El contrato de arriendo de oficina virtual es un trámite indispensable para muchos emprendedores o líderes de startups, que necesitan un domicilio tributario para constituir u operar su empresa. Y es que, cuando se dan los primeros pasos en el mundo de los negocios, optimizar costos es fundamental.
Al firmar un contrato de arriendo de oficina virtual, una sociedad -conformada por uno o más socios- el ahorro de recursos no es menor, ya que, los costos asociados a la mantención de una oficina van mucho más allá de pagar el arriendo de un espacio físico.
Invertir en la compra de una oficina o acondicionar un espacio arrendado para operar puede ser un costo difícil de asumir, cuando un negocio está empezando. Además, existen gastos asociados al mantenimiento y la operación que pueden significar una amenaza para el flujo de caja.
El contrato de arriendo de oficina virtual, en cambio, no sólo facilita un domicilio tributario como el que exige el Servicio de Impuestos Internos en Chile (SII), también evita que los emprendedores tengan que pagar cuentas de luz, agua, Internet; así como costear recepcionista, servicios de aseo, e insumos de oficina.
Contrato de arriendo de oficina virtual en jaque
Precisamente, debido a la comodidad y al ahorro que significa para los emprendedores firmar un contrato de arriendo de oficina virtual; en lugar de arrendar o comprar un espacio para operar, no tardaron en encenderse las alarmas cuando muchos recibieron un correo electrónico que ordenaba cambiar el domicilio tributario virtual, por uno físico.
El comunicado emitido por el Servicio de Impuestos Internos causó malestar entre dirigentes gremiales, emprendedores y también entre quienes proveen el servicio de arriendo de oficina virtual. “Es una medida que afecta gravemente a quienes usan oficinas virtuales y genera barreras innecesarias para la formalización de los negocios”, argumentó Abraham Lazo, fundador del centro de negocios Lofwork.
Igualmente, la Asociación de Emprendedores de Chile (Asech) golpeó la mesa, mientras en las redes sociales, los usuarios criticaban la falta de empatía del SII. Por eso, horas más tarde, el organismo estatal tuvo que salir a dar explicaciones. precisando que por “error” se había enviado el correo electrónico a un grupo de personas cuyos giros empresariales no ameritaba la exigencia de contar con una oficina física.
“Junto con saludar, le informamos que de acuerdo con la(s) actividad(es) económica(s) que usted registra, su domicilio no cumple con los requisitos necesarios, debido a que su desarrollo necesariamente requiere un lugar físico para poder ser realizadas”, decía la comunicación del SII que pedía actualizar el domicilio o sucursal de la actividad económica.
Por qué se exige el domicilio tributario en Chile
La exigencia de registrar como domicilio el lugar en que una empresa realiza su actividad principal facilita, entre otras cosas, la fiscalización en terreno de las actividades, la revisión de los libros de contabilidad y la verificación de inventarios, según el Código Tributario.
Sin embargo, el Oficio Ordinario del Servicio de Impuestos Internos Nº 1136 de 2012 aclara que la dirección tributaria derivada del servicio de “oficina virtual”, no constituye un domicilio hábil para los efectos de inscripción en el Rol Único Tributario y Declaración de Inicio de Actividades del contribuyente, así como tampoco para la emisión de facturas y otros documentos tributarios.
No obstante, la dirección de la oficina virtual puede constituirse como domicilio válido para efectos de las notificaciones, según lo establecido en el Artículo Número 13 del Código Tributario. Esto significa que las empresas que comercializan servicios o bienes intangibles pueden mantener su dirección tributaria en una oficina virtual sin ningún problema.
En cambio, aquellas sociedades que requieran del uso de bodegas y transporte para operar su negocio podrían tener que demostrar que cuentan con un lugar físico para sus productos. En estos casos, mantener el contrato de arriendo de oficina virtual serviría únicamente para recibir notificaciones.
Cómo cambiar el contrato de arriendo de oficina virtual
En caso de que el negocio crezca y ya no sea necesario contar con un contrato de arriendo de oficina virtual, el proceso para solicitar el cambio de domicilio tributario en el Servicio de Impuestos Internos es simple. Para hacer el trámite se debe ingresar al sitio web del SII con el RUT y la clave del contribuyente; luego, dirigirse al menú Servicios Online/Actualización de Información/Opción Actualizar domicilio.
