La firma electrónica en el mundo
Un pequeño cambio, como una firma, puede resultar poderoso. ¿Está su organización preparada para reducir las ineficiencias a través de una Firma Electrónica? Sepa todo lo concerniente a las firmas electrónicas para llevar su empresa un paso más adelante hacia el éxito.
Algunos expertos pronostican que el mercado de firmas electrónicas crecerá a USD 2.020 millones en 2020. Todas las organizaciones necesitan firmas y todas las organizaciones quieren optimizarlas.
De hecho, el gobierno de Vermont, en los Estados Unidos, redujo los tiempos de aprobación de contratos en un 75% cuando comenzó a emplear firmas electrónicas.
Las firmas electrónicas permiten que las semanas de trabajo se conviertan en días. Las horas de administración en minutos. Los trabajadores se saltan la impresión, los costosos mensajeros, la espera y la presentación.
¿Qué son las firmas electrónicas?
Las E-Signatures, firmas digitales, firmas virtuales, E-Firmas o firmas electrónicas, están reemplazando a las firmas escritas. No solo ahorran tiempo y dinero, sino que también generan menos desperdicio y son rastreables, con sello de tiempo y más seguras. Más importante aún, son legalmente equivalentes a firmas escritas.
Las firmas tradicionales «húmedas» han estado con nosotros durante miles de años. Vienen en muchas formas diferentes, incluidos sellos, marcas, letreros y sellos. Sin embargo, las firmas tradicionales se están volviendo obsoletas rápidamente a medida que las nuevas tecnologías remodelan nuestro mundo.
Las nuevas formas de firmar son más sencillas y fáciles. Las firmas electrónicas son el futuro que quieren los ciudadanos y los consumidores, por lo que usted debe comprender cómo funcionan.
¿Son las firmas electrónicas legales?
La respuesta corta es sí. La respuesta larga es: diferentes países tienen diferentes leyes.
En los Estados Unidos, la Ley ESIGN establece que las firmas electrónicas son totalmente legales siempre que todas las partes acuerden usarlas. Además de la Ley ESIGN, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas describe el uso estatal de firmas electrónicas. Existe una legislación similar en la Unión Europea.
A pesar de la legislación existente, es posible que deba investigar más en línea sobre la legislación en su país. También puede consultar a un asesor legal para obtener detalles más específicos, país por país.
En los Estados Unidos, puede utilizar una firma electrónica para crear una ley. Los tribunales le permiten presentar una firma electrónica como prueba en un caso judicial. Además, no se puede negar un documento, registro o contrato solo porque sea electrónico.
Tenga la seguridad de que elegir una solución de firma electrónica no perjudicará a su organización desde un punto de vista legal. Sin embargo, los proveedores deben cumplir algunas condiciones para que una firma electrónica sea legalmente válida, por ejemplo:
- Demostrar que el firmante tenía la intención definida de firmar.
- Demostrar que el firmante consintió en realizar sus negocios de forma electrónica. La mayoría de las firmas electrónicas requieren su consentimiento antes de firmar. Algunos pueden ofrecer la opción de completar el formulario en papel.
- Atribuir claramente la firma. Esto podría incluir una ruta de correo electrónico, una dirección IP o una marca de tiempo. Algunos proveedores tienen un sistema de identificación de dos pasos para los firmantes. Aunque esto crea un paso adicional para el firmante, crea un estándar más alto de atribución.
- Asociar o conectar directamente la firma con el documento que se está firmando.
Cuando cumpla con estos requisitos, una firma electrónica será legalmente vinculante. Recuerde que es posible que las condiciones anteriores ya estén incorporadas en la solución de un proveedor.
Si las firmas electrónicas son igualmente legales, ¿por qué no se utilizan en todas las situaciones?
Exploremos el marco legal de las Firmas Electrónicas
En algunos casos, una firma electrónica no se percibe como apropiada. Este podría ser el caso de documentos y ceremonias importantes como la adopción, el divorcio y los certificados de nacimiento y defunción.
