El método de firma utilizado en la digitalización de las empresas y la sociedad toma mayor importancia ahora que la era virtual tiene cada vez más protagonismo. Es útil una forma de hacer negocios que ofrezca movilidad, velocidad, agilidad, seguridad y por eso la firma digital en Perú ha ganado gran relevancia en los últimos años.
En resumen, es necesario conocer las ventajas de la firma digital en Perú. Tal identificación de una persona constituye consentimiento y confirmación de cualquier documento con total veracidad y validez legal.
¿Quieres conocer más? En este post te explicamos a fondo qué es una firma digital, sus características y todos sus beneficios. Además, abordaremos las dudas más frecuentes que puedan tener los encargados de las empresas sobre su implantación. ¡Quédate, este tema te interesará!
- ¿Qué es una firma digital en Perú?
- Características de la firma digital en Perú
- Aportes de la firma digital para las empresas
- Ventajas de la firma digital que debes conocer
- Validez de la firma digital en Perú
- Firma digital y la privacidad
- Aplica la firma digital a nivel personal o empresarial
- Firma digital en Perú para transacciones seguras y rápidas
¿Qué es una firma digital en Perú?
La firma digital en Perú representa un conjunto de datos adjuntos a un mensaje que asegura la identidad de la persona que firma, así como la integridad de la información.
Este tipo de firma se ha convertido en una herramienta imprescindible que permite a empresas y particulares a realizar transacciones a distancia, firmar documentos y contratos online para garantizar su correcto funcionamiento.
De hecho, se originó como una solución para permitir a los teletrabajadores seguir el proceso de firma de forma legal con total seguridad y en los últimos años se ha utilizado con mayor frecuencia como estrategia útil debido a la contingencia sanitaria que se vivió durante la pandemia. Y debido a su efectividad, se ha mantenido su uso e incluso potenciado en la actualidad.
Pero, las firmas digitales en Perú y el mundo van todavía más allá, porque al agilizar los procesos se optimizan los resultados obtenidos, ya sea a nivel personal o empresarial.
Características de la firma digital en Perú
La firma digital en Perú, llamada también firma electrónica avanzada, es, como ya explicamos, una herramienta que permite firmar digitalmente de una manera cómoda y simple, tal como si estuvieras allí en persona, y tiene el mismo valor que una firma manuscrita.
Basadas en certificados digitales que utilizan mecanismos criptográficos, las firmas digitales otorgan total seguridad al documento comprometiendo al firmante del contenido. También garantiza la confiabilidad del intercambio de información y la identificación entre los firmantes, ya sean personas naturales u organizaciones.
Partiendo de esto, se tiene que las características principales de una firma digital en Perú son:
- Tiene la misma fuerza legal que una firma manuscrita.
- Proporciona la misma seguridad jurídica que una firma personal.
- Comprueba la integridad del documento.
- Permite probar que una o más partes están involucradas en la comunicación.
- Se vincula con el firmante de forma única.
- Permite la identificación del firmante.
- La creación de los datos de la firma digital es de forma personalizada, así que el firmante aplica esta herramienta con un alto grado de confianza bajo su control exclusivo.
- Se vincula también a los datos que ha firmado para que se puedan detectar los cambios posteriores.
Aportes de la firma digital para las empresas
Es muy recomendable implementar la firma digital de documentos en las empresas. Hoy en día, es habitual firmar documentos electrónicamente. Es muy común, por ejemplo, con documentos gubernamentales, pero también en las organizaciones, donde es muy recomendable utilizarlo con la firma digital y formal de la empresa.
Antes de profundizar en el tema, vale la pena mencionar que existen diferentes términos importantes que son firma digital, electrónica y digitalizada:
Firma digital: está integrada en las formas existentes de firma electrónica. En este caso se usa un DNI digital con certificado de autenticidad para la identidad del firmante, dando validez y legitimidad a la firma. Este control lo lleva a cabo el organismo de certificación.
Firma electrónica: emplea conjuntos de datos en formato electrónico para identificar formalmente a los autores de los documentos contenidos en ellos. En definitiva, es cualquier tipo de proceso electrónico que requiere que ambas partes se pongan de acuerdo y dejen constancia. Lo que significa que, la firma electrónica es un concepto que va mucho más allá que la firma digital, ya que abarca un aspecto más amplio.
Firma digitalizada: es la firma manuscrita en papel que se escanea para un uso más rápido, o se recopila la firma para su uso en un dispositivo electrónico. Sin duda una solución rápida, pero no ofrece la seguridad que una firma electrónica proporciona, por el hecho de que es posible copiarla y pegarla en formato imagen.
