Todo acerca de la firma digital en Perú

¿Cómo tener una firma digital en Perú y cuáles son sus ventajas?  En este post te contaremos cómo ha sido la transformación digital en Perú mediante la actualización de los tipos de firmas electrónicas para distintos trámites online.

Con la Ley de Firmas y Certificados Digitales o Ley 27.269, que fue actualizada en febrero de 2021,  los peruanos cuentan con las ventajas de la llamada Ley de Gobierno Digital. 

Como verás a lo largo de este artículo, esto implica el reconocimiento de las firmas electrónicas y el certificado digital como vehículos de obligatoriedad para realizar gestiones administrativas online con las oficinas del gobierno.     

Ahora, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre las categorías de firmas electrónicas que hay en Perú y de qué trata la renovación de esta normativa. ¡Sigue leyendo! 

Firma digital en Perú: Lo que tienes que saber

En el mundo de hoy, la inmediatez y la necesidad de avanzar en todo tipo de operaciones o trámites (comerciales, mercantiles, empresariales, etc), sin que la persona esté físicamente presente, exige soluciones prácticas y legales. 

La Firma Digital, es la respuesta a esa necesidad. 

El crecimiento de la interacción en los espacios virtuales involucra la transformación digital de todo tipo de operaciones o trámites. 

Lo que anteriormente exigía la presencia física de una persona para certificar y generar la seguridad y confianza de cualquier documento, hoy experimenta el cambio hacia la virtualidad, hacia todo lo electrónico y digital. 

El uso de las firmas digitales y electrónicas es un mecanismo confiable y reconocido en todo el mundo para la realización de trámites y diferentes operaciones legales, sin el uso del papel y la tinta para suscribir documentos.

¿Qué es una firma digital?

En la cotidianidad, muchas veces utilizamos nuestras firmas escaneadas y las consideramos digitalizadas. Sin embargo, esto no es suficiente para autenticar documentos o que garanticen que son nuestras propias rúbricas. 

Algo muy diferente sucede con las firmas electrónicas y digitales, que de acuerdo con la reglamentación peruana e internacional, tienen distintos alcances y formatos de funcionamiento.

Para comprender que es una firma digital es importante saber cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital. Ya en el medio virtual suelen usarse ambos términos de manera indistinta, pero legal y técnicamente sus usos son diferentes. 

Y cada país establece su propio marco legal y alcances para su uso. 

Diferencias entre una firma electrónica y una firma digital

Es importante comprender que todas las firmas digitales son de carácter electrónico, es decir, son firmas electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas consiguen un nivel de firma digital.  

La firma electrónica se crea comúnmente con símbolos o un conjunto de datos electrónicos, con el propósito de vincular estos datos a una persona. Así es posible autenticar algún documento de su interés. Este conjunto de datos permite dar fe de la voluntad de quien plasma la rúbrica. Dicho de otra manera, sustituye la firma manuscrita.

La principal diferencia entre la firma electrónica y la firma digital es que tiene que ver con los diferentes tipos de tecnología que usan y sus diferentes niveles de seguridad.

Es importante resaltar que cada país tiene un marco legal que establece los tipos y formas de uso de las firmas electrónicas. Esto implica que podemos encontrar diferentes denominaciones. 

No obstante, estos marcos legales se basan en las llamadas Leyes Modelo de la CNUDMI, que es la Comisión de Naciones Unidas para el Desarrollo Mercantil Internacional sobre Comercio Electrónicos y Firmas Electrónicas. 

Y con el avance del comercio electrónico, es indudable que los tipos de firmas electrónicas en los países y continentes han tenido que adecuarse a estas exigencias internacionales. 

Tipos de firmas electrónicas en Perú

Según la normativa actualizada en el año 2021, en la legislación peruana existen tres tipos de firmas electrónicas. Ellas son:

• Firma Electrónica Simple
• Firma Electrónica Avanzada
• Firma Electrónica Cualificada o Firma Digital

Esta clasificación te ayudará a comprender mejor qué es una firma digital en Perú y cómo impacta esto en el mejoramiento de tu calidad de vida. 

➤ Firma Electrónica Simple (FES)

Puede ser un dato en formato electrónico asociado que utiliza un firmante. Es considerada con un nivel de seguridad baja o media. 

Las Firmas Electrónicas Simples o FES son comúnmente utilizadas para firmar o terminar contratos de arriendo, de hospedaje vacacional o por temporadas. También para suscribir un contrato de trabajo o hacer la compraventa de un auto de segunda mano, entre otros.

Todo depende de las legislaciones de cada país. 

En Chile, por ejemplo, las firmas electrónicas simples son uno de los instrumentos más usados para firmar poderes simples, hacer declaraciones juradas y hasta completar trámites online en las entidades del gobierno, bancos y otros organismos privados.   

➤ Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Esta firma electrónica permite verificar la identidad de la persona con una vinculación única.  Se crea a través de datos que el firmante puede utilizar bajo su control. 

Estas firmas electrónicas avanzadas (conocidas por sus siglas, FEA) se usan para trámites más exigentes o formales, que requieran de una firma con más mecanismos de protección, como un token. 

