El hecho de poder firmar un finiquito laboral online deja en evidencia que la digitalización ha transformado no sólo la forma en la que compramos y nos comunicamos, sino también el modo en que nos relacionamos a todo nivel.
Con la irrupción del teletrabajo, producto de la emergencia sanitaria que provocó el COVID-19, el finiquito laboral online le facilitó las cosas tanto a líderes y ejecutivos de empresas como a los trabajadores, pues, permitió poner término a la relación laboral sin tener que invertir tiempo en desplazamientos y filas en una notaría.
Bien podría decirse que este instrumento representa uno de los avances más relevantes de los últimos años, en el ámbito laboral, ya que permite una gestión más eficiente, segura y transparente, gracias a la existencia de la clave única y la firma virtual.
Actualmente, diversos documentos, entre ellos, el finiquito laboral online, son legalmente válidos. Por eso, ya no necesitarás firmar papeles con tu puño y letra. Además, en FirmaVirtual, nos preocupamos no sólo de agilizar el proceso sino también de verificar la identidad de cada firmante.
Hoy día, la firma electrónica elimina la necesidad de que las partes se reúnan de manera presencial ante un ministro de fe, como un notario o un funcionario de la Dirección del Trabajo, para formalizar el cierre de la relación laboral. Así, podrás destinar ese tiempo a las cosas que verdaderamente importan: tu familia, un nuevo desafío, e incluso tu propio emprendimiento.
Cómo nace el finiquito laboral online
El finiquito laboral electrónico surgió con la Ley 21.361, publicada en el Diario Oficial el 27 de julio de 2021. Esta norma fue la que otorgó validez legal a los finiquitos, renuncias y mutuos acuerdos elaborados en formato digital; dándoles el mismo valor jurídico que uno suscrito de manera presencial.
El documento, además de certificar el término de una relación laboral, especificó todos los ítems que el empleador debía pagar al trabajador que dejaba de pertenecer a la empresa.
Quién puede hacer el trámite
Es el ex empleador quien debe informar la modalidad de finiquito que utilizará, presencial o electrónico; lo que tendrá que quedar especificado en el aviso de término de contrato.
En la misma carta de notificación que anuncia el cese de la relación contractual, el empleador deberá indicar al trabajador saliente que puede decidir libremente aceptar, firmar y recibir el pago del finiquito en forma electrónica o bien rechazar la propuesta.
Ahora, si eliges despedirte del ahorro de tiempo y prefieres hacer el trámite de manera presencial ante un ministro de fe que quieres ver con tus propios ojos, prepárate para invertir algunas horas en la notaría.
Otra cosa que tienes que saber es que para hacer uso del finiquito electrónico, la empresa que te contrató debe contar con representantes laborales electrónicos habilitados en el portal Mi DT de la Dirección del Trabajo.
Ratificación del finiquito laboral online
Para ratificar el finiquito laboral online si eres empleador, tendrás que ingresar al portal web Mi DT con tu ClaveÚnica y elaborar la propuesta de finiquito laboral electrónico.
Enseguida, cuando el ex trabajador reciba en su correo electrónico personal la notificación de que existe una propuesta de finiquito, tendrá que ingresar a la plataforma con su ClaveÚnica en un plazo máximo de 10 días hábiles contados de lunes a sábado, para revisar la propuesta, aceptarla o rechazarla.
No obstante, si transcurren los 10 días hábiles sin que haya una respuesta por parte del extrabajador, la propuesta de finiquito laboral electrónico quedará nula y se generará un «Comprobante de caducidad de propuesta de finiquito laboral». Entonces, el ex empleador deberá hacer una nueva propuesta, por esta vía o de manera presencial.
Ahora, si el trabajador rechaza la oferta, el empleador deberá poner a su disposición el finiquito en forma presencial, en un plazo máximo de diez días hábiles a partir del aviso de término de contrato.
Luego de que el ex empleador pague los montos detallados en el finiquito laboral online, el documento estará disponible en el portal Mi DT en un plazo máximo de dos días hábiles. Un dato importante: la empresa tiene 5 días hábiles para pagar el finiquito laboral online aceptado por el ex trabajador.
Qué debe contener el finiquito laboral online
La ley señala que la Dirección del Trabajo tiene la facultad de autorizar o no el finiquito laboral online. Para que el documento digital sea válido debe ajustarse a la normativa vigente; ser firmado electrónicamente por el empleado en la misma plataforma de la DT, y debe informar como mínimo la causal de terminación, los pagos que se deben realizar y la posibilidad de que el trabajador firme con reserva de acciones.
