Si alguna vez te has preguntado cuáles son los documentos que realiza un notario en Perú, llegaste al lugar indicado. En las líneas que siguen, trataremos de darte una perspectiva más amplia y precisa de las labores que hace este funcionario. No te pierdas lo que viene porque estamos seguros que te será de gran ayuda.
¿Qué es un notario?
Un notario en Perú, Colombia, Chile, México y otras latitudes es un funcionario que forma parte de la gestión de asuntos legales no contenciosos. También conocido como escribano en otros países, labora en un despacho llamado notaría que suele representar una jurisdicción dentro de la organización administrativa de una nación.
A diferencia de otros países, en Perú el notario debe ser un profesional del derecho escogido por el estado para ejercer una función pública. Su propósito fundamental es avalar o esbozar la voluntad de las personas que quieren hacer o deshacer un acuerdo. Para ello, utiliza una serie de documentos que sirven para dar fe y autenticidad a estos actos.
Junto a lo anterior, el notario también está encargado de gestionar asuntos fuera de litigio correspondientes a los estatutos promulgados y de comprobar aquellos hechos que están dentro de su competencia. En la ley del notariado del Perú, la persona que ejerce este puesto no es un funcionario público para ningún efecto legal.
En Perú, quien se postula para ser notario, debe cumplir con lo siguiente:
- Haber nacido en Perú
- Tener el título de abogado
- Poder ejercer sus derechos civiles.
- No haber sido condenado por un crimen.
- Demostrar una conducta moral intachable.
- Contar con salud física para ejercer el cargo.
Funciones de un notario en Perú
Para aclarar un poco más lo que hace un notario en Perú, nos remitimos a la descripción de sus funciones:
- Tiene la potestad de formalizar documentos protocolares y extraprotocolares.
- Orienta de forma imparcial a los usuarios para dar carácter legal a los contratos propuestos.
- Posee la facultad de exigir requisitos, comprobantes u otros instrumentos para cumplir con los impuestos para formalizar actos o acuerdos.
- Cuenta con una función cautelar y preventiva que se traduce en hacer cumplir con las regulaciones asociadas con los casos que maneja.
- Bajo ningún concepto, un notario debería emitir alguna resolución a favor o en contra de las partes involucradas.
- Puede asesorar a los habitantes dentro de su jurisdicción sobre actas públicas, herencias, testamentos y la custodia de documentos.
4 tipos de documentos que realiza un notario en Perú
Antes de pasar a los documentos que realiza un notario en Perú, nos parece importante describir las categorías a las que pueden pertenecer dichos trámites. En esencia, son 4:
- Testimonios. Este tipo de instrumento corresponde a la transcripción completa de un acta que relata algo que ha sucedido.
- Ratificaciones. Mediante esta acción, el notario de fe y constata que algo es auténtico. Puede ser un acuerdo verbal, algo escrito o un hecho en particular.
- Certificaciones notariales. En este caso el fedatario ejecuta la relación de un acto o hecho para luego constatar que el documento presentado coincide con el original.
- Copias certificadas. Para esta gestión, el notario avala con su firma una copia total o parcial de cualquier texto que esté dentro de sus competencias.
Los 5 documentos que realiza un notario en Perú
De acuerdo a la normativa que rige esta materia, los documentos que realiza un notario en Perú dentro del protocolo notarial están enmarcados en 5 denominaciones:
Testamentos
Al momento de registrar esta clase de documento, se da como escritura pública y cerrada conforme a lo que indica el Código Civil peruano. Este proceso lo realiza el notario de manera directa con la finalidad de garantizar la reserva que manda la normativa que gobierna estos actos jurídicos.
Actas de protesto
Las actas de protesto corresponden a títulos de valores que están tipificados en la ley y las cuales deben cumplir ciertas formalidades. En el registro van los pagos parciales, negación de firmas y otras manifestaciones. Esto puede hacerse en libros o medios electrónicos y puede haber inscripciones separadas en caso de que así lo solicites.
Escrituras públicas
Las escrituras públicas son documentos originales que se incluyen en el protocolo notarial, puede contener uno o más actos y está avalada por el notario. Su redacción consta de 3 partes:
- Introducción.
- Cuerpo.
- Conclusión.