Con este tipo de firmas se puede formalizar, por ejemplo, la creación de una empresa o signar acuerdos comerciales en el mercado internacional.

➤ Firma Electrónica Cualificada o Firma Digital

Esta firma tiene la validez jurídica y reemplaza el uso de una firma manuscrita, siempre que haya sido creada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE). 

Puede servir como medio probatorio, al ser generada por un prestador de servicios de certificación digital confiable. También debe contar con un certificado digital, a nombre del titular de la firma. 

Este certificado debe ser emitido por una Entidad de Certificación debidamente acreditada y confiable. Utiliza una técnica de criptografía asimétrica que identifica al firmante y cuenta con un par de claves, una pública y una privada. 

Ninguna de estas claves deriva a la otra, así que esto agrega una capa extra de seguridad. Ahora, por su naturaleza de origen, una firma digital:

• Garantiza la veracidad de la autoría, la integridad y la aceptación de los documentos electrónicos firmados con ella.
• Constituye el mecanismo electrónico apropiado para firmar contratos, documentos o transacciones que requieran validez jurídica. 

Ventajas y usos de las firmas digitales

Desde el 2020, el cierre casi permanente de las oficinas públicas para evitar el congestionamiento de usuarios, así como el limitado acceso a las oficinas donde se realizan trámites legales -debido al COVID-19- afectó la firma de documentos de manera presencial. 

En tal sentido, el uso de las firmas electrónicas se ha hecho cada vez más necesario como una alternativa eficiente para la sustitución de la firma escrita. Ofrece una serie de ventajas que es importante conocer. ¡Vamos a ello!

➤ Ahorro de tiempo

El uso de la firma digital significa un ahorro importante del tiempo para las partes, puesto que realizar trámites de forma digital requiere solo de unos pocos minutos.

Además, el registro y almacenamiento de los documentos es inmediato, por lo que se elimina todo el proceso de fotocopiado, ordenamiento y archivo de documentos.

➤ Ahorro de costos

Representa un ahorro de costos y materiales, ya que todo queda registrado digitalmente de forma automática. 

Significa ahorro en la impresión, en papel, así como procesos como escaneo y el almacenaje en físico. Las organizaciones ganan espacio en sus edificaciones, ya que no requieren de grandes archivos.

➤ Es amigable con el planeta

Las firmas electrónicas permiten reducir significativamente el uso de grandes cantidades de papel. Esto significa menos árboles talados y menos derroche de agua para obtener la pulpa necesaria para fabricar papel.

Cada vez que utilizas una firma electrónica contribuyes con la preservación del medio ambiente y apoyas el ahorro de papel y un mejor uso del agua y la energía. 

➤ Cuenta con aval legal y reconocimiento

Una de las ventajas más importantes que ofrece el uso de una firma electrónica o  firma digital es la autenticidad e integridad de los documentos firmados. 

Y esto se debe a que dichas firmas son generadas por un prestador de servicios de certificación de la firma digital, debidamente acreditados por los gobiernos.

La firma digital permite garantizar la autenticidad de la firma y la identidad de las partes involucradas. 

Fíjate en estas características:

• Su origen digital y certificado permite probar que el autor del documento es el verdadero. Ambas partes (firmantes y receptores del documento) pueden quedar conformes.
• Siendo la firma un recurso digital, se tiene acceso desde cualquier dispositivo electrónico. 
• La tecnología utilizada para crear un documento online con una firma electrónica, permite conservar la integridad del documento. Esto quiere decir que evita que los datos o la información contenida en el documento pueda ser modificado, sin el conocimiento del firmante y de las partes.

➤ Evita desplazamientos y presencialidad

Finalmente, podemos destacar que el uso de firmas digitales evita el traslado de los signatarios para ejecutar la firma de cualquier tipo de documento con valor legal. 

Evita el gasto por movilidad, transporte, ajuste de agenda y horarios, y muchas otras incomodidades que genera un desplazamiento hoy en día. 

¡Excelente! ¿Cierto?

Firma digital en Perú: ¿Cómo obtener una firma digital en Perú?

Antes de obtener una firma digital en Perú, es importante conocer cuáles son los requisitos para poder usar este tipo de firma. 

Tienes que saber que:

• El certificado digital es la base de la firma digital en Perú. Debe ser avalado y emitido por una autoridad de certificación confiable.
• El certificado digital asociado con la firma debe estar vigente.

Una vez que tengamos claro esto, sigamos.

Pasos para tener tu firma digital en Perú

Como ya te mencionamos, una firma digital en Perú es válida para firmar cualquier documento digital, pero debe tener su respectiva certificación digital.

En Perú, al obtener tu DNI electrónico, podrás tener una firma digital y también podrás validar tu identidad al usar medios virtuales que estén preparados para el uso de los certificados digitales.

Estos certificados tienen una validez de 4 años. Así que es importante pedir la renovación antes que finalice este tiempo. 

Para obtenerla por primera vez o renovarla deberás contactar a una Entidad de Certificación acreditada. ¿Qué quiere decir esto? Pues que tiene que contar con el visto bueno del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI). 

