Si decides de ahora en más firmar documentos con firma electrónica, verás como será de simple autenticar textos y certificar tu identidad en actos legales y públicos, en segundos y usando tus dispositivos móviles. Familiarizarte con el uso de la tecnología no te representará ningún problema, luego de leer esta publicación. ¡Bienvenido! Te explicaremos los pasos para dejar tu firma virtual. Sigue leyendo, sin perder detalle.
Puede que recién ahora te estás enterando, pero desde el año 2002 en Chile contamos con la figura de las firmas digitales para brindarle solemnidad a distintos actos protocolares y documentos. Con los esfuerzos de la administración gubernamental por llevar la transformación digital a las instituciones, desde hace dos décadas tanto personas jurídicas como naturales pueden simplificar sus trámites rutinarios.
Además, adoptar un enfoque tecnológico puede conseguirte enormes beneficios en el ahorro de tiempo en traslados para hacer una simple firma manuscrita y disminución de costos asociados a la compra de papel, impresiones y almacenamiento en archivos.
- ¿Cuáles firmas electrónicas pueden rubricar documentos?
- Firmar documentos con firma electronica – La solicitud de la firma electrónica
- Los pasos para firmar un documento con Firma Electrónica Simple o Avanzada
- ¿Cuáles documentos puedes autenticar con una firma electrónica?
- ¿Cuándo no puedes firmar documentos con la firma electrónica?
- Ventajas de certificar tus documentos con las firmas electrónicas
- Razones para elegir las firmas electrónicas sobre las manuscritas
- ¿Por qué elegir firmar electrónicamente?
- En FirmaVirtual protocolizamos tus documentos
¿Cuáles firmas electrónicas pueden rubricar documentos?
Con el crecimiento de los documentos electrónicos, las firmas digitales han servido para agilizar las diligencias ante organismos e instituciones públicas y privadas.
Actualmente, existen dos tipos de firmas electrónicas en Chile, ambas contienen datos virtuales de gran solemnidad, por ello, estos recursos tienen la misma validez y legitimidad que una firma manuscrita. Sin embargo, dependiendo del tipo de firma podrás autenticar documentos distintos.
- Firma Electrónica Simple (FES): es un medio para hacer la verificación de la identidad del firmante ante un medio digital o documento electrónico privado, con la misma validez de una firma manuscrita. Solo ten en cuenta que si firmas con una FES es como si lo hicieras sin la intervención de un notario.
- Firma Electrónica Avanzada (FEA): es la firma virtual que sirve para avalar la identidad del firmante en documentos de carácter público y también privados. Tiene el valor probatorio de un texto que ha sido firmado con un notario, pero ejecutando todo el proceso de manera online.
La FEA tiene una amplia legitimidad, pero no puede sustituir a todos los actos protocolares que se deben efectuar ante una notaría. Las medidas de seguridad para el funcionamiento de esta firma son muy elevadas, su encriptación es formidable garantizando la confidencialidad del firmante. Su implementación ha servido para hacer mucho más accesibles los trámites exigidos por el Ministerio de Economía para la creación de empresas y sociedades.
Antes de abordar los pasos para firmar un documento con firma electrónica, deberás hacer la solicitud de la rúbrica virtual, eligiendo entre la Simple o la Avanzada. Te explicamos cómo en el siguiente apartado.
¿En qué consiste firmar un documento con la firma electrónica?
Implica validar a través de un proceso informático los datos de identificación del firmante y vincularlos con un texto que se ha emitido a través de medios digitales. De ese modo, el proceso de la firma virtual legitima los documentos del mismo como sucedería con una firma manuscrita. Un acto protocolizado con una firma virtual es legal y se le considera una expresión real de la voluntad del firmante, así como de una adquisición de compromisos y responsabilidades.
La legislación que respalda estas soluciones digitales es la 19.799 o la Ley de Firma Electrónica, dentro del texto legal se encuentran los reglamentos y procedimientos que regulan los documentos y las firmas electrónicas. Del mismo modo, las empresas y servicios que se encargan de hacer las respectivas certificaciones.
