Las 10 funciones de un notario

¿Qué es un notario?  ¿Cuáles son sus funciones? Ir a la Notaría Pública es una de esas gestiones que suelen pedirnos para completar la formalización de varias clases de documentos, ya sean de uso privado o público. 

De hecho, llevar documentos al notario es uno de los trámites que con más frecuencia hacen los chilenos. Así que no es de extrañar que esta sea la razón por la que se crean filas en estas oficinas o que haya que esperar un buen rato para ser atendido. Dependiendo de la Notaría a la que vayamos y en qué comuna se encuentre, los trámites en estas entidades de servicio público pueden demorar más del tiempo que en verdad quisiéramos. 

Afortunadamente, hay notarías que han acelerado mucho sus procesos con ayuda de los avances tecnológicos implementados en Chile para adelantar los trámites por notaria online. Por ejemplo, las alianzas de varias notarías chilenas con empresas acreditadas de firmas electrónicas como FirmaVirtual evitan desplazamientos innecesarios para obtener los documentos con certificación y protocolización notarial.

También, por efecto del COVID-19 y ante la necesidad de mantener el distanciamiento social y reducir los contagios, las notarías se han visto obligadas a mejorar su organización de espacios y tiempos de atención. Así que antes de agendar una cita en una notaría de Chile o perder tiempo en filas o desplazamientos, te invitamos a conocer cuáles son las funciones que cumple un notario. También te diremos qué trámites puedes hacer por un notario virtual para así aprovechar las ventajas de la firma electrónica simple. 

¿Cómo funcionan las Notarías en Chile?

Si queremos saber cómo funcionan las notarías chilenas, el estudio realizado por la Fiscalía Nacional Económica (FNE) aporta datos interesantes. De acuerdo con este estudio, el 90% de la demanda total de gestiones en estas oficinas se concentran en 17 servicios notariales. Algunos de estos servicios con mayor demanda son:

Gran parte de estas gestiones generan el 85% de los ingresos que perciben anualmente estas instituciones de fe pública. 

Otras gestiones que se pueden hacer en las notarías son las autorizaciones de domicilio, declaración de donante voluntario o no donante y la carta de invitación a extranjeros.

Trámites con mayor demanda

El estudio arroja otros datos muy interesantes sobre la dinámica dentro de las notarías chilenas. Por ejemplo:

• Trámites como la compraventa de bienes raíces y que se realizan con menos frecuencia (solo un 6% de todos los servicios notariales solicitados), representan el 25% de las ventas, lo que se traduce en ingresos para las notarías. 
• Trámites de mesón, es decir, aquellos donde la gente debe desplazarse personalmente a la Notaría Pública y agendar la cita para firmar documentos, representan más del 64% de los servicios que presta el notario. 

Entre estas firmas de mesón están:

• Los finiquitos laborales o finalización de las relaciones de trabajo entre un empleador y un trabajador.
• Las fotocopias autorizadas o autorizaciones de firmas en papeles de uso privado, como contratos de arriendo y poderes. Sin embargo, con el servicio de notario virtual, ahora puedes hacer este trámite sin poner un pie en la calle, solo con una firma electrónica.

Una profesión con mucha historia 

¿Tienes idea de cuáles son los orígenes de las notarías?  Hablar de este tema resulta bastante curioso. Lo cierto es que la humanidad siempre ha tenido la necesidad de probar y documentar sus actos y pactos frente a los demás. 

Al principio, todos los habitantes de un pueblo se conocían entre sí y cada quien estaba al tanto de lo que hacían sus vecinos. A medida que las poblaciones fueron creciendo, hubo que buscar maneras de certificar los actos y pactos. Así que la gente se reunía en las puertas de las ciudades o en sitios muy concurridos para celebrar y avalar los actos frente a los testigos presentes.

Como leer y escribir era un arte que pocos conocían y había que documentar todo, con el tiempo surgieron funciones como las de los escribas. Podemos decir que ellos fueron los primeros notarios de la historia. 

El Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM y la Revista Chilena de Derecho nos dan más ideas sobre los antecedentes históricos de las notarías:

Comenzó hace 5.000 años

La historia refiere que la función notarial evolucionó a partir de las prácticas de los antiguos egipcios de documentar sus operaciones. Y estamos hablando de hace 5.000 años con una labor que era encomendada a los escribas. Con el tiempo esto se fue perfeccionando por influencia de los antiguos romanos, la obra jurídica de Justiniano y la Escuela de Bolonia.

