¿Cómo encontrar una notaría con firma electrónica? 

La autenticación y registro de textos legales por la vía online ahora es posible a través de una notaría con firma electrónica, ¿no sabes cómo funciona esta alternativa? Pues, somos los expertos para explicarte todo al respecto. Has llegado a nuestro blog y cómo proveedores de servicios notariales online y de firmas electrónicas, tenemos justo la información que buscas. 

En Chile desde hace algunos años la transformación llegó a los ámbitos legales y gubernamentales para agilizar los procesos, disminuir el congestionamiento de las oficinas y permitir que los ciudadanos completen gestiones con mayor rapidez y de modo remoto. Un ejemplo de ello es la notaría con firma electrónica, desde la cual puedes completar con éxito el registro virtual de documentos, olvidando por completo la necesidad de trasladarte a una oficina. 

Con esta nueva alternativa virtual puedes protocolizar títulos de propiedad, poderes legales o testamentos que necesitan de la presencia de un notario que funja como testigo imparcial, con licencia del gobierno. 

¿Qué es una notaría con firma electrónica?

Debido a la urgencia por modernizar las funciones de los trabajadores públicos y la llegada de la pandemia, ahora es más común recurrir a las notarías online para juramentar, certificar y verificar la identidad de las personas y los documentos que firman. 

Se trata de una notaría que opera de forma remota, por lo que el notario puede verificar la firma de los documentos electrónicos. Dependiendo del trámite, el notario se comunica por audio o por video para presenciar la firma de documentos y verificar la identidad del firmante. 

Para dar validez al acto, el notario es testigo del trámite con su propia firma y sello electrónico. Y, de acuerdo al estado, la ley le exige que conserve las grabaciones de los actos y las anotaciones de las transacciones en su registro por entre 5 a 10 años. 

El procedimiento está perfectamente regulado, por lo tanto, cualquier documento ejecutado a través de una notaría con firma electrónica tiene el mismo valor legal que aquellos certificados de modo presencial. 

Así que no debe preocuparte la autenticidad de tu trámite realizado de modo remoto, incluso se incentiva a los ciudadanos a recurrir a esta solución siempre que sea posible. La transformación digital permite procesar por la vía online casi el 90% de los documentos que pasan por las notarías. Por lo que recurrir a esta opción te ahorrará tiempo, será más seguro porque no tendrás que salir de casa, pagarás poco por ello y en unas 48 horas recibirás el documento notariado en tu correo electrónico. 

¿Cuál es el basamento legal para el funcionamiento de una notaría con firma electrónica? 

La Corte Suprema en Chile estableció cuáles serían las herramientas tecnológicas en las notarías, esto como parte de una serie de acuerdos sobre medios electrónicos para el ejercicio notarial: 

• El notario hace uso de los dispositivos y medios de firma electrónica de modo exclusivo, personal e intransferible. La protocolización de documentos se hará en los horarios y días de oficio y dentro de su territorio jurisdiccional. 
• Pueden emitir copias de documentos con autenticación de firma electrónica avanzada, los cuales tendrán la misma validez que el formato impreso y con fe pública. 
• Se admite la firma ante un notario de manera semipresencial por videoconferencia, videollamadas u otros medios similares que permitan al funcionario público dar fe de la identidad de quienes firman. 
• Existe la posibilidad de autorizar firmas no presenciales en instrumentos privados, a través de plataformas tecnológicas o datos que autentifiquen las rúbricas. 

Por otro lado, las firmas electrónicas y los sellos notariales son válidos en Chile desde el año 2002, gracias a la promulgación de la Ley Firma Electrónica 19.979. En ella se da solemnidad a los documentos públicos y privados que son emitidos por medios digitales. 

Las firmas electrónicas avanzadas

Es importante que sepas que la Firma Electrónica Avanzada (FEA) es el recurso probatorio de identidad con el que se pueden autenticar instrumentos públicos y privados ante un notario. Por lo que, si quieres protocolizar documentos por la vía online, deberás poseer una FEA. Esta te permite dar fe de tu identidad y de la integridad del texto que estás firmando. 