Este marco legal, el cual existe desde el año 2002, es la crea un principio de solemnidad y equivalencia entre los documentos manuscritos y los electrónicos. En la práctica, cualquier acto celebrado por los medios electrónicos tendrá plena legitimidad. Y debido al avance que ha dado Chile en la transformación digital, el uso de estas soluciones se ha popularizado en numerosos sectores, incluyendo el educativo, financiero, económico, inmobiliario, entre otros.
Lo cierto es que las firmas electrónicas han llegado para satisfacer las necesidades de conveniencia, practicidad, comodidad y conciencia ambientalista de los ciudadanos en el país.
Firmar documentos con firma electronica – La solicitud de la firma electrónica
FES
Esta firma la consigues a través de empresas acreditadas para ello, nosotros en FirmaVirtual podemos ser tus proveedores. El proceso puede cambiar dependiendo de con quien decidas contratar este servicio, pero normalmente se trata de un proceso sencillo porque dispondrás de una plataforma para gestionar tus firmas y documentos electrónicos.
Algunos de los requisitos necesarios para la solicitud de la Firma electrónica Simple es presentar tu cédula de identidad, con una imagen clara por ambos lados. Luego, completar un formulario y seguir las instrucciones que recibas por correo electrónico. La tarifa que deberás pagar dependerá del proveedor y del tiempo de vigencia que escojas para tu firma, puede ir de uno a tres años.
Una vez esté lista tu firma electrónica, recibirás las instrucciones para utilizarla. Ante cualquier otro requerimiento o dudas, contacta con atención al cliente de tu proveedor de firmas. Nosotros ponemos a disposición estos canales: correo electrónico contacto@firmavirtual.legal, número +56 9 7563 5393 y WhatsApp +56 9 4522 7304.
FEA
Como la firma avanzada requiere de un potente encriptado, los proveedores que elijas deben asegurarte total seguridad. Esta firma no puedes transferirla o dejarla en manos de un tercero, es de uso exclusivo del firmante. Con nosotros conseguirás experiencia y protocolización en notarias, sin la necesidad de salir de casa.
El Ministerio de Economía pone a disposición una selección de proveedores acreditados de Firmas Electrónicas Avanzadas, podrías consultarlo para tener una idea de las empresas a las que podrías recurrir. El proceso de solicitud también es simple, al registrarte en la plataforma del proveedor debes hacer la compra de la firma, pagando el costo de acuerdo al tiempo de vigencia, uno o tres años.
Durante el proceso, envía los documentos necesarios para comprobar los datos de identidad. Una vez aprobada tu petición recibirás las instrucciones para disponer de tu nueva firma electrónica.
Los pasos para firmar un documento con Firma Electrónica Simple o Avanzada
Queremos aclararte que no existen pasos fijos para utilizar las firmas, pues cada proveedor tiene su propio sistema y plataforma. Por ende, el proceso para aplicar la rúbrica digital a un texto puede ser diferente.
No obstante, en general es una tarea sencilla y estamos seguros de que no tendrás inconvenientes para entender el proceso desde el primer momento.
- Accede al sitio web de tu proveedor de firmas electrónicas.
- Si no tienes una cuenta, créala con un nombre de usuario y contraseña. Espera la confirmación de que tu cuenta ha sido activada con éxito.
- En caso de no tener compradas las firmas, primero hazte con ellas. Busca en el menú la opción de comprar el tipo de firma electrónica que más te convenga.
- Inicia el proceso de compra con tu RUT y la Clave Única. En caso de no tenerla, deberás adquirirla primero antes de proceder con la adquisición de la firma virtual.
- El sistema te pedirá que indiques la cantidad de firmas, su tipo y vigencia.
- Comienza el enrolamiento con el ingreso de los datos de identificación que te pida el sistema.
- Cumple con las instrucciones dadas por la plataforma y finaliza el proceso de compra y generación de la firma electrónica.
- Para usar la firma, primero debes cargar o subir un documento electrónico a la plataforma. Hazlo uno a uno y luego aplica sobre él la firma electrónica.