En este ámbito, el organismo pide eliminar la dirección actual e ingresar la nueva. Para ello, deberás tener a mano el ROL de avalúo y fijar la comuna en la que se ubicará la oficina que sustituye a la anterior.
Además, los contribuyentes que tributan en primera categoría de la Ley de la Renta deberán adjuntar la documentación que acredite la calidad en que utiliza la dirección: contrato de arriendo, escritura de usufructo o documento de cesión, por ejemplo. El plazo para comunicar el cambio de domicilio es de dos meses a contar de la fecha de la modificación de la dirección.
Quiénes pueden firmar un contrato de arriendo de oficina virtual
-Los mandatarios a quienes el propietario haya conferido poder suficiente
-Los arrendatarios autorizados para subarrendar, debiendo en estos casos exhibir el contrato de arrendamiento respectivo
-Los intermediarios que cuenten con órdenes o mandatos de los propietarios para ello
-El representante designado por unanimidad de los miembros de una comunidad o sucesión (original o copia legalizada).
Sin embargo, no se podrá acreditar domicilio mediante contratos de arriendo que incluyen alguna cláusula en la cual se exprese que el inmueble en arrendamiento no puede ser destinado al ejercicio de actividades comerciales.
En qué fijarse al elegir una oficina virtual
Aunque puede que no hagas muchas visitas al lugar en el que opera tu oficina virtual, podría ser útil escoger una que tenga una ubicación de fácil acceso, sobre todo, pensando en que podrías tener que acudir a retirar correspondencia. Además, en FirmaVirtual te recomendamos revisar los servicios adicionales que ofrece el proveedor, ya que pueden agregar valor a tu emprendimiento.
También es bueno que averigües cómo es el servicio de atención al cliente en caso de que necesites hacer alguna consulta o renovar tu contrato de arriendo de oficina virtual. La comunicación fluida es algo que todo emprendedor agradece.
Finalmente, recuerda que las empresas son dinámicas y, por lo tanto, sus necesidades cambian. De ahí que sea conveniente contar con un proveedor flexible y empático que sea un apoyo para tu emprendimiento y no un obstáculo. En este aspecto, te resultará útil poder firmar contratos y otros documentos sin tener que perder tiempo en filas ni desplazamientos.
Para qué sirve la dirección tributaria
Contar con una dirección tributaria es requisito para iniciar actividades, ya sea como persona natural o jurídica (empresa). Este domicilio debe registrarse en el Servicio de Impuestos Internos, pues, como organismo fiscalizador necesitará enviar notificaciones y revisar que todo esté en orden.
Además, la dirección tributaria te servirá para obtener la patente municipal que debe pagar toda empresa para ejercer su actividad económica. Igualmente, podrás emitir facturas electrónicas y otros documentos tributarios; así como timbrar boletas, facturas y otros comprobantes fiscales.
Documentos que acreditan la propiedad de la oficina
La propiedad de un inmueble puede demostrarse presentando antecedentes como los siguientes:
-Certificado de dominio vigente emitido por el Conservador de Bienes Raíces
-Original del certificado de avalúo a nombre del contribuyente
-Original de la escritura de compra y venta
-Original de la factura de compra del inmueble, emitida por la empresa constructora
-Carta firmada por el representante de la empresa constructora o inmobiliaria, que certifica haber vendido la propiedad a la respectiva persona y que se encuentran en proceso de perfeccionamiento los títulos definitivos
Cómo acreditar que el negocio opera en una oficina arrendada
Para acreditar su domicilio tributario, el representante legal deberá presentar el contrato de arriendo (a nombre del contribuyente o de alguno de los socios, al tratarse de personas jurídicas).
Ahora, si el contribuyente emite documentos con derecho a crédito fiscal de IVA, es decir, facturas; y en el caso de otros documentos como notas de débito, notas de crédito o guías de despacho, el contrato deberá estar firmado ante notario u oficial del Registro Civil. En tanto, frente a un arrendamiento con opción de compra (leasing), se deberá presentar el original del contrato.
Recuerda que todo el proceso de firma de contrato de arriendo de oficina virtual o física lo puedes hacer 100% en línea en nuestra plataforma. En FirmaVirtual, queremos facilitar la operación de tu empresa ayudándote a hacer tus trámites de manera segura y sin perder tiempo en filas y desplazamientos.