Todo acerca de la firma digital en México

La firma digital en México forma parte de las innovaciones tecnológicas que están cambiando nuestras vidas. Y también, las de millones de personas en el mundo que ahora adoptan las ventajas de usar las rúbricas sin las ataduras de la tinta y el papel.

En este post te resumimos cómo ha sido la evolución de la firma digital y la firma electrónica en México.  

Después que conozcas cómo usar la firma digital en México y sus ventajas, coincidirás con nosotros en que con esta herramienta podrás dejar atrás las pérdidas de tiempo. No tendrás que gastar ni un peso en transporte para acudir a reuniones ni soportar largas esperas frente a oficinas y entidades públicas y privadas para firmar documentos.

Descubre todo lo que necesitas saber acerca de las firmas electrónicas en el territorio mexicano y cómo te permitirán hacer más fácil los trámites que antes podían tomar horas y hasta semanas.  

Firma digital en México: Firma electrónica versus firma manuscrita

Una firma –ya sea a mano o electrónica– es una manifestación que expresa la voluntad de alguien. Esto incluye desde las firmas que hacemos en cualquier papel o servilleta, hasta aquellas que suscribimos electrónicamente, por ejemplo, sobre la tablet del repartidor que nos lleva un paquete a casa.

En cualquiera de ellas, estamos dando nuestro consentimiento sobre algo. Pues lo mismo ocurre cuando generamos una contraseña para una transacción o cuando firmamos un documento online como un contrato de arriendo.  Todas estas son formas de firmar.

Firma digital en México: ¿Qué es una firma?

De acuerdo con la RAE, una firma se puede definir como aquellos rasgos o conjuntos de rasgos que se realizan de la misma manera y que permiten identificar a una persona. 

Estos rasgos pasan a formar parte de un mecanismo que reviste de autenticidad a un documento y que, incluso, puede reemplazar el nombre y apellido de quien aprueba el documento.

Y entonces… ¿qué es una firma electrónica? 

La mayoría de los especialistas coinciden en que una firma electrónica se puede definir como el conjunto de datos electrónicos vinculados a un documento online y a la persona que lo firma o su autoría.

Básicamente, es un mecanismo para ligar este documento con el firmante y su identidad.

En México, como en otras partes del mundo, las firmas electrónicas están contempladas en las leyes y son totalmente aceptadas y válidas legalmente. 

Semejanzas y diferencias 

Al igual que una firma autógrafa, la firma digital o electrónica se puede usar como prueba en juicios o como forma de firmar todo tipo de documentos. Tanto las firmas manuscritas como las firmas electrónicas o digitales están en el mismo rango y nivel de garantía de autenticidad.

Ahora bien, una de las grandes diferencias es que la firma electrónica ofrece mayor seguridad que las manuscritas. La razón principal es que permite hacer transacciones electrónicas y hace posible identificar al autor del mensaje y que no ha habido cambios en el documento.

Con una firma manuscrita en un documento no ocurre lo mismo. Existe un gran riesgo de que se puedan forjar los papeles en físico y suscritos a mano. 

Como ves, esto es una clara desventaja de las firmas manuscritas en un mundo donde los negocios online y el uso de datos y plataformas electrónicas están a la orden del día. ¡Es aquí donde las firmas digitales llevan la delantera al dar ventajas de confiabilidad! 

La firma digital en México

Para nadie es un secreto que, debido a la pandemia, muchas personas y empresas  tuvieron que hacer cambios inmediatos en la manera tradicional de hacer negocios.

Un informe de la International Data Corporation (IDC) refiere que para el 36% de las organizaciones empresariales de México resultó crítico enfrentar los potenciales problemas tecnológicos producto de la COVID-19.

Como resultado, las firmas electrónicas pasaron a ser un factor clave para automatizar procesos, agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad. 

Según cifras del sector, esta modalidad de firma de documentos online ya venía creciendo de manera acelerada en México desde el 2019. Entre ese año y el 2021, se registró un crecimiento del 26% en la demanda de firmas virtuales.

Esto de las rúbricas online no es nuevo. Hoy, más de 144 países contemplan en sus legislaciones el uso de las firmas electrónicas simples y firmas electrónicas avanzadas. 

Marco legal de las firmas virtuales en México

En México, las firmas virtuales tienen más de 20 años de historia. Entre las leyes y normas principales que les sirven de marco se encuentran:

• El Código Civil Federal: en su artículo 210-A, otorga valor probatorio a los datos aportados por medios electrónicos.
• El Código de Comercio: en su artículo 89, avala el uso de medios electrónicos.

Desde mayo del año 2000 hubo una reforma importante en el país a fin de favorecer el comercio electrónico y el uso del modelo internacional sobre firmas electrónicas. Se modificaron un grupo de leyes y normativas para amparar el uso de mensajes de datos, las firmas electrónicas y la protección del consumidor. Entre estas leyes y normas se encuentran:

• La Ley de Firma Electrónica Avanzada de 2012.
• La Norma Oficial Mexicano NOM-151-SCFI-2016. Esta establece los requisitos que deben observarse para la conservación de los mensajes de datos y los documentos digitales.
• El Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación de 2004.
• Las Reglas Generales a las que se deben someter los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC).   