Previo a la introducción, el funcionario encargado podrá señalar el nombre de los implicados y la naturaleza del acto jurídico.
Actas de transferencia de bienes registrables
Estos instrumentos están catalogados en 2 categorías principales:
- Vehículos usados.
- Otros bienes que la ley designe.
Estos registros pueden ser especializados en función de los bienes inmuebles y los formularios que se usen.
Cualquier otro documento tipificado en las leyes
Con respecto a este y otros temas que hemos tratado, te invitamos a consultar los textos legales que profundizan sobre esta materia. Cuentas con la ley del notariado y el reglamento del decreto legislativo Nº 1049.
Definición de los documentos validados por un notario en Perú
Los antiguos escribanos han sido testigos muy importantes durante la gestación de lo que es la administración de justicia. Aunque algunas de sus labores han ido quedando obsoletas, otras han sido adaptadas a la transformación digital moderna. Entre los documentos que realiza un notario en Perú, destacan:
- Actas. Se trata de un documento en el cual el funcionario asignado da fe de lo ocurrido en un acto jurídico determinado. Puede ser una asamblea, un congreso, una reunión de directivos o de otra naturaleza, una sesión y más. El notario sirve como testigo legal de las decisiones tomadas y de los acuerdos suscritos.
- Compraventa. Este tipo de trámite es uno de los más comunes en Perú y otras sociedades. Los involucrados (vendedor y comprador) han convenido en el traspaso de un bien o derecho mediante un precio acordado. El fedatario es el encargado de autenticar la negociación a pedido de los interesados.
- Capitulaciones matrimoniales. Es una diligencia ahora común avalada por escribano que consiste en un acto conyugal que establece o elimina condiciones económicas entre la pareja. También puede ser un acuerdo prenupcial en el cual los que se van a casar ponen ciertas condiciones financieras que de ser violadas puede beneficiar a una de las partes.
- Constitución de sociedades mercantiles. Otro de los documentos que realiza un notario en Perú cuya frecuencia es muy alta. Cada vez hay más emprendedores que por ley deben formar una sociedad que requiere de un domicilio, régimen jurídico, dinero inicial y otros elementos. Estas sociedades limitadas, anónimas, con lucro o sin lucro, se rigen por los estatutos mercantiles sin importar su propósito comercial.
- Crédito hipotecario. Cuando utilizas un bien como respaldo para obtener un financiamiento, lo más aconsejable es notariar dicho acto. En Perú y otros naciones, la legislación exige este trámite si hay bienes raíces involucrados, como locales, edificios, garajes, fincas, viviendas y otras propiedades consideradas en la ley.
- Declaración de obra nueva. Mediante este trámite frecuente, los interesados manifiestan a través de una escritura pública de uno o más propietarios, su intención de modificar o construir una estructura. El fedatario concede validación al anuncio de una persona o comunidad que tiene planteado un proyecto, lo está ejecutando o lo ha terminado.
- Declaración de herederos abintestato. Esta figura jurídica corresponde a quien recibe una herencia porque en el testamento dejado no existe un sucesor por nombre y apellido. Cuando alguien quiere ser adjudicado el título de heredero abintestato, tiene que hacer un acto formal de declaración judicial o notarial en función del parentesco común con la persona fallecida.
- Legitimación de firmas y testimonios. Lo primero se refiere a un acto que puede ser presencial o mediante verificación de identidad frente a un notario. El funcionario será quien autentique la información personal, la identidad y la fecha de la firma electrónica o normal. El testimonio o compulsa viene a ser una copia fiel de un documento original que se va a mostrar ante otras autoridades y que el fedatario reconoce como auténtico.
- Poderes. Entre los documentos que realiza un notario en Perú, esta cesión de derechos es muy habitual. Mediante su elaboración, estás otorgándole a un apoderado ciertas facultades para que actúe en tu nombre. El poder en sí es de carácter unilateral, por lo que la persona designada puede no enterarse o no aceptarlo. El poderdante es el único que lo puede anular y esto se hace mediante un texto que revoque el anterior.
- Pólizas. En este caso hablamos de un texto mercantil que ha sido creado por uno de los involucrados y que puede ser notariado para que obtenga cualidades especiales. Es decir, que adquiere la facultad de hacer efectivo lo que está estipulado en el mismo mediante una querella judicial. Si no tiene la autenticación del fedatario, carece de dicha validez.