Las Firmas Electrónicas Avanzadas no pueden ser modificadas, falsificadas o alteradas, solo pueden vincularse a una única persona. Se le considera un certificado digital válido, al igual que una firma manuscrita. Para obtener una FEA deberás recurrir a un proveedor de firmas electrónicas, como nosotros. La generación de la firma avanzada debe hacerse con empresas que puedan ofrecerte alto nivel de encriptación y seguridad. 

Estas son tus alternativas para adquirir una Firma Electrónica Avanzada: 

• Llenar nuestro formulario de solicitud. Desde nuestra plataforma puedes firmar tus documentos con firmas simples y avanzadas y acceder a la protocolización de documentos con notarías en línea. 
• Buscar dentro de los proveedores de FEA, del Ministerio de Economía. 

La petición de esta firma digital es sencilla, pues los documentos necesarios son pocos. El costo del servicio es bajo y tu FEA tendrá entre uno a tres años de validez, dependiendo de tu elección.

El funcionamiento de una notaría con firma electrónica

Si quieres los servicios online de una notaría, ubica una dentro de tu ciudad y revisa en su sitio web oficial, si cuenta con protocolización con firma electrónica. Sin embargo, una solución quizás más cómoda es contratar la intermediación de una empresa acreditada como FirmaVirtual, pues contamos con la asociación de notarías en Chile y podemos agilizar tus trámites, sin desplazamientos, esperas o hacer cola. 

Nosotros nos ocuparemos de pedir la protocolización al notario para que rubrique electrónicamente tus documentos, enviándolos luego a tu correo electrónico para un gestión simple y eficiente. Para completar el procedimiento con nosotros, tome en cuenta lo siguiente: 

• Facilítanos tu correo electrónico y tu cédula de identidad, estos datos son requeridos para una validación inicial. 
• Al ingresar en nuestra plataforma registraremos tu dirección IP para establecer la ubicación, la fecha, hora y timbre de tiempo exactos para tu firma del documento. 
• Recibirás una clave por mensaje de SMS, al igual que otros posibles firmantes. 
• Protegeremos el proceso con tecnología encriptada de cadena de bloques. 
• Enviaremos el documento a la notaría para que sea validado por el notario y reciba la autenticación de la Firma Electrónica Avanzada. 

Nivel de seguridad de la notaría con firma electrónica

Queremos aclararte que las firmas electrónicas y la autenticación de documentos con sello de notario por la vía online están protegidas por algoritmos cifrados capaces de evitar cualquier intento de estafa. Los procesos que involucran la firma electrónica avanzada son únicos y no pueden ser transferibles, todos los datos contenidos en los documentos se consideran solemnes y apegados a las regulaciones del país. 

¿Por qué solicitar la intermediación ante una notaría para completar trámites online? 

Ya seas una empresa o particular, hay muchas razones para optar por los servicios de notaría online: 

• Reducción al mínimo del tiempo y esfuerzo que requieren los trámites ante las notarías. Simplifica tus rutinas y concéntrate en otras actividades más importantes.  
• No existe la posibilidad de que pierdas los documentos, ya que todo el proceso es por internet. 
• La protocolización en una notaría con firma electrónica es segura, olvida la preocupación por suplantación de la identidad o falsificación. La Firma Electrónica Avanzada es creada a partir de algoritmos impenetrables. 
• Los costos son menores que ir y gestionar los trámites de modo presencial. 
• Elimina de tu presupuesto los gastos de insumos de impresión; mientras ayudas al medio ambiente, al bajar el consumo de papel y la generación de basura. 
• No necesitarás archiveros físicos para guardar tus documentos electrónicos y encontrar tus textos legales será más práctico.  
• Solicita servicios notariales online en cualquier momento y desde cualquier sitio. No dependerás de tu ubicación. 

Beneficios de las notarías online para empresas 

Además de considerar lo anterior, hay algunas ventajas adicionales que son muy significativas para las compañías que buscan optimizar sus rutinas. 

