Si vives en Perú o estás de visita, tal vez hayas considerado obtener tu firma digital para acelerar trámites o atender diligencias estando lejos de tu hogar. La rúbrica electrónica es un recurso muy valioso para cuidarte del covid y otras circunstancias. ¿Quieres saber cuáles son los beneficios de este recurso virtual? Sigue con nosotros y te lo contamos.
¿Cuáles son los 4 beneficios de la firma digital en Perú?
A causa del distanciamiento social provocado por la pandemia del covid19, la rúbrica de documentos y hacer trámites en persona se complicó. Esto ha llevado a un mayor uso de la firma digital y electrónica para reemplazar la versión en vivo. En Perú, el Indecopi es el encargado de avalar a las empresas que ofrecen este servicio y facilitar el software para firmar.
Según la Ley de Firmas y Certificados Digitales, la firma electrónica corresponde a cualquier símbolo que usa medios electrónicos para imitar las funciones que tiene la rúbrica escrita a mano. Esto puede incluir la autenticación de documentos, la identificación de un titular y la aceptación de términos y condiciones de un contrato.
Dado lo anterior, la firma digital en Perú tiene varias ventajas:
- Cuando usas esta herramienta para tus diligencias con instituciones públicas y privadas, estás ahorrando papel. La digitalización en general procura ambientes libres de papel con la intención de reducir su consumo y salvaguardar los árboles. Esta práctica ecológica también recorta el gasto de recursos para el funcionamiento de empresas y organismos.
- Otro beneficio de la firma digital en Perú tiene que ver con la continuidad de los compromisos adquiridos. Ya sean documentos de naturaleza legal, comercial o financiera, puedes firmarlos desde la comodidad de tu hogar y sin necesidad de hacer citas. En un entorno de posible contagio, esta operación resguarda la salud de los funcionarios o empleados involucrados.
- La innovación tecnológica asociada a la firma digital te permite usarla en distintos contextos y según tus necesidades. Esto quiere decir que puedes dar tu aprobación de manera virtual para auditorías, contratos laborales, informes contables, expedientes judiciales, pago de impuestos, facturas médicas, diseños o planos y mucho más.
- La mayor ventaja de la firma digital en Perú es el hecho de ahorrar tiempo y dinero en movilización. Ni tú ni los funcionarios o socios tienen que desplazarse a ningún sitio para concretar el trámite pendiente entre las partes. Por ser un proceso avalado por la ley, agiliza de forma auténtica cualquier documento en sus diferentes formatos ( auditivo, electrónico, textual o visual).
¿Cómo habilitar la firma digital en Perú?
Si estás en Perú y tienes la necesidad de hacer trámites usando una firma digital, lo puedes hacer sin importar tu estatus migratorio. Es una herramienta que debes habilitar a través de la Plataforma Nacional de Firma Digital (Firma Perú).
También llamada firma electrónica cualificada, se distingue por su autenticidad, integridad y aceptación. Dentro de la transformación digital del estado peruano, puedes incorporar en alguno de estos sistemas: Linux Ubuntu, macOS y Windows.
Cada una de estas plataformas posee sus propios requisitos:
- MacOS. Solamente te piden el DNIe.
- Linux. Vas a necesitar el DNIe, navegador Firefox, Ubuntu 20.04 LTS o más.
- Windows. Te exigen DNIe más certificados digitales y .NET Framevork 4.8 (Windows 10 u 11).
Instalación del Firmador online
Una vez que descargues la aplicación en tu laptop o PC, cada uno de estos sistemas operativos tiene un proceso de instalación más o menos complejo. De lo más sencillo a lo más complicado, las configuraciones serían:
Windows
Primero debes instalar el archivo ejecutable ‘FirmaPeru.exe’. Haces clic en ‘Ejecutar’ y luego en ‘Instalar’. Cuando termines, tendrás un acceso directo en tu escritorio para firmar de forma digital.
Linux
Aquí hay 2 opciones:
- Usuario básico. Ejecuta itweb-settings. Ve a JVM Settings, Broswe for JVM for IcedTea-Web, e ingresa: /usr/lib/jvm/java-8-openjdk-amd64/jre. Para terminar, presiona «Ok».
- Usuario avanzado. Ejecuta sudo apt install pcscd openjdk-8-jre icedtea-netx. Después, ejecuta sudo update-alternatives –config java. Ingresa el número que corresponde a la alternativa /usr/lib/jvm/java-8-openjdk-amd64/jre/bin/java. Al final, ejecuta sudo systemctl status pcscd.socket y verifica que esté activo.
Tras hacer cualquier de estos procedimientos, ya puedes utilizar la firma digital en línea.
