Es innegable que la transformación digital nos ha arropado de todas las formas posibles. En este proceso no podía escapar la trascendencia de la firma. Te contamos todo sobre la firma electrónica vs firma manuscrita.
Tradicionalmente, la firma autógrafa ha sido la manera en cómo nos identificamos en el documento de identidad y a partir de ahí, se convertía en el sello personal para darle legalidad a los diferentes documentos gestionados a lo largo de la vida.
Pero los avances tecnológicos han tocado la puerta de la gestión de firma manuscrita y han propuesto una forma innovadora de validar documentos: la firma electrónica. Hablaremos de ambos, sus diferencias, ventajas y alcance.
¡Quédate con nosotros!
- ¿Qué es una firma manuscrita?
- ¿Qué es una firma electrónica y para qué sirve?
- La confrontación entre firma electrónica vs firma manuscrita
- Ventajas de la firma electrónica
- ¿La firma virtual tiene la misma validez que la manuscrita?
- Tipos de firma electrónica
- ¿Qué documentos se pueden firmar con firma electrónica?
¿Qué es una firma manuscrita?
Conocida con diferentes términos, como por ejemplo: rúbrica, ológrafa, autógrafa. Su función principal es identificar jurídicamente a un individuo. Se realiza a través de trazos que puede estar compuesta o no, por el nombre de la persona.
Se realiza a mano y contiene rasgos característicos y grafos únicos que identifican perfectamente a una persona, evitando la falsificación o fraude en gestión de documentos legales. Por lo tanto es usualmente usada para manifestar el consentimiento del contenido de un trámite legal.
¿Qué es una firma electrónica y para qué sirve?
De igual forma que la firma manuscrita, la intención de la electrónica, es garantizar la identidad de una persona. Así como también reflejar su acuerdo y aceptar las condiciones de un documento legal.
Es decir, en líneas generales ha llegado para sustituir la firma manuscrita. Su principal característica es que usa los medios informáticos para validar documentos, por lo tanto, su uso no tiene límite y fronteras. Debido a esto, está siendo usada cada vez más por personas naturales y empresas para sustentar la legalidad de los acuerdos y negocios de cualquier tipo.
El conjunto de datos relacionados a la gestión de documentos electrónicos permite:
- Reconocer de manera inequívoca la identidad de las personas involucradas en el trámite digital.
- Garantizar la veracidad e integridad del documento que ha sido firmado.
- Respaldar que los individuos involucrados en el proceso legal están en pleno acuerdo de los términos, condiciones, etc. Evitando la renunciabilidad de los firmantes.
De acuerdo al último punto, ¿es posible desvincularse de la firma electrónica en un trámite virtual?
¿Qué es el “no repudio”?
Podrías pensar que la gestión de datos de forma virtual, incluyendo la manera de identificar a las personas podría ser una desventaja entre firma electrónica vs firma manuscrita y ser completamente vulnerable para desligarse de las responsabilidades previamente aceptadas.
Pero no, para ello, existe el “no repudio”. Es un mecanismo que permite corroborar al receptor que el emisor es quien dice ser y no es una persona falsa. Es decir, es un filtro para eludir los fraudes electrónicos. Para garantizar la seguridad en este proceso se necesita de dos elementos clave:
- Identificación: es el método que se utiliza para identificar a la persona en el sistema.
- Autenticación: el filtro que indica que es la persona quien dice ser.
Tipos de “no repudio”
La irrenunciabilidad puede darse de dos formas: la primera se debe al origen; el emisor no puede negar que envió el documento porque el receptor tiene el comprobante. Y el segundo se debe al destino; en este caso, el receptor no puede negar que recibió el mensaje porque el emisor tiene la evidencia que la comunicación (o documento) fue recibido con éxito.
La confrontación entre firma electrónica vs firma manuscrita
Debido a lo expuesto anteriormente vale explicar lo que implica el uso de la firma electrónica vs firma manuscrita. Y por qué la versión virtual está siendo usada cada vez más, tanto por personas naturales, como por empresas para cerrar negociaciones y gestionarse administrativamente.
¿Quién ganará la confrontación entre la firma electrónica vs firma manuscrita? Veamos:
Al momento de firmar
Con la firma manuscrita: cuando la firma se debe realizar con papel y lápiz, los involucrados en el trámite legal deben presentarse físicamente en el lugar donde se celebrará el acuerdo: notaría o registro civil.
Si las partes involucradas acuerdan no gestionar el proceso de forma presencial, o alguno de estos no puede asistir físicamente, el acuerdo se podrá llevarse a cabo a través de la impresión, escaneo y envío del documento correo electrónico o fax. El proceso debe repetirse para que la otra persona pueda dejar su firma manuscrita registrada en el documento que se registrará de forma legal.
