¿Cómo realizar el control de asistencia teletrabajo?
El teletrabajo es una forma de laborar que creció en 2020 a niveles insospechados. Su implementación ha servido de salvavidas para que muchas organizaciones en todo el mundo sigan manteniéndose en marcha y creciendo. El control de asistencia teletrabajo ha contribuido de buena manera para dar pasos más seguros y firmes en este campo.
Mientras algunas empresas han respondido de manera positiva y han visto las grandes ventajas de trabajar en remoto; a otras les sigue costando adaptarse al proceso. Incluso, algunas aún no se han atrevido a enfrentar este nuevo paradigma que revoluciona el sistema de recursos humanos tradicional.
Si buscas optimizar la gestión de tus equipos en modo de teletrabajo estás en el sitio indicado. Te mostraremos maneras de gestionar el control horario con gran éxito y te daremos consejos para que implementes un mejor control de asistencia online engranado con la automatización y trámites de documentos en línea.
¿Cómo hacer más efectivo el control de asistencia?
Todo apunta a que el cumplimiento de la jornada laboral desde casa o en oficinas externas particulares seguirá expandiéndose.
El crecimiento de la tecnología, la transformación digital y las herramientas existentes hacen posible contar con mecanismos de productividad más especializados. Ellos permiten atender eficientemente las necesidades de cada organización en materias como:
Necesidades de la organización
- Control de asistencia remoto con mecanismos de TIC.
- Firma electrónica para agilizar trámites sin necesidad de desplazarse a la oficina o entidades públicas y privadas.
- Firma de contrato a distancia con clientes y trabajadores, mediante plataformas legales y online.
- Reuniones de oficina productivas mediante pantallas de ordenadores y teléfonos móviles.
- Registro obligatorio de los empleados que no están físicamente en la empresa, para el cálculo de horas trabajadas y horas extras, como lo establecen las regulaciones del trabajo.
- Cumplir con requisitos laborales, como el libro de remuneraciones online, contemplado por las Direcciones del Trabajo.
Ya sabemos que el teletrabajo o desempeño del talento humano desde equipos situados en distintas partes fuera de una organización. Incluso con horarios que no coinciden, pueden implicar un freno, un reto y/o una oportunidad de mejora. Todo depende del cristal con que lo mires.
Lo que sí ha quedado en evidencia es que tener sistemas de control de asistencia laboral organizados y eficientes puede significar el éxito en la forma de teletrabajar y, por ende, ayudar a potenciar el crecimiento de cualquier empresa.
La guía práctica del teletrabajo, elaborada en 2020 por la International Labour Organization (Organización Internacional del Trabajo, OIT) y los informes de Eurofound resaltan los retos del trabajo remoto y ponen en perspectiva esta realidad y cómo abordarla.
Controles en asistencia laboral: antes y después
El control de asistencia en remoto contempla distintos mecanismos. Ellos permiten a la administración de una organización pequeña, mediana o grande; llevar el control de manera más expedita y sencilla de los tiempos de llegada y salida de los colaboradores o trabajadores a su oficina virtual o estación de teletrabajo.
Antes del boom del teleworking en 2020, la mayoría de las organizaciones venían sustentando el control de asistencias de personal con tecnologías biométricas, de marcaje o manuales. Entre ellas, tenemos:
- El reloj box para el marcaje o lectura de tarjetas portadas por el personal.
- El control de asistencia biométrico con registro de huellas dactilares/digitales.
- El uso de un libro diario donde se asienta manual o digitalmente el ingreso de los colaboradores a la edificación o negocio.
Antes de la emergencia sanitaria por el Covid-19, los controles biométricos eran los más populares. Esto porque permiten controlar la asistencia al trabajo en la sede física de la empresa y registrar los accesos a cualquier parte dentro de la edificación.
Este tipo de sistemas están conectados a software de control de asistencia que facilitan el procesamiento de la data dentro de las oficinas de Recursos Humanos o de vigilancia y seguridad organizacional.
Cambios de paradigmas: ¿ahora qué hacemos?
