¿Qué trámites se pueden realizar con firma electrónica en Chile?

¿No tienes firma electrónica? Tranquilo, queremos ayudarte a obtener sus mejores beneficios para que disfrutes de soporte de nueva tecnología, alto nivel de seguridad y total eficacia.

Si no te has preguntado, ¿por qué necesitas una firma electrónica en Chile? Ahora es el momento, ya que muchos casos judiciales se están manejando en línea usando esta herramienta y cada día son más las organizaciones públicas y privadas que adoptan este enfoque. 

De allí que se pueden efectuar múltiples trámites con firma electrónica en Chile, como abrir cuentas bancarias, tramitar documentos de compra y venta, firmar contratos de trabajo u negocios y más trámites que solían ser tardíos, pero que ahora son sencillos y rápidos. ¿Te interesa saber más? ¡Sigue leyendo!

El auge de la firma electrónica en Chile 

Aunque el gobierno ha tratado de que la población utilice la firma electrónica en Chile como un recurso legal válido para autenticar documentos, contratos, poderes y más… durante dos décadas. No fue hasta 2020, con todos los cambios y restricciones que la pandemia planteó, que su uso se volvió más activo y generalizado. 

Con los avances en equipos tecnológicos, el distanciamiento social debido a la pandemia y la conveniencia de los sistemas de firma remota, la demanda de dichos servicios ha crecido a un nivel muy alto. Y es que es evidente que ofrece interesantes aportes tanto a personas naturales como jurídicas.

De hecho, con el auge de las transacciones en línea, las empresas necesitan herramientas que permitan a los clientes firmar virtualmente de manera eficaz. En este caso, la firma electrónica simple y avanzada han demostrado ser un método que brinda gran seguridad a los procesos en un entorno empresarial. 

Firma electrónica y sus tipos más utilizados

Las firma electrónica en Chile tienen validez legal desde la aprobación de la Ley 19.799 de 2002, o Ley de Firmas Electrónicas (LFE). Esto define los diferentes tipos de firma, siendo más relevantes:

Firma electrónica simple 

La firma electrónica simple o Certificado Digital Simple, como también se conoce, la puedes tramitar con nosotros en pocos pasos y se trata de tu identidad digital, en palabras sencillas es tu cédula, pero en el entono virtual. Se trata de un instrumento confiable imposible de falsificar al ser generada sigue estrictos lineamientos y procesos de seguridad. 

Tiene múltiples usos y validez en diferentes trámites legales y financieros, como por ejemplos la facturación en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), documentos de salud como pólizas de seguro, firma de títulos profesionales, contratos de trabajo, permisos de circulación, promesas de compraventa, créditos de consumo y más. 

Requisitos para la Firma Electrónica Simple – FES

Para que esta firma electrónica en Chile tenga carácter legar debes tramitarla con un proveedor de confianza autorizado. No se trata de un proceso complejo, puedes hacerlo a distancia o de forma presencial. Y con nuestra ayuda, tomará poco tiempo. Solo necesitas tener a mano tu cédula de identidad y tener completa la información solicitada en el formulario. En este post puedes conocer a detalle todo sobre la FES. 

Firma electrónica avanzada 

Según la Ley n. 19799 de 2002, la firma electrónica avanzada en Chile o FEA, se define como una firma certificada por un proveedor de servicios acreditado y creada utilizando métodos que se mantienen bajo control exclusivo del propietario. 

Así podrá asociarse solo con este y aquellos datos asignados por el personal correspondiente que permite a cualquier cambio ser detectado posteriormente. Además,  verifica la identidad del autor y evita que se comprometa la integridad del documento. ¿Para qué trámites se necesita? Por ejemplo, en la creación de empresas o la constitución de sociedades. 

Requisitos para la Firma Electrónica Avanzada – FEA

Para solicitar una firma electrónica avanzada, debes comunicarte con la agencia de acreditación para completar una solicitud de FEA impresa:

• Paga la cuota de registro y elige si deseas solicitar una firma válida por 1 a 3 años. Envía tu DNI por Internet: una copia del anverso y reverso de tu DNI. Si todo es correcto, recibirás confirmación y envío de la herramienta de seguridad, así como instrucciones para el uso de la firma electrónica avanzada. 
• Los notarios y administradores judiciales y archiveros (con independencia de que sean titulares, suplentes o interinos) deberán adjuntar a la solicitud un certificado de su reconocimiento.
• Este certificado es emitido por el secretario de la Corte de Apelaciones u otra agencia que actúe en su lugar.

En los últimos meses, la obtención de firmas electrónicas avanzadas se ha vuelto más fácil. Ahora puedes hacerlo mediante una solicitud en línea directamente en el portal de tu proveedor de confianza. En este post puedes conocer todos los detalles de la FEA. 

