¿Cómo funcionan las notarías en Colombia?

¿Qué tipos de trámites se hacen en las notarías de Colombia? Esta es una pregunta muy frecuente que nos hacemos cuando debemos hacer escrituras públicas y privadas. Las notarías en Colombia son claves para gestionar legalmente documentos y actuaciones de todo tipo.

Muchas personas tienen la percepción de que estas oficinas solo funcionan para colocar sellos, archivar papeles y celebrar matrimonios. Pero las notarías a nivel mundial son mucho más que eso. 

En la actualidad, los avances de sectores como el Legaltech (o tecnología legal), junto con las firmas electrónicas y la inteligencia artificial, han ayudado a mejorar los servicios que prestan los notarios. Sigue leyendo y descubre qué servicios encontrarás en estas entidades de fe pública en Colombia. 

¿Funcionan los sábados? ¿Ofrecen servicios online? ¿Aceptan documentos con firmas electrónicas? Hay muchas cosas que te explicaremos en este post. ¿Nos sigues? 

¿Cómo funciona una notaría en Colombia?

Antes de entrar en detalles de cómo funcionan las notarías en Colombia es importante que tengas claro que una notaría, no es una entidad jurídica como tal. Más bien es una entidad legal. Su labor es necesaria para resguardar el cumplimiento de las leyes. 

Es una entidad creada por el Presidente de la República y el Ministro del Interior y de Justicia, y está a cargo de los notarios, quienes son la cabeza visible en cada una de estas oficinas. 

En Colombia existen más de 900 notarías, distribuidas en cada ciudad y en los más de 1.100 municipios del país. Solamente en la ciudad capital, Bogotá, hay 77 notarías. Todas estas instancias están adscritas a la Superintendencia de Notariado y Registro.

En términos generales estas oficinas son creadas para:

• Facilitar la legalización de distintos documentos; 
• También para hacer confiable los procesos legales de compraventa de bienes e inmuebles y otros trámites como sucesiones, capitulaciones y cambio de nombre.

Actualmente, entre los trámites notariales más importantes está la autenticación de firmas mediante el sistema de identificación biométrico a través de medios tecnológicos.

Dicho trámite permite comparar la huella dactilar del usuario con la que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Esto garantiza alta seguridad respecto a la identificación de las personas y la protección de datos de los colombianos.

Entre las funciones y deberes de las notarías del país están el resguardo de los instrumentos que tienen que ver con los registros inmobiliarios.

En Colombia, la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) es la institución encargada del control y regulación de las notarías del país. Esta instancia orienta, inspecciona y controla los servicios públicos que brindan los notarios y registradores de instrumentos públicos. 

¿Qué tipos de trámites se hacen en una notaría en Colombia?

¿Qué tipos de trámites se hacen en las notarías de Colombia? A continuación, te presentamos un listado de los trámites más comunes que puedes hacer en las notarías en Colombia. ¡Toma nota!

➤ Registro Civil

Está relacionado con la situación jurídica de una persona con su familia y la sociedad. Existen tres tipos de registro: nacimiento, matrimonio y defunción. En cada caso se establece su capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones.

➤ Matrimonio Civil

Es el trámite más solicitado. Es un contrato a través del cual un hombre y una mujer deciden unirse para convivir, procrear descendencia y apoyarse mutuamente.

➤ Divorcios

Es el acto de disolución de un matrimonio civil decretado por vía judicial o autorizado ante el notario, cuando existe común acuerdo de los cónyuges. De lo contrario el proceso se debe llevar a un juzgado de familia.

➤ Capitulaciones matrimoniales

Es un convenio o acuerdo pre-matrimonial que expresa los bienes que entrarán o no a la sociedad conyugal o patrimonial, según lo decida la pareja antes de contraer matrimonio.

➤ Separación de bienes

Ocurre durante el proceso de disolución del matrimonio civil, y tiene que ver con la repartición entre los cónyuges de los bienes que se adquirieron durante la relación legal.

