Los notarios en México juegan un papel crucial en la creación de empresas emergentes y muchos otros procesos legales. Es fundamental que los emprendedores que decidan proyectarse en el país formando una compañía extranjera comprendan las principales competencias y funciones de un notario público, así como cuándo es necesario utilizar sus servicios.
A pesar de las legislaciones vigentes que favorecen a las empresas extranjeras, las normativas mexicanas establecen procedimientos específicos para el registro de empresas y los notarios juegan un papel extremadamente importante.
Te invitamos a seguir leyendo para que te enteres de cómo pueden ayudarte a agilizar ciertos trámites estos funcionarios públicos. ¡Quédate, este tema te interesará!
- ¿Qué es un notario público en México?
- ¿Cuáles son las cualidades de un notario público en México?
- Funciones de un notario público en México
- Importancia de un notario público al formar una empresa
- Diferencias entre un notario público en México y los Estados Unidos
- Requisitos que debe cumplir un notario en México
- Ventajas de contar con un notario en tu empresa
- El notario público y la formación de una empresa en México
- México forma parte del convenio de la Haya
- Elegir un notario en México
- Firma electrónica para procesos notariales en México
¿Qué es un notario público en México?
Un notario es un funcionario público cuya función principal es ayudar a evitar el fraude, actuando como testigo objetivo que certifica la autenticidad de los documentos. Ellos manejan documentos tales como declaraciones juradas, se encargan de sellar y firmar documentos legales, certificar documentos legales, formar y certificar corporaciones, emitir poderes y crear fideicomisos.
Entre las funciones de un notario está actuar en las instituciones públicas y supervisar la implementación de los procedimientos de registro correspondientes para dar a conocer los actos que son presentados. También brindar apoyo en cálculos y recaudación de los impuestos y derechos. Este ejecutivo con experiencia en leyes es designado especialmente por el gobernador.
- Un notario puede certificar los siguientes documentos:
- Poderes
- Convenio de empresa
- Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción
- Documentos bancarios, de seguros y de fianzas
- Crear actas de reunión
Los notarios deben actuar de conformidad con los principios éticos y morales establecidos por las leyes mexicanas.
¿Cuáles son las cualidades de un notario público en México?
Las cualidades principales que caracterizan a un notario en México son:
- Legalidad y seguridad: su finalidad es que el contrato, transacción o declaración sea lícita y perfecta. Un contrato público es justificable ante los tribunales: nadie duda de su veracidad.
- Tranquilidad: firmar cualquier documento ante un notario puede brindarle la tranquilidad, la transacción o el contrato es definitivo, inquebrantable y vinculante.
- Proximidad: Por su ubicación geográfica, siempre tienes la opción de elegir una notaría cerca de ti.
- Altamente calificados: para cumplir con las funciones de un notario, estos deben estar constantemente actualizando sus conocimientos a nivel nacional e internacional.
- Independencia: el notario está sujeto únicamente a la ley.
- Modernidad: el notario trata de anticiparse y prevenir las nuevas exigencias sociales y tecnológicas y se adapta constantemente su función a cada innovación.
- Eficiencia: ciertos pagos realizados en el notario son facturas certificadas. Una gran parte de estos son impuestos, tasas de registro y otros gastos incurridos por él notario realizado especialmente en nombre del cliente para que este se mantenga solvente a nivel legal.
Funciones de un notario público en México
Entre las funciones de un notario las que suelen desempeñar con mayor frecuencia en el país se encuentran:
- Redacción de hipotecas, testamentos y otros documentos legales.
- Tramitación de notificaciones o testimonios. Entrevistar a los que comparecen para verificar que entienden los procedimientos de los documentos legales que solicitan. Preparar declaraciones, declaraciones juradas y otros documentos requeridos por la ley aplicable.
- Verificar y certificar la validez de firmas contenidas en documentos y actuar como testigo objetivo para prevenir cualquier tipo de fraude en asuntos públicos o privados. Escribir el documento, agregar su firma y sellar la página para demostrar que se le presentó en su oficina cuando ambas partes lo firmaron.
- Orientar a los solicitantes antes de la certificación de documentos. Verificar la identidad de la persona o solicitante, evaluando sus documentos de identificación en consecuencia. Asegurarse de que el solicitante comprenda las especificaciones del contrato y que el firmante no esté bajo ninguna presión para firmar.