Diferencias entre FES y FEA

Las firmas electrónicas avanzadas se diferencian de las firmas electrónicas simples y de otros tipos de firmas, como las firmas electrónicas cualificadas:

• La firma simple está diseñada para ayudar a identificar al firmante. 
• Puede aumentar la seguridad de los documentos con o sin patrones de reconocimiento especiales. 
• La firma avanzada incluye modos que permiten verificar la identidad del firmante y certificar la validez del documento. 
• En sí misma, una firma electrónica cualificada de la que te hablamos antes es una firma técnicamente avanzada. Simplemente, se necesita un dispositivo con cierto hardware para crear la firma. 

¿Por qué la firma electrónica en Chile facilita las transacciones?

Desde revisar documentos hasta firmar contratos en la calle. Firmar documentos nunca fue tan fácil, seguro y rápido. La firma electrónica en Chile ha florecido en los últimos años y se ha convertido en una herramienta clave en la optimización de las empresas.

Como mencionamos anteriormente, aún existe cierta renuencia a reemplazar las firmas en papel por firmas digitales. Pero quienes ya han comenzado a utilizar esta herramienta tecnológica han podido disfrutar de muchos beneficios para sus empresas y para sí mismos:

• Elimina el papel y aprovecha los beneficios que conlleva: ahorro de material, costos administrativos y de almacenamiento. 
• No más carpetas y archivos perdidos: todos los archivos firmados se recopilan y organizan en un solo lugar.
• Simplifica los procesos y la contratación: facilita las tareas, si lo prefieres, no tienes que desplazarte para firmar el contrato. Se reduce el tiempo de los procesos (evitar colas y reducir trámites manuales). 
• Mejora tu negocio: mejora cualquier proceso de negocio que requiera firmas electrónicas.
• Además de velocidad y simplicidad, las firma electrónica en Chile también brinda seguridad. Una vez que se firma un documento, su contenido no se puede cambiar. 
• La confidencialidad está garantizada: el contenido de un documento solo es conocido por las personas autorizadas. Tenga la seguridad de que el software de firma digital proporciona plena validez legal de conformidad.
• Mejora de la gestión comercial: los documentos están siempre actualizados, lo que reduce los tiempos de espera y procesamiento. Duplica tu negocio.

¿Qué trámites se pueden realizar con firma electrónica en Chile?

La pandemia nos ha obligado a cambiar los hábitos de la población en general. Hoy en día, los trámites que antes solo se podían hacer de manera presencial se pueden hacer en línea gracias a la firma electrónica. 

De hecho, solo en 2020, las empresas han visto un aumento del 600% en su uso. La ley de firma electrónica permite firmar casi cualquier documento, tanto público como privado, “considerando que tiene el mismo valor y el mismo efecto que un documento firmado en papel. 

Durante la pandemia, gran cantidad de empresas decidieron que sus procesos fueran digitalizados, permitiendo que las personas en línea puedan realizar trámites como:

• Recetas Médicas Electrónicas.
• Certificados de Revisión Técnica y Verificación Emisión de los vehículos.
• Papeleo de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.
• Contratos de valores de Oferta Pública.
• Trámites de circulación. 
• Contratos de Fondos Mutuos.
• SOAP (Seguro electrónico obligatorio de accidentes personales).
• Trámites relacionados con el Sistema de Pensiones.
• Pólizas de Seguros.
• Firma de documentos laborales.
• Pago Automático de Cuentas (PAC).
• Contratos electrónicos con la banca.

Aunque hoy existen menos restricciones para el uso de la firma electrónica en Chile, en este sentido llegó para quedarse, ya que la pandemia nos ha permitido probar herramientas existentes como el trabajo remoto, las compras en línea y los trámites variados como servicios públicos. Y aunque su validez no es algo nuevo, si su uso extendido y el interés del público, particular y empresarial, en dar el siguiente paso empleando herramientas tecnológicas que contribuyen a la productividad y calidad de vida como la firma electrónica. 

¿Qué facilidades otorga la firma electrónica en Chile?

• Solo en el sector educativo se han combinado las firmas electrónicas para facilitar el registro online de los alumnos en los centros educativos. 
• El uso de firmas virtuales se ha incrementado en un 600%. En la industria inmobiliaria y automotriz, los títulos digitales permiten firmar contratos de arrendamiento, realizar ventas y realizar transferencias. En definitiva, todo lo que estas líneas necesitan para seguir adelante y seguir creciendo. 
• Puedes montar tu empresa en Chile en un día si cuentas con firma electrónica avanzada. El proceso se puede hacer desde el teléfono inteligente o computadora sin ir a ningún lado. 
• Si dispones de firma electrónica simple o certificado digital, los trámites con organismos como Prevención Social, Servicio de Impuesto Interno, Ministerio del Trabajo se pueden ejecutar en minutos. 
• La certificación y protocolización notarial de documentos y la ejecución de trámites legales como escrituras de garantía, finiquitos de mudanza también se pueden hacer con una simple firma en línea.