➤ Sucesiones

Esta disposición ocurre cuando una persona fallece, y todo su patrimonio es adjudicado a sus herederos. Si no existe testamento, los bienes se reparten por igual entre los herederos. 

➤ Testamentos, herencias y legados

Son recursos notariados que permiten a una persona establecer en un documento a quiénes les asigna sus bienes, una vez que fallezca. 

Este documento puede ser de carácter abierto, cuando se hace público su contenido una vez firmada la escritura; o cerrado, cuando es completamente confidencial, y los herederos solo conocen las asignaciones después del fallecimiento.

➤ Autenticaciones

Es el proceso que permite dar fe sobre la veracidad del documento que se presenta, y tiene el valor legal de un testimonio fidedigno.

➤ Testimonios

En este caso, el notario da testimonio escrito de aquellos hechos que ocurren en su presencia, y que tengan relación con el ejercicio de sus funciones.

➤ Conciliación

Es un mecanismo de solución de conflictos entre dos o más personas. El notario público interviene para gestionar la solución de las diferencias y que se lleguen a acuerdos.

➤ Otros trámites

Te contamos algunos de los trámites y procedimientos más conocidos que pueden hacerse en una notaría. Sin embargo, estos no son los únicos. También puedes acudir a las oficinas notariales si necesitas realizar gestiones relacionadas con: 

• Contratos de compraventa de inmuebles y automóviles
• Escrituración comercial, actos de constitución, liquidación, reformas a estatutos, fusión de sociedades. 
• Escrituración civil, constitución de hipotecas, fideicomisos, usufructo.
• Declaración extrajuicio
• Cambio de nombre 
• Servicios notariales a domicilio, 
• Afectación a vivienda familiar

Lista de Notarías existentes en el país

Como te mencionamos antes, en Colombia existen más 900 notarías. Muchas de ellas cuentan con un sitio web donde encuentras información más detallada sobre:

• Horarios de funcionamiento 
• Servicios
• Agendamiento online
• Documentos que necesitas para hacer los trámites, entre otros aspectos. 

Para saber más sobre cuál notaría está más cerca de tu domicilio u oficina, consulta el enlace oficial del Gobierno Colombiano donde encontrarás la lista de las notarías con sus características y respectiva ubicación.

Esto te ayudará también a saber las tarifas que debes pagar por los servicios notariales, cuánto se demoran en entregar los documentos con certificación y protocolización notarial y muchas otras cosas más. 

Horarios de las notarías colombianas

Todas las notarías en Colombia prestan sus servicios de lunes a viernes en el siguiente horario:

• De 8:00 am a 1:00 pm para aquellas notarias que se encuentren en clima cálido y templado.
• De 10:00 am a 3:00 pm para las ubicadas en clima frío.  

Sin embargo, hay notarías, como las de Bogotá, que trabajan hasta las 5:00 pm.

¿Abren los sábados? Sí. Las notarías en Colombia también funcionan en horario sabatino y esto es así desde hace un tiempo.  Antes de dirigirte a una notaría un sábado, debes buscar el calendario oficial con los turnos acordados, ya que estos cambian anualmente. Otra opción son las notarías online que ofrecen una atención en línea para muchos servicios. 

Esta modalidad forma parte de las nuevas tendencias de trasformación digital de las entidades de Gobierno y que está en marcha en muchos países de América Latina y el mundo. ¡No hagas pausa y sigue leyendo! 

¿Cómo funcionan las notarías online en Colombia? 

Desde el 2019, comenzaron a darse en Colombia mejores condiciones legales y estructurales para la prestación de servicios notariales a través de medios electrónicos o mejor dicho, notarías online.  

Actualmente se pueden realizar más de 450 actos notariales mediante canales digitales. Estos incluyen desde escrituración, contratos, registros civiles y autenticaciones. Todas forman parte del proceso de digitalización y los usuarios pueden hacer dichos trámites por vía electrónica.

Solamente el registro civil de nacimiento ha quedado excluido del sistema notarial virtual, ya que su naturaleza exige estar presente y hacerse junto con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En conclusión, si eres usuario del servicio público notarial en Colombia, tienes la posibilidad de adelantar los trámites de forma virtual. Todo desde la comodidad de tu domicilio y en línea, con las notarías online habilitadas en Colombia.

