¿Qué es el certificado digital SII?

¿Sabes qué es el certificado digital SII y para qué lo necesitas en Chile? Este tipo de certificado es una funcionalidad que ofrece el Servicio de Impuestos Internos (SII) para todos los contribuyentes y es uno de los más solicitados en su plataforma web. 

Hacer este trámite es vital para realizar varios trámites relacionados con firmas de documentos electrónicos en Chile, consultas, pago de tributos, facturación electrónica. Son muchos sus usos. Por esta razón, hemos preparado esta suerte de guía para que conozcas las aplicaciones de los certificados digitales SII, cómo los consigues y qué requisitos debes cumplir. 

Te explicaremos cuáles son las maneras correctas de almacenarlo y actualizarlo en la nube del SII, para que así puedas realizar sin inconvenientes tus trámites como contribuyente en Chile. ¡Empecemos! 

¿Qué es el certificado digital SII? 

Así como existe una cédula de identidad para todos los ciudadanos en Chile, también hay un certificado digital y una firma electrónica SII que son emitidas por el Servicio de Impuestos Interno (SII). 

El certificado digital SII es la cédula o carnet de identidad virtual de los contribuyentes. Es una herramienta que facilita demostrar que tienes una identidad virtual como persona natural o jurídica en Chile. Así que es muy útil para que los ciudadanos comunes, dueños y trabajadores de negocios, empresas o profesionales que ejerzan actividades lucrativas de forma independiente, puedan hacer diferentes gestiones en la web del SII. 

Esto incluye firmar y certificar documentos realizados por medios electrónicos, con la misma validez de los firmados en papel. Es un instrumento que genera cada día más confianza y seguridad en el comercio electrónico y ventas, ya que permite realizar todo tipo de gestión tributaria por internet. 

Su uso es muy práctico. Solo basta tenerlo en el email o en un dispositivo portátil de almacenamiento de datos.

¿En qué situaciones es obligatorio este certificado?

A partir de la Ley N° 20.727, en vigencia desde el año 2014, y que establece el uso obligatorio en Chile de la factura electrónica y otros documentos tributarios, comenzó a crecer el uso de este instrumento. 

Para facilitar todo este proceso, el SII creó un Sistema de Facturación Gratuito que permite emitir documentos tributarios, para lo cual se requiere contar con un certificado digital SII. 

¿En qué casos se utilizan los certificados digitales SII?

Cualquier empresa necesita tener su certificado digital para emitir facturas electrónicas en Chile. Pero no es lo único. El certificado digital SII sirve para realizar  trámites de diversa índole ante el Servicio de Impuestos Internos, sin tener que hacerte presente en estas oficinas y sin perder tiempo en desplazamientos. 

Permite realizar varias gestiones de manera segura y privada y es bastante similar a la Clave Secreta. Entre los trámites más comunes están:

1. Consultas, declaraciones y rectificaciones de forma privada y segura desde la plataforma web del SII.
2. Registrarse e ingresar en uno de los dos sistemas de facturación electrónica que funcionan en Chile (gratuito o propio).
3. Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas.
4. Facilita las firmas de documentos tributarios electrónicos (DTE). 
5. Permite darle mayor autenticidad a este tipo de firmas digitales.

Certificados digitales y facturas electrónicas

De acuerdo con las estadísticas del SII, los certificados digitales resultan claves para que los chilenos y residentes extranjeros puedan utilizar el sistema de facturas electrónicas. Esta es la aplicación más notoria de los certificados. 

Durante el 2019, el 97,2% de las empresas chilenas inscritas en el SII (en total 133.975 empresas) emitieron sus comprobantes de ventas mediante el sistema de facturación electrónica gratuita del SII. En el 2020, 135.863 empresas contribuyentes se inscribieron para usar este recurso de facturas sin papel físico en Chile. El 96,7% usó la modalidad de facturación gratuita de impuestos internos. 