Las leyes y reglamentos chilenos permiten que las personas físicas y jurídicas utilicen firmas electrónicas para documentos sin utilizar papel, bolígrafo o sellos húmedos. Para eso está la firma electrónica. 

Como ves, se trata de una herramienta tecnológica ecológicamente sostenible adaptada a la nueva era. Simplifica una amplia gama de procedimientos, es reconocido mundialmente en el derecho internacional y es una forma conveniente de firmar documentos con un solo clic.

¿La firma electrónica en Chile se puede usar en todo momento?

Aunque es ampliamente utilizado gracias a la Ley núm. 19.799, existen algunas circunstancias en las que las firmas electrónicas no son aceptadas en Chile:

• En estas situaciones contamos con acciones y procedimientos relacionados con el derecho de familia, como matrimonios, adopciones, defunciones y divorcios. En algunos casos se requieren contratos públicos solemnes, que no pueden cumplirse a través de plataformas electrónicas. 
• El Código Orgánico Tributario de Chile exige que todas las partes para otorgar una escritura pública deberán estar en presencia de un notario y seguir formalidades que son incompatibles con el concepto de documentos y firmas electrónicas. Aunque en FirmaVirtual, contamos con el servicio de notario a domicilio. 
• Esto se aplica a situaciones como la venta de bienes inmuebles y servidumbres o la constitución de préstamos hipotecarios. También se restringe el uso de FES o FEA en procesos judiciales que requieran la presencia de cualquier parte, testigo o funcionario público. 

Aplicaciones empresariales de la firma electrónica en Chile

Administrativamente, las firmas electrónicas en Chile permiten aplicaciones versátiles que agilizan las tareas de grandes y pequeñas empresas. Las más comunes son:

Administrativamente en RRHH

Recursos humanos tiene que ver con el papeleo y la burocracia. Desde contratos hasta cláusulas de confidencialidad y salarios, estos y todo tipo de documentos deben firmarse sin parar. Por lo tanto, las firmas digitales se convierten en un poderoso método para acelerar estos procesos y presentar un aspecto moderno al mundo exterior y a los propios empleados.

En el área comercial

La transición del formato en papel al formato digital ha convertido a las firmas electrónicas en un elemento esencial de la vida empresarial. Con esta optimización digital, los documentos estarán siempre actualizados y, si es necesario, todos los documentos se pueden firmar desde un solo dispositivo, lo que reduce los tiempos de espera y procesamiento.

Usos específicos de la firma electrónica avanzada

Existen ciertas condiciones que limitan el uso de FES y obligan a las partes a obtener y usar una FEA: 

• El FEA del trabajador responsable deberá presentarse en documento público en formato electrónico sin excepción. Para que las copias electrónicas de los actos públicos se consideren válidas, deberán ir acompañadas de la FEA del notario autorizado para expedirlas. 
• Los certificados de Registro Civil también deben ser presentados a la FEA por el oficial que emitió el documento. Las órdenes emitidas como documentos electrónicos también deben estar firmadas por la FEA del principal. 
• Todos los formularios para crear, reformar, liquidar o modificar los datos de una organización en el Registro de Empresas y Sociedades deben ser firmados electrónicamente por la FEA por sus accionistas, socios o constituyentes. 
• Si estas personas no tienen FEA propio, se debe incluir la FEA del notario que autorizó la actividad correspondiente.

Firma electrónica en variedad de trámites confiables

Las firmas electrónicas tanto simples como avanzadas pueden ahorrar tiempo y dinero en gran variedad de procesos. Estas herramientas virtuales pasan a formar parte de un nuevo sistema 100% digital en línea para organismos públicos y privados chilenos. 

Según el Ministerio de Economía, el aumento en el registro de nuevas empresas en 2021 se puede explicar en gran medida por la mejora de las firmas electrónicas. 

Solo en el primer trimestre, el número de firmas legales recién establecidas aumentó en casi un 60%. Solo entre enero y marzo se generaron 49.159 emprendimientos, un 58% más que en igual período de 2020. 

Ten en cuenta que algunos documentos deberán estar claramente firmados con una firma electrónica avanzada, como cuando se forma una empresa. 

Las firmas virtuales permiten firmar arrendamientos, contratos de venta, poderes simples, asignaciones, declaraciones y más en minutos.  Teniendo esto en cuenta, ¿sabías que desde FirmaVirtual puedes tramitar la FEA? Solo necesitas solicitar una firma electrónica si aún no la tienes, completando nuestro formulario en línea.

Si tienes dudas, puedes consultar nuestra sección de preguntas frecuentes o comunicarte a través de nuestros números de contacto: +56 9 4522 7304, +56 9 7563 5393 y +56 9 9786 2790 (WhatsApp).

¿Qué te parece el uso de la firma electrónica en Chile? ¿Conocías sus ventajas y los tramites a lo que se aplica? ¡Déjanos tus comentarios!