Firma electrónica: ¿cómo funcionan para los trámites notariales?

Con relación a la firma de las escrituras en estos despachos digitales, tanto los notarios como los usuarios se rigen por las leyes sobre la firma electrónica y sus tipos.

Al respecto, la Superintendencia de Notariado determina la realización de diferentes procesos que puedan asegurar la firma electrónica para el usuario y la firma digital para el notario.

Con relación al uso de la firma electrónica para los trámites notariales virtuales, las personas deberán registrar sus datos con un notario, quien creará un usuario, con todas las medidas de seguridad pertinentes, y sin costo alguno.

Una vez cubierto este paso, la persona podrá solicitar cualquier trámite notarial que necesite. Lo importante es que la notaría seleccionada esté respectivamente certificada por la Superintendencia para la prestación de los servicios digitales.

Ten en cuenta que:

• Como usuario del sistema notarial, no es obligatorio solicitar una firma digital. 
• Con una firma electrónica, que puedes pedir en la notaría de tu preferencia o en una empresa acreditadora de firma electrónica, puedes firmar los documentos involucrados en el trámite.
• En caso de que necesites de una certificación de firma electrónica o de firma digital, esta debe ser emitida por una empresa autorizada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). 

En la web de la ONAC puedes verificar el directorio completo de las Entidades de Certificación Digital (ECD) que ofrecen estos servicios de firmas electrónicas y digitales en Colombia.

Marco legal del servicio de notarías digitales

A modo de ilustración, estos son los artículos y leyes que sirven de marco para el funcionamiento de las notarías digitales y firmas electrónicas en Colombia:

• El artículo 3 del Decreto-Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del Decreto-Ley 2106 de 2019, establece los términos fundamentales para la prestación de servicios notariales por medios electrónicos.
• Las directrices fueron dictadas por la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) en Colombia, mediante las Resoluciones 11, 12 y 13 del 4 de enero de 2021.
• La Ley 24/2001 de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Fiscal establece el trámite electrónico para actos y documentos notariales mediante la Firma Electrónica Reconocida Notarial (Feren).

De igual manera, todo este proceso se respalda en el decreto 2106 del 2019, conocido como la Ley Antitrámites y que tiene como propósito simplificar, eliminar y reformar gestiones y procedimientos innecesarios en la administración pública.

¡Excelente! ¿Cierto?

Paso a paso para acceder al servicio notarial digital en Colombia 

Cualquier usuario que quiera hacer alguna gestión en las notarías en Colombia, bajo la modalidad digital, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar una notaría debidamente certificada por la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) en Colombia.
2. Solicitar por primera y única vez el registro de firma electrónica, junto con el correo electrónico, número de celular y demás datos, con los cuales el ciudadano realizará los trámites virtuales. 
3. Para crear la cuenta y acceder a la plataforma de trámites es necesario ingresar al portal web de la notaría y llenar un formulario de registro. Esto permitirá confirmar la identidad, a través de un código de verificación enviado al teléfono móvil del usuario. 
4. El notario verifica la identidad en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y crea la cuenta del usuario.
5. También podrá solicitar el servicio de registro a domicilio, pero solo en aquellas notarías que cuentan con la biometría móvil desarrollada por Olimpia.
6. Una vez registrado e identificado, el usuario puede ingresar al portal web de la notaría, donde podrá hacer una selección de entre más de 400 trámites habilitados virtualmente.
7. El usuario podrá hacerle seguimiento al trámite en tiempo real y visualizar toda la información sobre trámites, requisitos y las tarifas establecidas según el Decreto 2106 de 2019.
8. De requerirse un encuentro con el notario como requisito del trámite -como es el caso de testamentos, conciliaciones y matrimonios- el sistema agendará una sesión mediante videollamada. 
9. Cuando un usuario acepta el documento de escritura asociado al trámite, la plataforma envía al correo el link para realizar el pago de manera electrónica.
10. Luego del pago, el usuario podrá firmar el documento de manera electrónica y remitirlo al notario a través del portal autorizado para estos trámites.
11. Una vez realizado todos los actos, la plataforma permitirá que el notario firme y selle digitalmente el documento, otorgando la fe pública que anteriormente se brindaba de manera presencial. 