Al firmar documentos, no se trata solo de velocidad, se trata de legalidad y protección. Es por eso que las firmas digitales son una excelente opción porque combinan velocidad y seguridad. Además, debe estar siempre sujeta a verificación por terceros, cuyo objetivo es identificar al firmante y determinar irregularidad en la firma del documento, lo que añade aún más argumentos a favor de la seguridad.
Como te hemos comentado, una firma digital en Perú, es tan válida como una firma manuscrita, siempre y cuando esté formalmente autenticada por una clave o programa de seguridad, adicionalmente sea verificada y regulada por la autoridad certificadora.
Ventajas de la firma digital que debes conocer
Conoce todos los beneficios de la firma digital a continuación para que puedas agilizar tus procesos al máximo:
Favorece el cuidado del medio ambiente
La introducción de la firma digital como útil herramienta tecnológica es parte del objetivo de “cero papel”. Gracias a la firma digital, ya no es necesario imprimir contratos o documentos para luego firmarlos.
De modo que dichos documentos se envían, firman y registran sin utilizar hojas de papel. Como resultado, se reduce significativamente el consumo de papel, lo que limita la deforestación masiva y el consumo de agua requerido para la producción de papel.
Además, disminuye el consumo de consumibles como la tinta, un básico para la documentación en papel, así como la reducción del transporte relacionado con el correo y la contaminación con CO₂. Es decir, este tipo de firma es una solución sencilla para frenar el impacto ambiental y mejorar la sostenibilidad de una empresa.
Alto reconocimiento y validez legal
Las firmas digitales brindan más seguridad para los contratos que las firmas manuscritas tradicionales. Tienen la misma fuerza legal, sin embargo, una firma digital en Perú asegura la total confiabilidad del proceso.
En cada firma de documentos, se genera un archivo de pruebas que contiene todas las pruebas electrónicas como cadena de suministro, dirección IP, nombre del firmante, fecha, hora.
Además, las soluciones de firma electrónica avanzada identifican de forma única al firmante y garantizan la integridad del documento firmado. Así, la firma proporciona a empresas y profesionales la seguridad necesaria para gestionar todos sus documentos.
Costos más bajos
Cuando empleas la firma digital como herramienta para optimizar tus procesos, podrás disminuir en gran medida los costos de gestión de contratos o documentos.
No necesitarás imprimir ni escanear, como te comentamos antes, ahorrarás en tinta, papel y mantenimiento de impresoras. No se requiere contrato de entrega, evitarás los gastos de envío, mensajería, sobres, etc. Tampoco hay necesidad de archivar documentos en papel, lo que disminuirá costos en material de oficina como archivadores y demás equipos.
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Novedosa experiencia para empleados
Al equipar a tus empleados con herramientas de trabajo digitales, pueden hacer su trabajo de forma eficiente, eso sin duda les satisface y les motiva. De lo contrario, se necesita enviar el contrato, contactar al cliente si no lo firma, imprimirlo y enviarlo.
Esto puede ser difícil para los empleados que necesitan dedicar tiempo al seguimiento, búsqueda de nuevos clientes potenciales o mover conversaciones con clientes habituales.
El uso de la firma digital en Perú agiliza esta fase del contrato. Esto permite que el empleado se concentre en tareas prioritarias. Este es un factor importante en la satisfacción de los empleados, quienes se sentirán más productivos y valorados.
La implantación de la firma digital tendrá un positivo impacto en la experiencia del empleado, ya que utilizarla simplificará los procesos y reducir las tediosas tareas administrativas.
Máxima experiencia de postulantes o clientes
Implementar la firma digital en Perú simplificará el proceso de reclutamiento y selección para futuros empleados o el proceso de compra para los consumidores. Sin importar que tus servicios o productos se ofrezcan de forma remota o en una sucursal, se puede mejorar la experiencia del cliente modernizando el proceso de suscripción.
Cuando el cliente se decide por tu producto o servicio, puede firmar inmediatamente el contrato sin complicados trámites administrativos como imprimir dos documentos, firmar y devolver al e-mail de la empresa por correo o escanear.
Un ejemplo puede ser, en el caso de las suscripciones en línea, las firmas digitales son particularmente populares entre los clientes, ya que pueden firmar el contrato directamente desde el sitio web o la aplicación. Podrás asegurar un proceso 100% tecnológico, flexible y sin complicaciones.
Agilidad en la gestión de contratos
Por el hecho de que se firman los contratos en línea, la firma digital en Perú evita tareas administrativas que consumen tiempo, especialmente la impresión y el escaneo de documentos.