- Notificar de inmediato sobre cualquier incidente, como sospechas de fraude. Verificar que cualquier documento legal sea una copia fiel del original. Llevar un registro de los documentos notariados y asegurarse de que estén en el orden correcto para referencia pública.
- Comunicarse con la autoridad emisora para obtener los documentos legales necesarios y los elementos relevantes de los trámites realizados. Mantener su sello y papel de seguridad bien protegidos. Mantenerse informado de las novedades o cambios en la legislación aplicable en el país.
Importancia de un notario público al formar una empresa
Como hemos dicho, las funciones de un notario en México juegan rol muy importante, ya que se pueden generar demoras en la puesta en marcha y costos adicionales si no se sigue correctamente el proceso de constitución de una empresa extranjera.
Por lo tanto, debes comprender perfectamente las funciones que desempeñan este ejecutivo y cómo respaldan el proceso de expansión del negocio.
Diferencias entre un notario público en México y los Estados Unidos
- En Estados Unidos las funciones de notario público solo se entran en avalar la firma de diversos trámites y documentos. Este ejecutivo nombrado por el gobierno no tendrá otra responsabilidad más que esta, para así asegurar en gran medida la prevención de fraudes a nivel legal. Sin embargo, un notario no está autorizado a ofrecer ningún tipo de asesoría legal a sus clientes.
- Por su parte, los notarios mexicanos son más populares porque pueden realizar diferentes funciones para respaldar negocios, validar documentos financieros y todas las que te comentamos anteriormente.
- Para convertirse en notario de Estados Unidos, un candidato debe tener al menos 18 años y estar libre de antecedentes penales. Para certificarse como notario, una persona debe aprobar una evaluación y pagar un depósito mínimo de seguridad.
- Para certificarse como notario público en México, los requisitos son mucho más estrictos a medida que se amplían sus poderes legales. Un notario público debe ser un abogado con experiencia que está obligado por la ley a brindar asesoramiento legal y certificar documentos para preservar su validez y cuidar que sean legalmente vinculantes.
Requisitos que debe cumplir un notario en México
Los requisitos de México para los notarios son los siguientes:
- Ser o convertirse en ciudadano mexicano.
- Tener una educación legal universitaria.
- Tener un mínimo de 4 años continuos de experiencia profesional como notario público.
- Aprobar exámenes rigurosos gobernador designado.
Estos requisitos estrictos otorgan a los notarios una importante labor en la vida empresarial en México.
Ventajas de contar con un notario en tu empresa
La constitución de la sociedad debe registrarse ante notario, quien determina las obligaciones y derechos adquiridos por los socios. Teniendo esto en cuenta, existen algunas ventajas derivadas de contar con este profesional fedatario en tu empresa emergente:
Proteger el patrimonio
Entre las ventajas más resaltantes de constituir una sociedad para el desarrollo empresarial es la separación de bienes, ya que el patrimonio de la sociedad es diferente al patrimonio de los socios individuales, esto quiere decir que los deberes, responsabilidades, riesgos son separados e independientes.
Por tanto, el riesgo empresarial no afecta a los bienes que integran el patrimonio personal del socio o accionista individual.
Participación de cada socio
¿Cuántos socios habrá?, si uno es el socio general con mayoría de capital o con partes iguales, ¿habrá un límite para la admisión de nuevos socios? O ¿cuáles son las reglas para su admisión? Todos estos son estatutos que se establecen a través de la participación de un notario en México.
Lineamientos administrativos
¿Cuáles son las facultades del administrador y de la asamblea general?, ¿cuáles son los requisitos para la transmisión de acciones o participaciones sociales? Otro de los acuerdos que quedarán establecidos gracias al notario público.
Mediante la realización de la escritura de constitución, que incluye estatutos sociales que determinan el tipo de negocio, los derechos y las obligaciones que adquieren los socios. Así, garantizas el cumplimiento de todos los requisitos legales.
El notario público y la formación de una empresa en México
Como te dijimos antes, las funciones de un notario ejercen un rol legal importante en la formación de tu empresa en México. Durante el proceso de fundación, este funcionario se encarga de certificar los documentos de la empresa emergente y, si es necesario, ayudar a los socios brindándoles asesoramiento legal.
La constitución de una sociedad está estrechamente relacionada y de hecho, no puede llevarse a cabo sin la participación de un notario. Los documentos requeridos para la incorporación en México deben tener una apostilla. Sin este certificado, el Registro Público de Comercio considerará inválido el documento legal.
