En Colombia, la transición de firmas tradicionales a firmas digitales y electrónicas es parte de este cambio, lo que ha ayudado a muchas organizaciones a firmar contratos de forma segura, garantizada, con eficacia completa en el proceso. Beneficios que son muy difíciles de obtener con las firmas manuscritas.
Son muchas las empresas del país que hoy entienden la importancia de subirse a la ola de los procesos digitalizados, especialmente con la finalidad de agilizar las tareas tediosas relacionadas con la gestión de documentos y firmas.
Por eso, hoy te hablaremos de la firma electrónica en Colombia y su validez para que puedas sacarle el mejor partido a nivel empresarial y personal. Sigue leyendo, este tema te será de gran ayuda.
- Firma electrónica en Colombia
- ¿Quién puede hacer uso de la firma electrónica en Colombia?
- Tipos de firmas electrónicas autorizadas legalmente en Colombia
- Ventajas de la firma electrónica en Colombia
- Usos de la firma electrónica en Colombia
- Características de los documentos con firma electrónica
- Ley de firma electrónica en Colombia
- Usos de firmas certificadas en Colombia
- Condiciones que deben cumplir los proveedores de firmas electrónicas
- ¿Qué tipo de firma electrónica elegir según su nivel de seguridad?
- Firma electrónica en Colombia para transacciones ágiles y confiables
Firma electrónica en Colombia
Colombia se encuentra entre los primeros países en introducir la tecnología de firma electrónica. En 1999, el estado reconoció este recurso como un método para capturar electrónicamente la intención y crear contratos legalmente vinculantes y exigibles.
La ley establece los requisitos legales, así como que la firma electrónica en Colombia tiene la misma fuerza legal que la firma manuscrita. Una firma digital, como también se le conoce, requiere que cada firmante firme un documento con un certificado digital único.
¿Quién puede hacer uso de la firma electrónica en Colombia?
DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) permite el uso de firmas electrónicas en Colombia para el cumplimiento de trámites, operaciones, obligaciones que realicen las personas naturales en su nombre o a nombre de otras personas naturales y jurídicas, incluidas las personas naturales residentes en el extranjero.
Está disponible para cualquier persona que quiera presentar declaraciones de impuestos y transacciones de pago de forma virtual.
Tipos de firmas electrónicas autorizadas legalmente en Colombia
Tal como se define en la Ley de 1999 no. 527 en el artículo 7, se reconocen y aceptan tres tipos de firmas electrónicas en Colombia y son las siguientes:
➤ Firma electrónica
Una firma electrónica se define como la representación de todos los datos electrónicos de un documento digital asociado al autor de la firma.
Esta ayuda a las partes involucradas a acordar o aceptar los términos de un documento firmarlo digitalmente con la misma validez que una firma tradicional. Este tipo de firma es el resultado de la utilización de un software, computadoras u otras aplicaciones para verificar al firmante y confirmar la validez del documento.
Colombia utiliza métodos como códigos de autorización para firmas electrónicas, contraseñas, datos biométricos o claves privadas, que, si los datos son confiables, permiten identificar a la persona a quien se refieren los datos, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso y todos los contratos pertinentes. Esto lo establece el Decreto 2364 de 2012, artículo 1.
Las características de la firma electrónica son:
- Amplia expresión que se refiere a las firmas realizadas empleando datos electrónicos.
- La tecnología y gran seguridad de este tipo de firmas las hacen igual o más confiables que las firmas digitales.
➤ Firma digital
Definida como un valor numérico agregado a un mensaje de datos o un documento electrónico que garantiza la plena identidad del firmante con la ayuda de la criptografía. Por lo tanto, la emisión de dicha firma asegura la autenticación, recepción y verificación efectiva de los datos personales emitidos únicamente por autoridades de certificación digital acreditadas por ONAC Colombia.
En resumen, una firma digital es una implementación técnica específica que utiliza un algoritmo matemático o criptografía asimétrica y agrega un conjunto de caracteres al documento con un certificado digital para identificar al firmante y demostrar que el documento no se ha cambiado en comparación con el original.
Las características de la firma digital son:
- Usa criptografía basada en claves públicas y privadas (utilizando un certificado de firma).
- El emisor del certificado de firma digital está acreditado por ONAC (Organización Nacional de Acreditación de Colombia).
➤ Firma certificada
Se refiere a cualquier método de firma de un documento electrónico empleando uno o más datos de identidad (consulta biométrica o de datos personales).
