictos en el futuro.
2. Protección de los derechos del empleado: dentro de este documento de carácter legal se deben incluir disposiciones que protegen los derechos del empleado, como el salario a devengar por la actividad que va a realizar, el horario (inicio y fin de la jornada), las horas de trabajo, los días de descanso, las prestaciones sociales y los beneficios de ley a los cuales tendrá acceso.  También se establece lo relativo a las vacaciones o licencias.
3. Protección de los intereses del empleador: el contrato de trabajo también protege los intereses del empleador, al establecer las obligaciones del empleado y las consecuencias en caso de incumplimiento.
4. Condiciones de terminación del empleo: otro punto clave que todo contrato laboral debe incluir son las condiciones de terminación del mismo. Esto debe incluir su duración, las causas de terminación, el tiempo establecido para el aviso previo requerido y la liquidación que corresponda.

Un contrato de trabajo no solo protege y estable las actividades, obligaciones y derechos del empleado como parte de la empresa. También es un documento fundamental para la empresa, que la protege, estable sus obligaciones y de obviarlo, puede conllevar graves sanciones a nivel legal por incumplimiento de los derechos de los trabajadores en Perú, aunque esto aplica a todos los países. 

Firma electrónica para contratos de trabajo

La firma electrónica es una herramienta tecnológica legalmente válida para la firma de contratos de trabajo en muchos países de América, Europa y el mundo. En Perú, se rige por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, y su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, y no solo es válida para la firma de contratos laborales, sino también para acuerdos de trabajo, contratos de compra, venta y renta de propiedades, y mucho más. 

Utilizar la firma electrónica ofrece múltiples beneficios, y con ella se garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos electrónicos, incluyendo los contratos de trabajo que es de lo que trata este post. 

Sin embargo, para que una firma digital tenga validez legal, debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la legislación peruana, como la utilización de un certificado digital válido, la identificación del firmante y el uso de algoritmos criptográficos seguros. En FirmaVirtual esto es precisamente lo que te ofrecemos, una alternativa segura para múltiples usos, que incluso puede tener la validación de un notario, sin que requiera la presencia física de los firmantes.

En la práctica, este recurso se puede utilizar para la firma remota de contratos de trabajo, lo que permite a las partes firmar el documento sin necesidad de estar presentes físicamente en el mismo lugar. Esto puede ser particularmente útil en situaciones en las que las partes se encuentran en lugares diferentes, o simplemente para la aceleración de los procesos y comodidad de las partes.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que, en Perú, existen requisitos específicos para la firma electrónica de contratos de trabajo, y que estos requisitos pueden variar según el tipo de contrato y la naturaleza de las partes involucradas.

¿Es legal la firma electrónica para firmar contratos de trabajo?

Si, la legislación peruana establece que los documentos electrónicos y las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que los documentos y las firmas en papel, siempre y cuando se cumplan los requisitos y procedimientos establecidos por la ley que explicamos arriba. 

En este punto es importarte aclarar que la firma electrónica no es lo mismo que una firma escaneada o una imagen digital de una firma. Por el contrario, para su total aceptación y validez, esta debe ser producto de un proceso seguro y criptográfico que garantiza la autenticidad e integridad del documento y de la firma. Además, la legislación peruana establece que la firma electrónica debe estar respaldada por un certificado digital válido.

En resumen, podemos afirmar que la firma electrónica es un recurso legal para firmar contratos de trabajo en Perú, siempre que cumpla con los elementos básicos de seguridad establecidos por la ley que mencionamos arriba. 

Tipos de contratos laborales en Perú

En Perú, existen diferentes tipos de contratos de trabajo que se pueden establecer entre la empresa empleadora y el trabajador. Cada uno responde a intereses particulares y al tipo de trabajo que sea el ofertado. 