Mejoras en la última década

En 2013,  se profundizó esto con la incorporación de modelos de firmas electrónicas. A partir de allí, se sentaron las bases para considerar las firmas digitales como pruebas en juicio y como elemento para fijar las reglas técnicas sobre la autenticidad de los documentos electrónicos.   

Entre estos detalles técnicos se encuentran el “sello de tiempo” y otros datos que permiten blindar a los documentos online y garantizar su validez.

Tal es la confianza en este sistema, que los jueces en México y las autoridades del SAT (Servicio de Administración Tributaria) han acogido las firmas electrónicas avanzadas para asegurar sus procesos. Lo mismo sucede en Perú, Chile, Colombia, por citar algunos ejemplos en Latam.

Impacto de las firmas online en la banca y finanzas

La digitalización de los procesos, mediante el uso de la firma digital, es usada ampliamente por instituciones icónicas como el Banco de México. Actualmente, la tecnología de firma electrónica les ha permitido “aumentar el nivel de confianza en los intercambios de información electrónica”, asegura el Banxico en su web.

Este intercambio de datos entre el Sistema Financiero de México y el Instituto Central brinda mayores garantías de:

• Seguridad
• Comunicación
• Integridad
• Autenticación
• Confidencialidad 
• No repudio

Banxico ha implementado desde hace un tiempo el uso de la firma electrónica para el envío de mensajes. Esto, siguiendo los estándares internacionales de infraestructura en las claves públicas o PKI (Public Key Infrastructure).

Ventajas de usar firmas digitales en México

Vamos a resumirte varios de los beneficios de las rúbricas digitales. La idea es que veas todas las puertas que pueden abrirte:

➤ Menos riesgos y mayor confiabilidad

Las firmas electrónicas ayudan a elevar la protección y privacidad de los documentos para los sectores comerciales, jurídicos, empresariales, privados, tributarios, inmobiliarios, educativos, etc.  

➤ Ofrece capas de seguridad y legalidad 

Agregan capas avanzadas de certificación y seguridad en tiempo real. Esto ayuda a realizar auditorías legales y facilita la autenticación de lo firmado.

➤ Mejora la competitividad empresarial

No hay dudas que las organizaciones pueden lograr ventajas competitivas al darle agilidad a sus procesos comerciales, firma de documentos y automatización de sus flujos de trabajo.

No solo ofrece ventajas dentro de los departamentos de la propia empresa, sino en sus relaciones con otras organizaciones nacionales y extranjeras.

➤ Permite la rastreabilidad

Todo el proceso de firma online se puede rastrear. Los participantes pueden tener la confianza de que los otros firmantes corresponden a su identidad real y que además, el texto no puede ser cambiado ni forjado.

➤ Reduce costos y tiempo

Las oficinas libres de papel son posibles con esta herramienta tecnológica. Ya no es necesario comprar papel ni imprimir hojas para suscribir documentos y archivarlos. Es una iniciativa amigable con el planeta.

➤ Se integra a los ecosistemas empresariales

Adoptar una tecnología de firma digital en México no es nada complicado. 

Existen muchas maneras en las que los clientes, proveedores, empleados y socios de las empresas pueden poner en práctica este sistema para firmar documentos y completar transacciones.

Tipos de firmas electrónicas en México

El uso de la firma digital en México se basa mucho en la normativa internacional que rige la firma de documentos electrónicos. 

De acuerdo a esto, existen tres tipos básicos de firmas electrónicas:

Firma electrónica simple

• Es la más básica y sencilla. Se le conoce como firma estándar. 
• Permite el uso de cualquier dato electrónico que permita identificar al firmante. 
• Está contemplada en el Código de Comercio de México (art. 89). 
• Es admisible como prueba en un juicio, igual que la firma manuscrita.
• No requiere de certificados digitales para autenticar la identidad del firmante.

Firma electrónica avanzada

• Cumple requisitos más específicos, como su vinculación y control exclusivo por parte del firmante.
• Es una firma que tiene su propia ley en México (Ley de Firma Electrónica Avanzada) y está contemplada en el artículo 97 del Código de Comercio.
• Es inviolable, es decir, hace posible identificar alguna alteración malintencionada, después de firmar el documento.
• Consta de un certificado digital que es otorgado por un proveedor de servicios de certificación, autorizado por el gobierno mexicano.

Firma electrónica cualificada

• Es un tipo de firma muy específico que se otorga por un certificado digital.

• En el caso de México, es una clase de Firma Electrónica Avanzada.
• Se asigna un ID digital validado por el gobierno u otra entidad.
• Incluye un dispositivo cualificado para crear la firma.
• Es el que tiene el nivel máximo de seguridad.