A veces se requieren múltiples testigos o un notario, lo que anula la conveniencia de las firmas electrónicas entregadas de forma remota. Otra razón para no utilizar firmas electrónicas es si los firmantes no tienen conocimientos de informática.
Ejemplos de diferentes usos de las Firmas Electrónicas
Todos los sectores necesitan contratos, acuerdos y formularios. Los usan para iniciar una empresa, realizar una verificación de antecedentes de los empleados y contratar subcontratistas en un sitio de construcción.
Como resultado, las firmas electrónicas están en todas partes. Las firmas electrónicas pueden adaptarse a casi cualquier industria, gobierno o aplicación legal.
A continuación, revisemos algunos casos en los que las firmas electrónicas han demostrado su eficacia:
Sector Salud
Según el informe denominado Impacto de la Firma Electrónica en el Tiempo de Respuesta del Informe de Radiología, del Centro Hospitalario de la Universidad de Montreal, es vital reducir el tiempo que lleva obtener las firmas de médicos, pacientes y aseguradoras.
En un departamento de radiología, el tiempo necesario para obtener firmas para los exámenes abdominales se redujo de 11 a tres días, mientras que el tiempo necesario para las firmas relacionadas con los exámenes de tórax se redujo de 10 a cinco días.
Mediante el uso de firmas electrónicas para acortar u omitir pasos en el flujo de trabajo de los empleados, la productividad aumentó.
Sector Industrial
Las firmas electrónicas ayudan a las organizaciones e industrias en general a organizarse más.
Lo mismo ocurre con los sindicatos. Con los cambios en la política con respecto a las firmas electrónicas, la recopilación de información de los empleados es mucho más rápida.
Las firmas electrónicas también se vinculan mejor con las redes sociales en línea, lo que ayuda a difundir el alcance del sindicato. Con las firmas electrónicas, los sindicatos pueden organizarse de forma privada y con mayor participación e impacto.
Pequeñas y medianas empresas
Cuando eres un pez pequeño que compite con las ballenas, ayuda si puedes nadar rápido y confirmar los precios a medida que cambian. La agilidad de las firmas electrónicas en el comercio es muy valorada y por una buena razón.
La velocidad puede extenderse a otras áreas, como ciclos de ventas más rápidos, actualización de productos y servicio al cliente más receptivo. Las firmas electrónicas permiten a los líderes aceptar la agilidad y firmar contratos minutos después de su redacción.
Sector gubernamental
Las peticiones cambiaron para siempre después de la introducción de firmas electrónicas. Como ejemplo, podemos mencionar una petición pública para cancelar el plazo del Brexit del Reino Unido.
Recolectó millones de firmas en unos meses. Las peticiones electrónicas llegan a una audiencia más amplia y se difunden más rápido que sus equivalentes de firma húmeda.
Ley familiar
Una de las últimas fronteras de las firmas electrónicas, los testamentos electrónicos, son legales en Nevada desde 2001. Arizona e Indiana han seguido su ejemplo. La mayoría de los otros Estados todavía requieren que los creadores de testamentos firmen ante dos testigos que también firman el documento.
Servicios de discapacidad
El cambio a la información en línea permite a los empresarios con desafíos visuales administrar mejor su negocio. Los dispositivos portátiles y las computadoras de escritorio pueden aumentar el tamaño de la fuente del documento. Algunos consumidores pueden optar por utilizar un programa de lectura de texto para leer el texto en voz alta.
Finanzas
Hay muchas formas diferentes de utilizar una firma electrónica en las finanzas. En los Estados Unidos, los formularios de crédito y préstamos permiten con frecuencia la firma electrónica.
Las hipotecas digitales son cada vez más comunes. Después de febrero de 2018, la mayoría de los Estados Unidos adoptaron estándares nacionales para la notarización en línea.
Diferencia entre firmas electrónicas y firmas digitales
Las firmas digitales y las firmas electrónicas podrían sonarle igual, pero son bastante diferentes.
Las firmas digitales son «tuercas y tornillos» criptográficos. Una firma electrónica puede ser simplemente una palabra escrita, una casilla marcada o una voz grabada.
