Tener un negocio no es igual a cómo era hace 20 años, y tampoco se manejan de la misma forma, o al menos no debería hacerse si lo que quieres es conseguir un negocio que produzca ganancias, esté estable y vaya en crecimiento. La digitalización es un paso clave para lograr esto último, y dentro de esta el uso de la firma electrónica es crucial.
Las ventajas de la firma electrónica para negocios son innegables, y por ello el crecimiento extendido que ha tenido su utilización de unos años para la fecha. Aunque cada país tiene su propia legislación, la mayoría, por no decir un 99% aprueba y avala el uso de este recurso. En nuestra región la firma digital se está extendiendo cada día, aunque su introducción data de 1998.
Digitalización de empresas
Los hábitos de consumo de todos han cambiado, así como la forma en que los procesos de todo tipo y en todos los niveles también lo han hecho. Por esto, no es de extrañarse que cada vez nos encontremos con la frase “transformación digital”, y es que vivimos en un mundo digitalizado.
Este proceso reconstruye la dinámica y desarrollo de las empresas desde adentro con el objetivo de optimizar la forma de trabajo, incrementar la productividad y mejorar la competitividad que tiene en el mercado. Para esto emplea diversas tecnologías, muchas de ellas disruptivas, es decir, que rompen con algo establecido para impulsar un cambio importante en pro de la innovación, productividad y crecimiento.
La digitalización a nivel empresarial no es algo de reciente data, de hecho la transición a nivel organizativo y mental no es algo que se logre de un día para otro. Sin embargo, los hechos generados durante y a raíz de la pandemia por Covid-19, pusieron en evidencia todo el camino que aún falta por recorrer para una amplia mayoría de empresas y negocios alrededor de mundo que aún no dan un paso seguro a la introducción de tecnologías que mejoren la dinámica de las empresas.
¿Por dónde debe empezar una estrategia de digitalización empresarial?
Un requisito clave para empezar un proceso de transformación digital es el tiempo. Entender que se trata de un cambio importante que repercutirá en cada espacio de la empresa y por ello requiere de cierta organización, entendimiento, comunicación, y como dijimos tiempo.
Para empezar la digitalización de un negocio recomendamos:
- Trazar una estrategia realista, con cambios paulatinos previa investigación de cada departamento para identificar tareas, trabajos y procesos que puedan digitalizarse.
- Empezar poco a poco, encontrando una solución tecnológica para las tareas que consumen más tiempo o son repetitivas pero fundamentales de llevar a cabo.
- Ir escalando en la complejidad de las tareas a medida que el equipo humano se va capacitando para emplear las tecnologías necesarias.
Siguiendo este orden de acción, todo negocio, puede empezar su proceso de digitalización.
Firma electrónica de documentos
Uno de los primeros cambios que puede implementar un negocio u empresa es el uso de la firma electrónica, la cual es válida a nivel legal y aceptada alrededor del mundo. De este modo, casos tan comunes como la perdida de un documento original o el retraso del cierre de un contrato por no poder firmarlo personalmente se eliminan, dejando camino libre a un proceso sencillo, transparente y novedoso que constituye un gran cambio.
Implementar la firma electrónica dentro de una empresa, sin importar el sector al que pertenezca, tiene un impacto inmediato en el desarrollo de las actividades, y una excelente relación entre el esfuerzo y el resultado obtenido.
5 Ventajas de la firma electrónica para negocios
La firma electrónica, además de ser sencilla de utilizar, es un recurso al alcance de todos, sin importar de qué sector estemos hablando, sea el retail, salud, banca, bienes raíces u otros. Y estos son algunas importantes ventajas de la firma electrónica para negocios:
1. Agiliza procesos
Una ventaja importante para los negocios de usar la firma digital es la simplificación que se consigue de diversos procesos que requieren documentos firmados. Contratos de empleados, órdenes de compra, promesas de compra, cierre de acuerdos de negocios… todos son procesos que se pueden llevar a finalización con este recurso tecnológico, sin importar que no exista de por medio una reunión física con los firmantes.
2. Ahorro de tiempo
El tiempo es oro, esto aplica tanto a nivel personal como profesional, y entre las ventajas de la firma electrónica para negocios esta destaca por sí misma. La agilización de procesos rutinarios, resta esfuerzo y tiempo invertido en su consecución. Por citar un ejemplo, utilizando una firma digital para un contrato, el proceso puede demorar no más de 30 minutos, frente a 3 a 5 días cuando se emplea la manuscrita. Hablamos de que la opción tecnológica optimiza el tiempo en más de 80%.
3. Disminución de fallas y errores comunes
La automatización es un proceso que busca depurar errores. Te sorprendería saber lo común que es que un documento se firme mal. Y mientras la rúbrica manuscrita requiere a impresión de un nuevo documento, la digital solo necesita un simple clic para solventarlo.
4. Mejora de la productividad
Si la firma digital agiliza proceso, disminuye errores y reduce el tiempo invertido en determinadas tareas administrativas, se puede concluir que su uso aumenta la productividad dentro de una empresa. Y es que la automatización que va ligada al uso de este recurso influyen en la velocidad de que un cliente puede ser atendido o que un acuerdo de negocios se concrete.
5. Reducción de costos
Los recursos financieros no son finitos, sin importar lo bien que vaya un negocio. Por esto, mantener un control de los gastos administrativos y optimizar manejo es un aspecto que repercute en la competitividad y desarrollo de una empresa. Emplear de forma continuada la firma electrónica disminuye el uso de papel, bolígrafos, otros materiales de oficina, reduce la necesidad de impresiones de documentos constantes, evita el traslado de documentos físicos y el desplazamiento de personal.
Transforma tu negocio con FirmaVirtual
Si quieres transformar tu negocio empleado un recurso tecnológico eficaz como la firma electrónica, podemos apoyarte en el proceso. Somos una empresa chilena consolidada con presencia en Perú, Colombia y México y hemos apoyado a personas jurídicas y naturales en el uso de la firma digital para dar el salto a la digitalización.
Dentro de nuestro portal podrás encontrar modelos de documentos que puedes utilizar y adaptar para luego firmarlos digitalmente, así como servicios de firmas de acuerdo a lo que necesites, sea protocolizada o no.
¿No tienes firma digital aún? Te invitamos a completar el formulario de registro, y si presentas dudas en cualquier parte del proceso, accede a este link con preguntas frecuentes o contáctanos directamente a estos números
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Ahora cuéntanos, ¿qué opinas de estas ventajas que te proporciona el uso de la firma electrónica para negocios y si estás dispuesto dar este primer paso en pro de tu negocio?