¿Cómo funcionan las notarías en México?

¿Tienes idea de cómo funcionan las notarías en México? ¿Sabes qué herramientas tecnológicas y legales permiten modernizar estos servicios en la nación azteca?

Si necesitas legalizar documentos relacionados con poderes, escrituras de bienes inmuebles o testamentos, tendrás que acudir al sistema notarial. También, si necesitas validar el acta de creación de tu empresa, generar documentos bancarios o actas relacionadas con nacimiento, matrimonio, defunción. 

En todas estas gestiones y muchas más, requerirás los servicios de un notario público. En México existen cerca de 4.000 notarías distribuidas en todo el territorio nacional.  

En el momento que necesites una asesoría en actos legales de orden profesional o particular, solo tienes que trasladarte a la sede notarial más cercana a tu domicilio. Y a partir del 2023, también podrás requerir más servicios en la notaría online mexicana.

Conoce más de cerca cómo funcionan estos servicios en el país y qué ventajas te ofrecen  las firmas electrónicas para la certificación y protocolización de tus escrituras públicas y privadas.

Notarías en México ¿Qué es un notario y qué actos avala?

El notario es un profesional de la abogacía con amplia experiencia, capacidad  técnica y honorabilidad. La mayoría de los notarios del mundo se rigen por el sistema notarial latino, que es muy antiguo. En México, no es la excepción. 

Aunque el notario es nombrado por el gobernador de cada entidad federativa, previo concurso de oposición de credenciales, este tipo de ministro de fe pública tiene  total independencia para actuar y tomar decisiones. Siempre, dentro del marco legal y respetando el Estado de Derecho.

Al estar investido con fe pública por el Estado mexicano, le corresponde:

• Recibir, interpretar y redactar los documentos con carácter jurídico.
• Dejar por escrito el propósito de las partes firmantes, a través de un acta o contrato certificado, cuya custodia preserva como garantía de seguridad.
• Debe tener dedicación exclusiva para ejercer sus  funciones.
• La ley exige que esté inscrito en el Colegio de Notarios de su jurisdicción.

El Colegio Nacional de Notariado Mexicano refiere que la labor de los notarios forma parte de la tradición del país, siendo regulada desde la época del Virreinato. 

En la actualidad existen registros notariales de documentos muy importantes, con las firmas de personajes históricos como Sor Juana Inés de la Cruz, Don Miguel Hidalgo, María Ignacia Rodríguez y Benito Juárez, entre otros.

¿Qué tipos de trámites se hacen en las notarías en México?

Las notarías en México ofrecen una larga lista de servicios. Los más comunes son los relacionados con empresas, personas y negocios. Entre ellos:

Sector inmobiliario y bienes raíces

• Compraventas de inmuebles 
• Otorgamiento de poderes
• Contratos de Arrendamiento
• Escrituración de Bienes Inmuebles
• Subdivisión de Predio 
• Hipotecas 

Empresas, sociedades, cooperativas

• Constitución de sociedades y asociaciones
• Aumento y Disminución de Capital Social
• Reconocimiento de Adeudo con Garantía Hipotecaria
• Apertura de Crédito en Cuenta Corriente con Garantías 
• Reestructuras
• Regularización y Actualización de Libros de Acta
• Conformación de cooperativas
• Disoluciones
• Convenios
• Nombramientos y Revocaciones

Comerciales, privados, en materia legal 

• Fideicomisos 
• Compraventa de automóviles
• Testamentos y adjudicaciones por herencia
• Donaciones
• Capitulaciones matrimoniales, en caso de régimen matrimonial de Sociedad Conyugal
• Notificaciones
• Reconocimiento de firmas
• Protocolizaciones de actas
• Adjudicaciones Judiciales o de Sucesiones
• Permisos de viajes a menores
• Declaraciones Juradas

¿Cómo funciona el sistema notarial mexicano?

Las notarías en México cumplen el rol de ser auxiliares del sistema de Justicia. Pueden actuar como consejeras o árbitros para garantizar la seguridad jurídica y evitar conflictos o litigios a futuro. 

