¿Qué es la escritura pública en Chile?

¿Qué es una escritura pública y quién la redacta? ¿Todo documento que se lleva a un notario es una escritura pública? ¿En qué casos debes tramitar este tipo de documentos? 

Son muchas las interrogantes que pueden surgir al firmar documentos online o de la  manera tradicional, sobre todo, cuando se trata de escritos relacionados con ventas o compras de bienes inmuebles, negocios, repartición de herencias o de otros aspectos delicados desde el punto de vista de las leyes de un país.

Conocer la estructura que tiene una escritura pública te ayudará a evitar caer en situaciones confusas, irregulares, estafas o condiciones fuera de ley. Así que no pierdas tiempo ¡y sigue leyendo! Te damos todas las claves para ir con paso seguro con la formalización de tus escritos ante el Notario Público. 

¿Qué es una escritura pública?

A la hora de firmar un contrato es importante que conozcas las diferencias entre una escritura pública (o instrumento público) y un instrumento privado. 

No en todas las situaciones que tienen que ver con la firma de documentos importantes se requieren de las solemnidades legales que reviste una escritura pública. ¡No te preocupes! Ya te hablaremos de todo esto enseguida.

Para empezar, ten en cuenta que si estás pensando en comprar o vender una propiedad inmobiliaria, necesitas conocer e identificar una escritura pública. Igualmente si te dedicas a bienes raíces o si quieres adquirir un departamento de inversión para arrendarlo y con ello aumentar tu patrimonio personal. En todas estas situaciones y en muchas más, el tipo de escritura es clave.

La  escritura pública es un instrumento de carácter público o auténtico, que es otorgado bajo las solemnidades descritas muy puntualmente por las leyes de un país.  En Chile, dichas regulaciones están establecidas en el Código Orgánico de Tribunales, que debes revisar a partir del artículo 403 en adelante.

Elementos básicos de una escritura pública

En líneas muy generales, para que un documento cumpla con los parámetros de escritura pública necesita de cuatro elementos principales:

• Ser otorgado por un Notario Público en activo y con competencia.
• Contener datos introductorios o proemio, donde se describen los detalles legales claves muy importantes del escrito. 
• Debe contar con las declaraciones y antecedentes correspondientes.
• Requiere la firma presencial de los comparecientes. 

El ministro de fe pública (notario) es la autoridad que debe certificar este instrumento público. Así está establecido en el Código Civil chileno donde se destacan las funciones del notario. 

Este funcionario debe dejar constancia de que dicho escrito fue revisado personalmente por él. Para ello debe colocar su firma y sello, aunque no es lo único que debe hacer.

Te preguntarás si esto significa que todo escrito con firma de un notario es una escritura pública. La respuesta es que no. Los notarios firman y validan otro tipo de documentos denominados instrumentos privados. 

Así que,  aunque tengan la certificación o protocolización notarial esto no quiere decir que estamos ante un instrumento público. Esto es importante saberlo ya que intervienen otras condiciones. En otras palabras, recuerda esta idea: no todo documento que tiene la firma de un notario es una escritura pública. 

Y entonces… ¿cuándo se necesita de una escritura pública?

Normalmente, una escritura pública se da para hacer referencia a la propiedad de un bien inmueble y así darle la debida formalidad. Esta figura instrumental permite consignar actos jurídicos como:

• La compraventa de un bien inmueble
• Una permuta
• Constitución de derechos y obligaciones
• Adjudicación por herencia
• Donación de una propiedad   

De manera más específica, y de acuerdo con el Código Civil de Chile, debe hacerse una escritura pública en los siguientes casos:

• Para las inscripciones de derechos de dominio de usufructo y de uso, y de habitación (artículo 697)
• Para la tradición de los derechos de servidumbre (artículo 698) 
• En la compraventa de bienes raíces, así como la compraventa de servidumbres y sucesiones hereditarias (artículo 1801) 
• En donaciones entre vivos de los bienes raíces (artículos 1400) 
• Para la constitución de censos (artículo 2027) 
• Durante las hipotecas que se constituyen sobre los bienes inmuebles (artículo 2409)
• Para la firma de contratos de renta vitalicia (artículo 2269)

Función del notario en la escritura pública

En el Código Orgánico de Tribunales se refiere que todo escrito público debe ser otorgado por el “competente notario” quien debe incorporar este documento en su “protocolo o registro público”. 