MacOS
Con este sistema tienes que hacer 2 configuraciones:
- Instalar OpenJRE. Ve a la página Eclipse Temurin2. Elige el Sistema Operativo «macOS», arquitectura «X64», tipo de paquete «JRE» y versión «8». Descarga el paquete «.PKG» e instálalo. Abre un terminal, ejecuta «java -version» y verifica que esté instalado el JRE.
- Instalar OpenWebStart. Ve a la página OpenWebStart y descarga el paquete X64 «.dmg» para macOS e instálalo. Abre «Launchpad» y ejecuta «OpenWebStart Settings», se abrirá un diálogo principal. En «JVM Manager», elige la opción «Find local» y se agregará automáticamente el JRE instalado. Después, selecciona «Settings» y, en el diálogo que aparece en Update strategy, selecciona «Do not download any version», y haz clic en «ok». Ve a «Proxy Setting» y escoge «No Proxy». Seguidamente, en «Desktop Integration», en Shorcut Handling, selecciona «Ask if hinted», y en Shortcuts Overwrite Strategy, «Overwrite existing shortcuts». Para culminar, en la parte inferior del diálogo principal debes elegir «Apply», y finalizas dándole a «Ok».
Si estas opciones a través del Indecopi te parecen algo complicadas, cuentas con los servicios dedicados de FirmaVirtual. Desde hace poco tiempo te ofrecemos la posibilidad de obtener la firma digital o electrónica en Perú para que no tengas que salir de casa y hagas tus diligencias más importantes con tus dispositivos preferidos.
- ¿Cómo firmar de manera digital?
Después de realizar una de las configuraciones mencionadas arriba, ya puedes rubricar de manera virtual. Lo único que debes hacer es elegir un documento que hayas guardado con anterioridad en tu máquina. Mediante la aplicación seleccionas la razón de la firma.
Antes de darle a ‘Firmar’, puedes escoger entre varias opciones: vertical, horizontal o invisible. Luego de hacer clic, el documento rubricado se guardará de manera automática en la carpeta original, con el mismo nombre y con la terminación ‘FP’.
Papel de la firma electrónica en la transformación digital
Para ampliar los beneficios de la firma digital en Perú y el resto del planeta, tenemos que abordar un poco su más reciente evolución. En el contexto actual, podemos decir que la firma electrónica pasó a ser una herramienta que contribuye a mejorar las negociaciones y la eficiencia en la gestión de trámites.
Dentro de los avances tecnológicos, es una innovación que acorta el tiempo de procesamiento y traslado de documentos que precisan de una rúbrica. Junto a una encriptación probada que avala la seguridad del método, lo que antes tomaba 8 horas ahora puede hacerse en tan solo 3.
Efectos de la pandemia sobre las organizaciones
A causa de la crisis sanitaria, gran parte de entidades y empresas tuvieron que adaptarse para funcionar de otra forma. Ya que la competitividad tomó otra dimensión, la resiliencia y supervivencia de los modelos de negocio tuvo que incorporar procesos simplificados, seguros y rápidos que resguardaran al público.
Esta optimización necesaria ha encontrado en la firma digital en Perú y otras partes una herramienta muy valiosa. Desde cualquier lugar, los usuarios pueden comprar un auto, abrir una cuenta bancaria, avalar un poder simple, dar una autorización escolar, rubricar un contrato de alquiler y mucho más.
Quien hace uso de este recurso tecnológico puede tener la certeza de que el documento no será repudiado y el remitente obtendrá una firma legal. Asimismo, esta herramienta garantiza que el proceso no va a presentar ninguna alteración y la identidad del suscriptor no ha sido usurpada.
Con FirmaVirtual y otros servicios parecidos, las organizaciones saben que pueden reducir la tardanza de sus operaciones de una forma dramática. Por ejemplo, un negocio de alquiler de carros evolucionó de tramitar contratos en 23,5 días a 4 días y 2 h, logrando una reducción de procesamiento del 83%.
Por otra parte, la implementación de la firma electrónica puede facilitarse para que cumpla con las exigencias de eficiencia de las organizaciones y con las normativas que rigen la materia. No solo integra medidas de verificación fidedignas, también incluye varias pautas de seguridad que pueden ser ajustadas para que las partes no tengan que preocuparse por intentos que puedan alterar su veracidad.
Impacto de la firma digital en Perú y Latinoamérica
Luego de casi 3 años desde la aparición del covid, hemos visto cómo empresas y gobiernos han tenido que digitalizar más sus funciones para continuar operando y proteger a sus colaboradores. Entre las medidas aplicadas encontramos la firma electrónica, cuyo aumento fue del 392%.
Razones para utilizar la firma electrónica
Un reporte de Deloitte en 2020 indicaba que el 75% de los consultados manifestó que la mejora del departamento de recursos humanos era crucial para el éxito comercial. Esta visión comparte la necesidad de adoptar las tecnologías de vanguardia que van de la mano con la transformación digital en todo tipo de organizaciones.