Con la firma electrónica: se elimina el uso de papel y se reducen los procedimientos engorrosos descritos anteriormente. Una de las diferencias entre la firma electrónica vs firma manuscrita, es que con el método digital, se puede hacer todo de manera remota. Es decir, no es obligatorio que las partes involucradas en el proceso se reúnan; el documento se envía en digital, se accede a él desde cualquier dispositivo y se ejecuta la firma electrónicamente.
La exactitud de la firma y el cuidado del documento
Con la firma manuscrita: el proceso es simple, pero delicado. Los involucrados deben colocar su trazo manuscrito, y para que el documento tenga validez, la firma debe escribirse de forma legible, clara y precisa. El documento, por su parte, debe conservarse en buen estado, sin rayaduras, tachos o cualquier otro daño que comprometa su estado físico.
Con la firma electrónica: una vez más, el proceso se facilita. Una vez recibido el documento del emisor, el receptor puede acceder al él, desde cualquier dispositivo en el que pueda validar el programa especial para la autenticación. Al hacerlo, se adjunta la firma y se crea un archivo en el que se puede apreciar el documento y la firma. El documento está a salvo y la firma será válida de cualquier manera.
Falsificación de la firma electrónica vs firma manuscrita
Con la firma manuscrita: es relativamente fácil falsificar una firma manuscrita y el filtro más usado es la comparación de las firmas, pero resulta complicado determinar los errores cuando el que comete la fechoría tiene experiencia ejecutando la acción.
Con la firma electrónica: en cambio una firma digital siempre se puede verificar a través de los programas creados para filtrar la autenticidad, como por ejemplo, el filtrado criptográfico, llamadas telefónicas tras código de verificación, confirmación de identidad en dos pasos, y así muchos más.
Acumulación de documentos
Con la firma manuscrita: los documentos que registran alguna gestión legal siempre se tienen que conservar, es el único mecanismo para demostrar que el acuerdo entre las partes se celebró bajo un acuerdo mutuo. Eso inevitablemente va ocupando espacios. En el caso de las empresas, se puede destinar un área exclusiva para archivos. Y para las personas naturales, un lugar en el hogar que se puede destinar para cualquier otra cosa de utilidad. Eso sin contar que de no conservarse, se dañan, perdiendo validez con el paso del tiempo.
Con la firma electrónica: otra de las grandes diferencias entre la firma electrónica vs firma manuscrita es el almacenaje. Los documentos se guardan en la pc o cloud y lo mejor de todo ¡No se deterioran! Para la gestión de empresas es una solución revolucionaria. Y para las personas naturales, significa decirle adiós al papel guardado en la alacena o la gaveta de la mesa de noche.
Ventajas de la firma electrónica
De acuerdo a lo que hemos visto hasta ahora, la firma electrónica vs firma manuscrita tiene destacadas ventajas que desplazan por completo el papel y el lápiz. Por si aún te quedan dudas sobre los beneficios de digitalizar tu firma para cualquier trámite, te lo reiteramos con el siguiente resumen:
La ubicación y el tiempo no importan
Puede que estés haciendo la gestión para comprar un auto y tengas que estar en notaría antes de las 13:00 ¿qué pasa si te encuentras en un atasco de tráfico? ¿o si te quedas accidentado?
Pierdes la cita en notaría, pierdes el tiempo de traslado y la reputación ante la otra parte involucrada en el proceso de compra venta de un auto. Con la firma virtual, puedes gestionar todo el papeleo desde casa y gestionar la firma notarial a domicilio.
La independencia de los firmantes es un elemento clave para que la legalización del documento se celebre sin contratiempos.
Un proceso rápido
La firma de un documento de manera digital es tan rápido como firmar un papel, pero quitándole todo el proceso que hay detrás de una firma manuscrita:
- Acordar con la otra parte involucrada el día y la hora.
- Mandar a redactar el documento con el abogado.
- Gestionar la cita con el ente encargado de celebrar la legalización del documento.
- Trasladarse al lugar de la cita.
Haz la comparación de la firma electrónica vs firma manuscrita y dinos, ¿cuánto tiempo te toma enviar un email con el documento adjunto? ¡Solo 5 minutos o menos! Eso sin contar con la facilidad que otorga Internet para descargar los modelos de documentos que necesites.
Una alternativa amigable con el medio ambiente
Con la firma virtual la gestión de todo el proceso se lleva digitalmente, por lo que te ahorras el espacio de almacenamiento en casa y colaboras con la reducción del uso del papel, que como sabes, es una gran iniciativa que respeta la conservación del medio ambiente y promueve la sostenibilidad.