Para poder utilizar el servicio de facturación electrónica que ofrece la plataforma del gobierno chileno debes haber obtenido antes el SII certificados, así como tener vigente tu trámite de inicio de actividades. También necesitas tener la calificación como contribuyente de Primera Categoría. 

Pero sin duda, el requisito más importante en todo esto es contar con el certificado digital SII para poder facturar.

Beneficios del certificado digital

Tener el certificado digital permite blindar y dar confiabilidad a la emisión de facturas electrónicas. Además, es necesario para conseguir otros documentos tributarios como notas de débito y crédito, además de facturas de compra.

Si trabajas haciendo negocios u ofreces productos y servicios a personas y empresas, el certificado digital SII y la facturación electrónica te permite realizar con confianza todo tipos de transacciones comerciales con clientes y gente que no conoces. Estos son otros beneficios del certificado digital como un tipo de firma electrónica certificada por el SII en Chile:

➤ Ahorra tiempo

Con este certificado puedes realizar tus gestiones vía online, firmar documentos y acceder a trámites desde donde sea que te encuentres, desde tu computadora o teléfono móvil. 

➤ Ahorra papel y combustible 

La firma electrónica y el certificado digital evitan que tengas que gastar papel para firmar documentos. ¡Imagina todo el papel que ahorramos si todos firmáramos online! Aunque debes pagar por el certificado, no es costoso y al final, ahorras dinero en papel, transporte, impresiones, etc. En fin, ayudas al planeta.  

➤ Da identidad digital a las empresas

Es una herramienta que eleva la seguridad y dinámica de los negocios y empresas. Como da una identidad en el mundo digital, esto facilita muchos trámites para que pongas a caminar tu negocio, actividad económica o comiences de cero si decides crear tu empresa en un día.

➤ Tiene validez legal

Es válido como una firma manuscrita. Incluso más, pues todos los datos necesarios para certificar una acción (trámite, pago, firma de documentos, solicitudes, etc.) aparecen registrados y son comprobables 100%.

➤ Automatiza tus gestiones personalES y de tu negocio 

Evita pérdidas de tiempo clasificando y guardando pruebas, documentos, capturas de pantalla, certificaciones de trámites, etc. 

Puedes compartir archivos en formato digital con otras empresas y personas y esto eleva la productividad diaria en cualquier organización. 

¿Dónde conseguir el certificado digital SII?

Ahora vamos a responder una de las cuestiones más importantes: ¿cómo saco el certificado digital del SII? 

Todos los contribuyentes pueden adquirir el certificado digital SII en línea, a través de empresas particulares que son proveedoras certificadas del Servicio de Impuesto Interno. El listado de empresas certificadoras puedes verlo en la plataforma web del SII. 

Para hacerlo no se requiere cumplir requisitos previos. Se puede solicitar a título personal o como representante legal de una empresa.

¿Cómo lo haces?

Desde una computadora o teléfono móvil te registras en el portal de internet del Servicios de Impuestos Internos. La identificación la obtendrás una vez culminados los siguientes pasos:

1. Ingresa al Registro de Contribuyentes.
2. Selecciona la opción “Obtención de Clave Secreta” o “Cambio de clave” y datos de autenticación, para definir cómo te identificarás en el portal del SII. 
3. Decídete por las opciones de “Utilizando Clave Secreta o Certificado Digital”, o “Utilizando sólo Certificado Digital”. Quedarás así identificado para realizar cualquier diligencia electrónica. 
4. Luego debes efectuar el pago a la empresa proveedora de certificados digitales en Chile y descargar tu certificado digital SII en tu equipo. 
5. El tiempo de validación de datos tarda un día.

¿Qué debo hacer para descargar el certificado SII en mi equipo?

Para tener almacenado el certificado digital SII en tu computadora deberás ingresar al portal de Impuestos internos  y cumplir este procedimiento:

1. Selecciona la opción “Verificación y Ayuda”
2. Coloca en el espacio de identificación, la clave que recibiste en tu email
3. Haz clic en “Descargar”
4. Abre la carpeta donde la vas a guardar
5. Ahora ya quedará en tu equipo 

¿Cuándo puedo empezar a utilizar el certificado digital SII?

