¿Qué es firma electrónica avanzada Chile?

¿Aún no tienes firma electrónica simple o una firma electrónica avanzada? ¿No tienes idea de cómo y para qué usarlas? En este artículo te explicaremos cómo crear una firma digital que te ayude a simplificar un buen número de trámites en Chile y en cualquier otra parte del mundo. Todo ello, con un alto nivel de seguridad.

Queremos que aproveches las ventajas de tus dispositivos móviles, el soporte de las nuevas tecnologías y el marco legal. Por esta razón, en las siguientes líneas, te detallaremos cómo hacerte con una firma electrónica sin dar tantas vueltas y cómo usarla de la forma más sencilla, cómoda y segura.

Y si aún no has pensado para qué necesitas la rúbrica digital, es hora de que sepas que muchos trámites legales ya se están realizando vía online con esta herramienta. Cada día se suman más organismos públicos y privados que aceptan esta modalidad. 

Abrir cuentas bancarias, firmar contratos, tramitar documentos y muchos otros procedimientos que ni te imaginas, hoy se realizan de manera más fácil gracias a las firmas electrónicas. Ahora sí, sin más preámbulo, ¡comencemos!

¿Qué es la firma electrónica?

¿En qué consiste la firma electrónica? Este tipo de rúbrica se puede definir como un sistema para validar la identidad de la persona que ha emitido un documento electrónico. 

Actualmente, hay firmas manuscritas – es decir, las de siempre, de puño y letra- y las más recientes, las firmas electrónicas.  Jurídicamente hablando, la firma electrónica es el equivalente digital-electrónico del concepto tradicional de firma manuscrita. 

Quizás te sorprenda saber que este salto al mundo digital de la rúbrica personal no es algo nuevo. En realidad, en Chile, la modalidad de firmar electrónicamente está vigente como herramienta legal desde 2002. 

Esto, a través del amparo de la firma electrónica ley. Mediante la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, los chilenos pueden hacer uso del sistema de rúbrica online con total confianza y protección legal.

El boom de las firmas online

Aunque desde hace dos décadas el Estado chileno contempla este recurso legal de las firmas virtuales para validar documentos, contratos, poderes, entre otros, no fue sino hasta 2020 cuando la necesidad de hacer un mayor uso de las firmas electrónicas se volvió un boom.

Juntos con los avances en los dispositivos tecnológicos, la distancia social impuesta por la pandemia y las facilidades que ofrece el sistema de firma remota, la demanda de este tipo de servicios ha ido creciendo a niveles insospechados. 

Facilidades de la firma

Solo en el sector educativo, las firmas electrónicas han sido aliadas para facilitar la matriculación online de los estudiantes en los centros educativos. El uso de las firmas virtuales para este fin creció un 600%.
Para los sectores inmobiliario y de automóviles, la rúbrica digital permite cerrar contratos de arriendo, realizar compraventas, hacer traspasos. En fin, todo lo necesario para que tales renglones se mantengan operativos y sigan creciendo. 
Crear tu empresa en Chile en un día es posible si se dispone de una firma electrónica avanzada. El trámite se puede hacer sin desplazarse a ningún sitio, solo desde el smartphone o computadora.
Trámites vinculados con organismos como el Servicio de Impuestos Internos (SII), el Ministerio del Trabajo o la previsión social se pueden realizar en minutos, si se cuenta con firma electrónica simple o certificado digital.
Protocolizar documentos en las notarías y realizar gestiones legales como los salvoconductos, finiquitos o permisos de mudanzas también se pueden hacer con las firmas online simples.

Las leyes y normas chilenas permiten que personas naturales y personas jurídicas usen las firmas electrónicas para suscribir documentos sin usar papel, ni bolígrafos, ni sellos húmedos. De esto se trata la Firma Electrónica. Como ves, es una herramienta tecnológica ecológica y sostenible, que se adapta a los nuevos tiempos. Permite simplificar una larga lista de trámites, siendo reconocida en todo el planeta por las leyes internacionales, como un método práctico para firmar documentos en un clic.

Ventajas de las firmas electrónicas

La utilización de las firmas electrónicas simples o avanzadas depende de la naturaleza de los documentos a ser firmados, si requieren un valor probatorio o un mayor blindaje de seguridad. 