Se compone de un conjunto de datos electrónicos, junto a cierta información digital, existe un añadido que integra los certificados digitales para garantizar la integridad de los documentos firmados (firmas electrónicas certificadas) y el no repudio.
Este certificado digital le permite aprobar la acción o intención del firmante de conformidad con la Ley de 1999 no. 527 del artículo 28 ya mencionada.
Esta firma electrónica en Colombia va acompañada de un elemento que la diferencia de las demás, que es un certificado digital. El mismo debe ser validado por una empresa colombiana autorizada por la ONAC, que es la autoridad certificadora en este caso.
En pocas palabras, las entidades reconocidas son proveedores de servicios certificados que cumplen con los requisitos y normas de la ley colombiana para brindar servicios de certificación legal a las empresas.
La norma del certificado digital es fundamental porque se puede demostrar que atribuimos esta aprobación de legalidad a los documentos expresados en la voluntad del firmante. Este certificado cumple la función notariada haciendo que los documentos colombianos sean equivalentes en validez.
Ventajas de la firma electrónica en Colombia
Los documentos firmados electrónicamente ya tienen fuerza de ley en muchos países, incluido Colombia. Reduce costos de almacenamiento y facilita la revisión de documentos físicos en formatos de firma tradicionales, reduciendo errores y proporcionando total visibilidad del proceso de firma.
Además de las anteriores, la firma electrónica presenta otras importantes ventajas frente a la firma manuscrita:
- Es única para la persona que lo usa o intransferible.
- Puede ser verificada.
- Está bajo el control exclusivo del firmante.
- Se adjunta a información o mensajes de tal manera que al cambiar esa información o mensaje se invalida la firma.
- Se aplican los criterios legales establecidos para cada caso.
- Permite la gestión remota y una gestión más rápida, sin papel y sin contacto humano, para mayor eficacia.
Usos de la firma electrónica en Colombia
Los usos más frecuentes de la firma electrónica en Colombia, se asocian a:
- Gestiones administrativas.
- Administración de Negocios.
- Operaciones logísticas.
- Contrato comercial.
- Recursos humanos.
- Operación más segura.
- Trámites bancarios
Características de los documentos con firma electrónica
Los documentos con firma electrónica destacan principalmente con estas características:
Autenticidad. Es una certificación técnica para identificar la identidad del autor o destinatario para garantizar la protección de la información.
Confidencialidad. Define los requisitos mínimos necesarios para garantizar la confidencialidad de la información.
Integridad. Seguir los procedimientos para garantizar que la información indicada por el remitente del mensaje es la misma que la información del destinatario.
No repudio. Es un proceso técnico para garantizar que el autor del mensaje no pueda anular el envío de cierta información.
En cuanto a los informes de conservación de datos, el artículo 12 de la Ley N° 527 de 1999 establece que si la ley exige la conservación de determinados documentos, registros o información, el requisito se cumple si se cumplen condiciones como:
- Contienen información para referencia futura. El mensaje o archivo de datos debe conservarse en el formato en que se generó, envió o recibió, o en un formato que demuestre que representa fielmente la información generada, enviada o recibida.
- Toda la información, si está disponible, se almacena para determinar el origen del mensaje, el destino, la fecha y hora en que se envió o recibió el mensaje, o la documentación creada.
Ley de firma electrónica en Colombia
Las órdenes de trabajo desde el hogar y la necesidad de distanciamiento han limitado la ejecución de firmas manuscritas.
Como resultado, las firmas electrónicas se están adoptando cada vez más en Colombia y son un recurso clave que permiten a las empresas y al gobierno colombiano realizar transacciones de forma remota.
Las firmas electrónicas en Colombia, incluidas las digitales basadas en certificados, se utilizan comúnmente en el proceso de acuerdos comerciales. Esto incluye procesos de documentos B2E (empresa a empleado), B2B (empresa a empresa) y B2C (empresa a consumidor).
Sin embargo, en algunos casos todavía se requieren firmas tradicionales. Esto incluye la certificación notarial, trámites o transacciones como la emisión de cheques bancarios, que necesitan una firma manuscrita.
La normativa colombiana sobre el uso y tipos de documentos electrónicos, firmas electrónicas y digitales se refleja principalmente en la siguiente legislación:
- Ley N° 527 de 1999. Determina y regula la disponibilidad y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, establece los organismos de certificación y dicta otras normas.
- Decreto N° 1747 de 2000. Parte de ella está regulada por la Ley N° 527 de 1999 sobre dispositivos de certificación, certificados y firmas digitales.
- 2012 Decreto No. 2364. Este decreto reglamenta la Ley de 1999 N° 527 Se dicta el artículo 7 y demás normas.