Esto es lo que reviste de mayor formalidad al escrito público frente a cualquier documento privado.

Veamos otras características de la escritura pública: 

• Se debe firmar (siempre) de modo presencial en una notaría, o como ya veremos, con el servicio de notario a domicilio. La razón es que el notario debe dar fe de que verificó personalmente la identidad de los otorgantes de la escritura pública.
• Debe contener la fecha en la que se otorga el instrumento.
• La escritura pública debe quedar en custodia del notario, durante los tiempos que especifica la ley. Después, pasará a ser custodiado por  el archivero judicial con competencia.

Según las leyes chilenas, también las escrituras públicas pueden ser inscritas en el Conservador de Bienes Raíces. Esto es muy recomendable cuando el escrito en cuestión tiene que ver con una promesa de compraventa o incluso, con un contrato de arriendo.

Documentos privados ¿qué son?

Del lado contrario de las escrituras públicas están los instrumentos privados, los cuales  no exigen que sean otorgados ante un notario. Sin embargo, el ministro de fe sí cumple una función verificadora como parte del oficio notarial.

¿Qué es lo que verifica el notario en este tipo de escritos de carácter privado? Pues lo siguiente:  

• La identidad de la persona que otorga el documento.
• La fecha en la que se suscribe.

Como consecuencia, el notario podrá proceder a autorizar las firmas, es decir, poner su firma y sello y otros elementos. Si se trata de documentos privados online, el notario pondrá su firma electrónica avanzada para la certificación notarial. 

Eso sí, en ningún caso, podrá  conservar los originales o las copias ni procederá a archivar los documentos privados. Los otorgantes, luego de suscribir el documento, pueden retirarlos y usarlos para los fines por los cuales han sido otorgados. 

Ahora ¿cuáles son esos documentos privados? Estas clases de actuaciones incluyen:

• Declaraciones juradas
• Cartas poder
• Compraventa de vehículos motorizados
• Promesas de compraventa de viviendas
• Contratos
• Salvoconductos
• Autorizaciones de viaje
• Suscripción de pagarés o aceptación de letras 
• Finiquitos de trabajo 

Cualquier otro acto, contrato o documento que no revista las características de ser  una escritura pública. 

Certificación o protocolización notarial: ¿cuál conviene?

Ya te contamos que no todo instrumento privado requiere de la intervención notarial. No obstante, muchas personas y empresas en todo el mundo suelen recurrir a la certificación o la protocolización del notario, como una manera de otorgar una garantía de mayor autenticidad o carácter público a los documentos privados. 

De hecho, esto permite darle valor probatorio a todo documento que no es una escritura pública.

Ahora, fíjate en esto:

• Una vez entregado el instrumento privado, el notario procederá a dar los ejemplares del documento a los interesados. 
• En el caso de la certificación notarial, la desventaja es que al retirarlos del oficio notarial, estos papeles se pueden dañar o perder.
• Para evitar este problema, existe la figura de la protocolización notarial. Se trata de una validación del notario que permite blindar el instrumento privado para que quede constancia en los archivos del ministro de fe pública. 

Escritura pública y protocolización

La protocolización notarial es muy ventajosa porque, en caso de deterioro o pérdida, el instrumento privado quedará registrado, protegido y ubicable cuando sea requerido. En pocas palabras, cuando protocolizas un documento lo estarás prácticamente equiparando o acercándolo al mismo nivel de una escritura pública. 