• Aumento de la productividad en departamentos de finanzas y RRHH. Los equipos pueden agilizar sus trámites rutinarios y así destinar más tiempo a tareas relevantes para su organización. 
• Si la empresa requiere de una certificación constante de contratos y certificados, hacer la protocolización por una notaría online es la alternativa más inteligente para ahorrar tiempo y dinero. 
• Si la operatividad o cadena de abastecimiento de la empresa depende de la firma y autenticación de contratos ante un notario, cumplir con esta formalidad presencialmente resulta poco efectivo. Por otro lado, la firma electrónica ayudará a mantener la fluidez en los procesos. 

Documentos que puedes gestionar con la firma electrónica

Por mencionar solo algunos, puedes legalizar los documentos para la modificación o la constitución de las sociedades, certificar contratos de hipoteca, arrendamiento o compraventa de inmuebles. Asimismo, la firma de las actas del directorio de ejecutivos y de accionistas, contratos con instituciones públicas o privadas y de Valores de Oferta Pública. Si necesitas completar un trámite que no hemos mencionado, escríbenos un comentario al final de esta publicación. 

¿Cuáles documentos no pueden ser notariados con firma electrónica? 

Son pocos, pero algunos documentos no pueden ser notariados con la firma electrónica avanzada. En cambio, por ley, se exige la presencia de las partes interesadas ante el notario y la firma manuscrita.

• Los trámites solemnes de Derecho Familiar, como la celebración de matrimonios, ejecución de divorcios, concubinatos, defunciones y adopciones. 
• La Escritura Pública de acuerdo al Código Orgánico Tributario. 
• Los pagarés y las letras de cambio demandan autonomía, materialidad y literalidad, por lo que no puede hacerse el protestos o endoso con la firma electrónica. 
• Los permisos de viaje para hijos. 

FirmaVirtual, tu empresa acreditada en Chile para gestionar trámites ante notarías con firmas electrónicas

Nuestro propósito como compañía es hacer más accesibles, rápidas y convenientes las diligencias de legalización de documentos con sellos de notarios y facilitar la autenticación de documentos de manera digital, reduciendo tu esfuerzo a apenas un clic. 

Contamos con alianzas con numerosas notarías en Chile por lo que podemos encargarnos de tus trámites, sin importar donde te encuentres. Como proveedor acreditado, tenemos la autorización del gobierno para la prestación de nuestros servicios. 

¿Cómo funciona FirmaVirtual? 

Contamos con una plataforma alojada en la nube desde la cual puedes rubricar documentos de índole privada o pública con tus firmas electrónicas. Del mismo modo, solicitar la protocolización o certificación de distintos textos por el notario, sin la necesidad de salir de tu casa u oficina. Podemos encargarnos de tus contratos, documentos de compraventa, finiquitos, poderes, declaraciones juradas y muchos más. 

Nos caracterizamos por un funcionamiento práctico e intuitivo de nuestro sistema y la disponibilidad de distintos modelos de documentos, los cuales puedes descargar gratis. Hemos logrado reducir a varias horas el tiempo que toma un trámite presencial en una notaría y sin la necesidad de desplazamientos. Cuando el documento debe firmarse de manera presencial, entonces, podemos brindar los servicios notariales en el domicilio de tu elección. 

En caso de elegirnos, sigue estos pasos: 

1. En nuestra web conseguirás el formulario de solicitud, llénalo. 
2. Adjunta el documento que necesitas firmas. 
3. Sube la imagen, por ambas caras, de tu cédula de identidad. También, la de los demás firmantes en caso de que aplique. 
4. Si eres persona jurídica, adjunta el certificado de poder vigente para cada uno de los firmantes o el E-RUT. 
5. Paga el costo del servicio. 
6. Confirma tu solicitud. 
7. Recibe tus documentos firmados por correo electrónico. 

Trámites con una notaría online 

Estos son los más frecuentes, pero ante cualquier duda consúltanos. 

Poderes 

Con este documento autorizas a un tercero para actuar en tu nombre en distintos escenarios o para que complete por ti determinadas tareas o diligencias. Ahora, con las firmas electrónicas puedes solicitar poderes simples notariados en cuestión de minutos. 