Ten en cuenta que cuando firmas un documento en línea:

• Tu firma te representa y muestra tu voluntad y la aceptación de un determinado texto. 
• Permite que un proceso tan simple como estampar una rúbrica se pueda hacer en modo remoto, 100% online y sin otros recursos que los dispositivos digitales.
• De acuerdo con la tecnología usada, el objetivo clave de una firma virtual es que se pueda verificar sin problemas la identidad de la persona firmante.

Para ello, es necesario que la firma electrónica cuente con datos cifrados dentro de un determinado mensaje electrónico. Para verificar esto se pueden usar sistemas de reconocimiento como las tarjetas de coordenadas, la biometría facial o las contraseñas OTP (que solo se usan una vez), por citar ejemplos. 

Otros tipos de firmas se valen de herramientas criptográficas. Esto permite que el documento sea fiable, que no pueda ser transferido, violentado o firmado por otra persona y que esté libre de incongruencias temporales o de marca.

Usos de las firmas electrónicas

Entre otros de los usos que podemos darle a las firmas electrónicas se encuentran la suscripción de este tipo de documentos:

• Contratos electrónicos con la banca
• Firma de documentos laborales
• Pago Automático de Cuentas (PAC)
• Trámites relacionados con el Sistema de Pensiones
• Pólizas de Seguros
• Contratos de Fondos Mutuos
• SOAP (Seguro electrónico obligatorio de accidentes personales)
• Trámites de circulación 
• Contratos de valores de Oferta Pública
• Papeleo de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar
• Certificados de Revisión Técnica y Verificación Emisión de los vehículos
• Receta Médica Electrónica

Tipos de firmas virtuales o electrónicas

¿Sabías que existen distintos tipos de firmas electrónicas? A grandes rasgos, hay dos tipos de firmas electrónicas:

Firma Electrónica Simple 

Se le conoce por sus siglas FES. Es una rúbrica 100% online y básica que permite a la persona receptora de un documento electrónico, identificar al autor formal del envío. Se utiliza frecuentemente para hacer trámites simples, aceptar un servicio, otorgar poderes o autorizaciones a un familiar, amigo, asesor legal, etc. También es muy usada para signar contratos por consenso, acusar recepción de algún documento o firmar acuerdos y contratos de distinta índole.

Firma Electrónica Avanzada 

La Firma Electrónica Avanzada (FEA) se le reconoce como una forma segura y blindada de signar documentos o varios instrumentos públicos y privados.  Esto se hace mediante una firma que ha sido validada previamente por un prestador de servicios acreditado.

En Chile, el visto bueno es otorgado por el Ministerio de Economía a empresas que ofrecen el servicio de firma electrónica avanzada. Cualquier persona o empresa puede tener firmas simples o avanzadas y contratar este servicio cómodamente.

Las firmas electrónicas se pueden usar hasta por 3 años, dependiendo de por cuánto tiempo se contrate el servicio. Después de este tiempo, se puede renovar o no.    

Características de la firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada chile es una firma certificada y validada por una empresa prestadora de este servicio. Si quieres obtener la firma electrónica avanzada debes pedirla a cualquiera de las empresas acreditadas en Chile. 

¿Qué datos muestra la certificación de firma avanzada? 

• Contiene los datos personales del propietario de la firma, entre ellos, nombre completo y RUT. 
• Esta información personal es validada por el prestador del servicio de rúbrica online avanzada, acreditado por el Ministerio de Economía.

Requisitos de una firma electrónica avanzada

Para que una firma avanzada sea reconocida como tal, debe cumplir con estos requisitos:

• Estar vinculada con la persona firmante, de forma única e intransferible. 
• No puede traspasarse o ser utilizada por otro usuario.
• Se debe ofrecer una identificación certera del firmante y el origen del documento.
• Debe usar datos de confianza y es de control exclusivo de la persona firmante.
• Es necesario que este conectada con los datos que se firmaron en el documento. De esta manera, se impide la posibilidad de que la información contenida sea modificada posteriormente.
• Debe ofrecer una seguridad total y de alto nivel para garantizar la integridad del contenido firmado y la detección de la identidad del o los firmantes.