Corresponde al notario encargarse personalmente de:

1. Conferir autenticidad y certeza jurídica a los actos y hechos pasados, mediante la consignación de instrumentos públicos de su autoría.
2. Firmar y sellar documentos legales luego de realizar la autentificación pertinente. Da fe de lo que le fue presentado en su despacho. 
3. Conservar los instrumentos en el protocolo a su cargo, reproducirlos y dar fe de ellos. 
4. Garantizar que los solicitantes conozcan las especificaciones del acuerdo y asegurarse de que el firmante no está siendo coaccionado para firmar.
5. Tramitar y entregar declaraciones juradas a los usuarios.
6. Verificar el documento de identidad de cada firmante.
7. Llevar el debido registro de los documentos notariados.
8. Tener acceso, estableciendo contacto con el ente emisor, a la documentación legal necesaria y a los elementos relacionados.
9. Mantener sus sellos y papel de seguridad debidamente resguardados para evitar ilícitos.
10. Estar al corriente de cualquier avance o modificación en la legislación aplicable.

Así se regula el sistema notarial mexicano 

México tiene 32 Entidades Federativas y, en el caso del Derecho Notarial, este es materia de competencia local. Así que corresponde a cada estado regularlo.

Cada entidad tiene su propia legislación y por ella se rige la actividad de los notarios, los requisitos para serlo y sus responsabilidades, derechos, obligaciones y sanciones. Es una actividad de gran responsabilidad que se puede sancionar en caso de incumplimiento. 

Al respecto, la Dirección General del Registro Público y el Archivo de Notarías son las entidades de gobierno encargadas de regular que se cumpla la ley estatal del notariado. Cada gobernación le otorga una patente notarial al notario para que pueda ejercer sus funciones y elaborar instrumentos públicos que gocen de presunción legal.

¿Hay notarías online en México?

En Gaceta Oficial del 4 de agosto de 2021, fue publicada la reforma de la Ley de Notariado de la Ciudad de México. Esto con el fin de normar el uso de los medios electrónicos en la actuación notarial online. 

Aunque estas disposiciones ya fueron aprobadas, solo entrarán en vigor a partir del 4 de agosto de 2023, cuando la Agencia Digital de Innovación Pública haya activado las plataformas tecnológicas que permitan sostener toda esta transformación. 

Algunos de los cambios que podrás ver después de esa fecha son las siguientes:

1. La actuación digital notarial será realizada por el notario a través de una red integral. 
2. Habrá un protocolo digital para archivar documentos electrónicos, los cuales también quedarán asentados en libro de actas.
3. El notario  tiene potestad para expedir instrumentos electrónicos con su firma electrónica, tendrán fe pública y su contenido se presumirá auténtico.
4. Para la firma de instrumentos, las partes contarán con una firma electrónica. 
5. Para realizar cualquier modificación al documento, tanto  el notario como los  comparecientes deberán manifestar su conformidad mediante su firma electrónica. 
6. Se podrán expedir testimonios y copias certificadas y certificaciones electrónicas.

Para dar fe de algunos documentos digitales, la Secretaría de Economía de México ha empezado a acreditar algunas notarías como Prestadoras de Servicios de Certificación. Es así como pueden ofrecer servicios de:

• Emisión de Sellos Digitales de Tiempo.
• Constancias de Conservación de Mensajes de Datos.
• Digitalización de Documentos en Soporte Físico.

Algunas notarías mexicanas ofrecen asesorías a personas y empresas a través de sus redes sociales (Facebook, Instagram, WhatsApp) de manera permanente y gratuita.

Igualmente, lo hacen las notarías de guardia, en el marco del acuerdo entre el gremio de notarios y las instancias gubernamentales.

La firma electrónica en el sistema de notarías en México

La firma electrónica notarial ya es una realidad en distintas partes del mundo, así como en algunas entidades federativas de la República mexicana, entre ellas Distrito Federal, Colima, Jalisco y Puebla.

En el 2010, el Ejecutivo nacional activó el Sistema Electrónico de Información, Trámites y Servicios del Estado de México (Seits), hoy denominada Ventanilla Electrónica Única de Trámites y Servicios. 