- Protestos. Como su nombre lo indica, es un escrito que tiene como finalidad expresar oposición a una acción concreta. Por lo general, representa una negativa sobre el pago de un cheque, letra o pagaré para no afectar a las personas involucradas. También puede verse como la no aceptación de un compromiso financiero para salvaguardar los derechos de terceros.
- Testamentos. Comprende un acto jurídico de libre albedrío, anulable e individual que hace constar quién o quiénes son los que recibirán una herencia. El testamento abierto es una opción frecuente ante un notario y que a su vez se distingue por tener más seguridad. Otras versiones menos utilizadas serían el militar, el marítimo, el ológrafo y el testamento cerrado.
Nos parece importante acotar que los documentos que realiza un notario en Perú, Chile, Colombia y otras latitudes están agrupados en protocolos. Esto significa que tienen un orden cronológico de acuerdo a un volumen asignado para ello.
Los protocolos tienen una secuencia de documentos cuya relación es independiente al contenido y solo siguen la fecha de firma del notario. Las escrituras notariales son actos jurídicos entre una o más personas que poseen el aval del fedatario.
Impacto de la notaría digital en Perú
Mientras que la Sunarp es la encargada de establecer las pautas del uso de la firma electrónica en Perú, hay otros actores que facilitan su aplicación. Ese es el caso de FirmaVirtual, una empresa chilena que hace un par de meses aterrizó en suelo inca para emular el éxito que ha logrado en su país.
Las notarías virtuales como esta tienen la intención de agilizar procesos, fomentar la eficiencia y procurar el distanciamiento social en situación de pandemia. Si aún no conoces los beneficios de la firma digital y electrónica, te invitamos a leer el post que hemos hecho al respecto.
Números que sustentan la firma electrónica en Perú
No muchos peruanos saben que los documentos que realiza un notario en Perú pueden ser agilizados mediante la firma electrónica. Esto es porque la mayoría (80%) de estos trámites corresponden a contratos entre los interesados, los cuales no requieren protocolos.
Cuando ves que las 13 diligencias más comunes en una notaría te pueden tomar al menos 40 horas, entendemos que esta gestión podría ser más eficiente. La plataforma de FirmaVirtual está diseñada para que hagas el papeleo notarial y de otra índole jurídica mediante un procesamiento digital muy fácil de usar.
Este emprendimiento llega a suelo peruano con un modelo de negocios probado que en Chile sumó unas 450 mil personas naturales y jurídicas a su cartera de clientes satisfechos. Ya que la legislación sobre la firma electrónica en Perú está vigente desde el 2000, es una herramienta que requiere más promoción.
En este sentido, los datos indican que los trámites notariales muestran un crecimiento promedio anual del 5%. La posibilidad de firmar un documento notarial o jurídico desde la comodidad de tu hogar u oficina con tus dispositivos es un ahorro significativo de tiempo que puedes hacer para cosas más relevantes.
Apoyo gubernamental a la firma digital en Perú
Con la intención de que este servicio facilite aún más la vida de los peruanos y descongestione las notarías públicas, FirmaVirtual recibe el patrocinio de Startup Perú, un programa del Ministerio de la Producción. Estas iniciativas gobierno‐empresa privada son fundamentales de cara a una mayor transformación digital.
La mayor fortaleza de la propuesta de valor de FirmaVirtual va más allá de los números alcanzados en tan poco tiempo. Decimos esto porque se trata de una plataforma online que está disponible 24/7 los 365 días del año. Ya sea un día feriado o no, puedes gestionar un trámite de manera segura y mediante un sistema de pago automatizado.
Adicionalmente, esta plataforma online te ofrece notario a domicilio, protocolización notarial, certificación notarial, firma digital e incluso financiamiento. Estos servicios están orientados a tener un gran impacto en áreas como derecho, contaduría, bienes raíces y otros sectores que por muchos años han carecido de cierta agilidad procesal.
Conocer los 5 documentos que realiza un notario en Perú te sirve para agilizar el proceso. Mediante FirmaVirtual cuentas con una notaría digital que te facilita la firma electrónica para hacer las diligencias legales más comunes. Para despejar tus dudas, puedes consultar la sección de preguntas frecuentes o escribirnos en nuestras redes sociales.