Una firma digital es una tecnología que utiliza matemáticas complejas para cifrar y descifrar datos. Este cifrado detrás de escena es lo que hace que las firmas electrónicas sean más efectivas.
Dependiendo de la firma digital o electrónica que esté utilizando, es posible que deba tomar medidas adicionales para mayor seguridad. Por ejemplo, puede utilizar la autenticación de dos factores. Cuando se activa, intenta autenticar su identidad enviando un mensaje a su teléfono móvil. Se asegura de que la persona que firma sea usted y no alguien que utilice su nombre de usuario o clave.
Puede que no siempre necesite un nivel de seguridad tan alto. Para escenarios de bajo riesgo, se ofrecen opciones de seguridad más simples a través de proveedores de firma electrónica.
¿Las opciones de baja seguridad afectan la validez de una firma? No necesariamente. Por ejemplo, un proveedor de firma electrónica sin una firma digital aún puede identificar una pista de auditoría válida. Podrían obtenerla examinando la dirección IP, las marcas de tiempo o la información del navegador.
Al elegir una solución de firma electrónica o digital, su organización deberá equilibrar las necesidades de seguridad, tiempo y costo.
Cuando se necesita más de una Firma Electrónica
Legalmente, puede utilizar una firma electrónica en cualquier momento que necesite una firma.
Prácticamente, hay situaciones en las que necesita simplicidad, seguridad, conveniencia y un bajo costo. En estos casos, necesita una firma electrónica.
A continuación, se muestran algunos escenarios más comunes en los que usted necesita una firma electrónica:
Cuando necesite una solución sencilla e intuitiva.
Optimice sus servicios de recursos humanos con firmas electrónicas. Considere usarlos en documentos urgentes, como hojas de asistencia, formularios de impuestos y formularios de incorporación para nuevos empleados.
Cuando necesite seguridad de alto nivel.
Cuando se trata de información muy personal, necesita un 100 por ciento de seguridad. Esto podría incluir acuerdos de retención u honorarios, acuerdos de confidencialidad o acuerdos de poder notarial. En estos casos, una firma electrónica podría proporcionar un seguro sólido a través de una pista auditable.
Cuando necesitas comodidad y rapidez.
Es posible que los servicios legales, como las comunicaciones de acción de clase, tengan que dirigirse a cientos o miles de personas. Un lote rápido de firmas electrónicas podría ahorrarle horas o incluso días.
En el comercio minorista, puede utilizar firmas electrónicas rápidas para realizar ventas y firmar órdenes de compra y facturas. Seguro que impresionará a los socios comerciales con mentalidad tecnológica y hará que el negocio siga avanzando.
Cuando necesite reducir costos.
En finanzas, siempre busca reducir costos. Con las firmas electrónicas, puede abrir, mantener o cerrar cuentas a costos más bajos al eliminar las tarifas de envío.
De manera similar, las compañías de seguros pueden reducir los costos de las evaluaciones de reclamos o los acuerdos de pólizas haciendo que los clientes firmen en línea.
La recopilación de firmas a través de un formulario en línea puede eliminar muchos inconvenientes. En lugar de enviar formularios y esperar a que regresen, puede recibir documentos firmados de cualquier persona en cualquier momento.
Aplicaciones y software de firma electrónica
Al seleccionar un proveedor de firma electrónica, hay algunos factores que debe tener en cuenta:
Precio
Algunos proveedores ofrecen productos exclusivamente para empresas y pueden resultar costosos. Otros se adaptan a presupuestos más bajos. La mayoría ofrece varios productos, servicios y pruebas introductorias gratuitas.
Seguridad
Consulte las especificaciones técnicas que utiliza el proveedor para la identificación y autenticación. No todas las empresas utilizarán firmas digitales. Otro problema puede ser la disponibilidad del servicio de atención al cliente: ¿Quién está disponible para solucionar su problema cuando se produzca?
Experiencia
¿Ha trabajado el proveedor con empresas de su tamaño en su industria? Lea las reseñas de sus clientes.