De acuerdo a un estudio reciente de Adobe, el 72% del liderazgo actual cree que la digitalización permite que el mundo corporativo siga operando en condiciones difíciles. El hecho de poder comprar online, usar la banca en línea, cerrar contratos a distancia, obtener capacitación online, teletrabajar, tramitar documentos, hace más necesario el uso de la firma electrónica.
Sectores como comercio electrónico, educación y finanzas son los que han mostrado una mayor madurez digital. Según el BBVA (2021), ha habido un incremento del 60% en ventas y trámites por canales electrónicos en Colombia, México y Perú. Además, las instituciones educativas muestran un incremento del 73% en el uso de la firma electrónica.
Transición hacia el uso de la firma digital
Hay que entender que la transformación digital va más allá de la adopción de innovaciones. Este avance implica un cambio de mentalidad que haga ver la utilidad de la firma electrónica y otras herramientas. Esto es especialmente cierto cuando la mayoría de empresas están implementando el trabajo remoto.
En un contexto donde los colaboradores pueden pasar más tiempo trabajando desde casa, el uso de aplicaciones para facilitar esto ha aumentado. Asimismo, ha subido la demanda por softwares de RRHH con firma electrónica para agilizar procesos, una tendencia que vio un crecimiento del 600% en Chile (2020).
Plataformas como Google Drive, Hubstaff o Slack son apps centralizadas que controlan la carga de trabajo de empleados y les permite interactuar de varias maneras. Estos programas dan acceso a firma electrónica, gestión de documentos, acceso a información y otras dinámicas que mejoran la productividad en organizaciones.
5 motivos para que las pymes usen la firma digital en Perú
Desde el comienzo de la pandemia y el distanciamiento social, algunas interacciones personales quedaron en stand by. Esto tuvo un gran impacto en pequeñas y medianas empresas en Perú y América Latina porque muchos modelos de negocios dependen del contacto humano y del uso del papel.
Una solución puntual a esta problemática ha sido la inclusión de FirmaVirtual en el contexto peruano. De acuerdo a la Cepal, el nivel de digitalización tuvo un aumento considerable los últimos 2 años. Aunque la región está por encima de Asia Pacífico y África, le queda camino para alcanzar a Europa y Estados Unidos.
Asimismo, el Banco de Desarrollo de América Latina estimó que durante la crisis sanitaria, menos del 40% de estos emprendimientos pudo adoptar un modelo digitalizado. Por este y otros motivos, algunas fuentes indicaron que unos 2,7 millones de negocios tuvieron que claudicar.
Para los expertos, está claro que la firma electrónica puede ser ese detonante que lleva a la transformación digital de una pyme. La nueva normalidad representa una sacudida en la forma de hacer negocios y esta herramienta ofrece mayor eficiencia, una pieza clave para la resiliencia moderna.
Las empresas que quieren competir, entienden que la transformación digital no es un simple capricho. En este sentido, la firma digital en Perú y otros contextos representa un avance con 5 ventajas indiscutibles:
- Puede tener gran impacto. La simplificación en la gestión de documentos y la eliminación de procesos físicos reduce los ciclos de negociación, contratación y ventas. Mediante la firma electrónica, los tiempos pueden reducirse en 50% o más.
- Cuesta menos de lo imaginado. Esta tecnología está cada vez más presente y puedes verla como una inversión con un ROI muy alto. Mediante una tarifa mensual o plana según tu preferencia, este recurso elevará la competitividad de tu negocio.
- Mayor celeridad en las ventas. El hecho de agilizar la rúbrica para distintas operaciones, implica una atención más veloz. En la práctica, esto se puede traducir en un aumento del 20% en las ventas.
- Es una rúbrica segura y fiable. Debido a su procesamiento encriptado, la firma electrónica es un recurso en el que puedes confiar. Además, está sujeta a normativas y estándares mínimos que garantizan su autenticidad en todo momento.
- Mejora la experiencia del usuario (UX). Los clientes que aprovechan esta tecnología, pronto entienden su sencillez, efectividad y ahorro de tiempo. Estas características son esenciales para concretar buenos negocios, aumentar la satisfacción de las partes y fortalecer las relaciones comerciales.
Una forma fácil de obtener la firma digital en Perú es por medio de FirmaVirtual. Para procesar tus trámites con mayor celeridad, solamente tienes que visitarnos y llenar el formulario de solicitud. Si quieres aclarar algo, comunícate por los teléfonos +569 4522 7304 y +569 7563 5393 o revisa nuestra sección de preguntas frecuentes. Si requieres asesoría legal personalizada, acá puedes agendar una videollamada de 15 minutos con nuestros abogados expertos.