El proceso se da por finalizado cuando el usuario recibe los documentos de manera virtual, en su correo electrónico.

¿Qué actos notariales se pueden firmar electrónicamente?

¿Qué tipos de trámites se pueden hacer con firma electrónica en las notarías de Colombia? 

En primer lugar, se pueden firmar virtualmente todos aquellos actos notariales que han sido debidamente digitalizados, y que además cumplen con los requisitos que exige la ley y los protocolos que establezca la notaría.

Entre los actos notariales que puedes firmar electrónicamente mencionaremos, por ejemplo, la firma de una escritura pública electrónica para la compraventa de un bien inmueble o de un vehículo. 

También, puedes otorgar un poder especial o general, autenticar documentos, hacer declaraciones de extrajuicio, e incluso tramitar un matrimonio civil o divorcio de manera virtual, entre otros.

Por su naturaleza, el trámite de registro civil de nacimiento, como ya te contamos más arriba, no podrás realizarlo virtualmente. Es la excepción y por ello, se sigue realizando presencialmente.

Ventajas del servicio notarial digital para trámites entre países

Definitivamente, los actos notariales electrónicos son una muy buena opción para aquellos usuarios que necesitan realizar trámites o procedimientos legales fuera del país. Estas son sus ventajas:

Credibilidad

El hecho que los trámites notariales sean cada vez más ágiles, rápidos, y con altos estándares de seguridad, ofrece credibilidad entre los usuarios que, al encontrarse en países diferentes, pueden contar con esta alternativa para su comodidad.

Ahorro 

Si a ello le sumamos el ahorro de tiempo y dinero para el cliente, por concepto de traslados, entonces es mucho más atractiva la opción.

Facilidad

El avance y desarrollo de las notarías digitales, en países como Colombia y Chile, definitivamente facilita la realización de trámites relacionados con negocios, trabajos, alquileres, trámites migratorios, reservas turísticas o vacacionales y mucho más. 

Todo a través de medios electrónicos y con las ventajas de las firmas virtuales.

Validez legal

Si te encuentras en Colombia o en Chile, y necesitas realizar algún tipo trámite, el sistema notarial virtual de ambas naciones cuenta con el respaldo de toda la normativa legal. 

Existen plataformas digitales adecuadas para garantizar la seguridad y confiabilidad de los procedimientos y sobre todo, el uso de la firma electrónica con validez legal.

¿Necesitas una firma electrónica? 

Si estás haciendo negocios o trámites entre Chile y Colombia, tenemos una solución sencilla para tener tu firma electrónica simple. Se llama FirmaVirtual. 

Nuestra plataforma chilena te permite hacer desde contratos de arriendo, contratos de trabajo, reservaciones para tus vacaciones soñadas, declaraciones juradas, firmar poderes simples o hacer negocios. ¡Son muchos los pasos y documentos que podrás simplificar con esta herramienta! 

Sigue estos pasos:

• Llena el formulario breve de servicios de FirmaVirtual para tener en pocos minutos tu firma electrónica en Chile. También puedes pedirnos la certificación y protocolización de tu documento. ¡Tenemos convenio con las notarías online chilenas!
• Adjunta tu escritura ya redactada o descarga los documentos tipo que te ofrecemos en FirmaVirtual. Úsalos como guía para redactar varias clases de escritos.   
• Dale un vistazo a nuestra sección de preguntas frecuentes para descubrir todo sobre el uso de las firmas electrónicas.

¡Ahora sí! ¡Llegamos al final! Ya conoces todo sobre cómo funcionan las notarías en Colombia y cómo sacarle provecho a los servicios digitales como las firmas electrónicas y digitales. 

¿Qué opinas? ¿Sabías todo esto acerca de las notarías?