Documentos para transacciones inmobiliarias 

El sector inmobiliario ha sido uno de los más beneficiados con la digitalización de las notarías y la aprobación de las firmas electrónicas. Entre los trámites más solicitados están:  

Contrato de arrendamiento: para arrendar de inmuebles con fines residenciales o comerciales. Es requisito que las partes cuenten con Firma Electrónica Avanzada, cédulas de identidad vigentes, Dicom, las tres últimas cotizaciones AFP, Registro Único Tributario, boleta y declaraciones de renta, garantía y contrato de trabajo. Al finalizar, el contrato con el certificado notarial llegará por correo electrónico. 

Promesa de compraventa: podrás legalizar el compromiso de compra con el dueño del inmueble de tu interés o solicitar al comprador que cumpla con este requisito ante el notario. El notario certificará los términos de la negociación. Los recaudos son las cédulas de identidad vigentes de ambas partes, la preaprobación de la hipoteca, si aplica y especificaciones de la propiedad. 

Declaraciones juradas y certificados 

Las declaraciones juradas ante un notario se efectúan para otorgar veracidad de un hecho, el cual debe ser comprobable. Un ejemplo son las declaraciones de ingresos para la solicitud de créditos. Son documentos delicados que deben ser certificados por un notario bajo pena de perjurio. También, puedes tramitar el certificado de residencia o declaración jurada de domicilio, para la cual solo deberás presentar tu cédula de identidad vigente.

Compraventa de vehículos 

Y con la misma solemnidad como si se tratara de un procedimiento presencial en la oficina del notario. Para la protocolización se te pedirá el permiso de circulación del automóvil, cédulas del comprador y vendedor, el Certificado de anotaciones y Certificado de registro de multas impagas, todos los recaudos deben estar vigentes. 

Contratos y certificaciones laborales 

Los departamentos de Recursos Humanos pueden, a través de una notaría con firma electrónica, tramitar los contratos de trabajo y certificaciones laborales. Igualmente, los empleados pueden dar por terminada la relación con su patrón usando una carta digital de renuncia notariada. Para ello deben cumplir con lo establecido en el Código del Trabajo. 

Otros proveedores de notaría con firma electrónica 

Ya te mencionamos lo que desde FirmaVirtual podemos ofrecerte, ahora te damos un listado de otras posibilidades para que puedas tomar tu decisión con confianza. 

• NotarioExpress: proveedor de trámites notariales electrónicos. También, ofrece la agilización de la protocolización que necesita ser presencial. El usuario paga por el servicio a través de su plataforma en línea y acude a la notaría en un horario de atención especial. 
• E-certchile: es una empresa nacional de certificación electrónica, afiliada a la Cámara de Comercio de Santiago. Se especializa en trámites digitales para particulares y comunidades de empresas. 
• FirmaYa: como empresa ofrecen la emisión de firma electrónica a personas naturales y jurídicas, identificación digital, firmas para “Tu empresa en un día” y gestión online de documentos. Brindan el servicio de mandatos y recepción de pagos electrónicos.  
• Legalchile: disponen de firmas electrónicas, aunque sus servicios principales son los servicios legales como divorcios, demandas, contratos, entre otros. 
• TuFirma.digital: agilizan la firma de documentos rutinarios de áreas administrativas y de RRHH de empresas. 

¡Te ayudamos a simplificar tus diligencias ante una notaría con tu firma digital! 

Nosotros nos podemos ocupar de todo lo que necesitas para legalizar tus documentos con una Firma Electrónica Avanzada o Simple. Del mismo modo, procesaremos tus actos con la notaría online que te resulte más apropiada dependiendo de la jurisdicción en la que te encuentras. 

Muy pronto recibirás tus documentos en tu bandeja de correo electrónico. Somos expertos en entregar soluciones rápidas y a la medida. Y ahora con la información que te hemos entregado en esta publicación puedes ir directo al formulario de solicitud para iniciar tus trámites online. A partir de ahora, contrata tu firma simple o la autenticación con notario, desde tu computadora o dispositivos móviles. Contáctanos al +56 9 4522 7304 o escríbenos a contacto@firmavirtual.legal. Adicional, puedes seguirnos en Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter.

¿Tienes alguna duda sobre los documentos que debes llevar a una notaría?, ¿quieres completar el trámite de manera remota? Escríbenos en los comentarios.