- Decide a quién vas a enviar el documento recién firmado. Algunas plataformas te permiten enviar los textos a varios usuarios para que todos firmen o recibir archivos como invitado para que puedas firmarlos.
¿Cuáles documentos puedes autenticar con una firma electrónica?
- Títulos profesionales.
- Contratos de servicios de proveedores.
- Documentos del Sistema de Pensiones.
- Trámites bancarios y validar el pago de cuentas.
- Actas de accionistas y directorios.
- Recetas médicas, informes médicos y exámenes.
- Facturación ante el SII y otros papeles tributarios.
- Pólizas de seguros.
- Seguro Electrónico Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP).
- Permiso de circulación.
- Créditos y finiquitos.
- Contratos de compraventa, de arriendo de inmuebles e hipotecas.
- Papeles para la constitución de empresas o para la modificación de sociedades.
- Contratos con instituciones privadas y públicas.
- Documentos NCG 12.
- Valores de Oferta Pública.
- Caja de compensación de asignación familiar.
- Domiciliación de servicios.
- Revisión Técnica y Verificación.
- Check-in en hoteles.
¿Cuándo no puedes firmar documentos con la firma electrónica?
No en todos los escenarios es posible recurrir a la firma electrónica, hay algunos actos protocolares en los que será necesario la firma presencial. En ellos la ley demanda por solemnidad la presencia de los firmantes. Un ejemplo de ello, son los procedimientos de Derecho Familiar. Esto significa que para la celebración de bodas, concubinatos, divorcios, adopciones y defunciones es ineludible la firma manuscrita.
Asimismo, en el Código Orgánico Tributario se establece que la escritura pública exige la presencia de las partes y ante un notario. Existen algunas pocas formalidades que no son compatibles con las firmas electrónicas, afortunadamente no son muchas. Cuando el documento que vas a firmar requiere de la presencia de funcionarios públicos o testigos, la firma deberá ser manuscrita.
Por otro lado, hay otras restricciones que impiden que se pueda emplear la Firma Electrónica Simple y sea necesario usar la versión avanzada. Esas son:
- Instrumentos públicos que también necesitan de la Firma Electrónica Avanzada del funcionario responsable del acto.
- Las escrituras públicas que deben llevar la autorización de un notario.
- Los certificados del Registro Civil.
- Mandatos judiciales en formato electrónico.
- Formularios para disolver, modificar, constituir o cambiar los datos en el Registro de Empresas y Sociedad.
Ventajas de certificar tus documentos con las firmas electrónicas
- Con las firmas tienes la posibilidad de hacer múltiples trámites desde tu computadora o con tus dispositivos móviles. Con la tecnología puedes evitarte colas, largas esperas, tiempo y gastos en desplazamientos.
- Con solo tener una conexión a internet puedes firmar documentos y enviarlos a quien desees.
- Almacena y gestiona tu documentación sin archivos físicos y encuentra los textos con mayor facilidad. Las empresas que utilizan las firmas electrónicas pueden optimizar la trazabilidad de la información.
- Los equipos de trabajo ya no deben trasladarse para enviar documentos a firmar o esperar a recibirlos para autenticarlos. El tiempo ahorrado se convierte en productividad.
- Al automatizar las tareas rutinarias, las labores diarias se hacen menos pesadas.
- Se evita gastar dinero en papel, tinta, impresoras y mantenimiento. Además, la generación de basura se reduce, al igual que el impacto medioambiental.
- Es posible firmar documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- La firma electrónica es segura, cifrada y conserva la confidencialidad de los documentos. No puede falsificarse o alterarse y sirve como protección contra intentos de estafas y fraudes.
- La Firma Electrónica Avanzada mejora las relaciones entre las instituciones públicas, los ciudadanos y empresas. La implementación de la FEA elimina las fricciones durante las diligencias.
Razones para elegir las firmas electrónicas sobre las manuscritas
Nos gustaría destacar la importancia que están adquiriendo las firmas virtuales en numerosos sectores y cómo están ayudando a particulares y a empresas a gestionar trámites rutinarios.