La importancia del “casero”

El trabajo de los escribas egipcios desde 3100 a 1770 A.C se basaba en hacer documentos claves como el “casero”. Este papel fue de gran importancia jurídica y es considerado el germen de los documentos notariales de hoy. 

El casero era de papiro y servía para transmitir propiedades de objetos muebles o inmuebles. En este documento intervenían tres testigos y era sellado por el sacerdote. Entre 1573 a 712 A.C, el sello se cambió por el del visir.

Tabularius y primera escuela de notarios

En Roma, existían muchas profesiones relacionadas con fedatarios y redactores de documentos. Entre ellos, estaban el Notarius, el Tabularius, el Tabellio o Tabellón. Estos se consideran los antecesores del notario latino.

• El tabularius era quien realizaba una labor más parecida a la que hacen los notarios en la actualidad. Esto es guardar documentos con fechas y autentificaciones para evitar falsificaciones, redactar documentos y cumplir funciones administrativas. 
• El notarius era un funcionario dedicado solamente a tomar “notas”.
• Con la Escuela de Bolonia, fundada en 1228 por Ranieri di Perigia, se puede decir que empezó a tomar forma el trabajo del Notario Moderno.

Notarios en América

Cuando Cristóbal Colón llegó a América trajo la figura de los escribanos al Nuevo Mundo. El primer de ellos que certificó la toma de posesión de todas estas nuevas tierras para la corona de España, fue Rodrigo de Escovedo. Así lo refiere el investigador Sergio Rodríguez Garcés en una publicación de 1985 en la Revista Chilena de Derecho.

Interesante ¿cierto?

Sistemas notariales: ¿cuál rige en Chile?

Ahora vamos a explicarte cuál de los dos sistemas notariales se usan básicamente en el mundo y cuál aplica en Chile. Existen dos: el sistema notarial latino y el sistema anglosajón.

Te explicaremos muy resumido ambos sistemas para que puedas comprender porqué los notarios en países como Chile tienen más funciones legales y sus atribuciones son de gran valor probatorio, a diferencia de otras latitudes. 

Sistema notarial latino

Es la forma notarial más usada en Europa continental, América Latina y muchos otros países. Se rige por los parámetros de la Unión Internacional del Notariado Latino (UINL).  Chile forma parte de la UINL mediante la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile, que es la institución que los representa.  En el sistema latino, el notario tiene un rol activo en sus funciones y en el cumplimiento de las leyes, sirviendo de apoyo al sistema de justicia:

• Es un abogado graduado, servidor público y asesor legal experto.
• Además de certificar y autenticar firmas, cumple funciones más extensas como redactar documentos y asesorar a las partes.
• Es un profesional que debe mantener su imparcialidad e independencia al actuar.
• Es un colaborador en los negocios jurídicos donde es requerido.
• Es un fedatario con gran responsabilidad en la conservación de documentos en los registros públicos y de soporte para los actos judiciales.
• Su trabajo como notario es de dedicación exclusiva y está limitado para ejercer funciones como abogado privado.

Sistema notarial anglosajón  

Este sistema se aplica principalmente en los países de lengua inglesa, como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. Se caracteriza por ser un sistema con libertad absoluta, sin restricciones o common law notary. Esto quiere decir que su actividad no está al servicio del sistema judicial o los Gobiernos.

Los notarios actúan como funcionarios privados que ejercen sus funciones por petición de una de las partes firmantes de un documento. 

Las funciones del notario en el sistema anglosajón son:

• Certifica firmas y hechos.
• Actúa a solicitud de una de las partes, así que hay parcialidad en su intervención.
• No requiere que sea profesional del derecho.
• No asesora a las partes ni redacta documentos. No custodia papeles.
• Además de notario, realiza otros trabajos.

Las 10 funciones de un notario 

Ahora que ya conoces algo de la historia y cómo funcionan las notarías en Chile bajo el sistema notarial latino, es hora de resumirte las tareas que los notarios cumplen. Las hemos condensado en 10, aunque son muchas más. Prácticamente, casi cualquier documento importante se puede validar en las sedes notariales. Para ellos debes pagar los costes estipulados por el gremio.

¿Cuáles son las 10 funciones de un notario? Te las explicaremos de acuerdo con lo que establece el artículo 401 del Código Orgánico de Tribunales y otros marcos jurídicos como el Código de Procedimiento Civil y el Código Tributario.

Según estos instrumentos legales, los notarios tienen las siguientes atribuciones: 

1. Autorizar las firmas de documentos 

Estos ministros de fe se encargan de autorizar y validar las firmas que suscriben los documentos privados. Esto puede hacerse en presencia del notario o con mecanismos de autenticación de documentación con medios electrónicos, como se hace en la notaría online.