Como la firma electrónica avanzada Chile permite una confianza sin reservas, es muy útil para realizar trámites tan variados como:

• Firma de contratos de hipotecas
• Abrir cuentas bancarias
• Planes de pensiones
• Crear una empresa
• Realizar el check-in en hospedajes y hoteles
• Efectuar trámites para movilización en fronteras
• Domiciliaciones

¿Qué tan diferentes son las firmas simples y avanzadas?

La firma electrónica avanzada es diferente a la firma electrónica simple y también a otro tipo de firma como lo es la rúbrica electrónica cualificada.

• La firma simple o FES busca facilitar la identificación de la persona que firma. Puede usar o no patrones específicos de identificación para elevar la seguridad del documento.
• La firma avanzada o FEA contiene patrones que permiten blindar la identidad del firmante y certificar la validez e integridad del documento.
• Por su parte, la firma electrónica cualificada, técnicamente, es una firma avanzada. Solo que, para crear la firma, se hace uso de un dispositivo con un hardware específico. Se apoya además en ciertas regulaciones establecidas.

Firmas electrónicas y protocolos europeos

En Europa, hay parámetros que regulan el uso de las firmas electrónicas dentro y fuera de la comunidad europea. Estos parámetros son replicados y sirven de base para países y empresas de otros continentes.  

Mediante el Reglamento nº 910/2014, conocido por las siglas eIDAS (Servicios de identificación Electrónica, Autenticación y Confianza), la comunidad europea establece los lineamientos y uso de las firmas electrónicas. 

Esto incluye las firmas avanzadas como herramientas online de confianza para la actuación de personas, empresas y organismos públicos y privados.

Todas las transacciones electrónicas que se realizan por esta vía siguen los protocolos del eIDAS y la regulación 5AMLD o 5th Anti-Money Laundering Directive. Esto hace posible que usuarios, clientes y empresas mantengan relaciones seguras y transparentes en el ecosistema digital. 

Regulaciones

La Regulación eIDAS está vigente desde el 1 de julio de 2016 en toda la Unión Europea. El artículo 26 de este marco legal establece los requisitos para que las firmas electrónicas avanzadas sean reconocidas debe:

1. Estar vinculadas al firmante de manera única
2. Permitir la identificación del firmante
3. Haber sido creada en base a datos que el firmante puede utilizar, “con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo”
4. Estar vinculada con los datos firmados, a tal punto que cualquier modificación ulterior de los datos pueda ser detectada por el autor y por los receptores.

Como dato curioso, las regulaciones a las firmas electrónicas avanzadas han permitido que industrias como finanzas, banca, sector inmobiliario y turismo puedan moverse con seguridad dentro del Mercado Único Digital europeo. 

Esto genera impactos positivos en unos 508 millones de consumidores europeos.

Cómo crear una firma digital confiable

En Chile, las firmas electrónicas también son denominadas certificados digitales. La Cámara de Comercio de Santiago explica que las firmas simples y avanzadas son equivalentes a una cédula de identidad. 

Esta cédula es la que permite a personas naturales y empresas autenticarse en Internet para firmar digitalmente documentos. Esto brinda seguridad y confidencialidad para las partes que realizan negocios y acuerdos sin conocerse personalmente.

Para el gremio de comerciantes resulta clave que las firmas simples y avanzadas aseguren que:

• La información transmitida por estas vías esté impedida de ser interceptada por personas ajenas.
• Solo pueda ser vista por el destinatario.
• No exista “repudio”. Esto quiere decir que evite dejar la puerta abierta para una evasión posterior de los compromisos adquiridos mediante la vía electrónica.

¿Cómo se logran estos objetivos?

Adquiriendo la Firma Electrónica Simple con una empresa como FirmaVirtual. O solicitando la Firma Electrónica Avanzada personal mediante la Clave Única del Registro Civil o con proveedores de Firma Electrónica Avanzada en Chile como nosotros.

La contratación de una empresa prestadora acreditada te permite obtener una Firma Electrónica Avanzada personal con e-token u otros sistemas de datos de alta confiabilidad. 

Otra forma es recurrir a la Firma Electrónica Avanzada de un notario, en caso que no dispongas de rúbrica avanzada personalizada.

