Dentro de toda empresa que funcione a cabalidad, los procesos administrativos son una parte fundamental. Entre estos procesos está la gestión y manejo de contratos, un aspecto crucial en el área laboral, administrativa y en la consecución de negocios. Sin embargo, mantener un control de los documentos de una empresa puede ser un desafío, tanto así que según estadísticas, 8 de cada 10 empresas han pasado por errores y pérdidas de documentos que son difíciles de reemplazar.
¿Cuál es el principal desafío en el adecuado manejo de contratos dentro de una empresa? El papel. Tener archivados cientos de documentos, que año tras año suman más, es un completo reto en el que muchas empresas pierden por no modernizarse. Hoy, con la transformación digital como premisa, hay muchas acciones que puedes implementar en las oficinas de tu compañía para optimizar la forma como se lleva la administración y almacenamiento de contratos y otros documentos afines.
7 acciones para optimizar la administración y manejo de contratos
¿Te interesa optimizar el proceso de gestión de contratos de tu empresa? Si es así, tenemos varias claves que serán de mucha ayuda.
1. Analiza lo que funciona y lo que no
Lo primero, antes de cualquier cambio que pienses en aplicar, es evaluar el sistema actual de manejo de contratos y determinar lo que funciona y puede conservarse, y lo que no.
Si todo se maneja de forma manual o si se emplea un sistema obsoleto, es muy probable que encuentres errores, ineficiencias por parte del personal e incluso perdidas de datos importantes.
Luego de la evaluación podrás determinar los puntos cruciales en los que tienes que trabajar para mejorar y lo que se debe incorporar para mejorar los procesos. A partir de allí, podrás crear un plan de acción efectivo.
2. Implementa el uso de la firma electrónica
Las herramientas tecnológicas están para facilitar diversos procesos, aumentar la productividad y optimizar el uso de recursos tanto financieros como de tiempo. Esto precisamente se gana con la firma digital o electrónica.
Ofrecer a tus clientes, socios e incluso de tus propios empleados procesos más eficientes, rápidos, sin limitantes como el tiempo y el espacio. Utilizar la firma electrónica para finiquitar negocios o contratos es posible, sin importar que unas de las partes esté al otro lado del mundo.
La firma tradicional pierde cada vez más terreno frente a esta novedosa alternativa que además es completamente legal y aceptada en todos los países.
3. Despídete de los archivos físicos
El almacenamiento en la nube es la mejor solución para optimizar los procesos de manejo de contratos, documentos e información vital de la empresa. La idea de emplear un repositorio en la nube facilita a todo el equipo de trabajo el acceso a datos e información, sin importar que estén o no en las instalaciones de la compañía.
En pocas palabras, hace posible que múltiples usuarios accedan a la información de forma instantánea de acuerdo a su rango en la compañía y departamento al que pertenezcan, gracias a las configuraciones de seguridad, permisos y funciones admitidas.
Almacenar en un solo lugar, mejora de forma significativa la gestión de contratos y otras áreas de la empresa. Además es fundamental para reducir el uso de papel y simplifica el proceso de búsqueda, haciendo que sea rápido, fluido y más eficiente en comparación con una búsqueda manual.
Una ventaja más de utilizar un repositorio en la nube es que dentro de la configuración puedes también activar recordatorios para aspectos claves de la contratación como las renovaciones o la finalización del mismo.
4. Utiliza plantilla de contratos
Parte de la productividad es la organización y previsión. Por esto, el uso de plantillas pre aprobadas que cumplan a cabalidad con los requisitos legales de un contrato es una forma eficiente de mejorar la administración y manejo de esta área dentro de la empresa.
Uno de los problemas más comunes que muchas compañías experimentan es en torno a la redacción de los contratos, realizar un contrato nuevo desde cero para cada cliente no solo es ineficiente y es costoso, sino que también puede generar retrasos e incluso errores. Emplear plantillas, con un lenguaje estandarizado optimiza el proceso, solo quedará adaptar el contrato a las características del negocio que se piensa concretar. En este enlace te facilitamos diferentes documentos modelo, entre ellos contratos de arriendos, declaraciones juradas y más.
5. Depura y descarta los contratos obsoletos
En el apartado anterior comentamos las ventajas de utilizar plantillas de contratos, pero en este punto también es esencial hacer una depuración de las mismas. Nada peor que enviar un contrato a un cliente y que este sea obsoleto ¿En qué sentido? Ofrezca un servicio que ya no está disponible, estipule un precio erróneo o que ya no esté conforme a la ley actual.
Por esto es muy importante usar este recurso, pero hacer una revisión continua de estos documentos para tener siempre disponibles las versiones actualizadas y correctas de los contratos vigentes. De lo contrario, enviar un documento con errores dará una impresión negativa de la empresa.
6. Da seguimiento a cada etapa de la contratación
Para tener clientes satisfechos, el seguimiento y atención que se les ofrece es clave. Por esto, dentro de la gestión y manejo de contratos, la supervisión de cada una de las etapas del proceso de contratación no puede descuidarse.
Es clave para toda empresa que las partes involucradas tenga toda la información en el momento justo, y de este modo pueden conocer el estatus del proceso. Para esto hay diferentes aplicaciones empresariales de gestión donde es posible consultar diferentes aspectos, desde el tiempo y vigencia del contrato, hasta dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones y pagos.
7. Dile sí a la automatización
La tecnología es un gran aliado, pero implementar el uso de la firma electrónica y utilizar almacenamiento en la nube no es digitalizar tu empresa, desde ir más a fondo y apostar de lleno por la transformación digital. Si quieres aumentar tus ganancias, expandir tu negocio y crecer como empresa, este es un requisito clave.
Toma en cuenta que mientras más grande sea tu compañía, más complicado será el rastreo de la información. También será más difícil la atención oportuna de los clientes, y por consiguiente, afectará la imagen que trasmites.
Automatiza cada proceso, envía digitalmente los contratos a los clientes, utiliza un proveedor confiable de firma digital que facilite el proceso, redirige de forma automática la recepción del documento firmado al equipo encargado para su revisión y aprobación. La automatización es clave para evitar errores humanos, como firmas duplicadas o errores en las mismas. En conclusión. Mejorarás la productividad, eficiencia y gestión de este aspecto clave de tu negocio.
FirmaVirtual tu aliado
En FirmaVirtual somos los aliados que necesita para utilizar la firma electrónica en todo tipo de documentos y contratos dentro de tu empresa. Nuestro sistema es ágil, eficiente y sencillo de utilizar, además, si requieres la firma y autentificación de un notario, lo hacemos por ti, sin que debes asistir a una notaria.
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Empieza a llevar una mejor administración y manejo de contratos y verás como esto afecta de forma muy positiva a tu empresa.