La firma electrónica es cada vez más utilizada, es muy común en la actualidad que personas jurídicas y naturales la empleen en su día a día y en todo tipo de trámites. Sin embargo, aún hay muchas personas que no la conocen o tienen muchas dudas sobre ella. ¿Las resolvemos juntos? 

En FirmaVirtual nos dedicamos a facilitar toda clase de trámites y procesos que requieran una firma ¿Cómo lo hacemos? Facilitando el uso de la firma electrónica, y demostrando todas las ventajas que tiene sobre la firma manuscrita. 

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un mecanismo que permite autenticar la identidad de una persona en el entorno digital. Es una versión electrónica de la firma manuscrita utilizada en el mundo físico para validar documentos o transacciones de todo tipo. Se trata de una herramienta tecnológica, legal y válida, regulada por las leyes de cada país. Además, emplea diferentes mecanismos de seguridad para evitar falsificaciones. 

Por ejemplo, aquí en Chile es la Ley N°19.799 o Ley de Firma Electrónica (LFE) promulgada el 5 de enero de 2002 y establece el marco legar para su uso en el país. Esta regulación le otorga validez jurídica, autenticidad, integridad y no repudio, haciendo que tenga el mismo peso que la firma manuscrita. Mientras que países como México tienen una amplia legislación que la regula, desde la Ley de Firma Electrónica Avanzada, así como varios artículos del Código de Comercio y el Civil. 

¿Qué es la firma manuscrita?

La firma manuscrita es la forma tradicional o clásica con la que se puede firmar un documento. Antes de la aparición de su versión electrónica, la única forma de autenticar un documento con nuestra rúbrica era realizarla de forma manual utilizando tinta u otro medio de escritura sobre un soporte físico.

Es única y personal de cada individuo, y tiene ciertas características distintivas que pueden ser utilizadas para su verificación, como la forma, el trazo, la presión, el estilo y otros elementos gráficos que son propios de quien la realiza. Sin embargo, replicarla o falsificarla no es tan complejo como pudiera creerse, y hay quienes se especializan en ello, a pesar de ser un delito.

Diferencias entre la firma electrónica y la firma manuscrita

Ahora que tenemos un concepto claro de lo qué es la firma electrónica y la manuscrita, veamos las diferencias, más allá de la más obvia que es el método digital para una y a mano de la otra. 

Proceso

• Firma electrónica: el proceso de firmar de forma electrónica es a la vez una de sus principales ventajas, y es que se realiza de forma remota, lo que significa que ninguno de los firmantes no tienen que reunirse en un lugar específico para poder autenticar un documento. Incluso, si el documento a firmar debe ser notariado, existe la alternativa de no tener que trasladarse a una notaria. ¿Cómo? Nosotros actuamos como tu aliado con nuestro servicio de firma con notaría.
• Firma manuscrita: a diferencia de alternativa anterior, las partes involucradas deben reunirse para poder tener acceso al material que firmar, en su defecto, el documento debe enviarse mediante un fax para poder ser autenticado, y si no se cuenta con este recurso, es necesario enviar el documento con un mensajero u otro medio. 

Tiempo y recursos

• Firma electrónica: al ser un mecanismo en formato digital lo puedes realizar desde una computadora, tablet e incluso celular, dispositivos que actualmente todos, o la mayoría, tenemos a la mano. No requiere que un documento sea impreso, y tampoco es necesario emplear otros dispositivos como un fax. El tiempo es un recurso limitado, por lo que utilizar la FEA (firma electrónica avanzada) y FES (Firma Electrónica Simple) brinda inmediatez a los procesos, sin importar el tipo de documento del que se trate. 
• Firma manuscrita: al emplear el formato manual es imprescindible el uso de recursos como el papel, impresora y tinta para todos los documentos que requieran firmarse, así como otros materiales de oficina como carpetas e incluso grapas para mantener unidos los papeles. Esto puede parecer un dato menor, pero cuando no solo es un documento el que se firma, por ejemplo en una empresa, el gasto en material puede ser elevado. Sumado al hecho de la contaminación que genera por ejemplo el papel tanto en su producción como luego de que se convierte en basura. En cuanto al tiempo, lo mencionamos en el punto anterior, requiere la reunión de los firmantes, lo que suma tiempo invertido al proceso y les resta agilidad. 

Verificación y seguridad

• Firma electrónica: un documento que se firma de forma digital siempre puede auditarse y verificarse. Para esto los programas que se utilizan para estampar la firma electrónica en los trámites que realices emplean diferentes funciones de validación, que van desde la criptografía avanzada, el proceso de autenticación (verificación de identidad, uso de tarjeta y clave de acceso única) Además, en el caso de FirmaVirtual, nos ajustamos al estándar ISO/IEC 27001,contamos con registro en Blockchain y servidores seguros para el almacenamiento de la información. 
• Firma manuscrita: si bien se ha empleado por siglos, no es el mecanismo más seguro, y esto es una realidad desde hace mucho tiempo, desde que la falsificación ha evolucionado. Una firma manual se puede verificar por la forma, el trazo que realiza la mano, la presión que ejerce la persona… pero pesar de emplear un meticuloso control, una verificación manual no es suficiente para determinar quién la realizó o cuándo. 

Almacenamiento

• Firma electrónica: otro elemento que diferencia a estas dos modalidades de firmar es el almacenamiento de los documentos firmados. Guardarlos en un repositorio en la nube, en un archivo de tu computadora o un dispositivo externo de almacenamiento, no ocupa espacio y es seguro, solo tú tendrás acceso y controlarlo. Además, los documentos pueden compartirse por internet si así lo consideras necesario, haciendo que sea un uso seguro y práctico de la información.
• Firma manuscrita: tener un archivo físico, ocupa espacio, se corre el riesgo de que el papel se deteriore, se extravíe e incluso que alguien lo pueda robar. Se trata de un método poco práctico con más contras que ventajas.

La firma electrónica tiene el mismo peso legal que la manuscrita, pero la supera en todos los aspectos que hemos mencionado. ¿Necesitas firmar el contrato de arriendo de tu departamento o la orden de compra de materia prima de tu empresa? O, por el contrario, estás realizando un trámite bancario como una hipoteca o crédito, la compra de una casa o un procedimiento como un divorcio? La firma electrónica puede emplearse en estos y muchos otros casos. 

FirmaVirtual a tu servicio

En FirmaVirtual nos encargamos de ofrecerte servicios adaptados a tus necesidades, con o sin notario, con o sin copia certificada… Nuestra empresa facilita diferentes trámites y tenemos la confianza de personas naturales y empresas que confían en las ventajas que la firma electrónica ofrece. 

¿Quieres iniciar el trámite para utilizar la firma electrónica? Te ayudamos. 

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