Al respecto, el artículo Nº 430 del Código Orgánico de Tribunales en Chile, refiere que tanto la escritura pública como el documento protocolizado quedan registrados en el libro repertorio del notario. No ocurre lo mismo con la certificación notarial.

Ten en cuenta que tanto la escritura pública como el documento privado protocolizado deben llevar:

• El número de cada uno de estos instrumentos para su debida anotación.
• Debe seguir un estricto orden de presentación.

Escritura pública 

Al ser otorgado por el notario, y de acuerdo con la ley, este ministro de fe debe dejar constancia del instrumento público en el libro repertorio. Los datos que deberá anotar son los siguientes:

1. La fecha en la cual se realiza la anotación
2. Cuáles son las partes otorgantes
3. El nombre del abogado o los abogados que redactaron la escritura
4. La denominación del contrato o acto.

Documento privado con protocolización notarial

En el caso de los documentos protocolizados, el notario deberá dar constancia de:

1. La fecha en fue presentado el instrumento privado
2. Las indicaciones que permitan individualizar cada documento
3. Número de páginas del documento 
4. La identidad de la persona que haya solicitado la protocolización.

Diferencias entre documentos públicos y privados

La diferencia entre los documentos públicos y los privados puede resumirse en una principal. Y es la fuerza legal. 

Por ejemplo, un juez puede ordenar el cumplimiento forzado de las obligaciones contenidas tanto en una escritura pública como en un instrumento privado. 

Solo que en el caso de la escritura pública, si cumple con los requisitos que exige la ley, se puede tener a favor la realización de un juicio o procedimiento ejecutivo. Este trámite para llegar al juicio puede ser más breve.

Otra diferencia son los costos. Las escrituras públicas suelen costar mucho más que los instrumentos privados, aunque la mayoría de estos aranceles son fijos en las notarías.

¿Qué recomiendan los expertos? 

• Si el documento privado reviste gran importancia o interés, o se quiere ser previsivo, se puede solicitar a un abogado que lo revista de las características de la  escritura pública. Así tendrá mayor fuerza legal. 
• Otorgarle un mayor grado de fuerza legal implica subrayar bien las obligaciones que se emanan de la escritura. Esto mediante cláusulas. Así, en caso de incumplimiento, la persona afectada podrá disponer de más herramientas para exigir que se cumpla con lo acordado.

¿Qué normas debe acatar una escritura pública? 

Vamos a profundizar ahora en las cualidades que debe tener una escritura pública en Chile.

De acuerdo con los artículos 404 y 405 del Código de Tribunales, las escrituras públicas deben tener estas características:

• Estar redactadas en idioma castellano.
• Su redacción debe ser muy clara y precisa. 
• No se pueden utilizar abreviaturas, signos o cifras que no puedan ser claramente identificadas.
• No debe mostrar espacios en blanco.
• Se permite utilizar términos de otros idiomas para hacer referencia a determinados elementos.
• Debe estar firmada por el notario por el reverso. Esto para que quede inutilizable.
• Puede ser redactado a mano o impreso. 

En cuanto a su contenido:

• Es importante que contenga la fecha y lugar en el que fue otorgado. 
• Debe describirse quién es el notario que está autorizando la escritura pública.
• Se debe identificar claramente a cada compareciente, indicando su estado civil, a qué se dedica, nacionalidad, profesión, dónde vive o el sitio de domicilio, número de la cédula de identidad. 
• Cuando los comparecientes son extranjeros, se debe acreditar la identidad mediante el pasaporte o a través de cualquier otro documento que certifique su ingreso a Chile.
• Debe mostrar el número del repertorio.
• Debe recolectar la firma de los comparecientes. 
• Si alguien no firma porque no sabe o no puede, deberá hacerlo una tercera persona en su nombre. Deberá dejar la impresión de su pulgar y el notario deberá hacer la observación.