El mundo cambia y también la necesidad de contar con un software RRHH actualizado y herramientas adaptadas a los nuevos tiempos.
La implementación de soluciones para gestionar al personal desde un solo sitio; que no deje por fuera la necesaria supervisión de la modalidad de teletrabajo, hoy requieren de arquitecturas digitales más amigables. Todas ellas engranadas con el trabajo diario de la oficina de RRHH y el control de asistencia online del personal.
Al igual que los mecanismos de control de asistencia laboral in situ, con los sistemas de control de la asistencia de los teletrabajadores la idea es:
- Reducir el absentismo laboral o las ausencias repetidas que puedan implicar medidas de despido.
- Efectuar de manera más equitativa los ajustes, bonificaciones, mejoras en salarios.
- Realizar el cálculo de las horas extras de manera correcta.
- Organizar mejor los turnos de los teletrabajadores.
- Ayudar a establecer vacaciones, permisos y disfrute de festivos.
- Evitar desgaste o burnout del teletrabajador por trabajar desde casa más horas de las establecidas.
¿Es legal el control de asistencia al teletrabajo?
El control de asistencia en teletrabajo está contemplado en la Ley del Teletrabajo. Este texto especifica que los trabajadores en esta modalidad tienen los mismos derechos y deberes individuales y colectivos contemplados en el Código del Trabajo.
La OIT, de hecho, advierte que el contrato igualitario entre el teletrabajo y el trabajo presencial es un acuerdo globalmente establecido por la mayoría de los países. Especialmente, los de la Unión Europea, donde ya lleva años implementándose esta forma de laborar en remoto.
Sobre el control de asistencia, el artículo 33 de la Ley del Teletrabajo en Chile establece varias ordenanzas que avalan y regulan los sistemas para llevar a cabo este mecanismo de control a distancia.
En la web de la Dirección del Trabajo se especifica que para comprobar la permanencia del teletrabajador en su puesto virtual, se puede recurrir a “métodos remotos para registrar asistencia”. Estos mecanismos permiten saber dónde están los teletrabajadores y qué funciones realizaron durante su jornada.
Es importante tener en cuenta que:
- Debe existir un contrato de trabajo o un anexo a la contratación vigente que especifique el lugar y el horario de la jornada laboral a ser aplicada en el trabajo remoto.
- Es posible hacer un híbrido entre el empleo presencial y el remoto, si la empresa lo requiere.
- A la empresa le corresponde correr con los gastos de implementación de los mecanismos fidedignos o equipos para registrar el cumplimiento de la jornada a distancia. Este seguimiento debe ser previamente autorizado por la Dirección del Trabajo.
- El empleador debe asegurar que el trabajador disfrute de su derecho a desconexión, fuera de su jornada de trabajo. Y que tampoco se vea obligado a atender órdenes o comunicaciones una vez que se finaliza su jornada.
¿Cómo realizar el control de asistencia teletrabajo? Sistemas para controlar el horario del teletrabajo
Existen varios sistemas para controlar la asistencia del trabajador remoto a su puesto laboral en casa o lugar de teletrabajo. Todo depende de la urgencia que tenga la empresa para implementar este sistema, las necesidades que requiere cubrir y el tipo de negocio.
Para marcar la asistencia, existen básicamente tres maneras:
Por llamada telefónica: consiste en registrar y gestionar la asistencia del teletrabajador mediante una llamada a teléfonos con autorización de la empresa; ya sean fijos o móviles.
Se puede contratar con restricciones configurables o con un software de RRHH que evite algún tipo de fraude. Por ejemplo, que otra persona conteste o que el trabajador no esté en el sitio.
Por marcación web: mediante plataformas establecidas para tal fin, el teletrabajador registra que está activo en su estación de trabajo remoto. Una vez finalizada la jornada o para hacer sus descansos reglamentarios, puede marcar el horario.
Desde su ordenador, laptop, tablet o móvil conectado a Internet puede hacer esta marcación. Así la oficina de RRHH o los administradores pueden calcular las horas de trabajo, el cumplimiento de los descansos, entre otros factores.