Además de estos tres tipos, existen otras formas de denominar a las firmas electrónicas en México:

Firma digital – Firma digital en México

• De esta forma se le suele llamar a un tipo de firma electrónica avanzada. 
• Cumple con los requerimientos básicos de una firma electrónica y requiere de un Certificado Digital (CD) que es de uso exclusivo del firmante. 
• El certificado es otorgado por los prestadores del servicio de certificación, autorizados por la Secretaría de Economía de México.
• Usa algoritmos de cifrado y operaciones matemáticas (criptografía).
• Existen proveedores de esta firma que usan el protocolo PKI (Infraestructura de Clave Pública), como el usado por Banxico.

E.firma (antes FIEL)

• Es un tipo de firma digital que se utiliza en el territorio mexicano para realizar operaciones en instituciones del Gobierno, como el SAT. 
• Es un tipo de Certificado Digital (CD). Antes se le denominaba firma electrónica o FIEL.
• Tiene validez jurídica, igual que las firmas a mano.

Firma Biométrica

• Utiliza los datos físicos o biométricos y dispositivos especiales para reconocer a los firmantes por su huella dactilar, voz, forma de firmar, iris.
• Requiere de dispositivos electrónicos con una aplicación para estos fines.
• Es de seguridad muy elevada.

Cómo obtener un certificado digital en México

Para obtener una firma digital en México puedes comprarla a un proveedor de firmas y/o pedir un certificado digital de e.firma (FIEL). Este último trámite es gratuito.

Para obtener la e.firma necesitarás cumplir estos requisitos:

1. Tener una dirección de correo electrónico.
2. Hacer la solicitud al SAT del  certificado de e.firma de personas físicas.
3. Documentos de identidad, ya seas mexicano o extranjero.
4. Comprobante de domicilio.
5. Contar con una unidad de memoria extraíble, como memoria USB, de preferencia nueva. 
6. Llevar el documento descargable para hacer la solicitud, imprimirla y  firmar en tinta azul.

Si vas a solicitar por primera vez tu e.firma, ten en cuenta que este trámite es primero online (para pedir la cita) y luego es presencial (para que te den el certificado digital).

Sigue estos pasos:

Online:

1. Dirígete al portal del SAT. 
2. Agenda una cita para solicitar tu e.firma. Hazlo desde la pestaña “Otros trámites y servicios” y luego “Agenda una cita”. 
3. Registra la cita en el SAT de tu preferencia. El sistema te dirá qué día debes ir.
4. Puedes volver a la pestaña “Otros trámites y servicios”, hacer clic e ir a “Identificación y firmado electrónico” para descargar de una vez el archivo del programa Certifica. 
5. Guarda este archivo en la memoria extraíble (memoria USB) que deberás llevar el día de la cita, con la información ya descargada. 
6. El sistema te pedirá una contraseña que deberás generar y guardar para después.

Presencial 

Después de agendar una cita en la oficina SAT:

1. Lleva y entrega los documentos y el dispositivo extraíble.
2. Te registrarán tus datos biométricos: foto, huellas dactilares, iris, firma autógrafa.
3. Debes firmar para aceptar la generación de la e.firma.
4. Recibirás en la memoria USB los archivos necesarios (tres en total). Uno de ellos es el Certificado Digital.
5. Ya puedes usar y descargar tu e-firma en el portal del SAT con la contraseña que ya habías creado.

Con esta e-firma puedes hacer tus trámites. Entre ellos, enviar tu declaración anual de impuestos firmada de esta forma, o pedir sellos digitales.

Firmas electrónicas simples y avanzadas 

Si tienes una pequeña o gran empresa en México o estás en el extranjero y haces negocios con la nación azteca, te conviene contratar una empresa que te ofrezca el servicio de certificación de firma.

Igual si eres persona natural. Son muchas las ventajas que obtienes de tener una firma electrónica o firma digital en México para suscribir -con total seguridad- documentos como contratos de arriendo y promesas de compraventa de inmuebles.

También, puedes usarlas para hacer:

• Reservas hoteleras

• Prestación de servicios
• Declaraciones juradas
• Notificaciones corporativas o de condiciones de uso
• Presupuestos o firmas de contratos comerciales
• Contratos con clínicas o servicios 
• Aprobación de cotizaciones o cambios de términos en los acuerdos
• Firmas de contratos o promesas de trabajo
• Completar trámites de residencia definitiva o visa
• Autorizaciones de apoderados o representantes

¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma digital en México?

Ya te contamos cómo una firma digital en México es un recurso tecnológico muy valioso para mejorar  nuestro desempeño profesional. También nos ayuda a gozar de más tiempo libre que podemos dedicar a la familia o a nuestras actividades favoritas.

Ahora ¿cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma digital en México?

La plataforma FirmaVirtual es un servicio donde puedes adquirir tu firma electrónica simple si estás en Chile o México..

Solo necesitas entrar a la plataforma y llenar el formulario de firma electrónica simple para que comiences a suscribir tus documentos. Si no tienes tu escrito, ve a nuestra sección de documentos tipo y descarga el modelo que necesites. 

¿Quieres saber más? Consulta nuestro apartado de preguntas frecuentes y descubre todo lo que puedes hacer con las firmas electrónicas. 

Ya que conoces todos los beneficios de tener una firma digital en México ¿estás listo para comenzar a utilizar esta tecnología?

¡Déjanos tu comentario!