➤ Redactar los estatutos de la empresa
Al redactar los estatutos, una de las funciones de un notario es ejercer acciones en nombre de la compañía emergente a un representante legal.
El rol del representante legal mexicano es tomar decisiones legales en oficinas gubernamentales y comunicarse con instituciones del estado, privadas, bancos y la Agencia de Servicios Administrativos Tributarios (SAT), el equivalente al Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos.
Los estatutos de la sociedad deben ser aprobados por todos los accionistas o socios de la sociedad. Después de la aprobación, el representante lo envía al notario para su certificación y autenticación. Después de eso, el notario presenta la escritura de la empresa y el poder al registro comercial.
Otra de las funciones de un notario también es ser responsable de legalizar el acta de la junta general ordinaria y asegurarse de que se complete el registro de los propietarios.
➤ Realizar cambios a la compañía
Durante la junta general, los accionistas pueden aceptar cualquier requisito legal para cambiar la empresa. Esto puede incluir cambiar el nombre de la empresa o el representante legal. La decisión se debe aprobar por mayoría de votos de los accionistas. El representante legal debe tener documentos certificados por un notario en México.
➤ Liquidación de la compañía
Durante el proceso de liquidación, se convoca una asamblea general para liquidar la empresa. Luego deben registrar el saldo final con ayuda y participación de autoridades mexicanas. Una vez finalizado este procedimiento, está dentro de las funciones de un notario certificar el documento de liquidación e inscribirlo en el registro mercantil.
➤ La compañía siempre debe contar con un notario
Desde la creación de la empresa, un notario público estará involucrado para garantizar que el emprendimiento cumpla con la ley mexicana mediante la emisión de trámites y documentos notariados. En México, el notario juega un rol crucial desde el inicio de la formación de la empresa hasta su liquidación.
Por eso, debes entender bien su papel. La reunión general ordinaria prepara actas de los ejercicios económicos de cada año. Estas ejecuciones deben ser aprobadas por el notario y el representante legal de la compañía.
México forma parte del convenio de la Haya
En el año 1995, México firmó el Acuerdo de Apostilla con Estados Unidos, Australia, Alemania y otros países bajo la Convención de La Haya. El propósito del acuerdo internacional es evitar la doble autenticación de los documentos que son notariados por otros países participantes.
Esto significa que si un notario público firma y certifica un documento en cualquiera de los países de este acuerdo, México reconocerá oficialmente el documento como autenticado. Ten en cuenta que existen distintos requisitos notariales en los Estados Unidos y México, por lo que México necesitará que los documentos notariados se envíen a la Seguridad de Estados en Estados Unidos para su evaluación.
En los países que no forman parte de la Convención de La Haya, los documentos deben enviarse al consulado mexicano más cercano para su autenticación y cumplimiento de las leyes mexicanas.
Elegir un notario en México
Saber elegir un ejecutivo notario en México requiere más que conocer su reputación personal, aunque ese es un buen comienzo. Pedir cartas de recomendación de otras personas es una manera fácil de saber cómo trata un notario a sus clientes, pero hay otras formas.
Una de las mejores estrategias para conocer a los notarios disponibles es verificar su registro en el Colegio Nacional del Notariado, que no solo enumera a todos los notarios, sino que también informa sobre los cambios en los actos reglamentarios.
Para asegurarte de que estás contratando a un notario público, puede comunicarse con el registro anterior. Considera que para que un notario pueda trabajar, debe aprobar un examen de oposición, luego de lo cual puede obtener una notaría bajo su control.
El examen se administra a nivel nacional, así que los profesionales que aprueban el examen pueden prestar servicios notariales solo en entidades designadas.
Firma electrónica para procesos notariales en México
Las funciones de un notario son claves y lo convierten en un aliado del empresario, ya que interviene en una amplia variedad de actividades relacionadas con el desarrollo de la empresa.
Desde su constitución hasta su liquidación, tomando diversas decisiones societarias, tales como: reformas estatutarias societarias, cambios de acciones capitales, permisos, reestructuraciones, fusiones o escisiones y compraventa de bienes inmuebles y contrato de crédito.
En este sentido, el notario en México es un funcionario público esencial y jamás perderá popularidad cuando se trata de formar una empresa extranjera en el país. De allí, que resulta ideal contar con una firma electrónica que te ayude a agilizar la creación de tu emprendimiento.
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