Por aplicaciones: se trata de apps que activan la marcación del puesto de trabajo remoto. Ayuda a contabilizar las horas de trabajo y certificar que el teletrabajador está cumpliendo con su jornada laboral. Pueden incluir algún sistema de geolocalización.
Tips para digitalizar la empresa para el teletrabajo
El mayor uso de herramientas de computación en la nube y programación; así como también el surgimiento de más y más aplicaciones web desarrolladas en distintas plataformas, hace cada vez más accesible el enlace de los equipos de trabajadores en remoto y en campos colaborativos.
Las herramientas TIC facilitan que aumente el teletrabajo. Al respecto, la OIT en su guía práctica ILO alerta que hay herramientas intrusivas y que deberían ser evitadas por los empleadores. Por ejemplo, los softwares que rastrean y monitorean la actividad de los trabajadores en sus casas mediante la detección de pulsaciones del teclado; el movimiento del mouse del ordenador o la geolocalización permanente.
Advierte la guía que estos mecanismos intrusivos pueden causar frustración, estrés, pérdida de productividad y desvinculación con la relación laboral.
Para una implementación efectiva del control de asistencia durante el teletrabajo, la OIT recomienda a las organizaciones dejar claro en los contratos de trabajo y en la gestión del recurso humano los siguientes aspectos:
Los 12 Consejos para a las Organizaciones
- Verifica los recursos tecnológicos y las necesidades que tienen los empleados que trabajan desde sus casas. También sus habilidades para gestionar esta tecnología.
- Especifica cuál es la política acerca de si los empleados pueden trabajar con sus propios equipos para conectarse a los servidores y base de datos de la empresa o si les será entregado este equipamiento de TIC.
- Aplica políticas de reembolso o ayudas para apoyar a los teletrabajadores que tengan que contratar servicios como mayor ancho de banda de Internet, conexiones especiales, comprar equipos, etc.
- Contempla organizar capacitaciones sobre las herramientas tecnológicas necesarias para que el teletrabajador ejerza sus funciones más cómodamente.
- Asegúrate de que el empleado a distancia conoce cómo contactar al soporte técnico en caso de algún problema.
- Divide los equipos de trabajo grandes en grupos más pequeños y funcionales, con una línea jerárquica clara y con instrucciones y tareas fáciles de entender y seguir.
- Motiva a los trabajadores a compartir si se sienten sobrecargados y agotados. El tecnoestrés y la sobrecarga tecnológica eleva la fatiga del teletrabajador.
- Reconoce que el trabajo offline, sin ser vigilado, ayuda a mejorar el trabajo que requiere concentración, creatividad y tranquilidad.
- Enfócate en la Gestión por Resultados. Esto implica hacer énfasis en medición de la productividad mediante la identificación de tareas, metas, objetivos, hitos, monitoreo… Incluye discutir los progresos sin tanto protocolo, con informes sencillos y directos.
- Brinda retroalimentación oportuna y periódica, con comentarios en tono positivo y que se enfoquen en los logros. Los temas delicados o sensibles es mejor trabajarlos con llamadas con video, para facilitar también la comunicación no verbal y más cercana.
- Establece qué tan accesible es disponer de un repositorio centralizado o un software que permita a todos los trabajadores (presenciales o en remoto) conocer las actualizaciones importantes en el desempeño interno de la organización. Esto puede ahorrar trabajo para ubicar información importante.
- Dedica tiempo a la capacitación y comunicación efectiva entre los equipos mediante el uso de herramientas claves como la videoconferencia (como Skype, WhatsApp, Zoom, Google Meet). También, que todos manejen la misma información sobre cómo hacer llamadas grupales o el uso de plataformas como Firma Virtual, que permite agilizar la firma de contrato y firma electrónica de documentos online, con o sin certificación notarial.
Conclusión: ¿Cómo realizar el control de asistencia teletrabajo?
Como puedes ver, el éxito del teletrabajo depende de muchos factores. Con estos consejos esperamos que puedas implementar de manera efectiva una buena dinámica; no solo para el control de la asistencia, sino para motorizar el papeleo, los trámites y cumplir los lineamientos de las normativas.
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