Integración
¿Cómo funcionará el servicio de firma electrónica con su software actual? Esto podría tener un impacto significativo en su capacidad para optimizar su flujo de trabajo.
Además, asegúrese de buscar soluciones que incluyan las características que su organización necesita. Dependiendo de su negocio, es posible que necesite
Informes
Visualizaciones de flujo de trabajo y paneles para que los gerentes realicen un seguimiento del progreso
Notificaciones y recordatorios que solicitan a los firmantes que completen una firma
Firmas masivas para enviar firmas a un gran número de personas a la vez
Hay muchos proveedores de firmas electrónicas disponibles y es probable que muchos satisfagan sus necesidades. Para encontrar la mejor opción, compruebe las características que ofrecen las distintas empresas y compárelas con sus necesidades comerciales.
A continuación, se muestras dos de los software de firmas electrónicas más populares del mercado actual:
DocuSign
Fundada en 2003, DocuSign fue pionera en algunas de las tecnologías clave utilizadas en las firmas electrónicas. Hoy en día, la empresa tiene más de 475.000 clientes y cientos de millones de usuarios en todo el mundo.
Puede utilizar la plataforma en la nube de DocuSign. DocuSign funciona en Mac y Windows, y se integra con Google, Salesforce y muchas otras aplicaciones.
DocuSign ofrece excelentes soluciones de seguridad y cifrado. Es el único proveedor que tiene la certificación ISO 27001 y SSAE 16. Además, DocuSign también cumple con el estándar xDTM, el estándar de gestión de transacciones para un mundo digital abierto.
Los usuarios individuales u ocasionales pagan $ 10 por mes. El plan estándar para varios usuarios es de $ 25 por usuario al mes. Si desea probar DocuSign, también está disponible como prueba de 30 días.
Adobe Sign
Como el segundo actor más importante en el mercado de la firma electrónica, Adobe ofrece una solución confiable adecuada para uso profesional. De hecho, muchos eligen Adobe basándose simplemente en su reputación. Es uno de los nombres más conocidos y confiables del software.
En 1999, Adobe introdujo algunas de las primeras firmas digitales en Adobe Acrobat y Adobe Acrobat Reader. Desde entonces, la empresa ha trabajado con expertos y proveedores de certificados de toda la industria para crear un estándar abierto.
En la actualidad, Adobe es el «primer proveedor global en ofrecer firmas digitales abiertas basadas en estándares para web y dispositivos móviles». La compañía ha trabajado con expertos en Cloud Signature Consortium para establecer un nuevo estándar global.
Adobe Sign proporciona funciones integradas de autenticación y cumplimiento de clase mundial. También es la solución de firma electrónica preferida de Microsoft, por lo que puede encargarse de las tareas de firma sin tener que salir de Office 365.
El precio para un solo usuario es de $ 9,99 por mes. Para dos a nueve usuarios, deberá registrarse en Adobe Sign Team, que cuesta $ 24,99 por persona al mes. El precio para 10 o más usuarios es de $ 39,99 por usuario al mes. También está disponible una prueba gratuita de 14 días.
Por qué las firmas electrónicas son esenciales
Las firmas han recorrido un largo camino desde los primeros arañazos en las paredes de las cuevas. A medida que la historia y la tecnología han dado forma a la sociedad, nuestras firmas también han cambiado.
Las firmas electrónicas tienen innumerables ventajas sobre las firmas húmedas: son rápidas, respetuosas con el medio ambiente, baratas y rastreables.
Las firmas electrónicas también tienen muchos usos en la vida cotidiana y en los negocios. Hoy en día, el mercado de firmas electrónicas está creciendo gracias al comercio global, las preocupaciones por la seguridad y la conciencia medioambiental.
Adaptarse a las nuevas tecnologías es un desafío. Sin embargo, la tecnología ofrece muchas recompensas y la oportunidad de entusiasmar a más personas con su organización.
No deje las firmas electrónicas fuera de sus operaciones. Las firmas electrónicas no solo hacen que sus operaciones sean más rápidas y económicas, sino que también facilitan mucho el trabajo.