El cambio de las firmas tradicionales en tinta a las firmas electrónicas es una modalidad para llevar a cabo distintos tipos de trámites que desde hace algunos años han revolucionado a nivel nacional. Este avance tecnológico nace con el fin de ayudar a personas naturales y jurídicas a simplificar el proceso.
De allí, que el uso convencional de la firma manuscrita ya no es la única forma de consentimiento que permite la legislación mexicana para la ejecución de diversos eventos legales. Por eso, en esta completa guía te contaremos cuáles son los distintos tipos de firma electrónica en México y cómo pueden ayudarte a agilizar tus documentos. Continúa hasta el final. ¡Te interesará el tema de hoy!
- ¿Qué es la firma electrónica y para qué sirve?
- ¿Por qué es tan popular la firma electrónica en México?
- Beneficios de la firma electrónica en México
- Tipos de firma electrónica en México
- ¿La firma electrónica en México brinda seguridad?
- Usos válidos legalmente para la firma electrónica en México
- Documentos en línea y su validez
- Firma electrónica en México y su legitimidad en las empresas
- Firma electrónica en México para transacciones efectivas
¿Qué es la firma electrónica y para qué sirve?
Los diferentes tipos de firmas electrónicas se utilizan en todo el mundo para certificar todo tipo de contratos y transacciones. Se trata de una combinación de códigos que recopilan datos digitales, los comprimen y los convierten en un archivo informático, el cual permite la identificación legal de una persona en un documento electrónico.
Esta es una forma más fácil de verificar documentos por computadora y te permite otorgar tu consentimiento digitalmente. Es decir, reemplaza el uso de firmas escritas a mano en papel.
Suele utilizarse en programas y transacciones empresariales o comerciales. Para tal efecto, se deberá cumplir con los requisitos legales establecidos por la autoridad fiscal que corresponda.
¿Por qué es tan popular la firma electrónica en México?
Las firma electrónica en México de todo tipo son resultado directo de la revolución digital de las empresas y la implementación de procesos innovadores que optimizan el tiempo de administración para aumentar la seguridad.
Esta revolucionaria manera de consentimiento es reconocida por la legislación mexicana, así que su uso es completamente válido siempre que las partes involucradas se muestren de acuerdo.
Empresas como Microsoft y muchas más usan esta herramienta para aumentar su competitividad, ayudar a reducir costos, optimizar tiempo de respuesta y gran variedad de trámites.
Beneficios de la firma electrónica en México
La firma electrónica en México, es legalmente reconocida y suponen la misma validez que las firmas manuscritas sobre datos registrados digitalmente. En otras palabras, si se utiliza adecuadamente, este proceso puede ayudar a acelerar los procedimientos de contratación y cualquier transacción gubernamental. Pero sus beneficios van mucho más allá, es por eso que esta era digital ha llegado para quedarse:
- No será necesario viajar ni hacer largas filas para aquellos involucrados en el proceso de firma.
- Estos documentos serán archivados en formato digital, esto ayuda a ahorrar recursos y favorece al desarrollo sostenible del planeta.
- Es una herramienta tecnológica de seguridad que reduce el riesgo de fraude en infinidad de trámites.
- Los contratos pueden ser firmados de manera más flexible, eficiente y efectiva por las partes involucradas.
Tipos de firma electrónica en México
Ten en cuenta que la Ley de Firma Electrónica Avanzada, publicada en enero de 2012, se fundamenta, establece su forma de uso y vigencia en el país. Por ley, la firma electrónica en México se puede utilizar para cualquier documento o informe generado electrónicamente.
Actualmente, existen distintos tipos de firmas que son comúnmente utilizados para llevar a cabo variedad de transacciones legales, las modalidades más utilizadas son:
➤ Firma electrónica simple
También conocida como estándar, no emplea un certificado digital para correlacionar la verificación de la identidad del firmante.
Incluye datos electrónicos contenidos, asociados o conectados lógicamente, haciendo uso de cualquier tecnología indicada para identificar al firmante del mensaje de datos, con el objetivo de verificar que aprueba la información contenida en el mensaje y que tiene las mismas características que su firma manuscrita.
La firma electrónica simple en México tiene la misma validez y puede utilizarse como evidencia legal. Así lo establece el artículo 89 del Código de Comercio de México.
➤ Firma electrónica avanzada
En México, las firmas electrónicas deben ser autenticadas con certificados digitales. Sin embargo, dichas firmas se emplean principalmente para trámites especiales que establece el gobierno federal, como el Crédito Público y Secretaría de Hacienda.
Por lo tanto, casi todos los trámites comerciales y de negocios solo requieren una firma electrónica simple para garantizar la validez legal del documento.
Características de la firma electrónica avanzada
La firma electrónica en México de tipo avanzada debe tener las siguientes características:
- Efectividad: cumple efectivamente con los requisitos para autógrafos que coincidan con los firmantes uno por uno (también se aplica a las firmas electrónicas simples).
- Autenticidad: permite acreditar que el firmante de un documento electrónico es la persona adecuada. Se pueden utilizar recursos, la validación de tokens, IP, ID.
- Integridad: garantiza por medios técnicos que el contenido del documento no ha sido modificado después de haber sido firmado.
- Neutralidad: las firmas electrónicas emplean certificados digitales y no excluyen ni limitan a las autoridades de certificación.
- No repudio: cuida que el autor del contenido firmado no puede ser negado por el editor del documento.
- Confidencialidad: vela porque solo el firmante tiene acceso al contenido del documento.
➤ Firma electrónica cualificada
Un tipo de firma muy específico y complejo. Esto se hace con un certificado digital calificado firmado electrónicamente, que es un documento electrónico que permite vincular los datos del firmante y la verificación de la firma con su identidad. Por tanto, en el caso de México, una firma electrónica avanzada corresponde a una firma electrónica cualificada.
Otros tipos de firmas electrónicas válidas en México
Aunque las firmas electrónicas anteriores son mayormente utilizadas en trámites judiciales y comerciales, existen otros tipos de firmas que también te permiten agilizar distintas transacciones:
E.firma
Es una firma digital usada en México para realizar transacciones con agencias gubernamentales.
El Sistema de Administración Tributaria (SAT) lo facilita para que puedas realizar todo tipo de trámites sin presencia física. De acuerdo al artículo 7 de la “Ley de Firma Electrónica avanzada”, tiene la misma fuerza legal que una firma personal.
Como firma digital, hace referencia a diversos elementos para verificar, proteger y garantizar tu identidad.
De esta forma, tanto empresas como particulares pueden agilizar de forma más segura los trámites con el Estado. Entonces podrán cerrar más negocios, ahorrando costos, tiempo, viajes y rapidez de uso, aumentando la productividad de la empresa o negocio individual.
Firma biométrica
Las firmas biométricas consisten en un mecanismo único y especial que utiliza datos biométricos o captura de datos físicos para digitalizar información de identidad del iris, huellas dactilares, voz e incluso la propia firma a través del dispositivo.
Esto requiere de una herramienta digital como un teléfono inteligente o tableta que tenga una aplicación para registrar datos biométricos.
Sus estándares son altos al brindar seguridad y su finalidad es la misma, aunque se emplea un protocolo diferente, lo que ayuda a realizar un proceso más rápido, gracias a los datos biométricos y a la flexibilidad que permite el uso de diferentes unidades.
Firma digital
Es una firma que no solo cumple con los parámetros de una firma electrónica en México, sino que también requiere que el documento esté firmado con un certificado digital que es solo para el firmante.
Permite la aprobación remota del contrato usando medios electrónicos para ejecutarlo y cumplir con todos los requisitos legales. Se considera muy seguro porque utiliza operaciones matemáticas y algoritmos de cifrado para cifrar firmas mediante criptografía.
Esto proporciona un proceso más sólido, ya que es una prueba indiscutiblemente fuerte y sustancial. Además, la criptografía proporciona prueba de la integridad y procedencia de la firma.
¿La firma electrónica en México brinda seguridad?
Uno de los requisitos más importantes para la firma electrónica avanzada es la presencia de un certificado digital. Esta herramienta brinda la capacidad de realizar transacciones entre claves públicas y privadas.
Es decir, los certificados son mensajes de datos cifrados que solo se pueden descifrar si tiene ambas claves. Una la tiene el firmante y es la clave privada, la otra es el certificado o clave pública.
Sin embargo, el uso de claves es un requisito de la criptografía. Incluso sin los certificados digitales, la firma electrónica en México de tipo simple debe reunir las características anteriores para ser utilizada en procesos judiciales. Incluyendo la criptografía. En definitiva, tanto la firma electrónica simple como la firma electrónica avanzada aportan mayor seguridad a cualquier transacción que emplee documentos firmados electrónicamente.
Los documentos físicos firmados manualmente pueden perderse, extraviarse o, en el peor de los casos, falsificarse. El beneficio de una firma electrónica simple o avanzada es que tanto el emisor como el firmante participan en una transacción segura que genera un registro electrónico y garantiza el valor legal del documento.
Usos válidos legalmente para la firma electrónica en México
Como te hemos dicho, las firmas electrónicas, dada su fuerza legal en México, ayudan a agilizar los procesos y transacciones entre ausentes.
El desconocimiento de esta capacidad puede ponerte en una desventaja competitiva en comparación con las empresas que conocen el sistema. La tecnología proporciona servicios de firma convenientes y garantizados:
- Prestación de servicios, contrato de compraventa.
- Anuncios corporativos, anuncios clínicos o comerciales.
- Aprobación de cotizaciones.
- Trámites judiciales.
- Aviso de cambios en los términos y condiciones.
Documentos en línea y su validez
Este proceso automatizado que verifica la identidad de cada firmante mediante la captura previa de las firmas que aceptan legítimamente. De esta forma, podrá simplificar tareas, reducir el tiempo de administración y asegurar las transacciones relacionadas.
En cuanto a su fuerza legal, no puede negarse su fuerza legal, validez o vigencia obligatoria según el artículo 89 bis del código de Comercio, aunque se exprese en un telegrama de datos. Es decir, su validez es absoluta excepto cuando se presente en formato digital.
Pero, ¿cuáles son los estándares para la firma efectiva de documentos en línea?
- El remitente envía un correo electrónico con una solicitud de firma.
- Aceptar los términos y expresar su consentimiento para el uso de registros y firmas electrónicas.
- Estamos iniciando el proceso de aceptación de firmas. Comprobamos que los datos son correctos.
- Se aceptan firmas electrónicas. Se acepta la firma y se guarda la información.
- Confirmación del proceso
Firma electrónica en México y su legitimidad en las empresas
La firma electrónica en México, una herramienta que se aplica tanto a particulares como a empresas. Al hacerlo, podrán agilizar el proceso, eliminar el tiempo de inactividad y garantizar que los altos ejecutivos o accionistas no tengan que movilizarse para firmar documentos que requieran su consentimiento. ¿Qué mejor manera de firmar documentos que desde la oficina?
Ahora te mostraremos como esta tecnología puede ayudar a tu empresa a lograr la ventaja competitiva que necesita para aumentar su participación en el mercado y mantener la legalidad de sus operaciones:
- Estudia la ley, que en este caso es específica al Código Civil Federal y al Código de Comercio.
- Incluye el tipo de firma electrónica que se ajusta a tus necesidades.
- Crea un manual de mejores prácticas.
- Al comprender las leyes que rodean las firmas electrónicas, es importante considerar la tecnología y el equipo que se incorporará a los procesos de la empresa.
- Es esencial cumplir con la normativa aplicable.
- La legislación ayuda a las empresas a comerciar entre sí sin problemas y con facilidad.
De allí, cualquier empresa que quiera hacerlo puede elegir cómo quiere comerciar. Con la llegada de la era digital, las firmas electrónicas han pasado de ser un lujo a una necesidad para los emprendimientos.
No existen prohibiciones o aspectos en el país que impidan la amplia implementación de la firma electrónica. En México existen varias bases legales para la validez legal de las firmas electrónicas. De hecho, el riesgo de una firma personal es muy alto, mientras que una firma electrónica tiene muchas ventajas.
La ley mexicana reconoce la validez de las operaciones digitales, por lo que existen varias razones para que las empresas realicen el cambio. Debe superar la desconfianza y pasar a un sistema de registro de consentimiento más moderno y mejorar su productividad, agilidad y resultados a través de soluciones digitales.
Firma electrónica en México para transacciones efectivas
El uso de firmas electrónicas en México puede ahorrarle dinero y hacer un mejor uso de su tiempo. Si todavía eres un firmante manual, no esperes más y comienza a usar este recurso digital que llego para quedarse.
Ya sea que quieras emplearla como persona natural o jurídica, esta modalidad te ofrece confiabilidad y eficacia en los trámites, sobre todo cuando se trata de formar una empresa en el país. De allí, que resulta ideal contar con una firma electrónica que te ayude a agilizar la creación de tu emprendimiento.
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¿Qué te parecen los tipos de firma electrónica en México? ¿Conocías las ventajas de su validez en empresas? ¡Déjanos tu opinión al respecto!