El e-token ofrece la posibilidad de usar una firma portable avanzada, almacenada en un dispositivo tipo USB. Como tiene la misma validez de una firma hecha con tu puño y letra, puedes usarla para identificarte y firmar instrumentos públicos y privados con valor probatorio.

En caso que necesites obtener tu Clave Única para poner tu rúbrica con firma avanzada en algún papel que te exija alguna institución pública, puedes hacer este trámite totalmente en línea desde el portal Chile Atiende.

¿Qué necesitas para tener una Firma Electrónica?

Para obtener tu certificado de firma electrónica en Chile debes:

• Ser mayor de 18 años
• Puedes solicitarla con tu RUT
• Ser persona natural o jurídica

En FirmaVirtual puedes solicitar la Firma Electrónica Simple (FES), sin salir de tu casa u oficina. Así evitas desplazarte y por ende, ahorrarás tiempo y dinero. La petición la puedes hacer así, en cuestión de minutos:

• Desde el formulario de solicitud de servicio o consulta que te aparece apenas entras a nuestra web de Firma Virtual. Puedes adjuntar en este mismo paso los documentos que requieran ser acreditados con firma simple, o incluso pedir la protocolización o certificación del documento con un notario. 
• Por correo electrónico a esta dirección: contacto@firmavirtual.legal
• WhatsApp y chat al número: +56 9 4522 7304
• Llamada telefónica al número: +56 9 7563 5393

Requisitos para la Firma Electrónica Avanzada

Para pedir la Firma Electrónica Avanzada deberás entrar en contacto con una agencia acreditada para completar la solicitud de FEA impresa. Después deberás:

• Pagar el importe por el registro y escoger si quieres la firma con una validez de 1 a 3 años.
• Enviar vía internet tus documentos de identidad: fotocopia de la cédula por ambas caras.
• Si todo está correcto, recibirás la confirmación y el envío de las herramientas de seguridad y las indicaciones para empezar a usar tu firma electrónica avanzada.
• En el caso de los notarios, así como los conservadores y archiveros judiciales (sean titulares, suplentes e interinos), se debe anexar en la solicitud, la certificación que los acredite como tal.  
• Esta acreditación es la emitida por el secretario de la Corte de Apelaciones u otra autoridad que lo sustituya.

En los últimos meses, obtener la Firma Electrónica Avanzada se ha simplificado. Ahora puedes hacerlo pidiendo el e-token a alguno de los Proveedores Acreditados en Chile que aparecen en la web del Ministerio de Economía. 

O puedes comprarla en línea, directamente en el portal web “Tu Empresa en Un Día”, también del Ministerio de Economía. La otra opción es mediante la clave única.

Para concluir…

Como has podido ver, las firmas electrónicas simples y avanzadas te ahorran tiempo y dinero en muchos trámites. Estas rúbricas virtuales ya forman parte del nuevo sistema de digitalización de gestiones 100% online en organismos públicos y privados de Chile.

De acuerdo a cifras del Ministerio de Economía, el crecimiento en el registro de nuevas empresas en 2021 se debe en buena parte a las firmas electrónicas avanzadas. 

Solo en el primer trimestre, creció casi un 60% la cifra de nuevas empresas legalmente constituidas. Solo entre enero y marzo, se crearon 49.159 firmas empresariales, 58% más que al mismo periodo en 2020. 

Para finalizar, recuerda que hay documentos en donde te pedirán expresamente que solo sean suscritos por firma electrónica avanzada, como ocurre al crear una empresa. Para la mayoría de los trámites, una Firma Electrónica Simple –y que puedes obtener en Firma Virtual- será más que suficiente.

Firma Virtual te permite firmar en minutos contratos de arriendo, compraventa, poderes simples, traspasos, declaraciones juradas y muchos documentos más. 

Te invitamos a visitar otros contenidos interesantes en nuestro blog, entre ellos, dónde conseguir buenos abogados online en Chile o ver el vídeo donde te explicamos paso a paso cómo subir documentos online para firmar electrónicamente.  Contáctanos por las redes o envíanos un email a contacto@firmavirtual.legal para asesorarte a ti y a tu empresa en el uso de la firma electrónica simple, con la mayor rapidez y confiabilidad.