Después de descargar el archivo y guardar el certificado digital SII, debes proceder a centralizarlo, ya que este es un requisito indispensable para inscribirse en el sistema de facturación gratuita del SII y poder emitir facturas.

Este proceso es bastante sencillo y también se realiza cumpliendo los pasos de la opción “Centralizar” en la plataforma del Servicio de Impuestos Interno (SII) de Chile, haciendo uso de tu Clave Secreta del certificado.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Desde la web del SII debes buscar en el menú servicios online. 

2. Vas a la sección de factura electrónica y luego, certificado digital. Despliega la flecha y ve a “Centralizar Certificado Digital”. Para esto tienes que tener el Certificado Digital personal en un archivo con extensión PFX y la clave. 

3. Coloca el RUT y la clave secreta para identificarte como usuario del sitio SII.

4. Pulsa el certificado que descargaste y guarda en la computadora o móvil.

5. Coloca la clave del certificado digital y clic “enter” para que se guarde en el SII y poderlo utilizar cuando lo necesites.

¿Cómo se emite una factura electrónica con certificado digital?

Mediante el Sistema de Facturación Gratuito SII es posible emitir el certificado digital factura electrónica de dos maneras: 

• Centralizando
• Mediante una aplicación

Lo más recomendado es centralizarlo para subirlo a la nube del SII con el objetivo de firmar documentos desde cualquier equipo, sin mayores inconvenientes. Colocar una aplicación complementaria requerirá instalar un certificado digital en cada computadora, lo que hace el proceso más complejo, ya que muchos navegadores no aceptan el programa Plug-In, que se utiliza para este proceso.

Centralizar el Certificado Digital: ¿en qué me ayuda?

Centralizar el certificado digital SII permite que puedas subir tu certificado personal a la “nube” del Servicio de Impuestos Internos. De esta manera puedes tener el control de la clave de su certificado digital personal y firmar tus documentos desde la mayoría de las computadoras y sistemas operativos con conexión a internet. También emitir facturación electrónica.

Ten en cuenta que, si el certificado caducó o estaba errado, y ahora estás subiendo uno nuevo, el último certificado digital que hayas subido a la nube es el que estará vigente. 

¿Puedo cambiar de certificado digital SII?

El usuario tiene la posibilidad de cambiar de certificado SII o Clave Secreta cuando lo considere necesario. Incluso, podría identificarse de formas distintas según sea el trámite que vaya a realizar.

En algunos casos puede utilizar el certificado digital SII para firmar facturas electrónicas   y en otras, usar la Clave Secreta para hacer consultas o cumplir compromisos formales.

El cambio debes hacerlo a través del portal del SII, siguiendo esta ruta de tres pasos:

1. Escoge la opción B de los pasos para obtener el certificado digital SII
2. En el renglón de Información Personal, selecciona la forma en que te identificarás para realizar tus trámites (con Clave Secreta o Certificado Digital, sólo Clave Secreta o sólo Certificado Digital)
3. Automáticamente quedarás en uso de la opción que seleccionaste. 

Opciones de seguridad: certificados SSL Chile

Hay un detalle técnico que debes saber para el uso de navegadores con las aplicaciones de facturación electrónica gratuita SII, contabilidad simplificada o completa del SII. 

Después de instalar tu certificado digital SII es importante que configures tu computador. En la web del SII puedes encontrar todos los pasos para configurar el navegador Mozilla para emitir facturas electrónicas y así no tener problemas de bloqueos o problemas de seguridad. 

Estos pasos incluyen:

• La activación de pop-ups o pantallas emergentes
• Importación del certificado digital 
• Y opcionalmente, dar permiso para hacer transacciones con protocolos de seguridad SSL. 
• También es opcional, reiniciar tu contraseña maestra (de Mozilla) 

Un certificado SSL (Secure Sockets Layer) es una garantía de conexión segura dentro de un portal web. 