- Decreto N° 1413 de 2017. Se encuentra parcialmente regulado por el Capítulo IV del Capítulo III de la Ley N° 1437 de 2011 y el Artículo 45 de la Ley N° 1753 de 2015. Define los lineamientos a seguir para brindar servicios de ciudadanía digital y brindar a los usuarios acceso electrónico a la administración pública.
Usos de firmas certificadas en Colombia
De acuerdo con lo estipulado la ley colombiana, las firmas electrónicas y digitales con certificados tienen igual validez que las firmas manuscritas. De tal modo, una firma digital generalmente se considera más segura porque está respaldada por un certificado digital que está vinculado de manera única a un individuo y proporciona un mayor nivel de seguridad.
Sin embargo, las firmas electrónicas se utilizan ampliamente y no existe ningún requisito legal para que los documentos utilicen certificados digitales personales.
Las organizaciones que opten por usar firmas digitales certificadas deben contar con la aprobación de la Autoridad Nacional de Certificación (ONAC).
Condiciones que deben cumplir los proveedores de firmas electrónicas
Estas firmas derivadas de la era digital incluyen todas las tecnologías que facilitan a las empresas el proceso de firmar documentos de forma electrónica.
Esto incluye gestión de flujo de trabajo, firmas digitales, registros de auditoría, autenticación y notarización electrónica. Cuando solicites tu firma electrónica en Colombia, cuida que tu proveedor cumpla con estas condiciones:
- Emplee las más novedosas herramientas de seguridad en línea para garantizar que los datos de cada documento se almacenan y manejan con total confiabilidad y de forma segura.
- Proporcione firma con un clic y comprobación de documentos para garantizar la confiabilidad de los mismos cuando son firmados electrónicamente.
- Propone múltiples métodos de autenticación para asignar e identificar al firmante.
Admite una amplia gama de certificados digitales únicos para cada individuo.
¿Qué tipo de firma electrónica elegir según su nivel de seguridad?
Para elegir el tipo de firma que mejor te conviene debes tomar en cuenta el nivel de confiabilidad requerido en el proceso de implementación de la firma electrónica.
En otras palabras, el archivo debe tener un nivel de seguridad acorde a su significado legal. Por ejemplo, un documento firmado por un director de una institución pública deseando felices fiestas a sus empleados no tiene el mismo significado legal que firmar el contrato de trabajo de un nuevo empleado.
Por lo tanto, existen distintos niveles de confiabilidad: bajo, medio, alto y muy alto. Según el nivel que tu transacción requiera, selecciona la firma a utilizar:
- Bajo nivel: firmas electrónicas simples.
- Nivel medio: firma electrónica simple de dos factores y firma electrónica certificada, esta última proporcionada por una autoridad de certificación digital.
- Nivel alto: Solo firmas digitales emitidas por entidades certificadoras digitales.
- Nivel muy alto: mecanismo de arreglo de registro (cédula de ciudadanía digital más biometría facial con detección vital).
Finalmente, cuando los colombianos quieren firmar documentos electrónicos, necesitan saber la diferencia entre los tipos de firmas anteriores. La elección del tipo de firma tiene relación con el análisis técnico-jurídico realizado previamente relacionado con la determinación del nivel de fiabilidad o seguridad requerido.
Se debe hacer especial hincapié en un alto grado de confianza en la firma de documentos de gran trascendencia jurídica, como:
- Actos administrativos, generales o específicos.
- Sentencias, contratos, garantías, y más
En tales casos, siempre se recomiendan las firmas digitales.
Firma electrónica en Colombia para transacciones ágiles y confiables
Actualmente, el recurso para agilizar transacciones administrativas o legales con firma más utilizada en Colombia es la firma electrónica certificada, que es más flexible en su uso y capaz de recolectar evidencia electrónica frente a las necesidades de integridad del documento e identidad del firmante.
Esto permite reducir el riesgo de robo de identidad, alteración de documentos y, por lo tanto, no repudio al presentar documentos como prueba.
Como te hemos dicho antes, Colombia es de los países más destacados en su implementación y tiene un punto a favor sobre otros países como Chile, debido a que tiene una trayectoria más larga en todos los aspectos relevantes, no solo en cuanto a firmas digitales y sus tipos, sino en todo lo relacionado con facturación electrónica.
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¿Qué te parece el uso de la firma electrónica en Colombia? ¿Conocías su trayectoria y ventajas de su validez en el país? ¡Déjanos tu impresión, nos gusta leerte!