La firma electrónica es una herramienta importante en todo ámbito, y para los abogados no es la excepción. Esta permite firmar y enviar documentos de manera segura y eficiente, sin necesidad de imprimir y firmar documentos en papel. Además, se utiliza en muchos procesos legales, incluyendo contratos, poderes, autorizaciones y otros documentos legales.
Sin embargo, para poder usar la firma electrónica en un despacho de abogados es necesario que se empleen herramientas confiables y seguras que ofrezcan protección contra el fraude y la falsificación. Así como asegurarse de que los documentos firmados electrónicamente sean almacenados en un lugar seguro y accesible para su posterior recuperación si es necesario.
En pocas palabras, la transformación digital llego al sector legal, así que veamos un poco sobre la validez de la firma electrónica en el entorno legal y las ventajas que ofrece.
¿Es válido usar la firma electrónica en un despacho de abogados en Chile?
Sí, en Chile, así como en otros países como Perú, Colombia, Argentina, México, Estados Unidos… es válido usar la firma electrónica en un despacho de abogados, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos y se utilicen herramientas autorizadas por la ley con proveedores confiables como FirmaVirtual.
En Chile, la firma electrónica está regulada por la Ley N°19.799, que establece las condiciones para su utilización y su valor jurídico. Según esta ley, la versión electrónica tiene la misma validez legal que la manuscrita cuando se manejan bajo todos los parámetros legales establecidos para evitar fraudes, falsificación y usurpación de identidad.
Tipos de firmas electrónicas válidas a nivel legal
En Chile, así como en la mayoría de los países, se manejan varios tipos de firmas, y cada una cuenta con un nivel diferente de seguridad y cumplimiento normativo. Estos son los tipos que pueden emplearse con total validez dentro del territorio chileno.
- Firma electrónica simple (FES): esta alternativa es ampliamente utilizada con validez para muchos tipos de trámites. Recibe también el nombre de Certificado Digital Simple. Si bien anteriormente no eran consideradas un medio tan seguro, en la actualidad todo ha cambiado. Con la tecnología puedes obtener una opción válida, legal, segura que no puede falsificarse al ser creada cumpliendo diferentes medidas de seguridad. Tanto así que es posible firmar todo tipo de documentos, desde el arriendo de una propiedad, hasta un poder simple. Aquí puedes todos los documentos tipos que pueden firmarse empleado la FES.
- Firma electrónica avanzada (FEA): este tipo de firma electrónica utiliza tecnología criptográfica para garantizar la autenticidad y la integridad del documento firmado. Para obtenerla, el firmante debe ser identificado y autenticado previamente por un tercero de confianza, como uno de los proveedores Acreditados en Chile que aparecen en la web del Ministerio de Economía.
En general, la elección del tipo de firma electrónica dependerá de la necesidad de seguridad y cumplimiento normativo requerido en el documento a firmar. Los abogados emplean ambas de acuerdo al trámite, por ejemplo en una declaración jurada se puede emplear la firma electrónica simple, mientras que para un divorcio se requiere la avanzada.
Ventajas de usar la firma electrónica en un despacho de abogados
Usar la firma electrónica en un despacho de abogados ofrece diferentes ventajas, tanto a los propios abogados como a los clientes. Veamos:
Ahorro de tiempo y costos
La firma electrónica para abogados permite firmar y enviar documentos de forma rápida y eficiente, sin tener que imprimir y enviar documentos en papel. Esto ahorra tiempo y costos, ya que se elimina la necesidad de envío físico y almacenamiento en papel.
Además, el impacto que tiene su uso no solo es beneficioso para el despacho al utilizar de forma más eficiente los recursos finitos como el tiempo y materiales administrativos. Si no que también es una forma de contribuir con el cuidado del medio ambiente y la sustentabilidad.
Mayor seguridad
Empleando los medios adecuados, la seguridad de este recurso es muy alto, mucho más que un papel. La tecnología criptográfica, las certificaciones ISO, los procesos de autenticación… son elementos que confirman y aseguran la integridad del documento firmado. Esto ofrece un nivel de seguridad adicional en comparación con la firma manuscrita en papel.
