En el complejo mundo de los contratos empresariales, la gestión eficiente del ciclo de vida de un contrato es crucial para garantizar el cumplimiento normativo, minimizar riesgos legales y optimizar los procesos internos.
Para lograr esto, se ha desarrollado una metodología conocida como Contract Lifecycle Management (CLM), o gestión del ciclo de vida de un contrato en español. Esta se ha convertido en una herramienta fundamental en el ámbito de la gestión contractual.
El CLM es una metodología que se enfoca en la centralización de la gestión, almacenamiento y control de los contratos dentro de una organización. Su objetivo principal es fortalecer, automatizar y gestionar eficientemente el cumplimiento corporativo con respecto a las actividades contractuales y permite crear, ejecutar y administrar cualquier tipo de acuerdo de tu negocio o empresa.
Ciclo de vida de un contrato
El ciclo de vida de los contratos, o CLM, es un proceso que posibilita la creación, firma y ejecución de contratos en diversos ámbitos dentro de una organización. En resumen, representa el trayecto que sigue un acuerdo, desde su validez y aplicabilidad, hasta su eventual vencimiento o anulación.
El CLM se compone de diversas etapas que reflejan la secuencia temporal del avance de un contrato:
- Etapa de Pre Firma o Redacción: en esta etapa se redacta el contrato y se negocian los términos y condiciones del mismo. También se pueden incluir cláusulas de confidencialidad, no competencia, entre otras.
- Etapa de Aprobación: se revisa y se aprueba el contrato. Es posible realizar cambios y ajustes en el documento antes de su aprobación.
- Etapa de Firma: se firma el contrato por todas las partes involucradas. La firma puede ser electrónica o manual.
- Etapa de Ejecución: se ejecuta el contrato y se cumplen los términos y condiciones establecidos en el mismo.
- Etapa de Administración: en esta etapa se administran los contratos y se realizan tareas como la renovación, la terminación o la modificación de los mismos.
Beneficios de usar un software CLM
Un software CLM es una herramienta clave para la gestión del ciclo de vida de los contratos. Permite centralizar la gestión, almacenamiento y control de los contratos dentro de una organización. Algunos de los beneficios de implementar un software CLM son:
➤ Centralización y ahorro de tiempo en solicitudes contractuales
Este software permite centralizar todas las solicitudes contractuales en un único lugar, lo que facilita su seguimiento y gestión.
Además, al tener toda la información en un sistema centralizado, se reduce el tiempo necesario para buscar y recopilar los contratos. Esto ahorra tiempo valioso para el equipo encargado de la gestión contractual.
➤ Reducción de tiempos de creación, aprobación y negociaciones de contratos
Los procesos de creación, aprobación y negociación de contratos se agilizan significativamente con un software CLM. El sistema puede automatizar tareas repetitivas y proporcionar plantillas predefinidas, lo que acelera la creación de contratos.
También, al contar con un flujo de trabajo integrado, se simplifica el proceso de aprobación y se reducen los tiempos de negociación al facilitar la comunicación y colaboración entre las partes involucradas.
➤ Mayor visibilidad y control sobre los contratos
Un software CLM proporciona una visión completa y actualizada de todos los contratos de la organización. Esto permite tener un mayor control sobre los plazos, términos y condiciones de cada contrato, así como identificar posibles riesgos o incumplimientos.
Si se tiene una visibilidad clara, es posible tomar decisiones informadas y realizar un seguimiento efectivo de los contratos en todas las etapas de su ciclo de vida.
➤ Reducción de errores humanos en la gestión de contratos
La gestión manual de contratos puede propiciar errores y omisiones que podrían tener consecuencias costosas. Un software CLM minimiza los errores humanos al automatizar gran parte del proceso contractual.
Las plantillas de documentos legales o internos predefinidas y los flujos de trabajo estandarizados ayudan a garantizar la consistencia y precisión en la redacción de los contratos, disminuyendo así la probabilidad de errores.
➤ Mayor cumplimiento corporativo con respecto a las actividades contractuales
Un software CLM facilita el cumplimiento de políticas y procedimientos internos en relación con los contratos. El sistema puede aplicar reglas y alertas automáticas para asegurar que los contratos se ajusten a los estándares establecidos.
Además, si se cuenta con un registro completo de las actividades contractuales, es posible auditar y demostrar el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables.
➤ Mayor seguridad en la gestión de contratos
La seguridad de la información contractual es fundamental para proteger los intereses de una organización.
Este tipo de software proporciona medidas de seguridad avanzadas, como el acceso restringido a los contratos, cifrado de datos y seguimiento de cambios, para garantizar la confidencialidad e integridad de la información. Esto reduce el riesgo de filtración de datos sensibles y brinda tranquilidad en la gestión de contratos.
➤ Mayor eficiencia en la gestión de contratos
En general, un software CLM mejora la eficiencia en la gestión de contratos al automatizar tareas, agilizar procesos y proporcionar una plataforma centralizada para la colaboración y el seguimiento.
Esto permite a los equipos dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a actividades estratégicas, lo que conduce a una gestión más eficiente y rentable de los contratos.
Firma electrónica en la gestión de contratos
La firma electrónica es una herramienta clave en la gestión de contratos, ya que permite firmar documentos de manera digital, ahorrando tiempo y recursos.
Este tipo de firma es legalmente vinculante y tiene el mismo valor que una manuscrita. Además, es más segura, ya que se puede verificar la identidad del firmante y rastrear el documento firmado.
La firma electrónica se utiliza en todas las etapas del ciclo de vida de un contrato.
En la etapa de Pre Firma o Redacción, se pueden enviar contratos para su revisión y aprobación a través de la firma electrónica.
Luego, en la etapa de Firma, se pueden firmar contratos de manera digital y en la etapa de Ejecución, podrían enviarse recordatorios y notificaciones a través de la firma electrónica para asegurarse de que se cumplan los términos y condiciones del contrato. En la etapa de Administración, es posible renovar o terminar contratos a través de la firma electrónica.
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