Los documentos notariales digitales son aquellos que se realizan y firman de forma electrónica por un notario público. El objetivo es dar fe y seguridad jurídica a los actos y contratos que se celebran entre las partes.
Estos tienen la misma validez legal que los documentos físicos, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la ley. La firma electrónica es la herramienta que permite a los notarios autenticar documentos y realizar trámites notariales en línea de manera segura y confiable.
Trámites notariales que se pueden realizar en línea con la firma electrónica notarial
Estos son algunos de los documentos notariales digitales que se pueden firmar electrónicamente:
- Validación de poderes
- Escrituras de inmuebles
- Actas de empresas
- Convenios
- Revocaciones
- Regularización y actualización de libros
- Fideicomisos
- Compraventa de automóviles
- Adjudicaciones judiciales
- Declaraciones juradas
En FirmaVirtual puedes encontrar una plantilla de documentos modelos para que sepas con mayor certeza en qué trámites puede usarse la firma electrónica.
Ventajas de documentos notariales digitales
Los documentos notariales digitales ofrecen varias ventajas tanto para los usuarios como para los notarios, entre las que se pueden mencionar:
➤ Mayor eficiencia
Al almacenarse los registros en una base de datos centralizada accesible desde cualquier parte del país, los notarios pueden realizar búsquedas de documentos de manera mucho más rápida y eficiente que con los métodos físicos.
Antes, para buscar un documento había que desplazarse físicamente al archivo de cada notaría, revisar expedientes, solicitar copias y esperar respuesta. Ahora, con solo ingresar palabras clave como nombres, fechas u otros datos en el sistema digital, en pocos segundos se pueden encontrar.
Esto agiliza enormemente los tiempos de respuesta a solicitudes de informes previos, certificaciones y otros trámites que requieren de consultas documentales. Los notarios pueden atender a un mayor número de clientes de manera más eficiente.
➤ Reducción de costos
Cuando se usan documentos notariales digitales, los notarios ya no requieren realizar grandes erogaciones en insumos como papel, carpetas, archivadores, impresoras y demás materiales para impresión y almacenamiento físico de expedientes.
Esto representa un ahorro importante considerando la gran cantidad de documentos que se generan a diario. Adicionalmente, al digitalizarse los archivos ya no es necesario costear ampliaciones o nuevas bodegas para almacenamiento. Esto se traduce en menores costos fijos de operación.
Del mismo modo, algunos procesos como consultas, certificaciones y legalizaciones, que antes conllevaban costos de impresión, copiado e incluso envíos postales, ahora pueden realizarse a bajo costo o hasta de manera gratuita para el usuario a través de las plataformas digitales.
➤ Experiencia más fluida para el cliente
Al poder realizar trámites notariales de manera digital y remota, como presentación de escrituras o solicitudes de informes previos, los ciudadanos ya no tendrán que desplazarse personalmente a una notaría, y perder tiempo valioso en el traslado y esperas.
Muchos trámites que antes llevaban horas o días, ahora se resuelven en minutos u horas. Esto significa una mejora significativa en la calidad de vida de las personas, quienes podrán tramitar sus asuntos notariales desde la comodidad de su hogar u oficina, en el horario que mejor les acomode.
Incluso, los clientes del interior del país que debían costear largos viajes a ciudades con notaría, ahora acceden a los mismos servicios de manera cercana y económica. En conjunto, la digitalización brinda una experiencia de trámite mucho más ágil, oportuna y satisfactoria para cualquier persona, sin importar su ubicación geográfica.
➤ Seguridad y privacidad
Al acceder a la plataforma de documentos notariales digitales solo mediante claves y contraseñas individuales asignadas a cada notario, gestor o cliente autorizado, se restringe el acceso a la información confidencial contenida en los archivos. Esto elimina prácticamente el riesgo de filtraciones, pérdidas o extravíos de documentos como podía suceder con los físicos.
Adicionalmente, el sistema permite implementar controles y permisos de acceso más específicos, por ejemplo, restringiendo la visualización de ciertos campos o anexos solamente al notario tratante. También se habilitan diversos niveles de privacidad, de modo que los clientes puedan clasificar información más delicada como cuentas bancarias u otros datos.
➤ Colaboración y control
Los sistemas digitales permiten que notarios y clientes compartan documentos de una forma sencilla a través de la plataforma digital. Los notarios pueden asignar tareas y recibir papeles suscritos de manera remota, agilizando mucho los procesos.
Del mismo modo, los clientes cuentan con la herramienta para realizar seguimiento en tiempo real al estado de sus trámites. Esta interconectividad facilita enormemente la coordinación entre las partes.
Adicionalmente, varios usuarios ahora pueden consultar un expediente al mismo tiempo de forma segura, lo cual resulta de gran utilidad cuando se requiere emitir informes o certificaciones con urgencia.
La digitalización optimiza la gestión documental mediante el control y rastreo más eficiente de los trámites.
➤ Imparcialidad y legalidad
Con la digitalización, los notarios cuentan con herramientas que les permiten llevar un mejor y más ordenado control de la documentación relacionada con cada procedimiento. Esto les facilita verificar que se esté dando cumplimiento a los requisitos legales aplicables a la operación que se esté llevando a cabo.
Del mismo modo, al dejar constancia digital de la asesoría y advertencias realizadas a los clientes, queda mejor documentado su actuar como ente imparcial garante del marco jurídico. Esto otorga seguridad tanto a los particulares como a las autoridades, reforzando la figura del notario como profesional comprometido con la estricta legalidad y la protección de los intereses de las partes involucradas.
Cómo FirmaVirtual puede ayudarte con los documentos notariales digitales
FirmaVirtual puede ser de gran ayuda cuando se trata de documentos notariales digitales. Al utilizar esta plataforma, puedes obtener varios beneficios:
- Seguridad y autenticidad: utiliza tecnología de cifrado y certificados digitales para garantizar la seguridad y autenticidad de los documentos. Esto significa que los firmados digitalmente tienen la misma validez legal que los físicos firmados ante notario.
- Ahorro de tiempo y recursos: no es necesario desplazarse físicamente a una notaría para firmar los documentos. Así, ahorras tiempo y recursos, ya que puedes firmar papeles desde cualquier lugar y momento, siempre que tengas acceso a internet.
- Facilidad de uso: FirmaVirtual es una plataforma intuitiva y fácil de usar. Puedes cargar los documentos, seleccionar las partes que deben firmar y enviar las solicitudes de firma de manera rápida y sencilla. Además, la plataforma genera un registro de todas las transacciones, lo que facilita el seguimiento y la gestión de los papeles firmados.
- Agilidad en los trámites: los documentos pueden firmarse en cuestión de minutos, en lugar de tener que esperar días o semanas para obtener una cita en una notaría. Esto agiliza los trámites y permite resolver asuntos legales de manera más rápida y eficiente.
FirmaVirtual es una herramienta poderosa para gestionar documentos notariales digitales. Utilizarla puede simplificar el proceso de firma de trámites y facilitar la gestión de asuntos legales. Si quieres obtener tu firma electrónica, solo debes completar el formulario de solicitud.
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