Además, la funcionalidad de esta firma automatiza los pasos de envío, seguimiento y el archivo de los contratos. Entre estas funciones podemos mencionar:
- Seguimiento en tiempo real de los pasos en el proceso de cada firmante como enviar, recibir, abrir, firmar
- Enviar recordatorio a los miembros que aún no se han registrado
- Determinar los plazos de vigencia de los documentos enviados para su firma
- Envío masivo del documento a varias personas para que lo firmen al mismo tiempo
- Crear una plantilla de documento para firmar
No hay duda de que el proceso de firma digital es más eficiente que los formatos tradicionales en papel, por lo que, tu equipo será más productivo y dedicará tiempo a tareas más productivas.
Ahorro de tiempo
Una de las primeras ventajas de las soluciones de la firma digital en Perú es sin duda el ahorro de tiempo. El tiempo requerido para que un tercero firme un contrato se reduce drásticamente: ¡de semanas pasarán a ser e incluso horas!
De hecho, tan pronto como se recibe el documento, el firmante podrá firmarlo en línea desde un dispositivo de su elección, ya sea computadora, tableta o teléfono móvil inteligente con conexión a Internet.
Ya no necesitas viajar ni usar una impresora, puedes firmar en el momento que desees descansando en casa, en el transporte público o cuando estés de compras.
Cuando se firma el contrato, se envía automáticamente. Esto evita retrasos innecesarios. Al agilizar la firma de contratos, según para qué se utilicen, se puede agilizar el cierre de negocios y, si es un contrato mercantil, la compraventa de una casa.
Validez de la firma digital en Perú
Las firmas manuscritas tienen una base legal. Hasta hace unos años, era el único ejecutable. Sin embargo, no proporciona las mismas garantías de seguridad y confiabilidad de las firmas digitales.
En definitiva, la firma del método tradicional es más fácil de falsificar y más difícil de asegurar en cuanto a la integridad del documento que se firma. Así que podemos estar seguros de que las firmas digitales son aún más válidas que las firmas manuscritas.
En este sentido, el novedoso sistema de firmas tecnológicas ofrece todo tipo de firmas electrónicas, desde simples hasta avanzadas, y no se dejan de lado las firmas con un certificado digital. Además, para comprobar la seguridad jurídica de la firma digital, es posible solicitar un envío de prueba gratuito con 5 documentos para su firma.
Por eso, podrás dejar de lado el papel de oficina tradicional, porque parece que los trámites y la comunicación deben cubrirse electrónicamente con todas las garantías gracias a la era virtual. Así, se obtienen las firmas digitales legalmente vinculantes que son prueba legal y registran la fecha, la hora, el lugar y el usuario del registro.
Firma digital y la privacidad
La firma digital ofrece oportunidad y comodidad para todo tipo de aplicaciones en materia de privacidad y protección de datos, especialmente cuando los interesados
Gracias a los sistemas de firma digital se puede obtener el consentimiento claro, libre, detallado y fehaciente de las partes implicadas, proporcionándoles seguridad cualificada.
También proporciona una mayor flexibilidad y automatización en la obtención del consentimiento, permite el almacenamiento casi automático del consentimiento explícito de los interesados
Esto mejora la experiencia del usuario y el nivel de privacidad que disfruta al reducir todo el proceso de manejo y firma real después de usar un sistema de firma digital.
Aplica la firma digital a nivel personal o empresarial
El sistema de digitalización que ofrece un gestor de firma digital se puede personalizar según las necesidades personales o de tu empresa. Y es que los avances tecnológicos continúan agregando funciones para maximizar la experiencia y sacar más provecho de ella.
Con este tipo de herramienta, puedes firmar documentos desde tu teléfono móvil y plataformas web. Si quieres probar todos los beneficios de una solución de firma digital, únete a la era virtual y sorpréndete con los resultados.
Firma digital en Perú para transacciones seguras y rápidas
Actualmente, el recurso para agilizar transacciones administrativas o legales con firma más utilizada en Perú es la firma digital. Esto permite reducir el riesgo de robo de identidad, alteración de documentos y mejora la experiencia en distintas operaciones, ya sean profesiones, personales o empresariales.
Perú en uno de los países en el que las firmas digitales y sus tipos, son ampliamente utilizados para optimizar los procesos administrativos y legales en todos los ámbitos.
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Desde los trámites de notaria hasta firmar el contrato de alquiler de las oficinas de una empresa o finiquitar los detalles de un contrato, todo lo puedes hacer con ayuda de FirmaVirtual. Solo necesitas solicitar una firma electrónica si aún no la tienes.
¿Cómo solicitar la firma? Por medio de este sencillo formulario en línea para completar tu solicitud. Si tienes dudas, puedes consultar nuestra sección de preguntas frecuentes o comunicarte a través de nuestros números de contacto: +56 9 4522 7304, +56 9 7563 5393 y +56 9 9786 2790 (WhatsApp).
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