Sumado a lo anterior, al ser empleada en documentos digitales, no hay posibilidad de perdida de la información, muchas veces con datos sensible. Su almacenamiento también refuerza la protección de la información al poder emplear repositorios en la nube, lo que también previene el deterioro de los mismos.
Facilidad de uso
Usar la firma electrónica en un despacho de abogados muy sencillo y se puede realizar desde cualquier lugar con una conexión a internet. Esto es especialmente útil en un mundo cada vez más digitalizado y remoto.
Sí queremos incrementar un poco más las facilidades que ofrece el uso de la firma para abogados y público general, debemos mencionar nuestro servicio que suma la certificación y autenticación de un notario en los documentos que así lo requieran, sin tener que acudir a una notaria.
Mejora la productividad
La firma electrónica puede ayudar a mejorar la productividad de los abogados al reducir el tiempo necesario para procesar y firmar documentos. Esto les permite centrarse en otras tareas importantes y mejorar su eficiencia en general.
Mejora la experiencia del cliente
Usar la firma electrónica en un despacho de abogados permite a los clientes firmar y enviar documentos de forma rápida y sencilla, lo que mejora su experiencia y satisfacción.
Incrementa la competitividad
En un sector tan competitivo, usar la firma electrónica en un despacho de abogados puede marcar la diferencia entre quedarse atrás o pelearse un lugar de renombre por ofrecer un valor agregado como lo es la rapidez y efectividad en los procesos, brindar facilidad a los clientes, un servicio oportuno y confidencial.
Con esta solución digital ya no son necesarias tantas reuniones con cliente, colegas o fuentes que solo se llevan a cabo para la firma de un documento. Un abogado ahora puede estar en su despacho, de viaje o incluso de vacaciones que agilizar procesos que requieren de su atención con el uso de la firma electrónica, beneficiando él y también su cliente.
El papel de la LegalTech en el entorno actual chileno
La LegalTech (tecnología legal) está teniendo un papel cada vez más importante en el entorno legal chileno, ya que ofrece soluciones tecnológicas innovadoras para optimizar la gestión de los despachos de abogados y mejorar la eficiencia en el proceso de prestación de servicios legales.
Algunas de las soluciones LegalTech que se están implementando en Chile incluyen:
- Gestión de documentos electrónicos: las soluciones LegalTech de gestión de documentos electrónicos permiten a los despachos de abogados almacenar y gestionar sus documentos en la nube, lo que les permite acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Automatización de procesos legales: permite reducir el tiempo que dedican a tareas administrativas y repetitivas los abogados, lo que les permite centrarse en tareas de mayor valor para sus clientes y llegar a resoluciones más rápidas. Dentro de esta automatización entra en vigor el uso de la firma electrónica para abogados y todas las ventajas que mencionamos arriba.
- Inteligencia artificial y análisis de datos: son un recurso válido y conveniente que puede ayudar a los abogados a analizar grandes volúmenes de información y a obtener información valiosa para sus clientes.
- Plataformas de acceso a la justicia: se trata de alternativas reguladas que permiten ayudar a las personas a acceder a información legal y recursos para resolver sus problemas legales de manera más fácil y económica. En Chile a justicia digital es algo que viene encaminando desde 2006 con la Ley de Tramitación Electrónica (Nº 20.886) la cual estipula que los por medio de la Oficina Judicial Virtual se pueden gestionar audiencias, causas judicial y otros procedimientos legales.
¿Cómo podemos ayudarte en FirmaVirtual?
Usar la firma electrónica en un despacho de abogados no es algo nuevo, pero sí algo que está en aumento, y ya hemos visto algunas de las razones para esto. Sin embargo, como dijimos al inicio, es clave que la firma electrónica para abogados sea gestionada de la firma adecuada y en esto podemos ser tus aliados.
FirmaVirtual es el gestor que tu despacho necesita para emplear la firma electrónica con seguridad y así poder aprovechar todas sus ventajas. Si aún no la tienes, solo debes completar este formulario de solicitud de firma.
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