Existen dos tipos de certificación digital: de Persona Natural y de Persona Jurídica. Ahora te explicaremos el paso a paso en cada uno de ellos.

Para obtener un Certificado Digital de persona natural: 

• Es fundamental tener el documento de identidad (DNI) o Carné de Extranjería (CE).
• Debes solicitar el certificado digital a través de la página web de alguna de las Entidades de Certificación acreditadas en Perú. Esto lo puedes verificar desde la web del REINIC.
• Debes pagar por el uso del servicio, según las instrucciones que establece la entidad de certificación en su web.
• Espera que la Entidad de Certificación valide tu identidad y verifique el pago del arancel.
• Finalmente, la Entidad de Certificación te enviará a tu correo electrónico (por lo general, de manera inmediata), el enlace para que puedas descargar tu certificado digital. Esta es tu firma digital en Perú.

Para obtener un Certificado Digital de persona jurídica

• En primer lugar, este tipo de certificado se utiliza para identificar a uno o varios representantes legales o empleados de una empresa.
• Como medida de seguridad este procedimiento requiere de la utilización de un token digital.  El “token” es un dispositivo portátil, de alta tecnología y seguridad que permite confirmar tus operaciones desde el lugar donde te encuentres. 
• Consulta la información sobre los requisitos y tasas disponibles para obtener este certificado para tu empresa.

Firma digital en Perú: Marco legal de la firma digital en Perú

¿Recuerdas que al principio de este post hicimos referencia a la Ley Nº 27.269? Esta ley es la base de toda la operatividad y legalidad de las firmas electrónicas en Perú.

La realización de trámites con entidades públicas y privadas peruanas, así como para los trámites personales, mediante el empleo de las firmas electrónicas en los documentos, está justificada y amparada por esta ley.

Este basamento legal explica todo lo concerniente a las firmas electrónicas (simples y avanzadas) y los certificados digitales (firma electrónica cualificada o digital). 

Dentro de ella se establece que la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita. 

Como puedes observar, esta ley regula el uso de la firma electrónica y su ámbito de aplicación, así como los alcances de la certificación digital.

Reglamentación de la firma digital

Ahora, te dejamos algunos enlaces donde se sustenta y especifica la normativa que rige las actividades relacionadas con las firmas digitales en Perú.

Es importante que los tengas en cuenta y le des un vistazo para agilizar tus trámites online personales y vinculados con tu actividad comercial, profesional o de negocios:

Ley Nº 27269: sustenta la Ley de Firmas y Certificados Digitales, 

Ley Nº 27310: es la que modifica aspectos de la Ley Nº 27269.

Decreto Supremo N° 052-2008 – PCM: es el reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.

Decreto Supremo Nº 070-2011 – PCM: modifica el Reglamento de la Ley 27269 y establece normas aplicables al Procedimiento Registral en virtud del Decreto Legislativo Nº 681 y ampliatorias.

Decreto Supremo Nº 105-2012 – PCM: establece disposiciones para facilitar la puesta en marcha de la firma digital. Modifica el Decreto Supremo Nº 052-2008 – PCM.

Decreto Supremo Nº 026-2016 – PCM: aprueba medidas para el fortalecimiento de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica y la implementación progresiva de la firma digital en el Sector Público y Privado.

¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma digital en Perú?

Para obtener una firma digital en Perú o tus firmas electrónicas simples o avanzadas, necesitarás contratar a las entidades acreditadas que ofrezcan estos servicios. 

Después de comprar tus firmas electrónicas o tu certificado digital, podrás hacer uso por un tiempo determinado (de acuerdo con el plan que escojas) de tus firmas virtuales.  

En el caso específico de tu firma digital en Perú, que no es otra cosa que el certificado digital o la firma electrónica cualificada, necesitarás contratar este servicio mediante las empresas acreditadas por el INDECOPI.  

Si estás en Chile y tienes negocios con Perú o necesitas hacer trámites como tu residencia definitiva chilena, puedes contar con FirmaVirtual. 

FirmaVirtual te ofrece tener tu firma electrónica simple para completar una larga lista de trámites. Entre ellos:

• Poderes simples
• Declaraciones juradas
• Promesas de compra venta
• Uso de domicilio
• Cartas de renuncia
• Órdenes de venta
• Permisos para mudanzas
• Contratos laborales con extranjero
• Contratos de arriendo
• Certificado laboral con ciudadano chileno

¡Entra a FirmaVirtual y conoce cómo te facilitamos las cosas!

Puedes descargar los documentos tipo disponibles en nuestra plataforma y usarlos como guía si aún no tienes tu documento online redactado. Pide el servicio que necesites rellenando nuestro formulario y listo. 

¡En pocos minutos tendrás tu firma electrónica simple para ser usada!

Consulta nuestra sección de preguntas frecuentes o llámanos por los teléfonos: +569 4522 7304  y +569 7563 5393.¿Conocías las ventajas de las firmas electrónicas y la firma digital en Perú? Coméntanos tu experiencia.