Este sistema permite firmar electrónicamente los trámites notariales, entre otros servicios. De esta manera:

• Se pueden reducir los tiempos de solicitud y respuesta a la ciudadanía para gestionar documentos.
• Se mejora la  calidad de los trámites y servicios al ciudadano.
• Ofrece horarios de atención más amplios y accesibles.
• Proporciona mejor información de trámites y servicios de manera oportuna, clara y confiable.
• Ayuda a evitar actos de corrupción.
• Permite habilitar una carpeta personal al ciudadano, que hace posible consultar el avance y las notificaciones de sus solicitudes.
• Al ser un medio digital, facilita el manejo y seguridad de los documentos.

En la práctica, los notarios pueden hacer uso de la firma electrónica notarial para autorizar todos los documentos validados por este ministro de fe pública. 

A través de las nuevas tecnologías de la información, hoy pueden garantizar mayor seguridad fiscal y jurídica a los papeles que se emiten por vía digital. 

Ventajas de los documentos notariales electrónicos

Con el uso de la firma electrónica notarial se da lugar a los documentos notariales electrónicos, los cuales tienen varias ventajas.

¡Veamos algunas de las más importantes!

➤ Autenticidad

Los documentos electrónicos son difícilmente falsificables. Pueden ser verificables en medios informáticos disponibles en la página de internet del SAT o de la Asociación del Notariado Mexicano.

➤ Seguridad 

Las firmas electrónicas avanzadas son altamente seguras. Los notarios pueden actualizar regularmente su firma para garantizar este aspecto.

➤ Verificable

Los documentos  electrónicos pueden ser verificables con la firma electrónica del notario y con el medio informático que se utilice.

➤ Inalterable

La firma electrónica no varía con el pasar del tiempo, a diferencia de la firma física.  Esto hace que los documentos firmados electrónicamente sean más seguros. 

➤ Rapidez

Los documentos electrónicos notariales pueden enviarse a cualquier parte de la República mexicana para hacerse valederos donde sea necesario. Inclusive, pueden enviarse a los registros públicos, en los casos donde por ley proceda. 

Esto daría lugar a menos filas en las oficinas registrales.

¿Estás fuera de México? Así puedes pedir un poder notarial

Si estás en el exterior y necesitas hacer trámites en México, puedes gestionar un poder notarial para que otra persona pueda representarte en trámites administrativos en el país. Por ejemplo, puedes necesitar un poder notarial para comprar un negocio, arrendar un inmueble o hacer tus gestiones migratorias o de identificación. 

Si quieres comprar, vender, escriturar o administrar propiedades; retirar dinero, manejar cuentas bancarias o registrar menores, tendrás que solicitar tu cita a través del consulado que te corresponda.

Mediante la Secretaría de Relaciones Exteriores de México se ofrecen este tipo de servicios para sus nacionales en el extranjero. Tal vez no lo sepas, pero las Representaciones Diplomáticas y Consulares pueden ejercer funciones notariales en actos y contratos celebrados en el extranjero y que deban ser ejecutados en territorio mexicano.

En el caso de uno de los más concurridos, como es el Consulado de México en Miami (en los Estados Unidos), tendrás que agendar  tu cita vía telefónica o por correo electrónico. Debes hacerlo en los horarios que indica el portal web del consulado en Miami. 

Requisitos para trámites consulares de notarías en México

Para pedir documentos en los consulados mexicanos, como los poderes, debes llevar:

• Documentos de identificación vigente con fotografía. Pasaporte mexicano, Matrícula Consular, credencial para votar, licencia de conducir, cédula de identidad.
• Copia de Identificación oficial vigente con fotografía del apoderado (credencial de elector, pasaporte o licencia de conducir)
• Acta de matrimonio
• Pagar los derechos consulares.
• Llevar el documento redactado para revisión del funcionario consular. Una vez aprobado, se imprime y se firma. 

5 razones para solicitar los servicios de notarías en México

Son muchos los casos en los que te podría resultar ventajoso o beneficioso solicitar la asistencia de un notario. Especialmente para aquellos documentos que deban llegar a algún registro público.