En definitiva, en la comparación sobre la firma electrónica vs firma manuscrita, la gestión digital gana. Comodidad para ti y todas las diligencias notariales que debas realizar. Además de garantizar el origen, la integridad y la irrenunciabilidad de los firmantes involucrados.
Ahora bien, capaz te surja la siguiente duda:
¿La firma virtual tiene la misma validez que la manuscrita?
La respuesta es sí, tiene la misma validez jurídica que la firma virtual desde el 2002 cuando se promulgó la Ley Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma 19.799. En el artículo 3 se dicta lo siguiente:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en lo que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito… La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes.”
Tipos de firma electrónica
Es una regla general que aplica no solo para Chile, sino para los demás países en los que la firma electrónica tiene validez jurídica. Te la mencionamos a continuación:
Firma electrónica simple
Como lo hemos mencionado anteriormente, la firma electrónica, son datos digitales que se adjuntan o se asocian de manera lógica con otros datos o documentos digitales y que la persona usa para firmar.
De modo que, una firma electrónica puede ser un documento con tu firma manuscrita adjunta. Así como también aceptar los términos y condiciones de un sitio web. Se le otorga el nombre de “simple” porque no hay ninguna evidencia que te vincule con la administración de la firma. Por lo que se le considera el nivel más bajo de seguridad en materia de firma electrónica.
Firma electrónica avanzada
Como lo implica su nombre, su nivel de seguridad es más alto. Esto es así porque se debe pasar una serie de filtros para autenticar su identidad, por ejemplo:
- Enlazar a los firmantes de manera única. Esto puede ser a través de los sistemas mencionados anteriormente: verificación dos pasos, código de confirmación, etc.
- Estar asociados a los datos de los firmantes para que cualquier cambio después de celebrarse la gestión de firmas, sea rastreable por las partes involucradas.
- Todo con la intención que los firmantes tengan el control y seguimiento de cualquier alteración.
Firma electrónica cualificada
Son un tipo de de firma electrónica avanzada, con algunos plus, como por ejemplo:
- Creada por un tipo de software o dispositivo para hacer firmas.
- Cumple con un certificado para gestionar firmas electrónicas.
Por lo general, son proveedores a los que los entes nacionales, le dan la atribución para tratar datos.
¿Qué documentos se pueden firmar con firma electrónica?
Hay una lista extensa de aplicaciones para firmas electrónicas:
Gestión de contratos laborales
La firma electrónica es una herramienta clave en estos momentos en los que las empresas están apostando al trabajo en remoto. De modo que se vuelve sumamente útil para firmar documentos relacionados a su departamento, como por ejemplo, contrato laboral con extranjero, nóminas de pago o finiquitos laborales.
Permiso para mudanzas
El permiso de mudanza es un requisito básico para hacer el cambio de domicilio de manera formal y como sabes, debes llevarlo contigo el día de la movilización de los muebles. Así como facilitarle una copia del documento a la empresa de transporte que contraste para realizar el movimiento de tu antigua casa al nuevo hogar. Pues bien, este papeleo lo puedes gestionar digitalmente con tu firma virtual.
Permiso de trabajo de menor de edad
Otras de las ventajas de la firma electrónica vs firma manuscrita, es que puedes gestionar el permiso de trabajo de tu hijo menor de edad en pocos pasos. Y lo mejor de todo es que puedes solicitar el notariado a domicilio. Te ahorrarias mucho tiempo en movimiento y gestión de papeles.
Firma para gestión de créditos
La industria financiera y tus solicitudes bancarias también son parte de las aplicaciones de las firmas virtuales. Entre la amplitud de solicitudes digitales dentro del ámbito bancario puedes tramitar:
- Contratación de productos financieros.
- Aperturas de cuentas bancarias.
- Firma de transacciones y comprobantes.
Facturas digitales
Bien sea que trabajes por honorarios, prestes servicios específicos o seas freelancer, necesitas asegurar la autenticidad del origen de la factura y la integridad de los datos contenidos en ella. Así como asegurar que no sea alterado posterior a la celebración. Una excelente forma de hacerlo es por medio de las firmas virtuales.
Finalmente la comparación entre firma electrónica vs firma manuscrita, consideramos que la ha ganado la gestión digital. Porque significa ahorro de tiempo y optimización en tus trámites legales.
En Firma Virtual tenemos una amplia propuesta de documentos digitales ¿sin tiempo para notariarlo? Te podemos ayudar. Visita nuestra página de preguntas frecuentes o contáctanos por nuestras coordenadas: