Una empresa que se quede en lo tradicional, en lo que conoce y que no permita que la evolución e innovación de la tecnología entren en ella, no puede sobrevivir. En el mercado actual, altamente digitalizado, las herramientas tecnológicas son fundamentales dentro de cada proceso de una empresa, sin importar el ramo o gremio al que pertenezca.
Automatizar, optimizar procesos, acelerar tareas… no hace más que aumentar la productividad. Y es precisamente lo que el uso de estas y otras herramientas tecnológicas para empresas ofrecen. Veamos algunas de las más utilizadas en Chile, México, Perú y el mundo.
¿Qué son las herramientas tecnológicas?
Las herramientas tecnológicas son aplicaciones, dispositivos o programas informáticos que se utilizan para facilitar tareas, mejorar procesos, aumentar la productividad o ampliar las capacidades de las personas en diversos ámbitos. Estas herramientas están diseñadas para aprovechar el poder de la tecnología y brindar soluciones eficientes a diferentes necesidades.
Un dato interesante de estas es que la innovación es su base, por lo que siempre están en constante evolución debido al rápido avance de la tecnología. Aunque su objetivo de mejorar la eficiencia, la productividad y la experiencia de los usuarios siempre está presente.
Características de las herramientas tecnológicas para empresas
Las herramientas digitales para empresas presentan diversas características que las hacen útiles y beneficiosas para el entorno empresarial. Estas son algunas de ellas:
- Permiten automatizar tareas y procesos repetitivos, lo que ahorra tiempo y reduce errores. Pueden realizar acciones de manera programada, seguimiento de actividades y enviar notificaciones automáticamente.
- La mayoría puede integrarse con otros sistemas y aplicaciones, lo que facilita la transferencia de datos y la sincronización, brindando mayor eficiencia en la gestión de datos y toma de decisiones.
- Permiten el acceso remoto a la información y a las funcionalidades desde cualquier lugar y en cualquier momento mediante una conexión a Internet.
- Las herramientas tecnológicas para empresas suelen ser escalables, es decir, pueden adaptarse al crecimiento de la empresa ajustando sus funciones de acuerdo a las capacidades o recursos que esta requiera.
- Deben contar con medidas de seguridad para proteger la información confidencial y los datos de la empresa. Estas medidas pueden incluir encriptación, autenticación de usuarios, copias de seguridad, entre otros mecanismos de protección.
- La personalización es otra de sus características. La mayoría permiten personalizar la interfaz y las funcionalidades según las necesidades y preferencias de la empresa.
Ventajas de integrar herramientas tecnológicas en tu empresa
La integración de herramientas tecnológicas en una empresa puede ofrecer una serie de ventajas significativas. Aquí hay algunas ventajas clave de adoptar herramientas tecnológicas en tu empresa:
- Mejoran de la eficiencia operativa: las herramientas tecnológicas para empresas automatizan tareas manuales y repetitivas, lo que aumenta la eficiencia y libera tiempo para que los empleados se centren en actividades de mayor valor. Esto puede agilizar los procesos empresariales y mejorar la productividad general.
- Permite mayor precisión y reducción de errores: al automatizar tareas, se minimizan los errores humanos y se logra una mayor precisión en los datos y procesos.
- Mejora de la colaboración y comunicación: facilitan la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Permiten compartir información, documentos y realizar reuniones virtuales.
- Acceso y disponibilidad en cualquier momento y lugar: ofrecen acceso a la información y a las aplicaciones desde cualquier dispositivo y momento, siempre que haya una conexión a Internet. Esto proporciona flexibilidad a los empleados y facilita el trabajo remoto o la movilidad empresarial.
- Mejora en la experiencia del cliente: contribuyen a brindar una experiencia del cliente más satisfactoria y personalizada.
Integrar herramientas tecnológicas a la empresa no debe ser algo al azar, por el contrario, para disfrutar de estas y otras ventajas es importante evaluar cuidadosamente las necesidades y objetivos de la compañía al seleccionarlas e integrarlas a las operaciones diarias.
Las herramientas tecnológicas más utilizadas en el entorno empresarial
Son muchas las herramientas tecnológicas para empresas que actualmente existen, además del hecho que la innovación hace que estas puedan
Sistema de Gestión – ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial que integra y centraliza diversas funciones y procesos de una organización en un solo sistema. Se trata de software complejos diseñados dar apoyo en la gestión y control eficiente sus recursos y operaciones en áreas como finanzas, contabilidad, ventas, compras, inventario, producción, recursos humanos, entre otros.
Un ERP permite:
- Integrar de procesos.
- Automatizar tareas.
- Dar acceso y visualización de datos.
- Mejorar de la eficiencia y productividad.
- Facilitar la gestión de inventario y cadena de suministro.
- Mejorar la gestión financiera.
- Garantizar el cumplimiento normativo.
Sistemas de nóminas
Los sistemas de nóminas son herramientas tecnológicas para empresas diseñadas para automatizar y simplificar el proceso de gestión de nóminas y remuneración del personal. Estos sistemas centralizan y automatizan tareas relacionadas con el cálculo de salarios, deducciones, impuestos, beneficios y otras variables asociadas a la nómina.
Un sistema puede:
- Realizar cálculos de salarios y deducciones de forma automática.
- Gestionar beneficios y deducciones asociados a la nómina de los empleados.
- Generar recibos de pago electrónicos detallando el desglose del salario, las deducciones y los impuestos aplicados.
- Mantener un cumplimiento de las regulaciones laborales y fiscales vigentes.
- Generar de informes y análisis de datos relacionados con la nómina, como resúmenes de costos laborales, informes de deducciones, informes de impuestos, y más.
Firma electrónica
La firma electrónica es un mecanismo utilizado para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de documentos o transacciones electrónicas. Utilizándola una persona puede indicar su consentimiento o aprobación de manera electrónica, similar a como se hace con una firma manuscrita en documentos físicos.
Existen diferentes tipos de firma electrónica, que varían en su nivel de seguridad y aceptación legal. Estas son:
- Firma electrónica simple: también conocida como FES o Certificado Digital Simple, es ampliamente utilizada muchos tipos de trámites con total validez legal. Se trata de una opción válida, legal y segura que no puede falsificarse al ser creada cumpliendo diferentes medidas de seguridad. Tanto así que es posible firmar todo tipo de documentos, desde el arriendo de una casa, departamento u oficina, hasta una declaración jurada. Aquí puedes todos los documentos tipos que pueden firmarse empleándola.
- Firma electrónica avanzada: utiliza técnicas criptográficas avanzadas para vincular la rúbrica al firmante, y su seguridad está asegurada por un certificado digital que solo lo emite una entidad acreditadora registrada en el país. Con esta se pueden llevar acuerdos empresariales de magnitud, trámites internacionales como exportación e importación de producto, venta de propiedades, y todo tipo de trámites legales.
Es importante destacar que la validez y aceptación legal de la firma electrónica varía según el país y las regulaciones específicas, en el caso de Chile la Ley N°19.799, es la encargada de su regulación.
CRM
CRM son las siglas en inglés de Customer Relationship Management, que se traduce al español como Gestión de Relaciones con el Cliente. Es un sistema o estrategia que las empresas utilizan para administrar y analizar las interacciones con sus clientes actuales y potenciales.
Se centra en recopilar y organizar información sobre los clientes, como sus datos de contacto, historial de compras, interacciones anteriores, preferencias y necesidades. Esta información se almacena en una base de datos centralizada, a la que tienen acceso diferentes departamentos de la empresa, como ventas, marketing y servicio al cliente.
Facturación electrónica
Un sistema de facturación electrónica es una herramienta tecnológica para empresas que permite generar y gestionar facturas en formato digital, cumpliendo con los requisitos y estándares establecidos por la legislación fiscal y tributaria de un país específico.
Dentro de la facturación, se integran otras herramientas como la Firma Electrónica, con el objetivo principal de agilizar y simplificar el proceso de emisión, recepción y almacenamiento de las facturas, eliminando la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos.
Su uso ofrece diversas ventajas, como la reducción de costos, la mejora en la eficiencia administrativa, la reducción de errores y facilita la fiscalización por parte de las autoridades tributarias.
Chatbots
Un chatbot es un programa informático diseñado para interactuar con los usuarios a través de conversaciones o mensajes de texto. Utiliza algoritmos y técnicas de procesamiento del lenguaje natural, son una herramienta clave capaz de entender y responder a preguntas o solicitudes de los usuarios de manera automatizada.
Se trata de una herramienta muy empleada en diferentes plataformas, como aplicaciones móviles, sitios web, redes sociales o servicios de mensajería instantánea.
Almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube, también conocido como almacenamiento en línea, es un servicio que permite a las empresas almacenar y acceder a sus datos y archivos en servidores remotos a través de Internet. Es especialmente para el trabajo remoto que muchas empresas han incorporado a raíz de la pandemia, y que ahora en la nueva normalidad no deja de ser una opción atractiva para muchas compañías alrededor del mundo.
El almacenamiento en la nube ofrece varias ventajas significativas:
- Accesibilidad
- Escalabilidad
- Respaldo y recuperación de datos
- Gestión documental
- Compartir y colaborar
- Es más económico que la adquisición y mantenimiento de dispositivos de almacenamiento físico.
FirmaVirtual, aliado de las empresas
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