Los trámites digitales de renuncia y mutuo acuerdo firmados electrónicamente en el sitio web de la Dirección del Trabajo deben considerar los mismos aspectos. Adicionalmente, debes tener en cuenta que el sistema de finiquito laboral electrónico sólo aplica para trabajadores contratados a partir del 1º de enero de 2011.
La gran ventaja del trámite de finiquito laboral online es que permite al trabajador recibir el pago, por regla general, directamente en su cuenta bancaria. En este caso, el empleador no podrá pagar lo que corresponde en cuotas.
El rol de la Tesorería General de la República
La Tesorería General de la República será responsable de recibir, recaudar y resguardar los pagos hasta que sean entregados al trabajador. Para ello, el organismo cuenta con herramientas digitales diseñadas para garantizar la correcta realización de la transacción.
Todo esto se llevará a cabo sin ningún costo adicional para el empleado. Pero, recuerda que para recibir el depósito de las indemnizaciones es imprescindible contar con una cuenta corriente, cuenta vista o cuenta RUT del BancoEstado.
Reclamos en 60 días
Si el trabajador que firma la renuncia, el mutuo acuerdo o el finiquito laboral online considera que hubo error, fuerza o dolo, al cesar la relación con su empleador, tendrá la posibilidad de reclamar ante la justicia dentro de los 60 días hábiles siguientes a la salida de la empresa.
Seguridad y FirmaVirtual
La firma virtual, que se rige por la Ley N.º 19.799 sobre documentos electrónicos y firmas digitales, garantiza la autenticidad e integridad de los documentos firmados electrónicamente.
Aunque existen distintos tipos de firmas electrónicas en Chile, para los finiquitos laborales digitales se utiliza la firma electrónica avanzada. Varias son sus ventajas, ya que se basa en un certificado digital emitido por un proveedor acreditado; ofrece garantías de seguridad equivalentes o superiores a una firma manuscrita y es aceptada como prueba en tribunales de justicia.
En el caso del finiquito laboral online, en FirmaVirtual puedes hacer el trámite desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Además, gracias a la vinculación con otras plataformas y al equipo humano al que puedes acudir para resolver dudas, puedes ir haciendo el proceso paso a paso, verificando en tiempo real que todo está saliendo bien.
Hoy en día, la tecnología también permite que el ex trabajador revise con tranquilidad el finiquito laboral online, ya que tiene acceso previo al contenido, por lo que incluso puede pedir asesoría legal. Luego, puede firmar el documento; o bien, rechazarlo.
Además, la Dirección del Trabajo actúa como garante de que el documento cumple con los requisitos legales, resguardando de esta forma los derechos del trabajador que sale de la empresa.
Ventajas del finiquito laboral online
Elegir firmar el finiquito laboral online trae una serie de beneficios, tanto para las empresas como para los trabajadores. Por una parte, aporta agilidad en el proceso al evitar los desplazamientos y reducir los tiempos de espera; y, por otra, reduce costos y contribuye a la sostenibilidad, al eliminar el uso de papel.
Además, el finiquito laboral online permite acceder rápidamente al detalle de los trámites de finiquitos laborales que haya realizado la empresa con sus ex trabajadores/as, de forma electrónica.
Finalmente, el finiquito laboral online otorga mayor protección a los trabajadores no sólo porque pueden revisar con calma los montos que recibirán, sino también porque la supervisión de la Dirección del Trabajo certifica que se haya cumplido con la normativa vigente. Así, por ejemplo, la plataforma Mi DT valida, a través del sistema Previred, que las cotizaciones previsionales estén pagadas. De lo contrario, no permitirá la generación y envío del finiquito.
El finiquito laboral online también aporta trazabilidad y transparencia, pues cada paso queda registrado digitalmente. En caso de conflicto, estos registros se convierten en pruebas cruciales para determinar responsabilidades.
En la práctica, el finiquito laboral online es parte del proceso de modernización del Estado y de las relaciones laborales en Chile, porque permite un proceso más ágil, seguro y transparente tanto para trabajadores como para empleadores.
Gracias al desarrollo tecnológico y las múltiples capas de protección que ofrecemos en FirmaVirtual, con la supervisión de la Dirección del Trabajo, el finiquito laboral electrónico es, sin lugar a dudas, una herramienta que garantiza el respeto a los derechos laborales, mientras reduce costos, tiempos de espera y la impresión innecesaria de papeles que, a la larga, terminan perdiéndose.
Además, en FirmaVirtual trabajamos con diversas notarías en caso de que no estés habilitado en la Dirección del Trabajo para firmar el finiquito laboral online; o bien, puedes firmar un mandato con nosotros, para que un tercero te represente en este trámite.
¡Te esperamos en FirmaVirtual, donde puedes tener todas tus firmas en un solo lugar!