Los certificados ssl Chile permiten a los usuarios, contribuyentes o clientes que puedan depositar sus datos personales o hacer trámites en una plataforma segura y confiable, sin ningún riesgo, porque toda la información está encriptada.

El certificado SSL le otorga más eficiencia a tu web y la emisión de facturas electrónicas SII. Mejora la seguridad en la navegación, resguarda toda la información que se maneja entre el cliente y el usuario y evita que otra persona intercepte la información que pasa por tu web y le dé un uso indebido.

Así que esto es algo que también debes tener en cuenta para que tu PyME pueda generar facturas electrónicas. 

Vencimiento de los certificados digitales SII

En la mayoría de los casos, el certificado digital tiene un tiempo de caducidad de 12 meses, contados desde el momento en que el cliente recibe por email el documento enviado por la empresa seleccionada.

Sin embargo, su vencimiento puede variar según las condiciones que establezca cada proveedor certificado. Los lapsos se estiman entre uno y tres años. Al culminar ese periodo, el contribuyente deberá comprar uno nuevo, ya que no se renueva automáticamente.

Los certificados digitales que se emplean para este trámite son los adquiridos en las empresas autorizadas por Impuestos Internos. Tener una firma virtual te ayudará a completar los pasos para tener este certificado. 

Diferencia entre el certificado digital y la firma electrónica

La era digital y el incremento cada vez mayor, de usuarios en la red, nos obliga a implementar medidas de seguridad y confiablidad que minimicen los riesgos.

Esa es la razón por la que las instituciones oficiales han creado instrumentos electrónicos que garanticen esa seguridad. 

Dentro de ese grupo, uno de los más utilizados son los certificados y firmas digitales, los cual suelen confundirse, pero cada uno tiene sus propias características. 

• El Certificado Digital es un documento que sirve para darle identidad a una persona natural o jurídica en la red. Requiere ser certificado por el Servicio de Impuestos Internos, como ya te explicamos, para que puedas realizar trámites tributarios de forma segura.
• La Firma Electrónica también es un método de identificación, pero similar a la rúbrica manuscrita. Está y asociado a un grupo de caracteres que están validados legalmente para ser utilizado en cualquier medio electrónico, incluso en el Sistema de Facturación SII.

Ten en cuenta que:

• Tanto la Firma Electrónica Avanzada (FEA) como la Simple (FES) pueden ser utilizadas en el Sistema de Facturación Gratuita SII. 
• En el caso de la firma avanzada debes pedir a la empresa proveedora los softwares para poder operar a través de los programas Windows o Mac OS X.
• Si vas a utilizar la firma electrónica simple notarás que es mucho más sencillo, ya que su uso e instalación son menos engorrosos que la firma avanzada. 

Tu firma virtual en un solo paso

Ahora que ya sabes qué es el certificado digital sii y para qué lo necesitas en Chile es momento de considerar tener tu firma electrónica personal o para tu empresa.  

Si quieres agilizar tus trámites online o firmar documentos electrónicos sin problemas, puedes empezar ya mismo. Lo único que tienes que hacer es pedirla en FirmaVirtual y llenar el formulario de solicitud de firma para acceder a todos los servicios que te ofrecemos y que simplificarán gestiones como: 

• Firma de contratos de arrendamiento
• Convenios laborales
• Poderes
• Certificados y declaraciones de mudanza notarial 
• Declaraciones juradas
• Certificaciones y protocolizaciones notariales 
• Trámites de diversa índole para personas naturales, negocios y empresas en portales web como el del SII. 

Son muchas las puertas que se abren al tener una firma electrónica simple con FirmaVirtual. Conoce los documentos tipo que tenemos en nuestra plataforma para simplificar aún más tus trámites. 

Te invitamos también a visitar nuestro apartado de preguntas frecuentes sobre FirmaVirtual. Si prefieres llamarnos, nuestros números de contacto son el +569 4522 7304 y +569 7563 5393 (en Chile).

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