1. Contrato de trabajo por tiempo indefinido: este tipo de contrato no tiene una fecha de finalización y se extiende hasta que una de las partes decida terminarlo.
2. Contrato por tiempo determinado: al contrario del anterior, tiene una fecha de finalización específica. La duración máxima de este contrato es de 5 años con posibilidad de renovación. En estos casos, se suelen emplear de acuerdo a la naturaleza del trabajo, por ejemplo, un empleo por temporada, o cuando se sustituye a otro trabajador. 
3. A tiempo completo: de acuerdo a lo dispuesto en la ley, este tipo de contrato establece que el empleado trabajará un número de horas completo cada semana.
4. A tiempo parcial: para esta modalidad el empleado trabajará un número de horas reducido cada semana. Son muy utilizados en trabajos para estudiantes al poder combinar el tiempo de trabajo con las horas de estudio. 
5. Contrato laboral temporal: se utiliza para cubrir necesidades de personal temporales, como picos de producción o sustitución de un empleado por ausencia corta.
6. Por obra o servicio: se utiliza para contratar a un trabajador para realizar una tarea específica y concreta, que tiene un inicio y un fin determinado.
7. Contrato de trabajo en prácticas: es la opción ideal para estudiantes, se utiliza para que el empleado pueda adquirir experiencia laboral en un área específica mientras se capacita.
8. Contrato laboral de formación: esta opción se utiliza para que el trabajador pueda adquirir formación específica para su trabajo mientras trabaja.

Cada país tiene sus propios reglamentos, y en el caso de Perú, los contrato de trabajadores deben cumplir con los derechos laborales establecidos por la ley, Código Laboral Peruano y las normas complementarias, los cuales establecen elementos básicos de acuerdo al tipo de contrato del que se trate. 

Beneficios de la firma electrónica en los contratos laborales

El uso de la firma electrónica puede aportar varios beneficios en el proceso de contratación de empleados dentro de las empresas. Entre ellos tenemos que destacar: 

Optimiza el uso del tiempo y ahorra costos

Un gran beneficio de utilizar la firma electrónica para firmar contratos de trabajo es precisamente la fluidez que otorga al proceso de contratación, optimizando el uso del tiempo al eliminar desplazamientos innecesarios por ser la firma en modalidad remota. Al mismo tiempo, su función a distancia permite reducir diferentes costos administrativos inherentes al proceso.

Garantiza un proceso seguro y confiable

La seguridad en la firma de documentos como los contratos laborales es una garantía de la firma electrónica debido a los elementos que integra como la criptografía avanzada o Advanced Encryption Standard (AES) la autenticación de datos e inclusión de certificados de seguridad como el ISO 27001 como el que integramos en FirmaVirtual. De este modo, los documentos gozan de autenticidad, integridad y no repudio. Además, otro punto clave, es la garantía de confidencialidad y protección de la información. 

Facilita la gestión de documentos

Un beneficio de la firma electrónica es la practicidad de su uso y cómo esto beneficia la gestión documental de la empresa, facilitando el almacenamiento digital de la información, y su posterior búsqueda y revisión. 

Rapidez, conveniencia y flexibilidad

La firma electrónica permite que los contratos laborales se puedan firmar desde cualquier lugar, lo que permite una mayor flexibilidad en la gestión de los documentos y en la toma de decisiones.

Cumplimiento de las disposiciones legales

Al utilizar este recurso tecnológico se cumplen con los requisitos legales establecidos por la legislación peruana. De este modo se tiene la garantía de que todos  los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez legal que los documentos con firma manuscrita.

El papel de FirmaVirtual en la firma de contratos

Los contratos de trabajo con una parte fundamental dentro de la dinámica empresarial, sin importar el tamaño de la compañía o negocio del que se trate. Además, es un vínculo legal que protege a ambas partes y por medio de la firma electrónica se fortalece su seguridad, garantía. Con FirmaVirtual puedes llevar a cabo proceso sin ningún inconveniente, de forma ágil y fluida.

Si tu empresa aún no cuenta con esta herramienta tecnológica, es muy sencillo tramitarla con nosotros completando este formulario en línea. Además, también podemos facilitarle modelos de documentos para optimizar aún más el proceso. 

No dejes de aprovechar las ventajas de este recurso legal y une tu empresa a la era digital con la contratación de trabajadores empleando la firma electrónica. Contáctanos al +569 4522 7304 / +569 7563 5393 si tienes dudas, o consulta las preguntas frecuentes para asegurarte de cómo es todo el proceso en Perú.