La gestión documental es la mejor alternativa para las empresas de hoy, que piensan adherirse a la tan mencionada transformación digital, un cambio hacia el progreso, modernización y automatización de muchos procesos en las empresas. Entre estos cambios, la forma cómo se administran y manejan los documentos internos es un área de gran importancia que puede verse muy beneficiada de los avances e innovación.
En pocas palabras, se trata de una solución para negocios y empresas de todo tipo que no solo contempla la administración y manejo de los documentos de la empresa y de clientes, sino también su almacenamiento seguro y el rastreo de la información. Proceso que si se deja de forma manual, puede ocasionar retrasos e incluso perdida de datos sensibles. Ahora… ¿Listo para conocer cómo realizar una buena gestión documental? Comencemos.
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión documental es el almacenamiento, organización, manejo, gestión y administración de los documentos de una empresa, y es un aspecto clave para su buen funcionamiento. La información puede estar en diferentes formatos como texto, imágenes, videos, y cualquier otro recurso que contenga información relativa y relevante.
Licencias empresariales, contratos de trabajos y de negocios, políticas corporativas, memorándums y resoluciones directivas, actas de reuniones, balances financieros, acuerdos legales… Los documentos que se manejan dentro de una organización pueden ser muchos, y su manejo adecuado es un punto de valor que la mantiene en pie.
Características
Para entender mejor qué es la gestión de documentos, estas son sus principales características:
- Permite almacenar y gestionar los documentos y datos en una misma ubicación o plataforma segura.
- El control de los documentos y demás información puede realizarse desde diferentes perfiles, manejando los permisos de acceso adecuados para cada área o colaborador.
- Integra la firma electrónica para la firma de documentos de forma remota, agilizando procesos que requieren una rúbrica para entrar en vigor.
- Con el almacenamiento inteligente, la búsqueda de documentos, sin importar el tipo u año de creación, es rápida y ágil.
Digitalización de la gestión documental
Los archivos tradicionales se han visto saturados en muchas compañías. El manejo manual de procesos delicados como este puede conllevar a errores y perdidas de información delicada. Por esto, aunque la gestión manual se sigue implementando, su papel no es el primario, o no debería serlo. Son cada vez más las empresas, sin importar su tamaño, que apuestan por el cambio y la innovación, que apuestan por la digitalización de procesos.
Esta transición de lo manual o lo digital beneficia diferentes procesos empresariales, que van desde la contratación, hasta la búsqueda de datos internos para agilizar acuerdos o negocio importantes. Para esto emplean softwares especializados para el manejo y control de documentos, así como repositorios en la nube que maximizan la practicidad y el uso del espacio de una empresa, y a la vez facilitan el acceso a la información.
De este modo, con herramientas adecuadas, la gestión documental es una opción de gran valor para cualquier empresa que optimiza este proceso crucial, beneficiando a los distintos departamentos que la componen.
6 Ventajas de la gestión documental en la era digital
Son muchas las ventajas de implementar una buena gestión documental, y algunas de ellas las hemos mencionado ya, como la optimización y agilidad de los procesos, pero profundicemos un poco más en ellas a continuación:
- Información centralizada: conservar todos los documentos en formato digital en un repositorio en la nube reduce el riego de pérdida de documentos, mal archivado y reduce al mínimo el espacio físico que requieren los documentos de la empresa.
- Ahorro de costos: papel, tinta, impresoras, archivos… con los documentos archivados de forma digital, se ahorra en gastos administrativos al evitar el uso de papel. Incluso, si a esto le sumamos utilizar la firma electrónica, la impresión de documentos se reduce aún más.
- Mejor manejo del tiempo: el almacenamiento digital permite que los colaboradores, o el encargado del área, pueda consultar y buscar la información de forma más rápida, sin tener que revisar innumerables carpetas y papeles.
- Mayor eficiencia en los procesos: la gestión de documentos digital ahora tiempo al facilitar la búsqueda, pero también evita la duplicidad y su accesibilidad al personal autorizado desde diferentes dispositivos aumenta la productividad y eficiencia de los procesos.
- Seguridad: al utilizar un software de confianza, proveedores y gestores de firma electrónica simple y avanzada reconocidos, repositorios adecuados, la gestión documental cumple con las normativas de seguridad para poder manejar documentos con datos sensibles sin riesgo alguno.
- Contribuye al trabajo colaborativo: al emplear repositorios en la nube, diferentes colaboradores de la empresa pueden trabajar a la par, beneficiando la productividad y fluidez de los procesos.
¿Cómo realizar una gestión de documentos efectiva?
Para implementar una gestión documental eficiente, hay algunos pasos importantes que se deben cumplir. Estos son los principales:
➤ Pasa del papel al formato digital
Si prestas atención segura, te sorprenderás del espacio que ocupan, además de los diferentes riesgos que se relacionan con los archivos de papel, como robos, pérdidas, incendios, desorden y mal archivado… Todo esto puede solventarse con la transformación de los documentos en papel a los digitales.
El formato electrónico permite un uso más eficiente del espacio y tiempo, permitiendo un acceso más ágil y fluido a carpetas y archivos.
➤ Crea un repositorio empresarial
Así como en las empresas antes de la digitalización tenían una o varias oficinas destinadas al almacenamiento de archivos desde el origen de la empresa, en el formato digital tendrás que crear lo mismo, pero el almacenamiento será en la nube.
La idea de una eficiente gestión de documentos es la centralización de todos los documentos empresariales. Esto puede ser en servidores propios o con un servicio de terceros. Hay muchas compañías dedicadas a esto que ofrecen opciones seguras y confidenciales.
➤ Organización de la documentación
Al igual que un archivo físico, el repositorio de los documentos debe estar compuesto por categorías y subcategorías que fácilmente la organización, búsqueda y consulta de los documentos. Una ventaja de catalogar de forma digital es que los métodos de búsqueda se automatizan, permitiendo que con una palabra o fecha puedas acceder a los documentos que correspondan en pocos segundos.
La rapidez en los resultados contribuye a realizar un trabajo más eficiente, productivo y fluido.
➤ Configura los perfiles de acceso
Todos los colaboradores de una empresa pueden tener acceso a todos los documentos, para esto es importante configurar los datos de acceso de acuerdo al puesto de trabajo del empleado. De este modo, tendrán acceso a cierta documentación y dentro de los permisos de uso también se pueden configurar si pueden editar, imprimir, solo leer, entre otras acciones.
Además de estas medidas de seguridad, una ventaja es la huella digital que se deja con el acceso a los documentos, permitiendo al administrador saber quien hizo qué con determinado archivo.
FirmaVirtual y la gestión documental
Un beneficio de la gestión documental es la practicidad y seguridad que otorga, por esto, usando la firma electrónica en conjunto con una gestión eficiente, la empresa se verá doblemente beneficiada. Se trata de una relación que se complementa y en la que podemos apoyarte.
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