Antes de proceder a la firma, se puede pedir al notario que lea la escritura pública en voz alta. Al firmar, los comparecientes deben mostrar su cédula de identidad y colocar la huella dactilar.

Una vez asignada la fecha de anotación en el repertorio del notario, hay un tiempo  de 60 días para proceder a firmar la escritura pública.

Estructura de la escritura pública en bienes raíces

Uno de los usos más populares de los instrumentos públicos es para avalar las operaciones que se hacen en el sector de los bienes raíces. Esto incluye compraventa de propiedades inmobiliarias, inscribir una hipoteca para que favorezca a un tercero, o también para un gravamen de usufructo.

En tal sentido, el proemio debe dar información específica sobre el número de la escritura, el volumen o libro el año en que fue otorgado, la fecha de otorgamiento del instrumento, quiénes comparecieron y quién es el notario.

También, debe dar antecedentes sobre la capacidad física de la propiedad, indicar que todos los comparecientes concurren con probidad para dar fe de algo y hacer la descripción exacta de la propiedad, o sea:

• Quién compró y quién vendió
• Medidas y colindancia
• Superficie del inmueble (terreno, casa o habitación)
• Porcentaje de indivisos 
• Cláusulas que precisen cómo es el inmueble y otros elementos
• Legitimidad para vender y comprar
• Precio cierto y modo de pago del inmueble
• Números de cuentas bancarias desde donde se pagó y dónde se depositó 
• Si se trata de inmuebles donados, también debe explicarse. 
• Formalización, es decir, la entrega física y jurídica para la posesión del inmueble.

Como puedes ver, la escritura pública de un bien inmueble debe mostrar todos los elementos de la manera más detallada. Es recomendable que las escrituras públicas sean redactadas por uno o varios abogados inmobiliarios.    

¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma presencial de la escritura pública a domicilio?

¿Sabías que la certificación y la protocolización notarial puedes hacerla vía online y a domicilio? Para esto, solo necesitas una firma electrónica simple. Con ella, puedes suscribir el instrumento privado que necesites.

Ya sea que se trate de una declaración jurada, un contrato de negocios, una promesa de compraventa de inmueble o cualquier otro documento importante, puedes pedir el trámite al notario online o a domicilio para que valide tu documento. 

¿Dónde lo puedes hacer? 

En la plataforma FirmaVirtual puedes pedir tu firma electrónica simple y la certificación y protocolización con el notario.

¿Qué tienes que hacer? 

En la misma solicitud de firma electrónica, pide los servicios del notario online. ¡Tenemos convenio con las principales notarías online de Chile!

Haz lo siguiente:

1. Llena el formulario de solicitud de firma y completa los pasos. 
2. Adjunta el documento que quieras certificar o protocolizar con el notario
3. Introduce el número y datos de los participantes (firmantes)
4. El sistema de FirmaVirtual notificará a los otros participantes por correo electrónico que hay un documento esperando por su firma.  
5. Si no tienes tu documento electrónico redactado, puedes descargar los documentos tipo desde nuestro portal para usarlos de modelo y así finalizar tu trámite.
6. Paga lo correspondiente y espera las indicaciones.

Para concluir, ten en cuenta que aunque el uso de firmas electrónicas en Chile permite validar muchos tipos de documentos (Ley 19.799), todavía no es posible firmar escrituras públicas online como la venta de un inmueble, servidumbres o constituir hipotecas.

Estas operaciones requieren cumplir con ciertas solemnidades establecidas en las leyes. Lo que sí puedes hacer es revestir tu documento privado de las solemnidades de las escrituras públicas mediante la protocolización. ¡Con FirmaVirtual puedes hacerlo!

Llámanos por los números +569 4522 7304 o 7563 5393 para atenderte personalmente o revisa la sección de preguntas frecuentes para que sepas cómo sacarle el máximo provecho a nuestros servicios.

¿Sabías todo esto sobre las escrituras públicas? ¡Cuéntanos en los comentarios!