Además de la autenticación de trámites con firmas electrónicas y manuscritas, también validan y expiden copias de las escrituras públicas. 

2. Otorgar certificados y dar testimonios de actos

Los notarios emiten certificados de todo tipo para que los ciudadanos puedan completar una larga lista de trámites. Entre ellos están los certificados de residencia, un requisito imprescindible para pedir la licencia de conducir en Chile, hacer solicitudes de servicios, pedir préstamos, becas, etc.

Los funcionarios notariales dejan constancia del contenido de documentos, testimonios de actos y la manifestación que hagan los declarantes o interesados sobre asuntos protocolizados en sus registros. 

3. Emitir declaraciones juradas

En las oficinas notariales se pueden emitir declaraciones juradas de toda clase, como las de renta, de estado civil, carga familiar o para declarar el extravío de la licencia de conducir, por citar algunas.

También se pueden certificar o protocolizar documentos del ámbito laboral y comercial, como cartas de poder, contratos de trabajo, contratos de arriendo, contratos de compraventa de bienes muebles y transferencia de vehículos. 

4. Realizar los inventarios solemnes

Los inventarios solemnes son los recuentos de bienes que se realiza previo decreto judicial. Buscan proteger los intereses de los hijos menores de edad en caso de que uno de los padres decida contraer nuevas nupcias. 

Está establecido en el Código de Procedimiento Civil, el texto legal que le otorga esta función a los notarios.

5. Efectuar protestos de documentos mercantiles

En las notarías, la gente puede realizar el protesto de documentos mercantiles. Entre ellos, las letras de cambio, cheques y pagarés, que no han sido pagados ni aceptados, a pesar de haberse notificado con el tiempo necesario.

Esto es clave para dejar constancia legal de la falta de pago.

6. Informar sobre traspasos

Entre sus funciones están las de hacer las notificaciones sobre traspasos de acciones, constituciones de empresas y notificaciones de prenda que les sean solicitadas.

7. Asistir a las juntas de accionistas 

El COT atribuye a los funcionarios notariales la responsabilidad de asistir a las reuniones generales de las juntas de accionistas de las sociedades anónimas (SA). Esto para cumplir con los reglamentos y estatutos del funcionamiento de las SA, en caso de que así sea exigido.

8. Dar fe de hechos que les son requeridos

Los notarios dan testimonio de distintos hechos, incluyendo la fe de vida notarial. Este es un documento que acredita la supervivencia de una persona y que es necesario para realizar trámites de seguros de vida, pensiones, etc. 

También suelen asistir a eventos para dar fe de la veracidad. Este es el caso de los concursos y sorteos.

9. Guardar documentos y testamentos

Una de las funciones más conocidas de un servidor notarial es el guardar y conservar en orden cronológico estricto, todos los instrumentos que les sean encomendados.

Estos funcionarios deben tomar previsiones para evitar que los documentos se extravíen o que no puedan ser revisados y encontrados con facilidad.

También se les encomienda guardar, abrir y publicar los testamentos abiertos o cerrados que les fueron entregados. 

10. Dar valor probatorio y ejecutivo

Entre sus funciones está asistir a cualquier persona que le solicite el examen de instrumentos públicos.  Con su validación, también da fuerza probatoria a toda clase de documentos, contratos, testimonios y actos, sin olvidar que actúan como auxiliares de la administración de la justicia. 

En conclusión, una escritura pública que haya sido correctamente autorizada por el notario brinda mayor confianza y tiene una autenticidad que no se puede desconocer. 

¡Ahora ya conoces las funciones de un notario! 

Para finalizar, recuerda que:

• Cualquier documento importante, si es de tu gusto, puede ser certificado y protocolizado por un notario virtual o presencial.  
• Si tienes alguna percepción de riesgo en los papeles que firmas, te quieres cubrir las espaldas o proteger tu patrimonio al realizar contratos, convenios, pactos, declaraciones, compras o ventas, entonces pide la validación notarial.
• Puedes hacer todo este trámite mediante la notaria online o a domicilio. Solo entra a la app de FirmaVirtual y solicita tu firma electrónica junto con la certificación y protocolización notarial de tus documentos. 

Como ves ¡es muy fácil! Sigue las instrucciones y descarga los modelos de documentos que tenemos para ti en nuestra web. 

Revisa la información en nuestra sección de preguntas frecuentes sobre FirmaVirtual si tienes dudas y contáctanos por los teléfonos +569 4522 7304  y +569 7563 5393. También puedes chatear con nosotros vía web. 

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