Estas son 5 razones por las que debes solicitar este servicio:

1. Aval y garantías

Garantiza la legalidad del trámite, ya que cuenta con el aval del notario, quien se encarga de verificar cada uno de los documentos y firmas.

2. Orientación legal

Las partes cuentan con la asesoría del notario antes de la celebración de algún contrato. Esto te evitará trámites innecesarios, juicios y gastos no previstos. 

3. Minimiza malos entendidos

Evita riesgos para los firmantes de un contrato. Durante la redacción y elaboración de los contratos, el notario puede cerciorarse de que se reúnan los requisitos establecidos por las leyes vigentes.

4. Neutralidad

El notario es una figura imparcial. Por tanto, evita situaciones que pudiesen dar ventaja a alguna de las partes en perjuicio de la otra.

5. Resguardo de los archivos

Al suscribir documentos en las notarías en México evitas la pérdida o destrucción del contrato o papeleo efectuado. Los contratantes reciben sus copias certificadas o testimonios, y el original se conserva en el protocolo de la notaría.

Firmas digitales en México ¿cómo tener una?

Las ventajas de las firmas electrónicas y digitales están transformando nuestra forma de hacer negocios, cómo suscribimos documentos y cómo llegamos a acuerdos en la actualidad. 

Están cambiando de forma positiva la manera de adquirir compromisos personales, económicos, de trabajo o de estudio. 

En México, las firmas online han madurado tecnológicamente para convertirse en una herramienta para trámites legales, comerciales, privados y públicos. De hecho, ya están contempladas en el Código Civil Federal y en el Código de Comercio. 

Actualmente, existen tres tipos básicos de firmas electrónicas que pueden usar los mexicanos. Ellas son:

• Las firmas electrónicas simples
• Las firmas electrónicas avanzadas
• Las firmas electrónicas cualificadas  

Una de estas firmas electrónicas es la que se emite mediante el Certificado Digital (CD) que puedes obtener en la web del SAT o mediante un proveedor certificado.

El CD guarda la información del firmante mediante un encriptado. Esto refuerza la validez e integridad de lo que se firma.

También, para los protocolos bancarios, las firmas electrónicas son de gran utilidad. Por ejemplo, el Banco de México las usa para reforzar sus tecnologías de clave privada, clave pública y el certificado digital.

¡Llegamos al final! ¿Qué sigue?

Ya conociste todas las ventajas de las notarías en México y cómo funcionan. Solo nos queda recomendarte que si aún no tienes una firma electrónica o una firma digital personal o para tu empresa, deberías tenerla. 

¡Así aprovecharás las bondades de esta herramienta virtual!

Tener una firma electrónica te servirá para hacer más simple la obtención de documentos sin salir de casa ni abandonar tu puesto de trabajo o tus ocupaciones. Después de firmar tus documentos de manera online, puedes llevar a validarlos en el notario. ¡Así de rápido! 

Si estás en México o en Chile y tienes negocios o trámites pendientes que hacer en el territorio chileno, usa FirmaVirtual para comprar tu firma electrónica simple. Sigue estos pasos:

1. Entra a Firma Virtual para gestionar tu documento y pedir tu firma electrónica simple. Esta firma es suficiente para hacer poderes simples, declaraciones juradas, suscribir contratos y más. ¡Te ofrecemos la mayor seguridad de las transacciones, porque utilizamos tecnología de blockchain! 
2. ¿No tienes tu documento redactado?  No te preocupes. Descarga tu plantilla desde los documentos tipo que tenemos listos para que los uses como modelo.
3. Luego, llena el formulario e introduce el número e identidad de las personas que necesitan suscribir el documento. Sigue los pasos y nosotros nos encargamos de lo demás. Paga por el servicio y los trámites notariales, si los necesitas, y eso es todo. 

¿Quieres saber más o financiar algún contrato/documento/factura/boleto? Consulta las preguntas frecuentes y descubre mucho más de las firmas electrónicas. ¿Qué opinas de las notarías en México y de firmar online tus documentos? ¿Te animas?