Apoyo a la organización sindical
Para estas organizaciones, la firma virtual hace mucho más sencilla la recolección de información de sus afiliados, manteniendo la confidencialidad y el derecho a la organización privada, sin la intervención de los patronos.
Agilización de las relaciones empresariales
En Chile es posible conformar una empresa con las firmas electrónicas, pero luego de eso pueden emplearse para muchas más tareas. Por ejemplo, para la validación de contratos de servicio y laborales. Las rúbricas digitales son efectivas para aportar practicidad a los negocios.
Hace más accesible y rápidos los servicios médicos
En los últimos años ha sido más que evidente la necesidad de contar con servicios médicos rápidos e incluso la conveniencia de la atención a distancia. Las firmas electrónicas son útiles para autenticar las recetas emitidas por el personal médico, y permitir que las mismas lleguen directamente a los buzones de entrada de los correos electrónicos de los pacientes.
Del mismo modo, hace mucho más ágiles los procesos realizados por las aseguradoras y los departamentos para conseguir la autorización de exámenes e informes médicos. La saturación del papeleo puede empobrecer la atención al paciente, pero las firmas electrónicas están logrando cambios positivos.
Optimización de las cadenas de suministros e intercambios con proveedores y socios
En empresas que tienen una cadena de abastecimiento para la producción y venta de productos, una firma electrónica puede llegar a tener un peso enorme cuando la misma se emplea para la generación de facturas, contratos de servicios, solicitudes de provisiones y materia prima, entre otros.
Tener la documentación a tiempo evitará retrasos de productividad que podrían provocar grandes pérdidas de dinero y clientes. Por ese motivo, muchas empresas han encontrado que consolidar las firmas electrónicas con los softwares de gestión aporta fluidez a los procesos de negocio más críticos.
Aumenta el alcance de las iniciativas colectivas
La recolección de firmas para peticiones y proyectos no sería lo mismo sin la tecnología. Ahora, con este recurso digital es más factible que los ciudadanos puedan hacer presión con su expresión de voluntad e identidad.
Mejora la recolección de tributos
Como estas firmas son válidas para los documentos tributarios y las declaraciones de los contribuyentes, con su implementación se gana transparencia y se reduce el retraso en el pago los impuestos.
¿Por qué elegir firmar electrónicamente?
Cuando esté en tus manos preferir la practicidad, sencillez y comodidad para tus trámites, no dudes en escoger la firma electrónica. Las excepciones que te mencionamos son pocas en comparación con todos los otros documentos y actos legales que puedes finiquitar con una firma virtual. Y si bien tener una herramienta de este tipo tiene un costo, es bajo y asequible. Esto sin mencionar que te ahorrarás dinero en traslados e impresiones.
Si te encuentras en algunas de las situaciones que nombraremos a continuación, la firma electrónica será la mejor decisión:
- Buscas completar trámites de modo rápido y sencillo. Tienes poco tiempo o disposición para acudir en persona a notarias y reuniones para procedimientos que podrían completarse de manera remota, sin problemas.
- Debes procesar documentos urgentes y que llegan en volúmenes considerables. Contratos de trabajo, hojas de asistencia, impuestos e incorporación de trabajadores, entre otros.
- Necesitas herramientas de confidencialidad para manejar acuerdos y contratos que incluyan honorarios.
- Los documentos que hay que firmar deben llegar a muchas personas que se encuentran en distintos lugares.
- La operatividad de tu negocio necesita de la firma constante y rápida de facturas y pedidos de compra.
- Intentas reducir los gastos vinculados con el papeleo.
En FirmaVirtual protocolizamos tus documentos
Te invitamos a llenar el formulario de solicitud para comenzar a aprovechar nuestros servicios. Puedes contratar tu firma simple o la certificación de los documentos ante un notario, sin salir de casa. Te garantizamos un proceso sencillo y atención a través de nuestro chat por WhatsApp al +56 9 4522 7304. También puedes escribirnos a contacto@firmavirtual.legal.
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